Opret arbejdsgangsinstruktioner med Okou

Du behøver ikke at skrive en arbejdsgangsinstruktion fra en blank side. Start med at fuldføre en reel opgave med din agent. Når resultatet er nyttigt, kan du bede agenten om at omsætte den metode, I udviklede sammen, til en genanvendelig arbejdsgang.

Agenten laver det første udkast. Din rolle er at gennemgå dens antagelser og afgøre, hvor arbejdsgangen har brug for tydeligere begrænsninger, så en anden kollega kan få et pålideligt resultat.

Med My Okou rummer personlige instruktioner (Instructions) hvert medlems præferencer; en arbejdsgang i arbejdsområdet rummer den gentagelige procedure og teamets standarder. Private arbejdsgange tilhører den aktuelle bruger, og offentlige arbejdsgange deles i arbejdsområdet. Udførelse bruger den udførende medlems personlige instruktioner (Instructions), hukommelse, konti og tilladelser. I Legacy Agents forbliver arbejdsgange knyttet til én agent. Se Instructions og oplevelsestilstande.

Start fra en vellykket kørsel

Det er lettere at oprette en arbejdsgang, efter at agenten har set opgaven, kildematerialet, din feedback og et acceptabelt resultat.

1. Giv agenten en reel opgave og det faktiske input, den har brug for.
2. Gennemgå resultatet og ret manglende kontekst, svag ræsonnering eller forkert format.
3. Når resultatet er godt, så bed agenten om at udtrække den gentagelige metode.
4. Få agenten til at udarbejde arbejdsgangens navn, beskrivelse, instruktion og eventuelle referencefiler, den anbefaler.
5. Gennemgå udkastet sammen, før du gør arbejdsgangen offentlig.

Du kan spørge:

Gør det, vi lige har gjort, til en genanvendelig arbejdsgang for teamet. Udarbejd navn, beskrivelse og instruktion. Adskil den genanvendelige metode fra detaljer, der kun gælder for denne sag. Før vi færdiggør den, skal du liste de antagelser og begrænsninger, jeg bør gennemgå.

Det giver agenten opgaven at udarbejde. Det giver dig opgaven at afgøre, hvilke dele der skal kontrolleres.

Instruktionen er et almindeligt sted for begrænsninger

Arbejdsgangsinstruktionen følger med arbejdsgangen og anvendes hver gang, den kører. Det gør den til et af de mest almindelige steder at definere begrænsninger som påkrævede input, godkendte kilder, outputformat, kvalitetsstandarder og handlinger, der kræver bekræftelse.

Det er ikke det eneste kontrol-lag:

Du må ikke betragte instruktions-tekst som en erstatning for adgangskontroller. Hvis en handling skal være teknisk begrænset, skal du også bruge den faktiske connector-godkendelse og navngivne tilladelser samt en tydelig instruktion.

Gennemgå agentens første udkast

Du behøver ikke at omskrive hver eneste sætning. Fokuser din gennemgang på de beslutninger, der betyder noget for teamet.

Hvornår bør det bruges?

• Hvilken anmodning eller situation bør vælge denne arbejdsgang?
• Hvornår bør agenten ikke bruge den?
• Er beskrivelsen specifik nok til at skelne den fra lignende arbejdsgange?

Hvilket input kræves?

• Hvad skal en kollega levere, før arbejdet starter?
• Hvilke manglende input bør få agenten til at stille et spørgsmål?
• Hvilke detaljer hører til for hver kørsel i stedet for i den permanente instruktion?

Hvilke kilder og regler vinder?

• Hvad er den autoritative kilde?
• Hvilken vedhæftet fil indeholder den godkendte rubrik eller skabelon?
• Hvis to kilder er i konflikt, hvilken har så prioritet?
• Hvordan bør agenten mærke fakta, den ikke kan verificere?

Hvordan skal outputtet se ud?

• Hvilke sektioner eller felter er påkrævet?
• Hvilket detaljeringsniveau er nyttigt?
• Skal outputtet have kildehenvisninger, links eller en tillidsmarkering?
• Hvor skal resultatet hen, når en destination er angivet?

Hvor skal agenten stoppe?

• Hvilke handlinger kræver bekræftelse?
• Skal agenten oprette et udkast i stedet for at sende eller publicere?
• Hvilke data må ikke fremgå af en offentlig arbejdsgang eller et delt resultat?

Det er de begrænsninger, der er værd at gøre eksplicitte. Lad agenten stå for formuleringen, og bekræft derefter, at formuleringen afspejler din beslutning.

En struktur at gennemgå sammen

Agenten kan bruge følgende struktur til sit første udkast. Betragt det som en ramme for gennemgang, ikke som en formular, du selv skal udfylde:

# Goal
State the single outcome this workflow must produce.

# Use this workflow when
Describe when to use it and any important exclusions.

# Required inputs
- List the information needed for a reliable result.
- Explain what to do when an input is missing.

# Sources and tools
- Name authoritative systems, documents, or attached files.
- Explain which source wins if information conflicts.
- Define how to handle facts that cannot be verified.

# Procedure
1. Verify the inputs and scope.
2. Gather the required evidence.
3. Apply the team's rules or rubric.
4. Produce the deliverable.
5. Check it against the quality bar.

# Output
Define the required sections, fields, format, and destination.

# Quality bar
- State what must be accurate, cited, complete, or consistent.
- Define what counts as done.

# Approval boundaries
- List actions that require confirmation.
- Specify when to create a draft instead of taking the final action.

En simpel arbejdsgang har måske kun brug for få sektioner. En arbejdsgang med høj risiko kan have brug for mere eksplicitte regler for kilder, validering og godkendelse. Bed agenten om at holde instruktionen så kort som muligt uden at skjule en beslutning, som teamet er afhængigt af.

Eksempel: samskabe en arbejdsgang til lead-kvalificering

Antag, at du beder agenten om at researche et indgående lead og udarbejde et svar. Under kørslen retter du virksomhedens størrelse, forklarer, at CRM er den autoritative kilde, anvender teamets ICP-rubrik og beder om en kortere e-mail.

Når resultatet er godkendt, kan du bede agenten om at omsætte samtalen til en arbejdsgang. Agenten udarbejder proceduren. Derefter tilføjer du de begrænsninger, der skal gælde ud over dette lead:

• tjek CRM, før du laver offentlig research;
• brug den vedhæftede ICP-rubrik til scoring;
• citér kilder for virksomhedsstørrelse, placering og nuværende rolle;
• mærk et ubekræftet påkrævet faktum som Ukendt;
• returnér Kontosammendrag, Bevis, ICP-score, Risici, Anbefalet næste skridt og Svarudkast;
• opret et e-mailudkast og send det aldrig uden bekræftelse.

Agenten kan nu indarbejde disse beslutninger i instruktionen. Du behøver ikke at foreskrive hvert eneste research-trin. Du skal gøre teamets kilder, outputaftale og godkendelsesgrænse entydige.

Giv feedback om begrænsninger i almindeligt sprog

Du kan stramme udkastet ved at fortælle agenten, hvad der skal ændres:

• “Spørg om CRM-posten, før du starter, hvis den mangler.”
• “Behandl CRM som den autoritative kilde, når virksomhedsnavne er i konflikt.”
• “Hver faktuel påstand i briefen kræver et kildelink.”
• “Hold svaret under 150 ord, men tilpas tonen til den indgående besked.”
• “Opret e-mailen som et udkast. Send den aldrig automatisk.”
• “Denne arbejdsgang må ikke køre for eksisterende muligheder.”

Bed agenten om at opdatere arbejdsgangen og opsummere, hvilken begrænsning hver ændring adresserer. Det gør det lettere at fange en regel, der blev misforstået eller placeret i den forkerte sektion.

Behold de rigtige ting uden for instruktionen

Nogle oplysninger bør ikke blive til permanent arbejdsgangstekst:

• kundenavne, engangfrister og sagsspecifikke destinationer hører hjemme i kørselsanmodningen;
• adgangskoder, tokens og private legitimationsoplysninger hører ikke hjemme i en instruktion eller en vedhæftet fil;
• tidsplaner og begivenheder hører hjemme i en automation;
• tekniske adgangsgrænser hører hjemme i connector-godkendelse og navngivne tilladelser;
• personlig feedback, der kun gælder for ét resultat, kan blive i den chat.

Instruktionen bør indeholde den genanvendelige metode og de adfærdsmæssige begrænsninger, ikke hver eneste detalje omkring arbejdet.

Test og finjustér sammen

Kør arbejdsgangen med mindst to realistiske input, helst sammen med en anden kollega. Efter hver kørsel, spørg:

• Aktiverede arbejdsgangen for den rigtige opgave?
• Bad den om de input, den havde brug for?
• Fulgt den den tilsigtede kildeprioritet?
• Var outputtet ensartet uden at blive ufleksibelt?
• Stoppede den ved den krævede godkendelsesgrænse?
• Er problemet gentageligt, eller gælder det kun for denne sag?

Bed agenten om at revidere instruktionen for gentagelige huller. Behold engangskorrektioner i kørslen. Når metoden virker for en anden end dens oprindelige skaber, del arbejdsgangen med dit team.