יצרת חשבון ועדיין שום דבר לא מחובר. זה בדיוק המקום הנכון להיות בו.
השלב הראשון לוקח בערך חמש דקות ואינו דורש שום הגדרה. חמשת השלבים שאחריו בונים משהו שכל הצוות שלך יכול להשתמש בו. עצרו בכל נקודה שכבר מועילה — הרבה אנשים אף פעם לא עוברים את שלב 2.
אם אתם כבר משתמשים ב-Claude Code או ב-Codex מדי יום, התחילו במקום זאת ב-למשתמשי Claude Code ו-Codex, ואז חזרו לכאן לשלבים 3 עד 6.
באיזה ממשק אתם משתמשים?
התיעוד הזה מכסה את שני הממשקים. אם Settings → Personal → My Okou זמין, עקבו אחרי השלבים של My Okou. אם אתם משתמשים בעמוד Agents עם New agent, עקבו אחרי השלבים של Legacy Agents. הזמינות יכולה להשתנות בין חברים; תיעוד זה לא משנה את הממשק שלכם.
בכל אחד מהממשקים, אפשר להריץ כמה שיחות או משימות במקביל, להשתמש שוב בתהליכי עבודה, ולשתף עבודה שנבדקה עם הצוות. תת־סוכן בזמן ריצה הוא כלי ביצוע, לא פרופיל מוצר נפרד שצריך ליצור.
1. שלחו כמה הנחיות
פתחו צ'אט חדש מהסרגל הצדדי. אל תחשבו יותר מדי — Okou מטפל בשפה טבעית, ואין תחביר שצריך ללמוד. ארבעת אלה לא דורשים שום דבר מחובר, כך שהם עובדים על חשבון חדש לגמרי:
"תדרוך אותי על [Company] לפני 3 אחר הצהריים — מה הם עושים, חדשות אחרונות, וכל דבר שכדאי לי להימנע מלומר."
"הפכו את ההערות הגולמיות האלה לעדכון ברור עבור הצוות שלי: [paste notes]."
"נסחו פנייה מנומסת למעקב לאדם שלא ענה במשך שבוע. ידידותי, שלושה משפטים, בלי לחץ."
"צרו מצגת בת 5 שקפים שמסבירה את התמחור שלנו לקונה לא טכני."
תראו את התוכנית של Okou, את הכלים שהוא בוחר, ואת התיעוד החי של כל צעד שהוא עושה.
כעת נסו אחת שנכנסת לחשבון אמיתי שלכם — "סכם את הודעות ה-Slack שלא נקראו שלי ותגיד לי מה צריך מענה היום." Okou יעצור ויגיד שאין לו עדיין גישה ל-Slack. זו לא שגיאה; זה המעבר לשלב 2.
שתי הרגלים שווה לפתח בצ'אט הראשון הזה, כי תשתמשו בהם כל הזמן:
- תקנו במקום. השיבו עם תיקון — "אותו דבר, אבל בלי ערוץ השיווק," או "שני משפטים קצר יותר, ולסיים בבקשה ברורה." אתם מכוונים את העבודה שנמצאת בתהליך, לא מתחילים מחדש.
- קראו מה הוא עשה. מתחת לתוצאה יש רישום של כל מה ש-Okou בדק וכל מה שהוא שינה. כשהתשובה יוצאת שגויה, הרישום הזה בדרך כלל מראה לכם איזה צעד יחיד צריך לתקן — מהר יותר מכתיבה מחדש של הבקשה כולה.
2. נסו תבנית תהליך עבודה, וחברו את הכלי שהוא צריך
כתיבת נהלים מאפס היא הדרך האיטית להתחיל. Okou מגיע עם קטלוג של תבניות תהליך עבודה מוכנות להרצה. פתחו את כפתור Template במרכיב הכתיבה של הצ'אט ובחרו בקטגוריית Workflow, ואז סננו לפי סוג העבודה שאתם עושים — Sales, Marketing, Support, Operations, Product, Data, Engineering, או CEO.
כל כרטיס אומר מה הוא עושה ומציג אילו שירותים הוא נוגע בהם, כך שתדעו מה הוא צריך לפני שתתחייבו:
- Highlight key emails in Gmail — הצגת ההודעות שבאמת דורשות את תשומת הלב שלכם
- Prep for Google Calendar meetings — תדריך קצר לפני כל פגישה חיצונית
- Get meeting recaps in Slack — החלטות ופריטי פעולה משותפים אחרי השיחה
- Catch leads from Gmail — זיהוי אותות קנייה ורישום הלידים המתאימים
- File Gmail invoices to Google Drive — תיוק הודעות חשבוניות ורישומן כשהן מגיעות
בחרו Use על אחת שנוגעת בכלי שכבר אתם עובדים איתו. Okou יצטרך את ההרשאה שלכם עבור הכלי הזה, ויעצור וישאל:
- הקישו על Connectors במרכיב הכתיבה של הצ'אט ובחרו Add connectors, או פשוט עקבו אחרי ההנחיה של Okou בשיחה.
- חפשו את השירות והוסיפו אותו.
- היכנסו לשירות הזה בחלון הקופץ, באותו אופן שהייתם נכנסים לכל מקום אחר.
אם Okou ביקש את החיבור באמצע המשימה, הוא ממשיך מהמקום שבו הפסיק ברגע שסיימתם. בדקו את החשבון, הפעולות המבוקשות, ההיקף והמשך שמוצגים לפני שאתם מאשרים. My Okou לא דורש בחירה של Agent מומחה. Legacy Agents עשויים לשאול איזה Agent מורשה לחיבור. בחירת חשבון בצ'אט זמינה רק במקום שבו התכונה הנפרדת הזו מופעלת; My Okou לבדו לא מפעיל אותה. חיבור חשבון ומתן הרשאה לפעולה הם שלבים נפרדים. חלק מההרשאות פגות ותצטרכו לחדש אותן.
מקומות פופולריים להתחיל בהם: Gmail ו-Google Calendar עבור תיבת הדואר והלוח הזמנים שלכם, Slack לשיחות צוות, Google Drive, Google Sheets או Notion למסמכים, HubSpot ללקוחות.
לא צריך לאשר הכול מראש. חברו את מה שהעבודה דורשת, כשהיא דורשת זאת. עמוד Connectors בתוך סביבת העבודה שלכם הוא הרשימה הסמכותית של מה שזמין לכם — ראו את קטלוג המחברים לאינדקס מקובץ של הנפוצים ביותר.
Okou לעולם לא רואה את הסיסמאות שלכם: אתם נכנסים בשירות עצמו, ומה שהפלטפורמה מחזיקה הוא פרטי הגישה שנוצרו, ולעולם לא נמסרים למודל ה-AI. בכל פעם ש-Okou נוגע באחד מהכלים שלכם, זה מופיע ברישום: איזה חשבון, מה הוא קרא, מה הוא שינה, ומתי. אפשר לנתק שירות או לצמצם את מה שמותר לו לעשות בכל עת. ראו הרשאות למודל האבטחה המלא.
3. הגדירו את ההעדפות הקבועות שלכם
My Okou: עריכת ההוראות האישיות שלכם
פתחו Settings → Personal → My Okou. הוסיפו את ההעדפות שתרצו ש-Okou שלכם יעקוב אחריהן בסביבת העבודה הזו, ואז Save. למשל:
השתמשו באנגלית תמציתית. צטטו מקורות לטענות עובדתיות. הכינו טיוטות מייל שאוכל לסקור.
אפשר גם לבקש מ-Okou בצ'אט לעדכן את ההוראות האלה. עברו על התוכן השמור; השינויים יחולו בפעם הבאה ש-Okou מתחיל לעבוד. הם לא משנים עבודה שכבר נמצאת בתהליך, את ההוראות של חברים אחרים, את כללי סביבת העבודה או את הרשאות הגישה. הזהות המוצרית של Okou קבועה; לא יוצרים Agent ולא עורכים פרופיל.
שמרו שיטה ספציפית למשימה כתהליך עבודה בשלב 4. ראו Instructions and experience modes.
Legacy Agents: יצירה ועיצוב של Agent
תבנית מלמדת את מבנה העבודה. agent הוא המקום שבו הופכים אותה לשלכם.
Agent הוא חבר צוות קבוע: ההוראות שלו, הטון שלו, הגישה שלו, הנהלים השמורים שלו. פתחו Agents → New agent וצרו אחד עבור עבודה שחשובה לכם — תמיכה, מחקר, שיווק, גיוס. תיבת הדו-שיח מוגדרת כברירת מחדל ל-Public; החליפו ל-Private כל עוד אתם עדיין משפרים אותה.
העמוד של ה-Agent עצמו הוא המקום שבו מעצבים אותו. Profile מכיל את השם שלו, את התיאור שחברי הצוות רואים, ואת הקול שבו הוא משיב. Instructions מציג את ההנחיות הקבועות שהוא עוקב אחריהן כרגע. Authorization שולט באילו מהכלים שלכם הוא יכול להשתמש.
ואז כוונו אותו כמו שהייתם קולטים עובד חדש:
- תנו לו משימה אמיתית.
- כשיש סטייה בתוצאה, אמרו זאת בצ'אט, ואז בקשו מ-Okou לזכור זאת: "מעתה והלאה, תמיד צטטו את מסמך המקור, ולעולם אל תשלחו מייל בלי להראות לי קודם את הטיוטה."
- נסו שוב. חזרו על כך עד שההתנהגות כברירת מחדל תהיה ההתנהגות שאתם רוצים.
הנחיות קבועות טובות מכסות את הקהל, הטון, מבנה הפלט, אילו כלים עדיף להעדיף, ואת המגבלות — מה אסור לו לעולם לעשות, ומתי עליו לעצור ולבקש מכם. החלק האחרון חשוב יותר ממה שזה נשמע: כך אתם מחליטים מה ה-Agent שלכם מורשה לעשות כשאתם לא צופים בו.
התנגדו לדחף לכתוב את ההנחיות המושלמות לפני המשימה הראשונה. הן משתפרות דרך תיקון מול עבודה אמיתית, לא דרך ניסוח זהיר מראש.
4. שמרו את מה שעבד כתהליך עבודה
בשלב 2 שאלתם לשיטה של מישהו אחר. כאן אתם לוכדים את שלכם.
הרגע לעשות את זה הוא כשביקשתם את אותו דבר פעמיים, ושיניתם אותו באותה צורה בשתי הפעמים. שאלו, באותה שיחה: "הפוך את זה לתהליך עבודה לשימוש חוזר בשם morning brief."
להישאר בתוך השיחה חשוב — זה נותן ל-Okou את הקלטים האמיתיים, את התיקונים שלכם, ואת הפלט שאכן אישרתם.
Okou קורא את השיחה, מנסח את הנהלים ושומר אותם עבורכם — אתם לעולם לא עוזבים את הצ'אט, והוא מראה לכם בדיוק מה הוא יצר.
הוא מציע שם, תיאור, את ההנחיות, כל הקבצים המצורפים, ומי יכול לראות אותו. עברו על כל חמשת הפריטים, ושימו לב במיוחד לשניים:
- התיאור הוא זה שקובע מתי תהליך העבודה הזה ישמש מאוחר יותר. "נסחו תשובה למייל של לקוח באמצעות הקול שלנו ומסמכי העזרה שלנו" יופעל על ההודעה הנכונה; "תעשו דברים של מייל" לעולם לא.
- מי יכול לראות אותו. תהליכי עבודה חדשים הם private עבורכם. שיתוף אחד עם סביבת העבודה הוא שלב מכוון, לא משהו שקורה אוטומטית כששומרים. ב-Legacy Agents, בדקו בנפרד את הנראות של ה-Agent הבעלים.
לאחר מכן לתהליך העבודה יש עמוד משלו תחת Workflows. לשם חוזרים בהמשך כדי לבדוק או לשנות אותו, לא למקום שהייתם צריכים ללכת אליו כדי ליצור אותו. Instructions הוא הנהלים ש-Okou עוקב אחריהם בכל פעם; קראו אותם שוב, כי זה מה שתערכו כשהתוצאות יתחילו לסטות. השם הקצר שמתחת לכותרת הוא מה שתקלידו כדי לזמן אותו ישירות בצ'אט.
My Okou: תהליך עבודה פרטי שייך לכם בסביבת העבודה הזו; תהליך עבודה ציבורי משותף לחברי סביבת העבודה. הוא רץ עם ההוראות, הזיכרון, החשבונות המחוברים וההרשאות של החבר שמבצע אותו. אם יש לכם תהליך עבודה פרטי עם אותו שם כמו תהליך עבודה ציבורי, הגרסה הפרטית שלכם קודמת.
Legacy Agents: תהליך עבודה שייך ל-Agent אחד ומשתמש בהקשר של אותו Agent, יחד עם הגישה המורשית של החבר המבצע. ראו תהליכי עבודה לתמונה המלאה.
5. תנו לו לוח זמנים
עכשיו הפכו אותו לכזה שפועל בלעדיכם:
"הריצו את זה כל יום חול ב-8 בבוקר ושלחו לי את התוצאה ב-Slack."
שוב, אתם לא עוזבים את הצ'אט: Okou מאשר את העיתוי ואת המקום שאליו התוצאה צריכה להגיע, מגדיר זאת, והמשימה מתחילה לרוץ מעצמה.
הוא מקריא חזרה את התדירות, את אזור הזמן שבו השתמש, ואת ההרצה הבאה, כך שתוכלו לזהות הנחה שגויה לפני ההפעלה הראשונה. ציינו יעד שהוא באמת יכול להגיע אליו — אם התוצאה צריכה להגיע ב-Slack או בדוא״ל, השירות הזה צריך להיות מחובר קודם. אם אתם מעדיפים להגדיר זאת ידנית, אותו הדבר נמצא בלשונית Automations של ה-Workflow תחת Add automation.
כל אחד מהם מראה מתי הוא רץ בפעם האחרונה, מתי הוא ירוץ בפעם הבאה, ומתג כדי להשהות אותו בלי למחוק אותו. הכפתור ▷ מריץ את ה-Workflow מיד.
שעון הוא רק דרך אחת להתחיל תהליך עבודה. הוא יכול גם להמתין שמשהו יקרה — מגיע דוא״ל חדש, נקבעת פגישה, נכנס טופס, מסמך משתנה. אוטומציות שייכות לחבר שיוצר אותן ורצות עם הגישה של אותו בעלים. שיתוף התהליך אינו משתף את הבעלות על האוטומציה שלו. ראו אוטומציות.
כלל אחד שכדאי לשמור: הריצו אותו ידנית לפני שתניחו לו לרוץ לבד. אם כפתור ▷ נכשל, הבעיה היא ב-Workflow או בגישה שלו. אם ▷ עובד אבל התזמון אף פעם לא מייצר דבר, הבעיה היא בהגדרת הזמן. ניסיון לפתור את שניהם יחד הוא איך שהגדרה של עשר דקות הופכת לשעות אחר הצהריים.
התחילו גם בקטן. הרצה יומית או שבועית שאתם בודקים בימים הראשונים עדיפה על הרצה שעתית שתצטרכו לפרק מאוחר יותר.
6. הזמינו את הצוות שלכם, ועבדו יחד
הזמינו אנשים ברגע שיש משהו עבורם להיכנס אליו. סביבת עבודה ריקה היא קבלת פנים גרועה יותר מ-Workflow טוב אחד עם השם שלהם עליו.
לפני שליחת הזמנות:
- My Okou: הכינו תהליך עבודה ציבורי שנבדק. Legacy Agents: הפכו גם את ה-Agent הבעלים שלו ל-Public.
- שתפו את התהליך שתרצו שהם יריצו קודם.
- הוציאו מכל ההוראות והקבצים שלו כל סיסמה, מפתח או פרט אישי חד-פעמי.
- החליטו מי צריך Admin ומי צריך רק Member. השתמשו ב-Member כברירת מחדל — Admin מיועד לאנשים שמנהלים חברות, חיוב והגדרות סביבת העבודה.
לאחר מכן פתחו Settings → People → Add member, הזינו את כתובת האימייל, בחרו את התפקיד, ושלחו. ההזמנה נשארת ממתינה עד שהיא מתקבלת, ואתם יכולים לסקור או לבטל אותה מאותו עמוד. ראו הזמנת חברי צוות.
ברגע שהם בפנים, ההבדל בין טיפ לפרודוקטיביות אישית לבין משהו שהצוות נשען עליו מסתכם בכמה הרגלים:
- העבירו את המשימה הראשונה באופן מפורש. אמרו לחבר צוות חדש מה להריץ, מה לתת לו, ואיפה התוצאה תופיע.
- לכל אחד נשארים החשבונות שלו. כל אדם מחבר את ה-Gmail שלו, את ה-Slack שלו. אף אחד לא חולק פרטי כניסה.
- שתפו מה שעובד, ושמרו את השאר פרטי. ניסויים אישיים נשארים פרטיים; הנהלים שהצוות נשען עליהם משותפים ומטופלים כמו כל מסמך משותף אחר.
- שימו את זה במקום שבו העבודה כבר מתרחשת. הוסיפו את Okou ל-Slack וחברו כל חבר לפני הרצת שיטות משותפות בערוץ. ראו Slack.
- העתיקו כשאתם צריכים גרסה עצמאית. ב-My Okou, השתמשו ב-Make private copy. ב-Legacy Agents, בחרו Agent יעד בעת העתקת Workflow.
ראו לצוותים כדי להבין איך זה נראה כשהדבר פועל.
מה לנסות אחר כך
הנחיות שמראות את הטווח — בחרו כל אחת שמתאימה ליום שלכם:
- "עברו על הודעות הלקוחות של השבוע הזה, קבצו את התלונות לפי נושא, ותגידו לי את שלוש המובילות."
- "קראו את הודעת הלקוח הזו [paste] ונסחו תשובה בקוריאנית. הפנו למאמר העזרה הרלוונטי."
- "משכו את ההרשמות של השבוע שעבר מהאנליטיקה שלנו, השוו לשבוע שלפניו, וכתבו לי פסקה אחת שאוכל לשלוח לצוות."
- "צרו מצגת בת 5 שקפים על התמחור שלנו באמצעות תבנית המותג הסטנדרטית."
- "כתבו ארבעה פוסטים לרשתות החברתיות שמכריזים על האינטגרציה החדשה שלנו ל-Slack, וצרו תמונות ריבועיות תואמות בצבעי המותג שלנו."
- "לפני שיחת החידוש של יום חמישי, משכו את כל מה שאנחנו יודעים על החשבון הזה ורשמו את שלושת הסיכונים שאני צריך להיות מוכן אליהם."
לאן להמשיך מכאן
- תהליכי עבודה — לכדו תהליך פעם אחת, השתמשו בו שוב לעד.
- אוטומציות — הריצו עבודה לפי לוח זמנים, או כשמשהו קורה.
- Instructions and experience modes — הוראות אישיות ב-My Okou, עם שמירת הגדרת ה-Agent הוותיק.
- קטלוג מחברים — אינדקס מקובץ של הכלים ש-Okou יכול להגיע אליהם.
- מודלים — איזה מודל AI עונה לצ'אט שלכם, וכמה עולה להריץ אותו.
