Bạn đã tạo tài khoản và chưa có gì được kết nối cả. Đó chính là nơi nên bắt đầu.
Bước đầu tiên mất khoảng năm phút và không cần thiết lập gì cả. Năm bước tiếp theo sẽ xây thành một thứ mà cả nhóm của bạn có thể dùng. Hãy dừng lại ở bất kỳ chỗ nào đã hữu ích — rất nhiều người không bao giờ đi quá bước 2.
Nếu bạn đã dùng Claude Code hoặc Codex hằng ngày, hãy bắt đầu ở Dành cho người dùng Claude Code và Codex, rồi quay lại đây để xem các bước 3 đến 6.
Bạn đang dùng trải nghiệm nào?
Tài liệu này bao quát cả hai trải nghiệm. Nếu Settings → Personal → My Okou khả dụng, hãy làm theo các bước My Okou. Nếu bạn dùng trang Agents với New agent, hãy làm theo các bước Legacy Agents. Tính khả dụng có thể khác nhau giữa các thành viên; tài liệu này không làm thay đổi trải nghiệm của bạn.
Ở bất kỳ trải nghiệm nào, bạn cũng có thể chạy nhiều cuộc chat hoặc tác vụ cùng lúc, tái sử dụng quy trình làm việc và chia sẻ công việc đã được rà soát với nhóm của bạn. Một tác nhân phụ lúc chạy là công cụ thực thi, không phải một hồ sơ sản phẩm riêng mà bạn cần tạo.
1. Gửi vài prompt
Mở một cuộc chat mới từ thanh bên. Đừng nghĩ quá nhiều — Okou xử lý ngôn ngữ tự nhiên, và không có cú pháp nào cần học. Bốn prompt này không cần kết nối gì cả, nên chúng hoạt động được trên một tài khoản mới hoàn toàn:
"Tóm tắt cho tôi về [Company] trước 3 giờ chiều — họ làm gì, tin tức gần đây, và bất cứ điều gì tôi nên tránh nói."
"Biến các ghi chú thô này thành một cập nhật rõ ràng cho nhóm của tôi: [dán ghi chú]."
"Soạn một lời theo dõi lịch sự cho người đã chưa trả lời trong một tuần. Thân thiện, ba câu, không gây áp lực."
"Tạo một bản thuyết trình 5 slide giải thích cách định giá của chúng tôi cho một người mua không rành kỹ thuật."
Bạn sẽ thấy kế hoạch của Okou, các công cụ nó chọn và nhật ký trực tiếp của mọi bước nó thực hiện.
Bây giờ hãy thử một prompt chạm tới một tài khoản thật của bạn — "Tóm tắt các tin nhắn Slack chưa đọc của tôi và cho tôi biết hôm nay cần trả lời những gì." Okou sẽ dừng lại và báo rằng nó chưa có quyền truy cập Slack. Đó không phải là lỗi; đó là bước chuyển sang bước 2.
Có hai thói quen rất đáng hình thành ngay trong cuộc chat đầu tiên này, vì bạn sẽ dùng chúng liên tục:
- Sửa trực tiếp tại chỗ. Trả lời bằng một chỉnh sửa — "Giữ nguyên, nhưng bỏ kênh marketing đi," hoặc "Ngắn hơn hai câu, và kết thúc bằng một yêu cầu rõ ràng." Bạn đang điều chỉnh công việc đang làm dở, chứ không phải làm lại từ đầu.
- Đọc những gì nó đã làm. Bên dưới kết quả là bản ghi về mọi thứ Okou đã xem và mọi thứ nó đã thay đổi. Khi câu trả lời sai, bản ghi đó thường cho bạn biết chính xác bước đơn lẻ nào cần sửa — nhanh hơn là viết lại toàn bộ yêu cầu.
2. Thử một mẫu workflow, và kết nối công cụ mà nó cần
Viết quy trình từ đầu là cách khởi đầu chậm nhất. Okou cung cấp một danh mục các mẫu quy trình làm việc sẵn sàng chạy. Mở nút Template trong khung soạn chat và chọn danh mục Workflow, rồi lọc theo loại công việc bạn làm — Sales, Marketing, Support, Operations, Product, Data, Engineering hoặc CEO.
Mỗi thẻ cho biết nó làm gì và hiển thị những dịch vụ nào nó chạm tới, để bạn biết nó cần gì trước khi chọn dùng:
- Highlight key emails in Gmail — làm nổi bật những thư thực sự cần bạn
- Prep for Google Calendar meetings — bản tóm tắt ngắn trước mỗi cuộc họp với bên ngoài
- Get meeting recaps in Slack — các quyết định và việc cần làm được chia sẻ sau cuộc gọi
- Catch leads from Gmail — phát hiện tín hiệu mua hàng và ghi lại những khách hàng tiềm năng đủ điều kiện
- File Gmail invoices to Google Drive — lưu các email hóa đơn vào Google Drive và ghi lại khi chúng đến
Chọn Use trên một workflow chạm tới công cụ mà bạn đã dùng. Okou sẽ cần quyền của bạn cho công cụ đó, và sẽ dừng lại để hỏi:
- Chạm vào Connectors trong khung soạn chat và chọn Add connectors, hoặc chỉ cần làm theo lời nhắc của Okou trong cuộc hội thoại.
- Tìm dịch vụ rồi thêm nó vào.
- Đăng nhập vào dịch vụ đó trong cửa sổ bật lên, theo cách bạn vẫn đăng nhập ở bất kỳ nơi nào khác.
Nếu Okou yêu cầu kết nối ngay giữa tác vụ, nó sẽ tiếp tục từ chỗ dừng lại ngay khi bạn xong. Xem lại tài khoản, các hành động được yêu cầu, phạm vi và thời hạn hiển thị trước khi bạn chấp thuận. My Okou không yêu cầu chọn một tác nhân chuyên biệt. Legacy Agents có thể hỏi tác nhân nào được ủy quyền cho kết nối. Việc chọn tài khoản chat chỉ khả dụng ở nơi tính năng tách biệt đó đã được bật; chỉ riêng My Okou không bật tính năng đó. Kết nối một tài khoản và cho phép một hành động là hai bước riêng biệt. Một số cấp quyền sẽ hết hạn và phải gia hạn.
Những nơi phổ biến để bắt đầu: Gmail và Google Calendar cho hộp thư và lịch của bạn, Slack cho giao tiếp trong nhóm, Google Drive, Google Sheets hoặc Notion cho tài liệu, HubSpot cho khách hàng.
Bạn không cần phải cấp quyền cho mọi thứ ngay từ đầu. Hãy kết nối đúng cái mà công việc cần, vào đúng lúc nó cần. Trang Connectors trong không gian làm việc của bạn là danh sách có thẩm quyền về những gì bạn có thể dùng — xem connector catalog để có mục lục theo nhóm của những mục được dùng nhiều nhất.
Okou không bao giờ nhìn thấy mật khẩu của bạn: bạn đăng nhập ngay tại dịch vụ đó, và thứ nền tảng giữ lại là thông tin xác thực thu được, không bao giờ được đưa cho mô hình AI. Mỗi khi Okou chạm vào một trong các công cụ của bạn, điều đó đều xuất hiện trong bản ghi: tài khoản nào, nó đã đọc gì, nó đã thay đổi gì, khi nào. Bạn có thể ngắt kết nối một dịch vụ hoặc thu hẹp những gì nó được phép làm bất cứ lúc nào. Xem Quyền truy cập để biết mô hình bảo mật đầy đủ.
3. Đặt các tùy chọn mặc định của bạn
My Okou: chỉnh sửa Instructions cá nhân của bạn
Mở Settings → Personal → My Okou. Thêm các tùy chọn bạn muốn Okou của riêng bạn tuân theo trong không gian làm việc này, rồi Save. Ví dụ:
Hãy dùng tiếng Anh ngắn gọn. Trích dẫn nguồn cho các khẳng định có tính факт. Soạn bản nháp email để tôi xem lại.
Bạn cũng có thể yêu cầu Okou trong chat cập nhật các hướng dẫn cá nhân (Instructions) này. Hãy xem lại nội dung đã lưu; các thay đổi sẽ áp dụng vào lần sau khi Okou bắt đầu làm việc. Chúng không làm thay đổi phần đang làm dở, hướng dẫn cá nhân (Instructions) của thành viên khác, quy tắc của không gian làm việc, hoặc các quyền đã cấp. Danh tính sản phẩm của Okou là cố định; bạn không tạo một tác nhân hay chỉnh sửa một hồ sơ.
Lưu một phương pháp dành cho công việc cụ thể dưới dạng quy trình làm việc ở bước 4. Xem Instructions and experience modes.
Legacy Agents: tạo và chỉnh một Agent
Một template dạy bạn hình dạng của công việc. Một tác nhân là nơi bạn biến nó thành của riêng mình.
Một tác nhân là một đồng đội bền vững: có hướng dẫn riêng, giọng điệu riêng, quyền truy cập riêng, các quy trình đã lưu riêng. Mở Agents → New agent và tạo một tác nhân cho công việc bạn quan tâm — support, research, marketing, recruiting. Hộp thoại mặc định là Public; hãy chuyển sang Private khi bạn vẫn đang sửa cho đúng.
Trang riêng của tác nhân là nơi bạn chỉnh nó. Profile chứa tên của nó, mô tả mà đồng đội sẽ thấy và giọng điệu mà nó phản hồi. Instructions hiển thị các chỉ dẫn mặc định mà nó hiện đang làm theo. Authorization kiểm soát những công cụ nào của bạn nó có thể truy cập.
Rồi tinh chỉnh nó theo cách bạn sẽ hòa nhập một nhân sự mới:
- Giao cho nó một nhiệm vụ thật.
- Nếu kết quả lệch, hãy nói rõ trong chat rồi yêu cầu Okou ghi nhớ: "Từ bây giờ, luôn trích dẫn tài liệu nguồn, và đừng bao giờ gửi email nếu chưa cho tôi xem bản nháp trước."
- Thử lại. Lặp lại cho đến khi hành vi mặc định của nó là hành vi bạn muốn.
Các chỉ dẫn mặc định tốt sẽ bao gồm đối tượng, giọng điệu, hình thức đầu ra, những công cụ nên ưu tiên và các giới hạn — những điều nó tuyệt đối không được làm, và khi nào nó nên dừng lại để hỏi bạn. Phần cuối quan trọng hơn nghe có vẻ vậy: đó là cách bạn quyết định agent của mình được phép làm gì khi bạn không quan sát.
Đừng vội viết bộ chỉ dẫn hoàn hảo trước tác vụ đầu tiên. Chúng trở nên tốt nhờ được sửa theo công việc thực tế, chứ không phải nhờ được soạn cẩn thận trước.
4. Lưu những gì hiệu quả thành một workflow
Ở bước 2 bạn đã mượn quy trình của người khác. Đây là nơi bạn ghi lại quy trình của chính mình.
Thời điểm để làm điều đó là khi bạn đã yêu cầu cùng một thứ hai lần và chỉnh nó theo cùng một cách cả hai lần. Hãy hỏi ngay trong cuộc hội thoại đó: "Biến cái này thành một workflow có thể tái sử dụng, tên là morning brief."
Ở lại trong cuộc hội thoại là điều quan trọng — nó cho Okou biết đầu vào thực, các chỉnh sửa của bạn, và đầu ra mà bạn thực sự chấp nhận.
Okou đọc cuộc hội thoại, soạn quy trình và lưu nó cho bạn — bạn không bao giờ rời khỏi chat, và nó cho bạn thấy chính xác những gì nó đã tạo ra.
Nó đề xuất một tên, một mô tả, các hướng dẫn, mọi tệp đính kèm và ai có thể xem nó. Hãy xem xét cả năm mục, và đặc biệt chú ý đến hai mục:
- Mô tả là thứ quyết định khi nào quy trình làm việc này sẽ được dùng về sau. "Soạn một câu trả lời cho email khách hàng theo giọng điệu của chúng tôi và dựa trên tài liệu trợ giúp của chúng tôi" sẽ được dùng đúng ở thư đó; "làm mấy việc email" thì sẽ không bao giờ.
- Ai có thể xem nó. Các quy trình làm việc mới mặc định là private đối với bạn. Chia sẻ một quy trình làm việc với không gian làm việc là một bước có chủ đích, không phải điều xảy ra tự động khi bạn lưu. Trong Legacy Agents, hãy kiểm tra riêng chế độ hiển thị của tác nhân sở hữu.
Sau đó workflow có trang riêng của nó trong Workflows. Đó là nơi bạn sẽ quay lại sau để xem hoặc sửa nó, chứ không phải nơi bạn phải đi đến để tạo ra nó. Instructions là quy trình mà Okou làm theo mỗi lần; hãy đọc lại nó một lần, vì đây là phần bạn sẽ chỉnh khi kết quả bắt đầu lệch. Tên ngắn dưới tiêu đề là thứ bạn gõ để gọi nó trực tiếp trong chat.
My Okou: một Private Workflow thuộc về bạn trong không gian làm việc này; một Public Workflow được chia sẻ với các thành viên không gian làm việc. Nó chạy với hướng dẫn cá nhân (Instructions), bộ nhớ, các tài khoản đã kết nối và các quyền của thành viên đang thực thi. Nếu bạn có một Private Workflow trùng tên với một Public Workflow, phiên bản Private của bạn sẽ được ưu tiên.
Legacy Agents: một workflow thuộc về một tác nhân và sử dụng ngữ cảnh của tác nhân đó, cùng với quyền truy cập đã được ủy quyền của thành viên đang thực thi. Xem Quy trình làm việc để có bức tranh đầy đủ.
5. Đặt lịch cho nó
Bây giờ hãy làm cho nó chạy mà không cần bạn:
"Chạy việc này vào mỗi ngày trong tuần lúc 8 giờ sáng và gửi kết quả cho tôi trong Slack."
Một lần nữa bạn không bao giờ rời khỏi chat: Okou xác nhận thời gian và nơi kết quả sẽ được gửi tới, thiết lập nó, và tác vụ bắt đầu tự chạy.
Nó đọc lại nhịp chạy, múi giờ đã dùng và lần chạy tiếp theo, để bạn có thể phát hiện một giả định sai trước lần chạy đầu tiên. Hãy chỉ định một đích mà nó thực sự có thể tới — nếu kết quả cần đến Slack hoặc qua email, dịch vụ đó cần được kết nối trước. Nếu bạn muốn tự đặt thủ công, cùng một thứ nằm trên tab Automations của workflow, trong Add automation.
Mỗi mục hiển thị lần chạy gần nhất, lần chạy tiếp theo và một công tắc để tạm dừng mà không xóa nó. Nút ▷ chạy workflow ngay lập tức.
Một chiếc đồng hồ chỉ là một cách để khởi động workflow. Nó cũng có thể chờ một việc gì đó xảy ra — có email mới đến, một cuộc họp được đặt, một biểu mẫu được gửi, một tài liệu thay đổi. Các tự động hóa thuộc về thành viên tạo ra chúng và chạy với quyền truy cập của chính chủ sở hữu đó. Chia sẻ Workflow không đồng nghĩa với chia sẻ quyền sở hữu tự động hóa của nó. Xem Tự động hóa.
Một quy tắc đáng ghi nhớ: hãy chạy thủ công trước khi để nó tự chạy. Nếu nút ▷ thất bại, vấn đề nằm ở workflow hoặc quyền truy cập của nó. Nếu ▷ chạy được nhưng lịch không bao giờ tạo ra gì, vấn đề nằm ở thiết lập thời gian. Cố gắng xử lý cả hai cùng lúc là cách để một thiết lập mười phút biến thành cả buổi chiều.
Hãy bắt đầu nhỏ nữa. Một lần chạy hằng ngày hoặc hằng tuần mà bạn kiểm tra trong vài ngày đầu sẽ tốt hơn một lần chạy mỗi giờ mà sau này bạn phải gỡ rối.
6. Mời nhóm của bạn, và cùng dùng nó
Hãy mời mọi người khi đã có thứ gì đó để họ bước vào. Một workspace trống là một lời chào kém hơn nhiều so với một workflow tốt kèm theo tên của họ trên đó.
Trước khi gửi lời mời:
- My Okou: chuẩn bị một Public Workflow đã được kiểm thử. Legacy Agents: cũng đặt tác nhân sở hữu của nó thành Public.
- Chia sẻ workflow mà bạn muốn họ chạy trước tiên.
- Loại bỏ mọi mật khẩu, khóa, hoặc chi tiết cá nhân dùng một lần khỏi hướng dẫn và các tệp của nó.
- Quyết định ai cần Admin và ai chỉ cần Member. Mặc định hãy dùng Member — Admin dành cho những người quản lý tư cách thành viên, thanh toán và cài đặt không gian làm việc.
Sau đó mở Settings → People → Add member, nhập địa chỉ email, chọn vai trò và gửi. Lời mời sẽ ở trạng thái chờ cho đến khi được chấp nhận, và bạn có thể xem lại hoặc hủy nó từ cùng trang đó. Xem Mời đồng đội.
Một khi họ đã vào, sự khác biệt giữa một mẹo năng suất cá nhân và thứ mà cả nhóm dựa vào sẽ phụ thuộc vào vài thói quen:
- Giao việc đầu tiên một cách rõ ràng. Nói cho thành viên mới biết phải chạy gì, đưa gì vào đó, và kết quả sẽ xuất hiện ở đâu.
- Mỗi người giữ tài khoản của riêng mình. Mỗi người kết nối Gmail của riêng họ, Slack của riêng họ. Không ai dùng chung một đăng nhập.
- Chia sẻ những gì hiệu quả, giữ phần còn lại ở chế độ riêng tư. Các thử nghiệm cá nhân vẫn riêng tư; quy trình mà nhóm phụ thuộc thì được chia sẻ và chăm sóc như bất kỳ tài liệu dùng chung nào khác.
- Đặt nó ở nơi công việc vốn đã diễn ra. Thêm Okou vào Slack và liên kết từng thành viên trước khi chạy các phương pháp chia sẻ trong một kênh. Xem Slack.
- Sao chép khi bạn cần một phiên bản độc lập. Trong My Okou, dùng Make private copy. Trong Legacy Agents, chọn một tác nhân đích khi sao chép một workflow.
Xem Dành cho nhóm để biết điều này trông như thế nào khi nó đã chạy.
Nên thử gì tiếp theo
Các prompt cho thấy phạm vi — hãy chọn prompt nào khớp với ngày của bạn:
- "Hãy xem qua email khách hàng của tuần này, nhóm các khiếu nại theo chủ đề và cho tôi biết ba chủ đề hàng đầu."
- "Đọc email khách hàng này [paste] và soạn câu trả lời bằng tiếng Hàn. Chỉ ra bài viết trợ giúp phù hợp."
- "Lấy số đăng ký của tuần trước từ hệ thống phân tích của chúng tôi, so sánh với tuần trước đó và viết cho tôi một đoạn văn có thể gửi cho nhóm."
- "Tạo một bản thuyết trình 5 slide về cách định giá của chúng tôi bằng mẫu thương hiệu tiêu chuẩn."
- "Viết bốn bài đăng mạng xã hội để thông báo tích hợp Slack mới của chúng tôi, và tạo ảnh vuông tương ứng theo màu thương hiệu của chúng tôi."
- "Trước cuộc gọi gia hạn vào thứ Năm, hãy thu thập mọi thông tin chúng ta biết về tài khoản này và liệt kê ba rủi ro mà tôi nên sẵn sàng."
Đi tiếp đâu
- Quy trình làm việc — ghi lại một quy trình một lần, dùng lại mãi mãi.
- Tự động hóa — chạy công việc theo lịch, hoặc khi có việc gì đó xảy ra.
- Instructions and experience modes — hướng dẫn cá nhân (Instructions) trong My Okou, với thiết lập tác nhân kiểu cũ được giữ nguyên.
- Danh mục connector — mục lục theo nhóm của các công cụ Okou có thể truy cập.
- Mô hình — mô hình AI nào trả lời cuộc chat của bạn, và chi phí để chạy nó là bao nhiêu.
