Configura un flujo de trabajo como Public cuando otros miembros del mismo espacio de trabajo deban poder descubrir y ejecutar el mismo procedimiento. Mantenlo Private mientras sea personal, experimental o contenga material que el espacio de trabajo no deba compartir.
Publicar un flujo de trabajo comparte su instrucción y los archivos de referencia adjuntos. No comparte los chats privados del creador, las cuentas conectadas, las credenciales ni las concesiones de permisos personales.
Antes de publicar
Confirma que:
- el flujo de trabajo produce un resultado útil con más de una entrada realista;
- su descripción indica claramente cuándo usarlo;
- la instrucción no contiene ningún token, contraseña, secreto de cliente ni datos personales innecesarios;
- los archivos adjuntos son seguros para que los vea cualquier miembro del espacio de trabajo;
- en Legacy Agents, el Agent propietario es Public y está disponible para los miembros previstos;
- las reglas de aprobación son explícitas para enviar, publicar, eliminar, comprar o cambiar datos externos.
My Okou: los flujos de trabajo públicos son métodos del espacio de trabajo, y los flujos de trabajo privados pertenecen al usuario actual. Legacy Agents: los flujos de trabajo pertenecen a un Agent; un flujo de trabajo público también necesita un Agent propietario al que los compañeros de equipo puedan acceder.
¿Qué experiencia estás usando?
Estos documentos cubren ambas experiencias. Si Settings → Personal → My Okou está disponible, sigue los pasos de My Okou. Si usas una página Agents con New agent, sigue los pasos de Legacy Agents. La disponibilidad puede variar entre miembros; estos documentos no cambian tu experiencia.
En cualquiera de las dos experiencias, puedes ejecutar varios chats o tareas a la vez, reutilizar flujos de trabajo y compartir con tu equipo el trabajo revisado. Un subagent de tiempo de ejecución es una herramienta de ejecución, no un perfil de producto independiente que debas crear.
Hacer público un flujo de trabajo
- Abre Flujos de trabajo (Workflows).
- Selecciona el flujo de trabajo que quieres compartir.
- Revisa su Nombre (Name), Descripción (Description), Instrucciones (Instructions) y los archivos adjuntos.
- En Visibilidad (Visibility), elige Público (Public) o selecciona Hacer público el flujo de trabajo (Make workflow public).
- Confirma el cambio.
Ahora el flujo de trabajo pasa a formar parte de la biblioteca compartida de flujos de trabajo del espacio de trabajo.
Ejemplo de My Okou: la pestaña Settings del Workflow incluye Make workflow public y Make private copy.
La publicación y el mantenimiento siguen estando sujetos a los permisos existentes del espacio de trabajo. Crear un flujo de trabajo privado no concede derechos de publicación pública. En Legacy Agents, es posible que un Admin deba publicar el trabajo en un Agent que no te pertenece.
Público frente a privado
| Visibilidad | Quién puede verlo y usarlo | Ideal para |
|---|---|---|
| Private | El usuario actual en My Okou; el propietario dentro del contexto del Agent en Legacy Agents | Borradores, métodos personales, experimentos y material de referencia sensible |
| Public | Miembros del espacio de trabajo; en Legacy Agents, también sujeto al acceso del Agent propietario | Procedimientos de equipo revisados, plantillas aprobadas y trabajo recurrente entre funciones |
Public significa público dentro del espacio de trabajo. No crea una página web sin autenticación ni publica el flujo de trabajo en Internet abierto.
Cómo lo ejecutan los compañeros de equipo
En My Okou, los miembros usan un flujo de trabajo público en su propio chat dentro del espacio de trabajo actual. En Legacy Agents, abre el chat del Agent propietario. En cualquiera de las experiencias:
- escribe su comando con barra, como
/qualify-inbound-lead; - pide la tarea en lenguaje natural cuando la descripción del flujo de trabajo coincida claramente con la solicitud.
En Slack, menciona a Okou e incluye el nombre del flujo de trabajo o la tarea prevista. Consulta Usar flujos de trabajo compartidos en Slack.
El miembro que ejecuta el flujo de trabajo proporciona las entradas específicas de la solicitud. Okou usa las instrucciones personales (Instructions), la memoria, las cuentas conectadas y los permisos del miembro que ejecuta (además del contexto del Agent en Legacy Agents); no toma prestado el acceso a cuentas personales del creador del flujo de trabajo.
Comparte el método, no la cuenta
Lo siguiente es independiente:
- La visibilidad del flujo de trabajo determina quién puede ver e invocar el procedimiento.
- Las instrucciones personales (Instructions) son personales en My Okou. La visibilidad del Agent sigue siendo un límite de acceso separado en Legacy Agents.
- La conexión identifica la cuenta de servicio que un miembro ha conectado.
- La autorización y los permisos con nombre determinan qué puede hacer Okou con esa conexión. Cualquier control adicional de la cuenta de chat es independiente de la compartición del flujo de trabajo.
Por eso dos compañeros de equipo pueden ejecutar el mismo flujo de trabajo público y aun así recibir una solicitud de autorización para servicios diferentes. Cada persona concede acceso para su propio ámbito de trabajo.
Copiar un Workflow
Usa una copia cuando necesites una versión que pueda evolucionar de forma independiente. My Okou: elige Make private copy para crear tu propia versión en este espacio de trabajo. Tu flujo de trabajo privado con el mismo nombre prevalece sobre la versión pública; usa un Workflow ID explícito para identificar una definición compartida concreta. Las automatizaciones de otro miembro no se copian.
Legacy Agents: el flujo de copia existente es:
- Abre el flujo de trabajo.
- Selecciona Copy workflow.
- Elige el agente de destino.
- Abre la nueva copia y revisa su instrucción, archivos y permisos.
- Publica la copia solo después de haberla probado en el agente de destino.
La copia empieza como un nuevo flujo de trabajo privado. Los cambios que hagas no actualizan el original, y los cambios del original no actualizan la copia. Trátalo como una bifurcación, no como una sincronización en vivo.
Copiar resulta útil cuando Sales y Customer Success comparten un método de investigación pero necesitan distintos formatos de salida o distintos límites de aprobación. Si todo el mundo debe recibir futuras actualizaciones de un único estándar, mantén un solo flujo de trabajo público en lugar de crear copias.
Actualizar un flujo de trabajo público de forma segura
Un flujo de trabajo público puede estar ya siendo usado por compañeros de equipo o automatizaciones. Antes de un cambio importante:
- Identifica qué comportamiento o resultado cambiará.
- Prueba la instrucción revisada con entradas representativas.
- Informa a los miembros afectados cuando cambien las entradas, los campos, los destinos o las reglas de aprobación.
- Revisa cualquier automatización que ejecute el flujo de trabajo.
- Mantén el mismo slug cuando el cambio sea compatible hacia atrás; usa un flujo de trabajo nuevo cuando el contrato cambie de forma sustancial.
Las mejoras pequeñas, como citas más claras o una comprobación de calidad más sólida, por lo general pueden permanecer en el mismo flujo de trabajo. Un flujo de trabajo nuevo es más seguro cuando la audiencia, las entradas requeridas o la acción resultante son fundamentalmente diferentes.
Hacer privado de nuevo un flujo de trabajo
Cambiar un flujo de trabajo público a Private elimina el acceso del equipo. Es posible que otros miembros pierdan la capacidad de ejecutarlo y que sus automatizaciones que dependen de él dejen de funcionar.
Antes de hacerlo privado:
- revisa qué personas y automatizaciones lo usan;
- crea o copia un reemplazo si el equipo todavía necesita el método;
- notifica a los propietarios afectados;
- confirma que ningún archivo de referencia compartido quede inesperadamente no disponible.
Lista de verificación ligera para publicar
- Nombre claro y slug memorable
- La descripción explica cuándo usarlo
- La instrucción define entradas, pasos, resultado y límites de aprobación
- Los archivos están actualizados y son seguros para compartir
- En Legacy Agents, el Agent propietario es Public
- Probado por alguien distinto del autor
- Sin credenciales personales ni contenido de chats privados
- Automatizaciones conocidas revisadas
Después, invita a tus compañeros de equipo o ayuda a los miembros existentes a unirse al espacio de trabajo.
