Ustaw przepływ pracy jako Publiczne, gdy inni członkowie tego samego obszaru roboczego powinni móc odnaleźć i uruchomić tę samą procedurę. Pozostaw go jako Private, dopóki jest osobisty, eksperymentalny lub zawiera materiały, których obszar roboczy nie powinien udostępniać.
Opublikowanie przepływu pracy udostępnia jego instrukcję i dołączone pliki referencyjne. Nie udostępnia prywatnych czatów twórcy, połączonych kont, poświadczeń ani osobistych nadanych uprawnień.
Zanim opublikujesz
Upewnij się, że:
- przepływ pracy daje użyteczny wynik dla więcej niż jednego realistycznego wejścia;
- jego opis jasno mówi, kiedy go używać;
- instrukcja nie zawiera tokenu, hasła, tajemnicy klienta ani zbędnych danych osobowych;
- dołączone pliki są bezpieczne do wglądu dla każdego członka obszaru roboczego;
- w Legacy Agents agent właścicielski jest Publiczny i dostępny dla zamierzonych członków;
- reguły zatwierdzania są jednoznaczne w przypadku wysyłania, publikowania, usuwania, kupowania lub zmieniania danych zewnętrznych.
My Okou: Publiczne przepływy pracy to metody obszaru roboczego, a prywatne przepływy pracy należą do bieżącego użytkownika. Legacy Agents: przepływ pracy należy do agenta; publiczny przepływ pracy wymaga też agenta właścicielskiego, do którego współpracownicy mają dostęp.
Z jakiego doświadczenia korzystasz?
Te dokumenty obejmują oba środowiska. Jeśli dostępne są Settings → Personal → My Okou, postępuj zgodnie z krokami dla My Okou. Jeśli używasz strony Agents z opcją New agent, postępuj zgodnie z krokami dla Legacy Agents. Dostępność może się różnić między członkami; te dokumenty nie zmieniają Twojego środowiska.
W obu przypadkach możesz prowadzić kilka czatów lub zadań jednocześnie, ponownie używać przepływów pracy i udostępniać zespołowi sprawdzoną pracę. Subagent czasu działania jest narzędziem wykonawczym, a nie osobnym profilem produktu, który trzeba utworzyć.
Uczyń workflow publicznym
- Otwórz Workflows.
- Wybierz przepływ pracy, który chcesz udostępnić.
- Sprawdź jego Name, Description, Instructions oraz dołączone pliki.
- W sekcji Visibility wybierz Public albo Make workflow public.
- Potwierdź zmianę.
Przepływ pracy staje się teraz częścią współdzielonej biblioteki przepływów pracy obszaru roboczego.
Przykład My Okou: karta Settings przepływu pracy zawiera opcje Make workflow public i Make private copy.
Publikacja i utrzymanie nadal podlegają istniejącym uprawnieniom obszaru roboczego. Utworzenie prywatnego przepływu pracy nie przyznaje praw do publikacji jako publiczny. W Legacy Agents administrator może musieć opublikować pracę na agencie, którego nie posiadasz.
Public versus private
| Widoczność | Kto może to zobaczyć i używać | Najlepsze zastosowanie |
|---|---|---|
| Private | Bieżący użytkownik w My Okou; właściciel w kontekście agenta w Legacy Agents | Szkice, osobiste metody, eksperymenty i wrażliwe materiały referencyjne |
| Public | Członkowie obszaru roboczego; w Legacy Agents także z uwzględnieniem dostępu agenta właścicielskiego | Sprawdzone procedury zespołowe, zatwierdzone szablony i powtarzalna praca międzyfunkcyjna |
Publiczny oznacza publiczny wewnątrz obszaru roboczego. Nie tworzy niezabezpieczonej strony internetowej ani nie publikuje przepływu pracy w otwartym internecie.
Jak współpracownicy to uruchamiają
W My Okou członkowie używają publicznego przepływu pracy we własnym czacie w bieżącym obszarze roboczym. W Legacy Agents otwierają czat jego agenta właścicielskiego. W obu przypadkach:
- wpisują jego komendę slash, na przykład
/qualify-inbound-lead; - proszą o zadanie w naturalnym języku, gdy opis przepływu pracy wyraźnie odpowiada żądaniu.
W Slacku wspomnij Okou i podaj nazwę przepływu pracy lub zamierzone zadanie. Zobacz Używanie współdzielonych przepływów pracy w Slack.
Członek uruchamiający przepływ pracy podaje dane wejściowe specyficzne dla żądania. Okou korzysta z osobistych instrukcji (Instructions), pamięci, połączonych kont i uprawnień uruchamiającego członka (oraz z kontekstu agenta w Legacy Agents); nie korzysta z osobistego dostępu do kont twórcy przepływu pracy.
Udostępniaj metodę, nie konto
Następujące elementy są niezależne:
- Widoczność przepływu pracy określa, kto może zobaczyć i wywołać procedurę.
- Osobiste instrukcje (Instructions) są osobiste w My Okou. Widoczność agenta pozostaje osobnym ograniczeniem dostępu w Legacy Agents.
- Połączenie wskazuje konto usługi, które członek połączył.
- Autoryzacja i nazwane uprawnienia określają, co Okou może zrobić z tym połączeniem. Wszelkie dodatkowe kontrolki konta na czacie są niezależne od udostępniania przepływu pracy.
Dlatego dwoje współpracowników może uruchomić ten sam publiczny przepływ pracy i nadal otrzymać prośbę o autoryzację dla różnych usług. Każda osoba przyznaje dostęp w granicach własnej pracy.
Skopiuj Workflow
Użyj kopii, gdy potrzebujesz wersji, która może rozwijać się niezależnie. My Okou: wybierz Make private copy, aby utworzyć własną wersję w tym obszarze roboczym. Twój prywatny przepływ pracy o tej samej nazwie ma pierwszeństwo przed wersją publiczną; użyj jawnego Workflow ID, aby wskazać konkretną współdzieloną definicję. Automatyzacje innego członka nie są kopiowane.
Legacy Agents: istniejący przepływ kopiowania wygląda tak:
- Otwórz przepływ pracy.
- Wybierz Copy workflow.
- Wybierz docelowego agenta.
- Otwórz nową kopię i sprawdź jej instrukcję, pliki oraz uprawnienia.
- Opublikuj kopię dopiero po przetestowaniu jej w docelowym agencie.
Kopia zaczyna się jako nowy prywatny przepływ pracy. Zmiany w niej nie aktualizują oryginału, a zmiany w oryginale nie aktualizują kopii. Traktuj to jako rozwidlenie, a nie aktywną synchronizację.
Kopiowanie jest przydatne, gdy Sales i Customer Success korzystają z tej samej metody badawczej, ale potrzebują różnych formatów wyników lub granic zatwierdzania. Jeśli wszyscy powinni otrzymywać przyszłe aktualizacje jednego standardu, zachowaj jeden publiczny przepływ pracy zamiast tworzyć kopie.
Bezpiecznie aktualizuj publiczne workflow
Publiczny przepływ pracy może już być używany przez współpracowników lub automations. Przed istotną zmianą:
- Określ, jakie zachowanie lub wynik się zmieni.
- Przetestuj zmienioną instrukcję na reprezentatywnych danych wejściowych.
- Poinformuj zainteresowanych członków, gdy zmieniają się dane wejściowe, pola, miejsca docelowe lub reguły zatwierdzania.
- Sprawdź wszelkie automations, które uruchamiają przepływ pracy.
- Zachowaj ten sam slug, gdy zmiana jest wstecznie zgodna; użyj nowego przepływu pracy, gdy kontrakt zmienia się zasadniczo.
Niewielkie ulepszenia, takie jak jaśniejsze cytaty lub mocniejsza kontrola jakości, zwykle mogą pozostać w tym samym przepływie pracy. Nowy przepływ pracy jest bezpieczniejszy, gdy odbiorcy, wymagane dane wejściowe lub wynikające działanie są zasadniczo inne.
Uczyń workflow ponownie prywatnym
Zmiana publicznego przepływu pracy na prywatny usuwa dostęp zespołu. Inni członkowie mogą utracić możliwość jego uruchamiania, a ich automations zależne od niego mogą przestać działać.
Zanim ustawisz go jako prywatny:
- sprawdź, które osoby i automations z niego korzystają;
- utwórz lub skopiuj zastępstwo, jeśli zespół nadal potrzebuje tej metody;
- powiadom dotkniętych właścicieli;
- potwierdź, że żaden współdzielony plik referencyjny nie stanie się niespodziewanie niedostępny.
Lekka lista kontrolna publikacji
- Jasna nazwa i zapamiętywalny slug
- Opis wyjaśnia, kiedy go używać
- Instrukcja określa dane wejściowe, kroki, wynik i granice zatwierdzania
- Pliki są aktualne i bezpieczne do udostępnienia
- W Legacy Agents agent właścicielski jest Publiczny
- Przetestowane przez kogoś innego niż autor
- Brak osobistych poświadczeń ani treści prywatnych czatów
- Sprawdzone znane automations
Następnie zaprosić współpracowników albo pomóc obecnym członkom dołączyć do obszaru roboczego.
