Ställ in ett arbetsflöde som Public när andra medlemmar i samma arbetsyta ska kunna upptäcka och köra samma procedur. Behåll det som Private så länge det är personligt, experimentellt eller innehåller material som arbetsytan inte bör dela.
När du publicerar ett arbetsflöde delas dess instruktion och bifogade referensfiler. Det delar inte upphovspersonens privata chattar, anslutna konton, inloggningsuppgifter eller personliga behörighetsgivningar.
Innan du publicerar
Kontrollera att:
- arbetsflödet ger ett användbart resultat med mer än en realistisk inmatning;
- beskrivningen tydligt anger när det ska användas;
- instruktionen inte innehåller någon token, något lösenord, någon kundhemlighet eller onödiga personuppgifter;
- bifogade filer är säkra för alla arbetsytans medlemmar att se;
- i Legacy Agents är den ägande Agenten Public och tillgänglig för de avsedda medlemmarna;
- godkännandereglerna är tydliga för att skicka, publicera, radera, köpa eller ändra externa data.
My Okou: Public Workflows är arbetsytans metoder, och Private Workflows tillhör den aktuella användaren. Legacy Agents: arbetsflöden tillhör en Agent; ett Public Workflow kräver också en ägande Agent som teammedlemmarna kan komma åt.
Vilken upplevelse använder du?
De här dokumenten täcker båda upplevelserna. Om Settings → Personal → My Okou finns tillgängligt, följ stegen för My Okou. Om du använder en Agents-sida med New agent, följ stegen för Legacy Agents. Tillgängligheten kan skilja sig mellan medlemmar; dessa dokument ändrar inte din upplevelse.
I båda upplevelserna kan du köra flera chattar eller uppgifter samtidigt, återanvända arbetsflöden och dela granskade arbeten med ditt team. En runtime subagent är ett exekveringsverktyg, inte en separat produktprofil som du behöver skapa.
Gör ett arbetsflöde offentligt
- Öppna Workflows.
- Markera det arbetsflöde du vill dela.
- Granska dess Name, Description, Instructions och bifogade filer.
- Under Visibility, välj Public eller välj Make workflow public.
- Bekräfta ändringen.
Arbetsflödet blir nu en del av arbetsytans delade arbetsflödesbibliotek.
My Okou-exempel: fliken Arbetsflödets inställningar innehåller Gör arbetsflödet offentligt och Gör en privat kopia.
Publicering och underhåll följer fortfarande befintliga behörigheter i arbetsytan. Att skapa ett Private Workflow ger inte rätt att publicera som Public. I Legacy Agents kan en Admin behöva publicera arbete på en Agent som du inte äger.
Public kontra Private
| Synlighet | Vem kan se och använda det | Bäst för |
|---|---|---|
| Private | Den aktuella användaren i My Okou; ägaren inom Agent-kontexten i Legacy Agents | Utkast, personliga metoder, experiment och känsligt referensmaterial |
| Public | Arbetsytans medlemmar; i Legacy Agents dessutom beroende av åtkomst till ägande Agent | Granskade teamprocedurer, godkända mallar och återkommande tvärfunktionellt arbete |
Public betyder public inom arbetsytan. Det skapar inte en oautentiserad webbsida eller publicerar arbetsflödet på öppna internet.
Hur teammedlemmar kör det
I My Okou använder medlemmar ett offentligt arbetsflöde i sin egen chatt i den aktuella arbetsytan. I Legacy Agents öppnar du Agentens chatt. I båda upplevelserna:
- skriv in dess slash-kommando, till exempel
/qualify-inbound-lead; - be om uppgiften på naturligt språk när arbetsflödets beskrivning tydligt matchar begäran.
I Slack, nämn Okou och inkludera arbetsflödets namn eller avsedda uppgift. Se Använd delade arbetsflöden i Slack.
Den medlem som kör arbetsflödet tillhandahåller de förfrågespecifika indata. Okou använder den körande medlemmens personliga instruktioner (Instructions), minne, anslutna konton och behörigheter (plus Agent-kontexten i Legacy Agents); den lånar inte arbetsflödets upphovspersons personliga kontotillgång.
Dela metoden, inte kontot
Följande är oberoende av varandra:
- Synlighet för arbetsflödet avgör vem som kan se och anropa proceduren.
- Personliga instruktioner (Instructions) är personliga i My Okou. Agent-synlighet förblir en separat åtkomstgräns i Legacy Agents.
- Anslutning identifierar det tjänstekonto som en medlem har anslutit.
- Auktorisering och namngivna behörigheter avgör vad Okou kan göra med den anslutningen. Eventuella ytterligare kontokontroller i chatten är oberoende av delning av arbetsflödet.
Det är därför två teammedlemmar kan köra samma offentliga arbetsflöde och ändå få en auktoriseringsförfrågan för olika tjänster. Var och en beviljar åtkomst inom sin egen arbetsgräns.
Kopiera ett arbetsflöde
Använd en kopia när du behöver en version som kan utvecklas oberoende. My Okou: välj Make private copy för att skapa din egen version i denna arbetsyta. Ditt Private Workflow med samma namn har företräde framför den Public versionen; använd ett uttryckligt Workflow ID för att identifiera en viss delad definition. En annan medlems Automations kopieras inte.
Legacy Agents: det befintliga kopieringsflödet är:
- Öppna arbetsflödet.
- Välj Copy workflow.
- Välj målagenten.
- Öppna den nya kopian och granska dess instruktion, filer och behörigheter.
- Publicera kopian först efter att den har testats i målagenten.
Kopian börjar som ett nytt privat arbetsflöde. Ändringar i det uppdaterar inte originalet, och ändringar i originalet uppdaterar inte kopian. Betrakta detta som en fork, inte en live-synkronisering.
Kopiering är användbart när Sales och Customer Success delar en forskningsmetod men behöver olika utdataformat eller andra gränser för godkännande. Om alla ska få framtida uppdateringar till en standard, behåll ett offentligt arbetsflöde i stället för att skapa kopior.
Uppdatera ett offentligt arbetsflöde på ett säkert sätt
Ett offentligt arbetsflöde kan redan användas av teammedlemmar eller automationer. Innan en materiell ändring:
- Identifiera vilket beteende eller vilken utdata som kommer att ändras.
- Testa den reviderade instruktionen med representativa indata.
- Informera berörda medlemmar när indata, fält, destinationer eller godkännanderegler ändras.
- Kontrollera alla automationer som kör arbetsflödet.
- Behåll samma slug när ändringen är bakåtkompatibel; använd ett nytt arbetsflöde när avtalet ändras väsentligt.
Små förbättringar som tydligare källhänvisningar eller en starkare kvalitetskontroll kan vanligtvis stanna i samma arbetsflöde. Ett nytt arbetsflöde är säkrare när målgruppen, de nödvändiga indata eller den resulterande åtgärden är fundamentalt annorlunda.
Gör ett arbetsflöde privat igen
Att ändra ett offentligt arbetsflöde till Private tar bort teamets åtkomst. Andra medlemmar kan förlora möjligheten att köra det, och deras automationer som är beroende av det kan sluta fungera.
Innan du gör det privat:
- granska vilka personer och automationer som använder det;
- skapa eller kopiera en ersättare om teamet fortfarande behöver metoden;
- meddela berörda ägare;
- bekräfta att ingen delad referensfil oväntat blir otillgänglig.
En lättviktig checklista för publicering
- Tydligt namn och minnesvänlig slug
- Beskrivningen förklarar när det ska användas
- Instruktionen definierar indata, steg, utdata och gränser för godkännande
- Filerna är aktuella och säkra att dela
- I Legacy Agents är den ägande Agenten offentlig
- Testad av någon annan än författaren
- Inga personliga inloggningsuppgifter eller privat chattinnehåll
- Kända automationer granskade
Nästa steg: bjud in teammedlemmar eller hjälp befintliga medlemmar att gå med i arbetsytan.
