Définissez un workflow sur Public lorsque d’autres membres du même espace de travail doivent pouvoir découvrir et exécuter la même procédure. Laissez-le en Private tant qu’il est personnel, expérimental ou qu’il contient du contenu que l’espace de travail ne doit pas partager.
La publication d’un workflow partage son instruction et les fichiers de référence joints. Elle ne partage pas les chats privés du créateur, les comptes connectés, les identifiants ni les autorisations personnelles accordées.
Avant de publier
Vérifiez que :
- le workflow produit un résultat utile avec plus d’une entrée réaliste ;
- sa description indique clairement quand l’utiliser ;
- l’instruction ne contient aucun jeton, mot de passe, secret client ou donnée personnelle inutile ;
- les fichiers joints peuvent être consultés sans risque par chaque membre de l’espace de travail ;
- dans Legacy Agents, l’Agent propriétaire est Public et accessible pour les membres visés ;
- les règles d’approbation sont explicites pour l’envoi, la publication, la suppression, l’achat ou la modification de données externes.
My Okou : les Public Workflows sont des méthodes de l’espace de travail, et les Private Workflows appartiennent à l’utilisateur actuel. Legacy Agents : les workflows appartiennent à un Agent ; un Public Workflow nécessite aussi un Agent propriétaire auquel les coéquipiers peuvent accéder.
Quelle expérience utilisez-vous ?
Cette documentation couvre les deux expériences. Si Settings → Personal → My Okou est disponible, suivez les étapes My Okou. Si vous utilisez une page Agents avec New agent, suivez les étapes Legacy Agents. La disponibilité peut différer selon les membres ; cette documentation ne modifie pas votre expérience.
Dans l’une ou l’autre expérience, vous pouvez lancer plusieurs chats ou tâches en même temps, réutiliser des workflows et partager avec votre équipe le travail validé. Un sous-agent d’exécution est un outil d’exécution, pas un profil produit distinct que vous devez créer.
Rendre un workflow public
- Ouvrez Workflows.
- Sélectionnez le workflow que vous voulez partager.
- Vérifiez son Name, sa Description, ses Instructions et les fichiers joints.
- Sous Visibility, choisissez Public ou sélectionnez Make workflow public.
- Confirmez la modification.
Le workflow fait alors partie de la bibliothèque de workflows partagés de l’espace de travail.
Exemple My Okou : l’onglet Paramètres du workflow inclut Make workflow public et Make private copy.
La publication et la maintenance suivent toujours les autorisations existantes de l’espace de travail. Créer un Private Workflow ne donne pas de droits de publication Public. Dans Legacy Agents, un Admin peut devoir publier un travail sur un Agent que vous ne possédez pas.
Public versus private
| Visibilité | Qui peut le voir et l’utiliser | Idéal pour |
|---|---|---|
| Private | L’utilisateur actuel dans My Okou ; le propriétaire dans le contexte Agent dans Legacy Agents | Brouillons, méthodes personnelles, expérimentations et matériel de référence sensible |
| Public | Les membres de l’espace de travail ; dans Legacy Agents, soumis aussi à l’accès de l’Agent propriétaire | Procédures d’équipe validées, modèles approuvés et travail récurrent transversal |
Public signifie public au sein de l’espace de travail. Cela ne crée pas une page web sans authentification et ne publie pas le workflow sur Internet.
Comment les coéquipiers l’exécutent
Dans My Okou, les membres utilisent un Public Workflow dans leur propre Chat dans l’espace de travail actuel. Dans Legacy Agents, ouvrez le Chat de son Agent propriétaire. Dans l’une ou l’autre expérience :
- saisissez sa commande slash, par exemple
/qualify-inbound-lead; - demandez la tâche en langage naturel lorsque la description du workflow correspond clairement à la demande.
Dans Slack, mentionnez Okou et incluez le nom du workflow ou la tâche visée. Voir Utiliser les workflows partagés dans Slack.
Le membre qui exécute le workflow fournit les entrées propres à la demande. Okou utilise les Instructions, la mémoire, les comptes connectés et les autorisations du membre exécutant (ainsi que le contexte de l’Agent dans Legacy Agents) ; il n’emprunte pas l’accès au compte personnel du créateur du workflow.
Partager la méthode, pas le compte
Les éléments suivants sont indépendants :
- La visibilité du workflow détermine qui peut voir et invoquer la procédure.
- Les Instructions sont personnelles dans My Okou. La visibilité de l’Agent reste une frontière d’accès distincte dans Legacy Agents.
- La connexion identifie le compte de service qu’un membre a connecté.
- L’autorisation et les autorisations nommées déterminent ce qu’Okou peut faire avec cette connexion. Tout autre contrôle de compte de chat est indépendant du partage de workflow.
C’est pourquoi deux coéquipiers peuvent exécuter le même workflow public et recevoir tout de même une demande d’autorisation pour des services différents. Chacun accorde l’accès pour son propre périmètre de travail.
Copier un Workflow
Utilisez une copie lorsque vous avez besoin d’une version pouvant évoluer indépendamment. My Okou : choisissez Make private copy pour créer votre propre version dans cet espace de travail. Votre Private Workflow portant le même nom prend le dessus sur la version Public ; utilisez un Workflow ID explicite pour identifier une définition partagée particulière. Les Automations d’un autre membre ne sont pas copiées.
Legacy Agents : le flux de copie existant est le suivant :
- Ouvrez le workflow.
- Sélectionnez Copy workflow.
- Choisissez l’agent de destination.
- Ouvrez la nouvelle copie et vérifiez son instruction, ses fichiers et ses autorisations.
- Ne publiez la copie qu’après l’avoir testée dans l’agent de destination.
La copie commence comme un nouveau workflow privé. Les modifications apportées à la copie ne mettent pas à jour l’original, et les modifications apportées à l’original ne mettent pas à jour la copie. Considérez cela comme une bifurcation, pas comme une synchronisation en direct.
La copie est utile lorsque les équipes Sales et Customer Success partagent une méthode de recherche mais ont besoin de formats de sortie ou de limites d’approbation différents. Si tout le monde doit recevoir les futures mises à jour d’une norme unique, conservez un seul workflow public au lieu de créer des copies.
Mettre à jour un workflow public en toute sécurité
Un workflow public peut déjà être utilisé par des coéquipiers ou des automatisations. Avant une modification importante :
- Identifiez le comportement ou la sortie qui changera.
- Testez l’instruction révisée avec des entrées représentatives.
- Informez les membres concernés lorsque les entrées, champs, destinations ou règles d’approbation changent.
- Vérifiez les automatisations qui exécutent le workflow.
- Conservez le même slug lorsque la modification est rétrocompatible ; utilisez un nouveau workflow lorsque le contrat change de manière substantielle.
De petites améliorations, comme des citations plus claires ou une vérification de qualité plus solide, peuvent généralement rester dans le même workflow. Un nouveau workflow est plus sûr lorsque le public, les entrées requises ou l’action résultante sont fondamentalement différents.
Rendre à nouveau un workflow privé
Modifier un workflow public pour le rendre Private supprime l’accès de l’équipe. D’autres membres peuvent perdre la possibilité de l’exécuter, et leurs automatisations qui en dépendent peuvent s’arrêter.
Avant de le rendre privé :
- examinez quelles personnes et quelles automatisations l’utilisent ;
- créez ou copiez un remplaçant si l’équipe a toujours besoin de cette méthode ;
- informez les propriétaires concernés ;
- confirmez qu’aucun fichier de référence partagé ne devient indisponible de façon inattendue.
Une liste de contrôle de publication légère
- Nom clair et slug mémorable
- La description explique quand l’utiliser
- L’instruction définit les entrées, les étapes, la sortie et les limites d’approbation
- Les fichiers sont à jour et peuvent être partagés sans risque
- Dans Legacy Agents, l’Agent propriétaire est Public
- Testé par quelqu’un d’autre que l’auteur
- Aucun identifiant personnel ni contenu de chat privé
- Automatisations connues examinées
Ensuite, invitez des coéquipiers ou aidez les membres existants à rejoindre l’espace de travail.
