Workflows

Ein Workflow ist ein benanntes, wiederverwendbares Verfahren. Er zeigt Okou, wie dein Team eine bestimmte Art von Arbeit erledigt, damit die nächste Person, die ihn braucht, den Prompt nicht neu schreiben muss.

Wenn du Okou zum ersten Mal bittest, etwas zu tun, schreibst du einen Prompt. Beim zweiten Mal fügst du denselben Prompt mit kleinen Anpassungen ein. Beim dritten Mal kopierst du einen langen Prompt aus einem Notion-Dokument, das jemand die „Team-Prompt-Bibliothek“ genannt hat. Genau dann ist es Zeit, einen Workflow zu speichern.

Das Problem, das Workflows lösen

Ein einmaliger Chat ist für eine einmalige Aufgabe in Ordnung. Aber fast jedes Team hat eine Menge Arbeit in der Warteschlange, die wiederkehrt — unterschiedliche Eingaben, gleiche Form:

• Ein Kunde schreibt → seine Historie nachschlagen → eine Antwort in seiner Sprache entwerfen → das Ticket protokollieren
• Ein Fehlerbericht erscheint → Schritte zur Reproduktion extrahieren → Schweregrad klassifizieren → ein strukturiertes Issue anlegen
• Montagmorgen → die Zahlen der letzten Woche abrufen → mit der Woche davor vergleichen → eine Zusammenfassung posten

Ohne Workflows ist jedes davon ein 200-Wort-Prompt, den sich alle merken müssen. Mit Workflows ist jedes davon ein Name: triage-bug-report, weekly-metrics, customer-reply.

Ein Workflow hat für sich genommen keinen Zeitplan und keinen Trigger — er ist das Verfahren. Damit er automatisch läuft, hänge eine Automation daran.

Was in einem Workflow enthalten ist

Kein Knotendiagramm, keine YAML-Konfiguration, kein Trigger-Abschnitt. Die Anweisung sieht meist ziemlich ähnlich aus wie der Chat-Prompt, der beim ersten Mal funktioniert hat.

Eine gute Beschreibung macht den Unterschied zwischen einem Workflow, der auslöst, wenn er soll, und einem, der nie auslöst: "triage a customer-facing bug report and file it to GitHub with severity" ist besser als "do bug stuff."

Besitz und Sichtbarkeit

My Okou: Workflows leben im aktuellen Arbeitsbereich. Ein privater Workflow gehört dem aktuellen Benutzer. Ein öffentlicher Workflow wird mit Mitgliedern des Arbeitsbereichs geteilt; öffentlich bedeutet nicht, dass er im Internet veröffentlicht ist. Jede Ausführung verwendet die persönlichen Anweisungen (Instructions), das Gedächtnis, die verbundenen Konten und die Berechtigungen des ausführenden Benutzers. Das Teilen des Verfahrens teilt diese persönlichen Ressourcen oder privaten Ergebnisse nicht.

Dein privater Workflow mit demselben Namen hat Vorrang vor einem öffentlichen Workflow. Verwende die explizite Workflow-ID, wenn du eine bestimmte geteilte Definition identifizieren musst. Private Kopie erstellen gibt dir eine separate Version zum Anpassen; spätere Änderungen werden nicht mit dem Original synchronisiert. Die Automations eines anderen Mitglieds werden nicht kopiert. Das Erstellen eines privaten Workflows verleiht dir nicht die Berechtigung, öffentliche Workflows zu veröffentlichen oder zu verwalten; die bestehenden Workspace-Veröffentlichungsregeln gelten weiterhin.

Legacy Agents: Jeder Workflow gehört zu einem Agenten. Teammitglieder brauchen außerdem Zugriff auf den zugehörigen Agenten. Workflow kopieren wählt einen Ziel-Agenten aus und erstellt einen privaten Fork. Der Agent stellt sein Profil und seine Anweisungen bereit, während die Ausführung weiterhin den autorisierten Kontozugriff des ausführenden Mitglieds verwendet.

Siehe My Okou und Legacy Agents für dauerhafte Anweisungen.

Welche Erfahrung verwendest du?

Diese Doku deckt beide Erfahrungen ab. Wenn Settings → Personal → My Okou verfügbar ist, befolge die My Okou-Schritte. Wenn du eine Agents-Seite mit New agent verwendest, befolge die Legacy Agents-Schritte. Die Verfügbarkeit kann sich zwischen Mitgliedern unterscheiden; diese Doku ändert deine Erfahrung nicht.

In beiden Erfahrungen kannst du mehrere Chats oder Aufgaben gleichzeitig ausführen, Workflows wiederverwenden und geprüfte Arbeit mit deinem Team teilen. Ein Laufzeit-Subagent ist ein Ausführungstool, kein separates Produktprofil, das du erstellen musst.

Einen Workflow erstellen

Von der Workflows-Seite aus starten

1. Öffne Workflows. My Okou: Wähle In Chat erstellen. Legacy Agents: Wähle dort, wo es angezeigt wird, New workflow.
2. My Okou: Fahre in deinem eigenen Chat fort; eine Agent-Auswahl ist nicht nötig. Legacy Agents: Wähle den Agenten aus, dem der Workflow gehören soll.
3. Okou öffnet einen Chat mit einem angeleiteten Workflow-Erstellungs-Prompt. Beschreibe das gewünschte Ergebnis, die erwarteten Eingaben, die Tools, die Ausgabe und jede Genehmigungsgrenze.
4. Prüfe den vorgeschlagenen Namen, die Beschreibung, die Anweisung, die Dateien und die Sichtbarkeit, bevor Okou ihn erstellt.

Du kannst auch in einem vorhandenen Chat beginnen und Okou bitten, eine Aufgabe, die bereits funktioniert hat, in einen Workflow umzuwandeln. Wenn der erste erfolgreiche Lauf im selben Chat bleibt, erhält Okou konkrete Eingaben, Korrekturen und Ausgaben, die er übernehmen kann.

My Okou-Beispiel: Die Anweisungen des Workflows beschreiben die wiederholbare Aufgabe.

Was in die Anweisung gehört

Lass Anmeldedaten aus der Anweisung und den Dateien heraus. Verbinde den Dienst über Connectoren, prüfe dann das verbundene Konto und gewähre nur die Berechtigungen, die der Workflow benötigt; in Legacy Agents autorisierst du außerdem den zugehörigen Agenten.

Vor dem Automatisieren testen

1. Führe den Workflow manuell mit einer repräsentativen Eingabe aus.
2. Bestätige, dass das ausführende Mitglied die erforderlichen Kontozugriffe und Berechtigungen hat; in Legacy Agents prüfe außerdem die Autorisierung des zugehörigen Agenten.
3. Untersuche den resultierenden Chat auf fehlenden Kontext, unerwartete Schreibvorgänge und die Form der Endausgabe.
4. Bearbeite die Instructions oder angehängten Dateien und führe ihn erneut aus, bis das Ergebnis reproduzierbar ist.
5. Füge eine Automation erst hinzu, nachdem der manuelle Lauf korrekt ist. Beginne mit engen Ereignisfiltern oder einem Zeitplan mit niedriger Frequenz und prüfe dann die ersten wenigen Auslösungen.

Die manuelle Überprüfung trennt Workflow-Probleme von Trigger-Problemen: Wenn Run now fehlschlägt, behebe zuerst den Workflow oder seinen Zugriff; wenn Run now erfolgreich ist, aber ein Ereignis nie auslöst, prüfe die Automation-Konfiguration.

Wie Okou einen Workflow auswählt

Du musst einen Workflow nicht namentlich aufrufen. Okou lädt ihn automatisch, wenn eine eingehende Anfrage zu seiner Beschreibung passt. Ein Workflow mit dem Namen customer-reply-draft, beschrieben als „eine Antwort auf eine Kunden-E-Mail in unserem Stil und anhand unserer Doku entwerfen“, wird ausgelöst, wenn du eine Kunden-E-Mail weiterleitest — kein Name erforderlich.

Um einen bestimmten zu erzwingen, sage es ausdrücklich: „Verwende den Workflow customer-reply-draft für diese E-Mail.“

Eingebaute Workflows

Okou enthält eine Reihe funktionsübergreifender Workflows, die von Okou gepflegt werden — Recherche und Analyse, Finanzen und Buchhaltung, Recht und Compliance, Produkt, Marketing, Kundensupport und Teamkommunikation. Das sind Domänen-Verfahren, keine Connector-Infrastruktur: Jeder lehrt Okou, wie er mit einer wiederkehrenden Art von Arbeit umgeht.

Eine Auswahl:

• deep-dive — strukturierte Recherche und Lösungsentwicklung; Fakten sammeln, dann Optionen erkunden
• prd-writing — Produktanforderungen mit strukturierter Problemdefinition und Akzeptanzkriterien
• copywriting — Marketingtexte über verschiedene Kanäle hinweg (Blogs, E-Mails, Social Media, Landingpages)
• competitor-matrix — Feature-Vergleichsmatrizen, Positionierungs-Analysen, Win/Loss-Analysen
• customer-reply — empathische, zur Marke passende Antworten, zugeschnitten auf Kanal und Dringlichkeit
• nda-screening — eingehende NDAs als GREEN / YELLOW / RED klassifizieren und weiterleiten
• status-updates — Statusberichte und Stakeholder-Updates, angepasst an jedes Publikum

Deine eigenen Workflows stehen neben diesen und haben Vorrang, wenn ihre Beschreibungen besser passen.

Wann du einen erstellen solltest

Die ehrliche Regel: Wenn du im Wesentlichen denselben Prompt mehr als zweimal geschrieben hast — oder dir vorstellen kannst, dass ein Teammitglied ihn schreibt — speichere ihn.

Konkrete Signale:

• Die Arbeit hat einen Namen, den dein Team bereits verwendet („Morgenbriefing“, „Wettbewerbs-Scan“)
• Der Prompt nennt bestimmte Tools, Kanäle oder Vorlagen, die sich nicht bei jedem Lauf ändern sollten
• Die Ausgabe hat eine feste Form (eine Zusammenfassung, ein Entwurf, ein angelegtes Issue)
• Mehr als eine Person muss ihn auslösen
• Du möchtest, dass er nach Zeitplan oder Ereignis läuft — siehe Automatisierungen

Häufige Muster

• Das Intake-Formular. Nimmt eine Eingabe entgegen (eine E-Mail, einen Bug-Report, einen Thread) und erzeugt ein strukturiertes Artefakt (ein Issue, einen Entwurf, eine Zeile).
• Das Rhythmus-Briefing. Ein Workflow in Kombination mit einer geplanten Automation, die täglich oder wöchentlich läuft und etwas an einem sichtbaren Ort postet.
• Der Helfer im Gesprächsverlauf. Wird durch @Okou in einem Kanal ausgelöst, um eine fokussierte Teilaufgabe zu erledigen — nachschlagen, zusammenfassen, klassifizieren.
• Der Composer. Erzeugt in einem Lauf ein Bundle in mehreren Formaten — Blogentwurf plus Social-Posts plus Karten.
• Der Ereignis-Antworter. Mit einer Ereignis-Automation gekoppelt: Eine neue E-Mail, ein gemergter PR oder eine neue Notion-Seite startet den Lauf. Siehe Automatisierungen.

Zu vermeidende Fallstricke

• Zu eng. Ein Workflow, der nur zu einer ganz bestimmten Eingabe passt, ist brüchig. Ziele auf die Form der Arbeit, nicht auf die Details eines einzelnen Beispiels.
• Zu vage. „Mit Marketing helfen“ ist so breit, dass Okou nicht weiß, wann er es anwenden soll. Sei in der Beschreibung spezifisch.
• Fest verdrahtete Anmeldedaten. Füge niemals API-Keys in eine Anweisung ein. Verwende stattdessen benutzerdefinierte Connectoren — die Anmeldedaten bleiben auf der Plattform und außerhalb der Reichweite des Modells.
• Versteckte Ausgabeform. Gib an, wie das Artefakt aussehen soll: „eine nummerierte Liste mit drei Punkten“ oder „ein Antwortentwurf unter 150 Wörtern.“
• Zugriff vergessen. Ein geteilter Workflow gewährt keinen Connector-Zugriff. Prüfe dein verbundenes Konto, die angeforderten Berechtigungen und alle dir verfügbaren Chat-Kontrollen für Konten. In Legacy Agents prüfe außerdem die Autorisierungseinstellungen des zugehörigen Agenten.

Was als Nächstes kommt

• Füge mit Automatisierungen einen Trigger hinzu, damit ein Workflow ohne dich läuft.
• Siehe Agents dazu, wer einen Workflow ausführt und mit welchen Berechtigungen.
• Siehe Berechtigungen, um einzuschränken, worauf ein Workflow zugreifen darf.
• Siehe Beispiel-Workflows für fünf end-to-end ausgearbeitete Beispiele.