Khi bạn tham gia một không gian làm việc, bạn sẽ có quyền truy cập vào các quy trình làm việc mà nhóm của bạn đã đặt ở chế độ công khai. Trong Legacy Agents, các tác nhân công khai cũng là một phần của thiết lập được chia sẻ. Các cuộc trò chuyện cá nhân, tài khoản đã kết nối và các quyền truy cập bạn đã cấp vẫn tách biệt với các thành viên khác.
Chấp nhận lời mời
Bạn có thể tham gia theo một trong hai cách sau:
Từ email mời
- Mở lời mời vào không gian làm việc.
- Đăng nhập hoặc tạo tài khoản của bạn bằng địa chỉ email được mời.
- Chấp nhận lời mời.
- Khi bạn thấy Invitation accepted, hãy chọn Switch workspace nếu không gian làm việc được mời chưa phải là không gian đang hoạt động.
Từ bộ chuyển đổi không gian làm việc
Nếu bạn đã đăng nhập, hãy mở bộ chuyển đổi không gian làm việc. Các lời mời đang chờ sẽ hiển thị với hành động Join. Chọn Join để chấp nhận và kích hoạt không gian làm việc đó.
Nếu Okou báo rằng lời mời thuộc về một tài khoản khác, hãy chọn Switch account và đăng nhập bằng địa chỉ email đã nhận lời mời. Đừng tạo một tài khoản trùng lặp để lách sự không khớp này.
Xác nhận không gian làm việc đang hoạt động
Không gian làm việc đang hoạt động quyết định những quy trình làm việc dùng chung, thành viên và cài đặt không gian làm việc nào bạn nhìn thấy. Trước lần chạy đầu tiên của bạn:
- Mở bộ chuyển đổi không gian làm việc.
- Chọn không gian làm việc nhóm được nêu trong lời mời.
- My Okou: mở cuộc trò chuyện của riêng bạn. Legacy Agents: mở Agents và chọn tác nhân công khai mà đồng đội của bạn đã nêu.
- Mở Workflows và xác nhận quy trình làm việc dùng chung đang hiển thị.
Nếu quy trình làm việc bị thiếu, hãy yêu cầu chủ sở hữu kiểm tra chế độ hiển thị công khai của nó. Trong Legacy Agents, cũng hãy kiểm tra rằng tác nhân sở hữu nó đang ở chế độ công khai.
Kết nối các dịch vụ của riêng bạn
Một quy trình làm việc dùng chung không sử dụng thông tin xác thực cá nhân của thành viên khác. Nếu quy trình làm việc cần Gmail, Notion, GitHub, HubSpot hoặc dịch vụ khác, hãy kết nối tài khoản của riêng bạn khi được nhắc.
Có hai bước riêng biệt:
- Kết nối dịch vụ. Việc này xác định tài khoản mà Okou có thể làm việc cùng.
- Xem xét việc ủy quyền và các quyền được yêu cầu. Việc này kiểm soát những hành động cụ thể mà Okou có thể thực hiện. Legacy Agents cũng yêu cầu tác nhân dự định được ủy quyền. Các điều khiển tài khoản Chat bổ sung có thể có độc lập.
Hãy xem lại tài khoản và phạm vi trước khi chấp thuận. Nếu nhóm của bạn dùng một tài khoản dịch vụ dùng chung, hãy làm theo chính sách tài khoản của tổ chức bạn; đừng sao chép token của đồng đội vào hướng dẫn quy trình làm việc hoặc cuộc trò chuyện.
Chạy workflow dùng chung đầu tiên
Trong My Okou, hãy mở cuộc trò chuyện của riêng bạn trong không gian làm việc của nhóm. Trong Legacy Agents, hãy mở tác nhân công khai sở hữu quy trình làm việc. Sau đó thực hiện một trong hai cách:
- nhập lệnh gạch chéo của nó, chẳng hạn như
/qualify-inbound-lead; hoặc - mô tả tác vụ bằng ngôn ngữ tự nhiên và cung cấp đầu vào được yêu cầu.
Cho lần chạy đầu tiên, hãy dùng một ví dụ có rủi ro thấp và giữ cho các hành động bên ngoài có thể được xem xét. Một yêu cầu khởi đầu tốt sẽ như sau:
/qualify-inbound-lead
Input: [lead email or CRM link]
Create the qualification brief and a reply draft. Do not send the email.
Return the brief in this chat so I can review it first.
Kiểm tra rằng kết quả:
- tuân theo định dạng đầu ra dùng chung;
- trích dẫn hoặc xác định các nguồn bắt buộc;
- sử dụng tài khoản đã kết nối mà bạn dự định;
- dừng lại để phê duyệt ở nơi hướng dẫn yêu cầu;
- chỉ đi đến đích dùng chung chính xác sau khi đã được xem xét.
Gửi phản hồi để cải thiện thư viện
Tách phản hồi về phương pháp dùng chung khỏi phản hồi về một lần chạy:
- Khoảng trống lặp lại: “Mọi bản tóm tắt ngắn nên hiển thị nguồn cho số lượng nhân viên.” Hãy yêu cầu chủ sở hữu quy trình làm việc cập nhật quy trình làm việc công khai.
- Sửa chữa một lần: “Khách hàng tiềm năng này dùng tên công ty con.” Hãy giữ nó trong cuộc trò chuyện hiện tại hoặc bản ghi nguồn.
- Nhu cầu khác của nhóm: “Customer Success cần một định dạng cuối khác.” Hãy cân nhắc một bản sao riêng tư; trong Legacy Agents, bạn có thể sao chép sang một tác nhân khác.
Mục tiêu không phải là biến mọi nhận xét thành một quy tắc mới. Hãy cập nhật workflow khi bài học đó nên áp dụng cho đồng đội tiếp theo và đầu vào tiếp theo.
Sử dụng trong Slack
Nếu không gian làm việc của bạn đã cài đặt tích hợp Slack:
- Kết nối tài khoản Okou của bạn với Slack khi được nhắc.
- Đảm bảo
@Okouđã được mời vào kênh. - Nhắc đến
@Okouvà bao gồm tên quy trình làm việc cùng đầu vào tác vụ. - Tiếp tục các trao đổi tiếp theo trong cùng một chuỗi Slack.
Hãy dùng tin nhắn trực tiếp cho các bản nháp riêng tư hoặc phân tích nhạy cảm. Xem Sử dụng quy trình làm việc dùng chung trong Slack để biết thiết lập và ví dụ.
Khắc phục sự cố
Tôi đã tham gia nhưng không tìm thấy workflow
Xác nhận rằng bạn đang ở đúng không gian làm việc. Sau đó yêu cầu chủ sở hữu xác minh rằng quy trình làm việc đang ở chế độ công khai; trong Legacy Agents, cũng hãy kiểm tra khả năng khả dụng của tác nhân sở hữu nó.
Workflow yêu cầu tôi kết nối hoặc ủy quyền một dịch vụ
Điều đó là bình thường khi tác vụ cần quyền truy cập mà bạn chưa cấp. Kết nối tài khoản của bạn, xem lại quyền được yêu cầu và tiếp tục chạy. Việc ủy quyền của đồng đội bạn không được kế thừa.
Tôi đã chấp nhận bằng sai tài khoản
Hãy dùng Switch account và đăng nhập bằng email được mời. Yêu cầu Admin thu hồi và gửi lại lời mời nếu chính địa chỉ email đó bị sai.
Kết quả của tôi khác với kết quả của đồng đội
Kiểm tra đầu vào, hướng dẫn cá nhân (Instructions), tài khoản đã kết nối, dữ liệu nguồn và phiên bản quy trình làm việc; trong Legacy Agents, cũng hãy kiểm tra tác nhân đang hoạt động. Một quy trình dùng chung giúp giảm biến thể, nhưng các bản ghi nguồn hoặc quyền khác nhau vẫn có thể tạo ra kết quả khác nhau.
Về phía thiết lập không gian làm việc, xem Mời đồng đội. Để hiểu các ranh giới truy cập, xem Quyền.
