Wanneer je lid wordt van een werkruimte, krijg je toegang tot de Workflows die je team openbaar heeft gemaakt. In Legacy Agents maken Public Agents ook deel uit van de gedeelde configuratie. Je persoonlijke chats, gekoppelde accounts en verleende machtigingen blijven gescheiden van die van andere leden.
Accepteer de uitnodiging
Je kunt op een van deze manieren deelnemen:
Via de uitnodigingsmail
- Open de uitnodiging voor de werkruimte.
- Meld je aan of maak je account aan met het e-mailadres waarmee je bent uitgenodigd.
- Accepteer de uitnodiging.
- Wanneer je Invitation accepted ziet, kies Switch workspace als de uitgenodigde werkruimte nog niet actief is.
Via de werkruimteschakelaar
Als je al bent aangemeld, open dan de werkruimteschakelaar. Openstaande uitnodigingen verschijnen met een actie Join. Selecteer Join om die werkruimte te accepteren en te activeren.
Als Okou zegt dat de uitnodiging bij een ander account hoort, selecteer dan Switch account en meld je aan met het e-mailadres waarop de uitnodiging is ontvangen. Maak geen dubbel account aan om de mismatch te omzeilen.
Bevestig de actieve werkruimte
De actieve werkruimte bepaalt welke gedeelde Workflows, leden en werkruimte-instellingen je ziet. Voordat je de eerste run uitvoert:
- Open de werkruimteschakelaar.
- Selecteer de teamwerkruimte die in de uitnodiging wordt genoemd.
- My Okou: open je eigen Chat. Legacy Agents: open Agents en selecteer de Public Agent die je teamgenoot heeft genoemd.
- Open Workflows en controleer of de gedeelde workflow zichtbaar is.
Als de Workflow ontbreekt, vraag de eigenaar om de Public-zichtbaarheid te controleren. Controleer in Legacy Agents ook of de bijbehorende Agent Public is.
Koppel je eigen services
Een gedeelde workflow gebruikt niet de persoonlijke inloggegevens van een ander lid. Als de workflow Gmail, Notion, GitHub, HubSpot of een andere dienst nodig heeft, koppel dan je eigen account wanneer daarom wordt gevraagd.
Er zijn twee aparte stappen:
- Verbind de service. Hiermee wordt het account geïdentificeerd waarmee Okou kan werken.
- Controleer autorisatie en aangevraagde machtigingen. Hiermee bepaal je welke benoemde acties Okou mag uitvoeren. Legacy Agents vereisen ook dat de bedoelde Agent geautoriseerd is. Aanvullende Chat-accountcontroles kunnen apart beschikbaar zijn.
Controleer het account en de scope voordat je goedkeurt. Als je team een gedeeld serviceaccount gebruikt, volg dan het accountbeleid van je organisatie; kopieer geen token van een teamgenoot naar een workflow-instructie of chat.
Voer de eerste gedeelde workflow uit
Open in My Okou je eigen Chat in de teamwerkruimte. Open in Legacy Agents de Public Agent die de Workflow bezit. Voer daarna een van de volgende stappen uit:
- voer de slash-opdracht in, zoals
/qualify-inbound-lead; of - beschrijf de taak in natuurlijke taal en geef de gevraagde invoer.
Gebruik voor de eerste run een voorbeeld met laag risico en houd externe acties controleerbaar. Een goed onboardingverzoek ziet er zo uit:
/qualify-inbound-lead
Input: [lead email or CRM link]
Create the qualification brief and a reply draft. Do not send the email.
Return the brief in this chat so I can review it first.
Controleer of het resultaat:
- het gedeelde uitvoerformaat volgt;
- de vereiste bronnen citeert of identificeert;
- je bedoelde gekoppelde account gebruikt;
- stopt voor goedkeuring waar de instructie dat vereist;
- alleen na controle naar de juiste gedeelde bestemming gaat.
Geef feedback die de bibliotheek verbetert
Scheid feedback over de gedeelde methode van feedback over één run:
- Herhaalbaar gat: “Elke korte briefing moet de bron voor het aantal medewerkers tonen.” Vraag de workfloweigenaar om de openbare workflow bij te werken.
- Eenmalige correctie: “Deze lead gebruikt een dochterondernemingsnaam.” Houd dit in de huidige chat of bronrecord.
- Andere teambehoefte: “Customer Success heeft een ander eindformaat nodig.” Overweeg een Private kopie; in Legacy Agents kun je kopiëren naar een andere Agent.
Het doel is niet om van elke opmerking een nieuwe regel te maken. Werk de workflow bij wanneer de les ook moet gelden voor de volgende teamgenoot en de volgende invoer.
Gebruik het in Slack
Als de Slack-integratie in je werkruimte is geïnstalleerd:
- Koppel je Okou-account aan Slack wanneer daarom wordt gevraagd.
- Zorg dat
@Okouin het kanaal is uitgenodigd. - Noem
@Okouen voeg de workflownaam en de taakinvoer toe. - Zet vervolggesprekken voort in dezelfde Slack-thread.
Gebruik een directbericht voor privéconcepten of gevoelige analyse. Zie Gebruik gedeelde workflows in Slack voor het instellen en voorbeelden.
Probleemoplossing
Ik ben lid geworden, maar kan de workflow niet vinden
Controleer of je in de juiste werkruimte zit. Vraag de eigenaar vervolgens om te verifiëren dat de Workflow Public is; controleer in Legacy Agents ook de beschikbaarheid van de bijbehorende Agent.
De workflow vraagt me om een service te verbinden of te autoriseren
Dat is te verwachten wanneer de taak toegang nodig heeft die je nog niet hebt verleend. Verbind je account, bekijk de gevraagde machtiging en ga verder met de run. De autorisatie van je teamgenoot wordt niet overgenomen.
Ik heb geaccepteerd met het verkeerde account
Gebruik Switch account en meld je aan met het uitgenodigde e-mailadres. Vraag een Admin om de uitnodiging in te trekken en opnieuw te sturen als het adres zelf onjuist was.
Mijn resultaat verschilt van dat van een teamgenoot
Controleer de invoer, persoonlijke Instructions, het gekoppelde account, de brongegevens en de Workflow-versie; controleer in Legacy Agents ook de actieve Agent. Een gedeelde procedure vermindert variatie, maar verschillende bronrecords of machtigingen kunnen nog steeds verschillende resultaten opleveren.
Voor de kant van de werkruimte-instelling, zie Teamgenoten uitnodigen. Om toegangsgrenzen te begrijpen, zie Machtigingen.
