U hoeft geen workflow-instructie vanaf een leeg blad te schrijven. Begin met het uitvoeren van een echte taak met uw agent. Zodra het resultaat bruikbaar is, vraagt u de agent om de methode die u samen hebt ontwikkeld om te zetten in een herbruikbare workflow.
De agent maakt de eerste versie. Uw rol is om de aannames te beoordelen en te bepalen waar de workflow duidelijkere beperkingen nodig heeft, zodat een andere teamgenoot een betrouwbaar resultaat kan krijgen.
Met My Okou bevatten persoonlijke instructies (Instructions) de voorkeuren van elk lid; een werkruimtelijke workflow bevat de herhaalbare procedure en de teamstandaarden. Private workflows behoren toe aan de huidige gebruiker, en Public Workflows worden gedeeld binnen de werkruimte. Uitvoering gebruikt de persoonlijke instructies (Instructions), het geheugen, de accounts en de permissies van het uitvoerende lid. In Legacy Agents blijven workflows gekoppeld aan één agent. Zie Instructions and experience modes.
Begin met een geslaagde uitvoering
Een workflow is makkelijker te maken nadat de agent de taak, het bronmateriaal, uw feedback en een acceptabel resultaat heeft gezien.
- Geef de agent een echte taak en de daadwerkelijke invoer die nodig is.
- Beoordeel het resultaat en corrigeer ontbrekende context, zwakke redenering of het verkeerde format.
- Wanneer het resultaat goed is, vraagt u de agent om de herhaalbare methode te extraheren.
- Laat de agent de workflownaam, beschrijving, instructie en eventuele referentiebestanden die het aanbeveelt opstellen.
- Beoordeel de conceptversie samen voordat u de workflow openbaar maakt.
U kunt vragen:
Zet wat we net hebben gedaan om in een herbruikbare workflow voor het team. Stel de naam, beschrijving en instructie op. Scheid de herbruikbare methode van details die alleen op dit geval van toepassing zijn. Voordat we het afronden, noem de aannames en beperkingen die ik moet beoordelen.
Dit geeft de agent de taak om een concept op te stellen. Het geeft u de taak om te bepalen welke onderdelen beheerst moeten worden.
De instructie is een veelgebruikte plek voor beperkingen
De workflow-instructie reist mee met de workflow en wordt toegepast telkens wanneer deze wordt uitgevoerd. Daardoor is het een van de meest gebruikte plekken om beperkingen te definiëren, zoals vereiste invoer, goedgekeurde bronnen, outputformaat, kwaliteitsnormen en acties die bevestiging nodig hebben.
Het is niet de enige controlelaag:
| Laag | Waarop het beperkingen oplegt | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Beschrijving | Wanneer de workflow moet worden gekozen | Gebruik voor nieuwe inkomende leads die onderzoek en kwalificatie nodig hebben; niet gebruiken voor bestaande kansen. |
| Instructie | Hoe de taak moet worden uitgevoerd | Controleer eerst het CRM, citeer publieke beweringen, volg de ICP-rubric en maak een concept in plaats van te verzenden. |
| Bestanden | De vaste referenties die de methode moet volgen | ICP-rubric, goedgekeurde voorbeelden, rapportsjabloon, productglossary |
| Connectormachtigingen | Welke externe acties de agent daadwerkelijk mag uitvoeren | CRM-records lezen, een e-mailconcept maken, maar geen e-mail verzenden |
| Run request | De invoer en scope voor dit ene geval | Kwalificeer deze lead, gebruik dit CRM-record en geef het resultaat terug in deze chat. |
| Automation | Wanneer de workflow wordt uitgevoerd en wie de run bezit | Elke werkdag om 09:00 uitvoeren en het resultaat in een benoemd kanaal plaatsen. |
Vertrouw niet op de tekst van de instructie als vervanging voor toegangscontrole. Als een actie technisch moet worden beperkt, gebruik dan de daadwerkelijke connectorautorisatie en benoemde machtigingen naast een duidelijke instructie.
Beoordeel de eerste conceptversie van de agent
U hoeft niet elke zin te herschrijven. Richt uw beoordeling op de beslissingen die voor het team van belang zijn.
Wanneer moet het worden gebruikt?
- Welke aanvraag of situatie moet deze workflow selecteren?
- Wanneer mag de agent deze niet gebruiken?
- Is de beschrijving specifiek genoeg om deze te onderscheiden van vergelijkbare workflows?
Welke invoer is vereist?
- Wat moet een teamgenoot aanleveren voordat het werk begint?
- Welke ontbrekende inputs moeten ertoe leiden dat de agent een vraag stelt?
- Welke details horen per run in plaats van in de permanente instructie?
Welke bronnen en regels hebben voorrang?
- Wat is het bronsysteem voor de waarheid?
- Welk bijgevoegd bestand bevat de goedgekeurde rubric of sjabloon?
- Als twee bronnen met elkaar in conflict zijn, welke krijgt dan prioriteit?
- Hoe moet de agent feiten labelen die niet verifieerbaar zijn?
Hoe moet de output eruitzien?
- Welke secties of velden zijn vereist?
- Welk detailniveau is nuttig?
- Heeft de output citaties, links of een vertrouwenslabel nodig?
- Waar moet het resultaat naartoe gaan wanneer een bestemming is opgegeven?
Waar moet de agent stoppen?
- Welke acties vereisen bevestiging?
- Moet de agent een concept maken in plaats van verzenden of publiceren?
- Welke gegevens mogen niet voorkomen in een publieke workflow of gedeeld resultaat?
Dit zijn de beperkingen die het waard zijn om expliciet te maken. Laat de agent de formulering verzorgen en bevestig vervolgens dat die formulering uw beslissing weerspiegelt.
Een structuur om samen te beoordelen
De agent kan de volgende structuur gebruiken voor zijn eerste concept. Beschouw dit als een beoordelingskader, niet als een formulier dat u zelf moet invullen:
# Goal
State the single outcome this workflow must produce.
# Use this workflow when
Describe when to use it and any important exclusions.
# Required inputs
- List the information needed for a reliable result.
- Explain what to do when an input is missing.
# Sources and tools
- Name authoritative systems, documents, or attached files.
- Explain which source wins if information conflicts.
- Define how to handle facts that cannot be verified.
# Procedure
1. Verify the inputs and scope.
2. Gather the required evidence.
3. Apply the team's rules or rubric.
4. Produce the deliverable.
5. Check it against the quality bar.
# Output
Define the required sections, fields, format, and destination.
# Quality bar
- State what must be accurate, cited, complete, or consistent.
- Define what counts as done.
# Approval boundaries
- List actions that require confirmation.
- Specify when to create a draft instead of taking the final action.
Een eenvoudige workflow heeft misschien maar een paar secties nodig. Een workflow met hoge inzet kan explicietere regels voor bronnen, validatie en goedkeuring nodig hebben. Vraag de agent om de instructie zo kort mogelijk te houden zonder een beslissing te verbergen waarop het team vertrouwt.
Voorbeeld: samen een leadkwalificeringsworkflow maken
Stel dat u de agent vraagt om één inkomende lead te onderzoeken en een antwoord op te stellen. Tijdens de run corrigeert u de bedrijfsgrootte, legt u uit dat het CRM het bronsysteem voor de waarheid is, past u de ICP-rubric van het team toe en vraagt u om een kortere e-mail.
Nadat het resultaat is goedgekeurd, vraagt u de agent om het gesprek om te zetten in een workflow. De agent stelt de procedure op. Vervolgens voegt u de beperkingen toe die verder moeten gelden dan deze lead:
- controleer het CRM voordat u publiek onderzoek doet;
- gebruik de bijgevoegde ICP-rubric voor scoring;
- citeer bronnen voor bedrijfsgrootte, locatie en huidige functie;
- label een niet-geverifieerd vereist feit als Unknown;
- geef Account summary, Evidence, ICP score, Risks, Recommended next step en Reply draft terug;
- maak een e-mailconcept en verzend het nooit zonder bevestiging.
De agent kan deze beslissingen nu in de instructie verwerken. U hoeft niet elke onderzoeksstap voor te schrijven. U moet de bronnen, outputafspraak en goedkeuringsgrens van het team ondubbelzinnig maken.
Geef feedback over beperkingen in gewone taal
U kunt het concept aanscherpen door de agent te vertellen wat moet veranderen:
- “Vraag vóór het starten om het CRM-record als dat ontbreekt.”
- “Behandel het CRM als het bronsysteem voor de waarheid wanneer bedrijfsnamen conflicteren.”
- “Elke feitelijke bewering in de briefing heeft een bronlink nodig.”
- “Houd het antwoord onder 150 woorden, maar pas de toon aan aan het inkomende bericht.”
- “Maak de e-mail als concept. Verstuur hem nooit automatisch.”
- “Deze workflow mag niet worden uitgevoerd voor bestaande kansen.”
Vraag de agent om de workflow bij te werken en samen te vatten op welke beperking elke wijziging betrekking heeft. Dat maakt het makkelijker om een regel op te merken die verkeerd is begrepen of in de verkeerde sectie is geplaatst.
Houd de juiste dingen buiten de instructie
Sommige informatie mag geen permanente workflowtekst worden:
- klantnamen, eenmalige deadlines en casespecifieke bestemmingen horen in de run request;
- wachtwoorden, tokens en privé-inloggegevens horen niet in een instructie of bijgevoegd bestand;
- schema's en gebeurtenissen horen bij een automation;
- technische toegangsgrenzen horen bij connectorautorisatie en benoemde machtigingen;
- persoonlijke feedback die alleen op één resultaat van toepassing is, kan in die chat blijven.
De instructie moet de herbruikbare methode en gedragsmatige beperkingen bevatten, niet elk detail rond het werk.
Test en verfijn samen
Voer de workflow uit met minstens twee realistische inputs, bij voorkeur met een tweede teamgenoot. Vraag na elke run:
- Werd de workflow geactiveerd voor de juiste taak?
- Vroeg hij om de inputs die hij nodig had?
- Volgde hij de beoogde bronprioriteit?
- Was de output consistent zonder rigide te worden?
- Stopte hij bij de vereiste goedkeuringsgrens?
- Is het probleem herhaalbaar, of geldt het alleen voor dit geval?
Vraag de agent om de instructie te herzien voor herhaalbare lacunes. Houd eenmalige correcties in de run. Wanneer de methode werkt voor iemand anders dan de oorspronkelijke maker, deel de workflow met uw team.
