Workflows mit Ihrem Team teilen

Setzen Sie einen Workflow auf Öffentlich, wenn andere Mitglieder desselben Arbeitsbereichs dieselbe Vorgehensweise entdecken und ausführen können sollen. Lassen Sie ihn Privat, solange er persönlich, experimentell ist oder Material enthält, das der Arbeitsbereich nicht teilen sollte.

Das Veröffentlichen eines Workflows teilt seine Anweisungen und angehängten Referenzdateien. Es werden weder die privaten Chats des Erstellers, verbundene Konten, Anmeldedaten noch persönliche Berechtigungen geteilt.

Bevor Sie veröffentlichen

Stellen Sie sicher, dass:

• der Workflow bei mehr als einer realistischen Eingabe ein nützliches Ergebnis liefert;
• seine Beschreibung klar sagt, wann er verwendet werden soll;
• die Anweisung kein Token, kein Passwort, kein Kundengeheimnis und keine unnötigen personenbezogenen Daten enthält;
• angehängte Dateien für jedes Mitglied des Arbeitsbereichs sicher einsehbar sind;
• in Legacy Agents der zugehörige Agent Öffentlich ist und für die vorgesehenen Mitglieder verfügbar ist;
• Genehmigungsregeln für Senden, Veröffentlichen, Löschen, Kaufen oder Ändern externer Daten eindeutig festgelegt sind.

My Okou: Öffentliche Workflows sind Methoden des Arbeitsbereichs, und private Workflows gehören dem aktuellen Benutzer. Legacy Agents: Workflows gehören zu einem Agenten; ein öffentlicher Workflow benötigt außerdem einen zugehörigen Agenten, auf den Teammitglieder zugreifen können.

Welche Erfahrung verwenden Sie?

Diese Dokumentation deckt beide Erfahrungen ab. Wenn Settings → Personal → My Okou verfügbar ist, befolgen Sie die Schritte für My Okou. Wenn Sie eine Agents-Seite mit New agent verwenden, befolgen Sie die Schritte für Legacy Agents. Die Verfügbarkeit kann sich zwischen Mitgliedern unterscheiden; diese Dokumentation ändert Ihre Erfahrung nicht.

In beiden Erfahrungen können Sie mehrere Chats oder Aufgaben gleichzeitig ausführen, Workflows wiederverwenden und geprüfte Arbeit mit Ihrem Team teilen. Ein Laufzeit-Subagent ist ein Ausführungswerkzeug, kein separates Produktprofil, das Sie erstellen müssen.

Einen Workflow öffentlich machen

1. Öffnen Sie Workflows.
2. Wählen Sie den Workflow aus, den Sie teilen möchten.
3. Prüfen Sie seinen Name, seine Description, seine Instructions und die angehängten Dateien.
4. Wählen Sie unter Visibility Public oder Make workflow public aus.
5. Bestätigen Sie die Änderung.

Der Workflow wird nun Teil der geteilten Workflow-Bibliothek des Arbeitsbereichs.

My Okou-Beispiel: Die Registerkarte Settings des Workflows enthält Make workflow public und Make private copy.

Veröffentlichung und Wartung folgen weiterhin den vorhandenen Berechtigungen im Arbeitsbereich. Das Erstellen eines privaten Workflows gewährt keine Rechte zur öffentlichen Veröffentlichung. In Legacy Agents muss ein Admin möglicherweise Arbeit auf einem Agenten veröffentlichen, den Sie nicht besitzen.

Öffentlich versus privat

Öffentlich bedeutet öffentlich innerhalb des Arbeitsbereichs. Es erstellt keine ungeschützte Webseite und veröffentlicht den Workflow nicht im offenen Internet.

Wie Teamkollegen ihn ausführen

In My Okou verwenden Mitglieder einen öffentlichen Workflow in ihrem eigenen Chat im aktuellen Arbeitsbereich. In Legacy Agents öffnen sie den Chat des zugehörigen Agenten. In beiden Erfahrungen:

• geben Sie seinen Slash-Befehl ein, zum Beispiel /qualify-inbound-lead;
• bitten Sie in natürlicher Sprache um die Aufgabe, wenn die Beschreibung des Workflows klar zur Anfrage passt.

Erwähnen Sie in Slack Okou und fügen Sie den Namen des Workflows oder die beabsichtigte Aufgabe hinzu. Siehe Geteilte Workflows in Slack verwenden.

Das Mitglied, das den Workflow ausführt, stellt die auf die Anfrage bezogenen Eingaben bereit. Okou verwendet die persönlichen Anweisungen (Instructions), das Gedächtnis, verbundene Konten und Berechtigungen des ausführenden Mitglieds (sowie in Legacy Agents den Agenten-Kontext); es leiht sich nicht den persönlichen Kontozugriff des Erstellers des Workflows.

Die Methode teilen, nicht das Konto

Die folgenden Dinge sind unabhängig voneinander:

1. Workflow-Sichtbarkeit bestimmt, wer das Verfahren sehen und aufrufen kann.
2. Instructions sind in My Okou persönlich. Agenten-Sichtbarkeit bleibt in Legacy Agents eine separate Zugriffsgrenze.
3. Verbindung bezeichnet das Dienstkonto, das ein Mitglied verbunden hat.
4. Autorisierung und benannte Berechtigungen bestimmen, was Okou mit dieser Verbindung tun kann. Alle zusätzlichen Chat-Kontrollen sind unabhängig vom Teilen von Workflows.

Deshalb können zwei Teamkollegen denselben öffentlichen Workflow ausführen und trotzdem für unterschiedliche Dienste eine Autorisierungsanfrage erhalten. Jede Person gewährt Zugriff nur für ihren eigenen Arbeitsbereich.

Einen Workflow kopieren

Verwenden Sie eine Kopie, wenn Sie eine Version benötigen, die sich unabhängig weiterentwickeln kann. My Okou: Wählen Sie Make private copy, um Ihre eigene Version in diesem Arbeitsbereich zu erstellen. Ihr privater Workflow mit demselben Namen hat Vorrang vor der öffentlichen Version; verwenden Sie eine explizite Workflow-ID, um eine bestimmte geteilte Definition zu identifizieren. Die Automations eines anderen Mitglieds werden nicht kopiert.

Legacy Agents: Der vorhandene Kopierablauf ist:

1. Öffnen Sie den Workflow.
2. Wählen Sie Copy workflow.
3. Wählen Sie den Ziel-Agenten aus.
4. Öffnen Sie die neue Kopie und prüfen Sie ihre Anweisung, Dateien und Berechtigungen.
5. Veröffentlichen Sie die Kopie erst, nachdem sie im Ziel-Agenten getestet wurde.

Die Kopie beginnt als neuer privater Workflow. Änderungen daran aktualisieren das Original nicht, und Änderungen am Original aktualisieren die Kopie nicht. Behandeln Sie dies als Fork, nicht als Live-Synchronisierung.

Das Kopieren ist nützlich, wenn Sales und Customer Success eine Forschungsmethode gemeinsam nutzen, aber unterschiedliche Ausgabeformate oder Genehmigungsgrenzen benötigen. Wenn alle zukünftige Aktualisierungen zu einem Standard erhalten sollen, behalten Sie einen einzigen öffentlichen Workflow, statt Kopien zu erstellen.

Einen Workflow sicher aktualisieren

Ein öffentlicher Workflow kann bereits von Teamkollegen oder Automations verwendet werden. Vor einer wesentlichen Änderung:

1. Ermitteln Sie, welches Verhalten oder welche Ausgabe sich ändert.
2. Testen Sie die überarbeitete Anweisung mit repräsentativen Eingaben.
3. Informieren Sie betroffene Mitglieder, wenn sich Eingaben, Felder, Ziele oder Genehmigungsregeln ändern.
4. Prüfen Sie alle Automations, die den Workflow ausführen.
5. Behalten Sie denselben Slug bei, wenn die Änderung abwärtskompatibel ist; verwenden Sie einen neuen Workflow, wenn sich der Vertrag wesentlich ändert.

Kleine Verbesserungen wie klarere Zitate oder eine stärkere Qualitätsprüfung können normalerweise im selben Workflow bleiben. Ein neuer Workflow ist sicherer, wenn Zielgruppe, erforderliche Eingaben oder die daraus resultierende Aktion grundsätzlich anders sind.

Einen Workflow wieder privat machen

Wenn Sie einen öffentlichen Workflow auf Privat ändern, wird der Teamzugriff entfernt. Andere Mitglieder können ihn möglicherweise nicht mehr ausführen, und ihre davon abhängigen Automations können stoppen.

Bevor Sie ihn auf privat setzen:

• prüfen Sie, welche Personen und Automations ihn verwenden;
• erstellen oder kopieren Sie einen Ersatz, wenn das Team die Methode weiterhin benötigt;
• benachrichtigen Sie betroffene Eigentümer;
• bestätigen Sie, dass keine geteilte Referenzdatei unerwartet nicht mehr verfügbar wird.

Eine leichtgewichtige Veröffentlichungs-Checkliste

• Klarer Name und einprägsamer Slug
• Beschreibung erklärt, wann er verwendet werden soll
• Anweisung definiert Eingaben, Schritte, Ausgabe und Genehmigungsgrenzen
• Dateien sind aktuell und sicher zu teilen
• In Legacy Agents ist der zugehörige Agent Öffentlich
• Von jemand anderem als dem Autor getestet
• Keine persönlichen Anmeldedaten oder privaten Chat-Inhalte
• Bekannte Automations geprüft

Als Nächstes Teamkollegen einladen oder vorhandenen Mitgliedern helfen, dem Arbeitsbereich beizutreten.