Quy trình làm việc

Một quy trình làm việc là một quy trình có tên, có thể tái sử dụng. Nó dạy Okou cách nhóm của bạn thực hiện một loại công việc cụ thể, để người tiếp theo cần đến nó không phải viết lại prompt.

Lần đầu tiên bạn yêu cầu Okou làm gì đó, bạn viết một lời nhắc. Lần thứ hai, bạn dán lại cùng lời nhắc đó với vài chỉnh sửa nhỏ. Đến lần thứ ba, bạn đang sao chép một lời nhắc dài từ tài liệu Notion mà ai đó gọi là "thư viện lời nhắc của nhóm." Đó là lúc nên lưu một quy trình làm việc.

Vấn đề mà quy trình làm việc giải quyết

Một cuộc trò chuyện dùng một lần thì ổn cho một nhiệm vụ dùng một lần. Nhưng hầu như mọi nhóm đều có một tồn đọng công việc lặp lại — đầu vào khác nhau, cấu trúc giống nhau:

• Một khách hàng nhắn vào → tra cứu lịch sử của họ → soạn một phản hồi bằng ngôn ngữ của họ → ghi lại yêu cầu hỗ trợ
• Một báo cáo lỗi xuất hiện → trích xuất các bước tái hiện → phân loại mức độ nghiêm trọng → tạo một vấn đề có cấu trúc
• Sáng thứ Hai → lấy số liệu của tuần trước → so sánh với tuần trước đó → đăng một bản tóm tắt

Nếu không có quy trình làm việc, mỗi mục này là một lời nhắc 200 từ mà mọi người đều phải nhớ. Có quy trình làm việc rồi, mỗi mục chỉ là một cái tên: triage-bug-report, weekly-metrics, customer-reply.

Một quy trình làm việc tự nó không có lịch và không có bộ kích hoạt — nó là quy trình. Để nó tự chạy, hãy gắn một tự động hóa.

Trong một quy trình làm việc có gì

Không có sơ đồ nút, không có cấu hình YAML, không có mục bộ kích hoạt. Phần hướng dẫn thường trông khá giống lời nhắc trò chuyện đã hiệu quả ở lần đầu tiên.

Một mô tả tốt là ranh giới giữa một quy trình làm việc kích hoạt khi cần và một quy trình không bao giờ kích hoạt: "triage a customer-facing bug report and file it to GitHub with severity" tốt hơn "do bug stuff."

Quyền sở hữu và mức hiển thị

My Okou: Quy trình làm việc nằm trong không gian làm việc hiện tại. Một Quy trình riêng tư thuộc về người dùng hiện tại. Một Quy trình công khai được chia sẻ với các thành viên của không gian làm việc; công khai không có nghĩa là được đăng lên internet. Mỗi lần thực thi sử dụng hướng dẫn cá nhân (Instructions), bộ nhớ, tài khoản đã kết nối và quyền của người thực thi. Việc chia sẻ quy trình không chia sẻ các tài nguyên cá nhân đó hay kết quả riêng tư.

Quy trình riêng tư cùng tên của bạn sẽ được ưu tiên hơn một Quy trình công khai. Hãy dùng ID quy trình tường minh khi bạn cần xác định một định nghĩa được chia sẻ cụ thể. Make private copy tạo cho bạn một phiên bản riêng để chỉnh sửa; các thay đổi sau đó không đồng bộ với bản gốc. Quy trình tự động hóa của thành viên khác không được sao chép. Việc tạo một Quy trình riêng tư không cấp cho bạn quyền xuất bản hoặc duy trì các Quy trình công khai; các quy tắc xuất bản hiện có của không gian làm việc vẫn áp dụng.

Legacy Agents: mỗi quy trình làm việc thuộc về một tác nhân. Đồng đội cũng cần quyền truy cập vào tác nhân sở hữu nó. Copy workflow sẽ chọn một tác nhân đích và tạo một nhánh riêng tư. Tác nhân cung cấp hồ sơ và hướng dẫn cá nhân (Instructions) của nó, trong khi quá trình thực thi vẫn dùng quyền truy cập tài khoản đã được ủy quyền của thành viên đang chạy.

Xem My Okou và các tác nhân cũ để biết các hướng dẫn cố định.

Bạn đang dùng trải nghiệm nào?

Các tài liệu này bao gồm cả hai trải nghiệm. Nếu Settings → Personal → My Okou khả dụng, hãy làm theo các bước My Okou. Nếu bạn dùng trang Agents với New agent, hãy làm theo các bước Legacy Agents. Tính khả dụng có thể khác nhau giữa các thành viên; các tài liệu này không thay đổi trải nghiệm của bạn.

Trong cả hai trải nghiệm, bạn có thể chạy nhiều cuộc trò chuyện hoặc tác vụ cùng lúc, tái sử dụng quy trình làm việc và chia sẻ công việc đã được xem xét với nhóm của bạn. Một tác nhân phụ khi chạy là công cụ thực thi, không phải một hồ sơ sản phẩm riêng mà bạn cần tạo.

Tạo một quy trình làm việc

Bắt đầu từ trang Workflows

1. Mở Workflows. My Okou: chọn Create in chat. Legacy Agents: chọn New workflow ở nơi được hiển thị.
2. My Okou: tiếp tục trong chính cuộc trò chuyện của bạn; không cần chọn tác nhân.
3. Okou mở một cuộc trò chuyện với lời nhắc có hướng dẫn để tạo quy trình làm việc. Hãy mô tả kết quả mong muốn, đầu vào dự kiến, công cụ, đầu ra, và bất kỳ ranh giới phê duyệt nào.
4. Xem lại tên, mô tả, hướng dẫn, tệp và mức hiển thị được đề xuất trước khi Okou tạo nó.

Bạn cũng có thể bắt đầu trong một cuộc trò chuyện hiện có và yêu cầu Okou biến một tác vụ đã chạy tốt thành một quy trình làm việc. Giữ lần chạy thành công đầu tiên trong cùng cuộc trò chuyện sẽ cho Okou các đầu vào, chỉnh sửa và đầu ra cụ thể để ghi lại.

Ví dụ My Okou: Hướng dẫn của quy trình làm việc mô tả công việc có thể lặp lại.

Nên đưa gì vào instruction

Đừng để thông tin xác thực trong phần hướng dẫn và tệp. Hãy kết nối dịch vụ qua Connectors, sau đó xem lại tài khoản đã kết nối và chỉ cấp những quyền mà quy trình làm việc cần; trong Legacy Agents, cũng hãy ủy quyền cho tác nhân sở hữu nó.

Kiểm thử trước khi tự động hóa

1. Chạy quy trình làm việc thủ công với một đầu vào đại diện.
2. Xác nhận thành viên đang thực thi có quyền truy cập tài khoản và quyền cần thiết; trong Legacy Agents, cũng kiểm tra việc ủy quyền của tác nhân sở hữu.
3. Kiểm tra cuộc trò chuyện thu được để tìm ngữ cảnh bị thiếu, các lần ghi ngoài dự kiến, và dạng đầu ra cuối cùng.
4. Chỉnh sửa Instructions hoặc các tệp đính kèm rồi chạy lại cho đến khi kết quả có thể lặp lại.
5. Chỉ thêm tự động hóa sau khi lần chạy thủ công đã đúng. Bắt đầu với bộ lọc sự kiện hẹp hoặc lịch chạy tần suất thấp, rồi kiểm tra vài lần kích hoạt đầu tiên.

Xác minh thủ công giúp tách vấn đề của quy trình làm việc khỏi vấn đề của bộ kích hoạt: nếu Run now thất bại, hãy sửa quy trình làm việc hoặc quyền truy cập của nó trước; nếu Run now thành công nhưng một sự kiện không bao giờ kích hoạt, hãy kiểm tra cấu hình tự động hóa.

Cách Okou chọn một workflow

Bạn không cần gọi quy trình làm việc bằng tên. Okou sẽ tự tải một quy trình làm việc khi một yêu cầu đến khớp với mô tả của nó. Một quy trình làm việc tên customer-reply-draft được mô tả là "soạn phản hồi cho email khách hàng bằng giọng điệu và tài liệu của chúng ta" sẽ kích hoạt khi bạn chuyển tiếp một email của khách hàng — không cần nêu tên.

Để buộc dùng một quy trình làm việc cụ thể, hãy nói rõ: "Dùng quy trình làm việc customer-reply-draft cho email này."

Các workflow tích hợp sẵn

Okou bao gồm một danh sách các quy trình làm việc liên chức năng do Okou duy trì — nghiên cứu và phân tích, tài chính và kế toán, pháp lý và tuân thủ, sản phẩm, marketing, hỗ trợ khách hàng, và giao tiếp nhóm. Đây là các quy trình theo lĩnh vực, không phải phần dây nối trình kết nối: mỗi quy trình dạy Okou cách xử lý một loại công việc lặp lại.

Một vài ví dụ:

• deep-dive — nghiên cứu có cấu trúc và thiết kế giải pháp; thu thập dữ kiện trước, rồi khám phá các phương án
• prd-writing — yêu cầu sản phẩm với cách khung vấn đề có cấu trúc và tiêu chí chấp nhận
• copywriting — nội dung marketing trên nhiều kênh (blog, email, mạng xã hội, trang đích)
• competitor-matrix — ma trận so sánh tính năng, phân tích vị thế, phân tích thắng/thua
• customer-reply — phản hồi đồng cảm, đúng thương hiệu, được điều chỉnh theo kênh và mức độ khẩn cấp
• nda-screening — phân loại các NDA đến thành GREEN / YELLOW / RED và điều phối chúng
• status-updates — báo cáo tiến độ và cập nhật cho các bên liên quan được điều chỉnh cho mọi đối tượng

Các quy trình làm việc của riêng bạn nằm bên cạnh những quy trình này và sẽ được ưu tiên khi mô tả của chúng khớp gần hơn.

Khi nào nên tạo

Quy tắc trung thực là: nếu bạn đã viết cùng một lời nhắc về cơ bản hơn hai lần — hoặc bạn có thể hình dung một đồng đội sẽ viết nó — thì hãy lưu lại.

Các tín hiệu cụ thể:

• Công việc có một cái tên mà nhóm của bạn đã dùng ("morning brief," "competitor scan")
• Lời nhắc nêu các công cụ, kênh hoặc mẫu cụ thể không nên thay đổi mỗi lần chạy
• Đầu ra có hình dạng cố định (một bản tóm tắt, một bản nháp, một vấn đề đã được tạo)
• Có hơn một người cần kích hoạt nó
• Bạn muốn nó chạy theo lịch hoặc theo một sự kiện — xem Tự động hóa

Các mẫu thường gặp

• Biểu mẫu tiếp nhận. Nhận một đầu vào (một email, một báo cáo lỗi, một luồng thảo luận) và tạo ra một tạo phẩm có cấu trúc (một vấn đề, một bản nháp, một dòng dữ liệu).
• Bản tóm tắt theo nhịp. Một quy trình làm việc đi kèm với tự động hóa theo lịch, chạy hằng ngày hoặc hằng tuần và đăng ở nơi có thể nhìn thấy.
• Trợ lý trong cuộc trò chuyện. Được kích hoạt bằng @Okou trong một kênh để làm một tiểu tác vụ tập trung — tra cứu, tóm tắt, phân loại.
• Trình soạn thảo. Tạo ra một gói nhiều định dạng — bản nháp blog kèm bài đăng mạng xã hội kèm thẻ — trong một lần chạy.
• Bộ phản hồi sự kiện. Đi kèm với một tự động hóa theo sự kiện: một email mới, một PR được gộp, hoặc một trang Notion mới sẽ bắt đầu lần chạy. Xem Tự động hóa.

Những sai lầm cần tránh

• Quá hẹp. Một quy trình làm việc chỉ phù hợp với một đầu vào rất cụ thể thì dễ gãy. Hãy nhắm vào cấu trúc của công việc, không phải chi tiết của một ví dụ.
• Quá mơ hồ. "Giúp với marketing" quá rộng đến mức Okou sẽ không biết khi nào nên áp dụng. Hãy cụ thể trong phần mô tả.
• Thông tin xác thực được mã hóa cứng. Đừng bao giờ dán API key vào phần hướng dẫn. Hãy dùng trình kết nối tùy chỉnh thay thế — thông tin xác thực sẽ nằm trên nền tảng, ngoài tầm với của mô hình.
• Dạng đầu ra bị chôn kín. Hãy nêu rõ tạo phẩm trông như thế nào: "một danh sách đánh số gồm ba mục" hoặc "một bản nháp trả lời dưới 150 từ."
• Quên quyền truy cập. Một quy trình làm việc được chia sẻ không cấp quyền truy cập trình kết nối. Hãy kiểm tra tài khoản đã kết nối, các quyền được yêu cầu, và bất kỳ điều khiển tài khoản Chat nào có sẵn cho bạn. Trong Legacy Agents, cũng hãy kiểm tra các cài đặt Authorization của tác nhân sở hữu.

Bước tiếp theo

• Gắn một bộ kích hoạt bằng Tự động hóa để quy trình làm việc chạy mà không cần bạn.
• Xem Agents để biết ai chạy một quy trình làm việc và với những quyền nào.
• Xem Quyền truy cập để giới hạn những gì một quy trình làm việc có thể chạm tới.
• Xem Quy trình mẫu để xem năm ví dụ được viết trọn vẹn từ đầu đến cuối.