שיתוף תהליכי עבודה עם הצוות שלך

הגדר תהליך עבודה כ-Public כאשר חברים אחרים באותו workspace צריכים להיות מסוגלים לגלות ולהריץ את אותו הליך. השאר אותו Private כל עוד הוא אישי, ניסיוני, או מכיל חומר שה-workspace לא אמור לשתף.

פרסום של תהליך עבודה משתף את ההוראות שלו ואת קובצי העזר המצורפים. הוא אינו משתף צ'אטים פרטיים של היוצר, חשבונות מחוברים, אישורים, או הענקות הרשאה אישיות.

לפני הפרסום

ודא ש:

• התהליך מניב תוצאה שימושית ביותר מקלט מציאותי אחד;
• התיאור שלו מציין בבירור מתי להשתמש בו;
• ההוראות אינן מכילות אסימון, סיסמה, סוד לקוח, או נתונים אישיים מיותרים;
• הקבצים המצורפים בטוחים לצפייה עבור כל חבר workspace;
• ב-Legacy Agents, ה-Agent הבעלים הוא Public וזמין לחברים המיועדים;
• כללי אישור מפורשים עבור שליחה, פרסום, מחיקה, רכישה, או שינוי של נתונים חיצוניים.

My Okou: תהליכי עבודה Public הם שיטות של ה-workspace, ותהליכי עבודה Private שייכים למשתמש הנוכחי. Legacy Agents: תהליכי עבודה שייכים ל-Agent; תהליך עבודה Public צריך גם Agent בעלים שהחברים לקבוצה יכולים לגשת אליו.

באיזו חוויה אתה משתמש?

המסמכים האלה מכסים את שתי החוויות. אם Settings → Personal → My Okou זמין, פעל לפי השלבים של My Okou. אם אתה משתמש בדף Agents עם New agent, פעל לפי השלבים של Legacy Agents. הזמינות עשויה להשתנות בין חברים; מסמכים אלה אינם משנים את החוויה שלך.

בכל אחת מהחוויות, אפשר להריץ כמה צ'אטים או משימות במקביל, להשתמש מחדש בתהליכי עבודה, ולשתף עבודה שנבדקה עם הצוות שלך. תת-סוכן זמן ריצה הוא כלי ביצוע, לא פרופיל מוצר נפרד שצריך ליצור.

הפוך תהליך עבודה לציבורי

1. פתח את Workflows.
2. בחר את התהליך שברצונך לשתף.
3. בדוק את Name,‏ Description,‏ Instructions, ואת הקבצים המצורפים.
4. תחת Visibility, בחר Public או בחר Make workflow public.
5. אשר את השינוי.

התהליך הופך כעת לחלק מספריית תהליכי העבודה המשותפת של ה-workspace.

דוגמה של My Okou: כרטיסיית הגדרות התהליך כוללת את האפשרויות הפוך לתהליך עבודה לציבורי והפוך לעותק פרטי.

הפרסום והתחזוקה עדיין כפופים להרשאות ה-workspace הקיימות. יצירת תהליך עבודה Private אינה מעניקה זכויות פרסום Public. ב-Legacy Agents, ייתכן ש-Admin יצטרך לפרסם עבודה ב-Agent שאינך הבעלים שלו.

Public לעומת Private

Public פירושו ציבורי בתוך ה-workspace. הוא אינו יוצר דף אינטרנט ללא אימות ואינו מפרסם את תהליך העבודה לאינטרנט הפתוח.

איך חברי הצוות מריצים אותו

ב-My Okou, חברים משתמשים בתהליך עבודה Public בצ'אט שלהם ב-workspace הנוכחי. ב-Legacy Agents, פתח את הצ'אט של ה-Agent הבעלים שלו. בכל אחת מהחוויות:

• הזן את פקודת ה-slash שלו, למשל /qualify-inbound-lead;
• בקש את המשימה בשפה טבעית כאשר תיאור התהליך תואם בבירור לבקשה.

ב-Slack, ציין את Okou וכולל את שם התהליך או את המשימה המיועדת. ראה השתמש בתהליכי עבודה משותפים ב-Slack.

החבר שמריץ את התהליך מספק את הקלטים הספציפיים לבקשה. Okou משתמש ב-Instructions, בזיכרון, בחשבונות המחוברים ובהרשאות של החבר המבצע (ובנוסף בהקשר של ה-Agent ב-Legacy Agents); הוא אינו שואל גישה לחשבונות האישיים של יוצר התהליך.

שתף את השיטה, לא את החשבון

הפריטים הבאים הם עצמאיים:

1. נראות תהליך העבודה קובעת מי יכול לראות ולהפעיל את ההליך.
2. הוראות אישיות הן אישיות ב-My Okou. נראות הסוכן נשארת גבול גישה נפרד ב-Legacy Agents.
3. החיבור מזהה את חשבון השירות שחבר חיבר.
4. הרשאה והרשאות בשם קובעות מה Okou יכול לעשות עם החיבור הזה. כל פקדי החשבון הנוספים בצ'אט הם עצמאיים משיתוף תהליך העבודה.

זו הסיבה ששני חברי צוות יכולים להריץ את אותו workflow ציבורי ועדיין לקבל בקשת הרשאה עבור שירותים שונים. כל אדם מעניק גישה במסגרת העבודה שלו.

צור עותק של Workflow

השתמש בעותק כאשר אתה צריך גרסה שיכולה להתפתח באופן עצמאי. My Okou: בחר Make private copy כדי ליצור גרסה משלך בסביבת העבודה הזו. תהליך העבודה הפרטי שלך באותו שם מקבל קדימות על פני הגרסה הציבורית; השתמש ב-Workflow ID מפורש כדי לזהות הגדרה משותפת מסוימת. האוטומציות של חבר אחר אינן מועתקות.

Legacy Agents: זרימת ההעתקה הקיימת היא:

1. פתח את התהליך.
2. בחר Copy workflow.
3. בחר את הסוכן היעד.
4. פתח את העותק החדש ובדוק את ההוראות, הקבצים וההרשאות שלו.
5. פרסם את העותק רק לאחר שהוא נבדק בסוכן היעד.

העותק מתחיל כתהליך עבודה פרטי חדש. שינויים בו אינם מעדכנים את המקור, ושינויים במקור אינם מעדכנים את העותק. התייחס לזה כאל fork, לא כסנכרון חי.

העתקה שימושית כאשר Sales ו-Customer Success חולקים שיטת מחקר אך זקוקים לפורמטי פלט שונים או לגבולות אישור שונים. אם כולם צריכים לקבל עדכונים עתידיים לאותו תקן, שמור על תהליך עבודה ציבורי אחד במקום ליצור עותקים.

עדכן תהליך עבודה ציבורי בבטחה

ייתכן שתהליך עבודה ציבורי כבר נמצא בשימוש על ידי חברי צוות או Automations. לפני שינוי מהותי:

1. זהה איזו התנהגות או איזה פלט ישתנו.
2. בדוק את ההוראה המתוקנת עם קלטים מייצגים.
3. הודע לחברים מושפעים כאשר הקלטים, השדות, היעדים או כללי האישור משתנים.
4. בדוק כל Automation שמריצה את התהליך.
5. שמור על אותו slug כאשר השינוי תואם לאחור; השתמש בתהליך עבודה חדש כאשר החוזה משתנה באופן מהותי.

שיפורים קטנים כגון ציטוטים ברורים יותר או בדיקת איכות חזקה יותר יכולים בדרך כלל להישאר באותו תהליך עבודה. תהליך עבודה חדש בטוח יותר כאשר הקהל, הקלטים הנדרשים או הפעולה המתקבלת שונים באופן מהותי.

הפוך תהליך עבודה שוב לפרטי

שינוי של תהליך עבודה ציבורי ל-Private מסיר את גישת הצוות. ייתכן שחברים אחרים יאבדו את היכולת להריץ אותו, ו-Automations שלהם שתלויות בו עלולות להפסיק.

לפני שהופכים אותו לפרטי:

• בדוק אילו אנשים ו-Automations משתמשים בו;
• צור או העתק תחליף אם הצוות עדיין זקוק לשיטה;
• הודע לבעלים המושפעים;
• ודא שאף קובץ עזר משותף לא הופך לזמין באופן בלתי צפוי.

רשימת בדיקה קלה לפרסום

• שם ברור ו-slug קל לזכירה
• התיאור מסביר מתי להשתמש בו
• ההוראה מגדירה קלטים, שלבים, פלט וגבולות אישור
• הקבצים עדכניים ובטוחים לשיתוף
• ב-Legacy Agents, הסוכן הבעלים הוא Public
• נבדק על ידי מישהו שאינו המחבר
• ללא אישורים אישיים או תוכן מצ'אט פרטי
• האוטומציות הידועות נבדקו

לאחר מכן, הזמן חברי צוות או עזור לחברים קיימים להצטרף ל-workspace.