İş Akışları

Bir iş akışı, adlandırılmış ve yeniden kullanılabilir bir prosedürdür. Okou’ya ekibinizin belirli bir iş türünü nasıl yaptığını öğretir; böylece buna ihtiyaç duyan bir sonraki kişi komutu yeniden yazmak zorunda kalmaz.

Okou’dan ilk kez bir şey yapmasını istediğinizde bir komut yazarsınız. İkinci kez, aynı komutu küçük değişikliklerle yapıştırırsınız. Üçüncü kezdeyse, uzun bir komutu bir Notion belgesinden kopyalıyor olursunuz; birinin buna "ekip komutu kütüphanesi" dediğini duymuşsunuzdur. İş akışını kaydetme zamanı tam da budur.

İş akışlarının çözdüğü sorun

Tek seferlik bir sohbet, tek seferlik bir görev için uygundur. Ancak neredeyse her ekibin tekrarlayan bir iş yığını vardır — farklı girdiler, aynı yapı:

• Bir müşteri yazar → geçmişini bul → kendi dilinde bir yanıt taslağı hazırla → talebi kaydet
• Bir hata raporu görünür → yeniden üretme adımlarını çıkar → önem derecesini sınıflandır → yapılandırılmış bir sorun kaydı aç
• Pazartesi sabahı → geçen haftanın sayılarını çek → bir önceki haftayla karşılaştır → özet yayımla

İş akışları olmadan, bunların her biri herkesin hatırlaması gereken 200 kelimelik bir komuttur. İş akışlarıyla ise her birinin bir adı vardır: triage-bug-report, weekly-metrics, customer-reply.

Tek başına bir iş akışının ne bir zamanı ne de bir tetikleyicisi vardır — o, prosedürdür. Kendi kendine çalışmasını sağlamak için bir otomasyon ekleyin.

Bir iş akışının içinde neler var

Bir düğüm grafiği yok, YAML yapılandırması yok, tetikleyiciler bölümü yok. Talimat genellikle ilk seferinde işe yarayan sohbet komutuna oldukça benzer.

İyi bir açıklama, bir iş akışının gerektiğinde çalışması ile hiç çalışmaması arasındaki farktır: "triage a customer-facing bug report and file it to GitHub with severity", "do bug stuff." olmaktan iyidir

Sahiplik ve görünürlük

My Okou: İş akışları geçerli çalışma alanında bulunur. Bir Özel İş Akışı geçerli kullanıcıya aittir. Bir Genel İş Akışı çalışma alanının üyeleriyle paylaşılır; Genel, internette yayımlanmış olduğu anlamına gelmez. Her yürütme, yürütmeyi yapan kullanıcının Talimatlar, bellek, bağlı hesaplarını ve izinlerini kullanır. Prosedürü paylaşmak, bu kişisel kaynakları veya özel sonuçları paylaşmak anlamına gelmez.

Aynı adlı Özel İş Akışı’nız, Genel İş Akışı’na göre önceliklidir. Belirli bir paylaşılan tanımı tanımlamanız gerektiğinde açık İş Akışı Kimliği’ni kullanın. Özel kopya oluştur, uyarlamanız için size ayrı bir sürüm verir; sonraki düzenlemeler özgün kopyayla eşitlenmez. Başka bir üyenin Otomasyonları kopyalanmaz. Özel İş Akışı oluşturmak, Genel İş Akışlarını yayımlama veya sürdürme izni vermez; mevcut çalışma alanı yayınlama kuralları yine geçerlidir.

Legacy Agents: her iş akışı bir Aracıya aittir. Ekip arkadaşlarının da onun sahibi olan Aracıya erişmesi gerekir. Copy workflow, bir hedef Aracı seçer ve özel bir çatallanmış kopya oluşturur. Aracı kendi profilini ve Talimatlar’ını sağlar; yürütme yine çalışan üyenin yetkili hesap erişimini kullanır.

Kalıcı Talimatlar için My Okou ve Legacy Agents bölümüne bakın.

Hangi deneyimi kullanıyorsunuz?

Bu belgeler her iki deneyimi de kapsar. Eğer Ayarlar → Kişisel → My Okou kullanılabiliyorsa, My Okou adımlarını izleyin. New agent içeren bir Agents sayfası kullanıyorsanız, Legacy Agents adımlarını izleyin. Kullanılabilirlik üyeler arasında farklılık gösterebilir; bu belgeler deneyiminizi değiştirmez.

Her iki deneyimde de birden fazla sohbeti veya görevi aynı anda çalıştırabilir, iş akışlarını yeniden kullanabilir ve gözden geçirilmiş işleri ekibinizle paylaşabilirsiniz. Çalışma zamanı alt aracı, oluşturmanız gereken ayrı bir ürün profili değil, bir yürütme aracıdır.

İş akışı oluşturma

İş Akışları sayfasından başlayın

1. İş Akışlarını açın. My Okou: Sohbette oluştur seçin. Legacy Agents: gösterilen yerde Yeni iş akışı seçin.
2. My Okou: kendi sohbetinizde devam edin; Aracı seçimi gerekmez. Legacy Agents: iş akışının sahibi olacak Aracıyı seçin.
3. Okou, yönlendirmeli bir iş akışı oluşturma komutuyla bir sohbet açar. Sonucu, beklenen girdileri, araçları, çıktıyı ve herhangi bir onay sınırını açıklayın.
4. Okou oluşturmadan önce önerilen adı, açıklamayı, talimatı, dosyaları ve görünürlüğü gözden geçirin.

Ayrıca mevcut bir sohbette başlayıp Okou’dan, zaten işe yaramış bir görevi bir iş akışına dönüştürmesini isteyebilirsiniz. İlk başarılı çalıştırmayı aynı sohbette tutmak, Okou’ya yakalaması için somut girdiler, düzeltmeler ve çıktı sağlar.

My Okou örneği: İş Akışı’nın Talimatları, tekrarlanabilir işi açıklar.

Talimata ne yazmalı

Kimlik bilgilerini talimata ve dosyalara koymayın. Hizmeti Connectors üzerinden bağlayın, ardından bağlı hesabı gözden geçirin ve yalnızca iş akışının ihtiyaç duyduğu izinleri verin; Legacy Agents’ta ayrıca onun sahibi olan Aracıyı da yetkilendirin.

Otomatikleştirmeden önce test edin

1. İş akışını temsilî bir girdiyle elle çalıştırın.
2. Yürütmeyi yapan üyenin gerekli hesap erişimine ve izinlere sahip olduğunu doğrulayın; Legacy Agents’ta ayrıca sahibi olan Aracının yetkilendirmesini de kontrol edin.
3. Ortaya çıkan sohbeti eksik bağlam, beklenmeyen yazmalar ve son çıktı biçimi açısından inceleyin.
4. Talimatları veya ekli dosyaları düzenleyin ve sonuç tekrarlanabilir olana kadar tekrar çalıştırın.
5. Yalnızca elle çalıştırma doğru olduğunda bir otomasyon ekleyin. Dar olay filtreleri veya düşük frekanslı bir zamanlamayla başlayın, ardından ilk birkaç tetiklemeyi inceleyin.

Elle doğrulama, iş akışı sorunlarını tetikleyici sorunlarından ayırır: Şimdi çalıştır başarısız olursa önce iş akışını veya erişimini düzeltin; Şimdi çalıştır başarılı olur ama bir olay hiç tetiklenmezse otomasyon yapılandırmasını inceleyin.

Okou bir iş akışını nasıl seçer

Bir iş akışını adıyla çağırmanız gerekmez. Gelen bir istek açıklamasıyla eşleştiğinde Okou onu otomatik olarak yükler. customer-reply-draft adlı ve "müşteri e-postasına kendi üslubumuzu ve belgelerimizi kullanarak yanıt taslağı hazırla" şeklinde açıklanan bir iş akışı, bir müşteri e-postasını ilettiğinizde devreye girer — ad gerekmez.

Belirli bir tanesini zorlamak için açıkça söyleyin: "Bu e-postada customer-reply-draft iş akışını kullan."

Yerleşik iş akışları

Okou, Okou tarafından sürdürülen, çapraz işlevli iş akışlarından oluşan bir kadro içerir — araştırma ve analiz, finans ve muhasebe, hukuk ve uyumluluk, ürün, pazarlama, müşteri desteği ve ekip iletişimi. Bunlar alan prosedürleridir, bağlayıcı altyapı değil: her biri Okou’ya yinelenen bir iş türünün nasıl ele alınacağını öğretir.

Kısa bir örnek:

• deep-dive — yapılandırılmış araştırma ve çözüm tasarımı; önce gerçekleri topla, sonra seçenekleri keşfet
• prd-writing — yapılandırılmış sorun çerçevesi ve kabul kriterleriyle ürün gereksinimleri
• copywriting — kanallar genelinde pazarlama metni (bloglar, e-postalar, sosyal medya, açılış sayfaları)
• competitor-matrix — özellik karşılaştırma matrisleri, konumlandırma analizleri, kazanma/kaybetme analizi
• customer-reply — kanala ve aciliyete göre uyarlanmış, empatik ve markaya uygun yanıtlar
• nda-screening — gelen NDA’ları GREEN / YELLOW / RED olarak sınıflandır ve yönlendir
• status-updates — herhangi bir kitleye göre uyarlanmış ilerleme raporları ve paydaş güncellemeleri

Kendi iş akışlarınız bunların yanında yer alır ve açıklamaları daha yakından eşleştiğinde öncelik kazanır.

Ne zaman bir tane oluşturmalı

Dürüst kural: Aynı komutu iki kereden fazla önemli ölçüde yazdıysanız — ya da bir ekip arkadaşınızın onu yazdığını hayal edebiliyorsanız — kaydedin.

Somut işaretler:

• İşin, ekibinizin zaten kullandığı bir adı vardır ("sabah brifi," "rakip taraması")
• Komut, her çalıştırmada değişmemesi gereken belirli araçları, kanalları veya şablonları adlandırır
• Çıktının sabit bir biçimi vardır (özet, taslak, kaydedilmiş bir sorun)
• Birden fazla kişinin onu tetiklemesi gerekir
• Bir zamanlamayla veya bir olayla çalışmasını istiyorsunuz — bkz. Otomasyonlar

Yaygın kalıplar

• Girdi formu. Bir girdi parçası alır (bir e-posta, bir hata raporu, bir ileti dizisi) ve yapılandırılmış bir çıktı üretir (bir sorun, bir taslak, bir satır).
• Ritim özeti. Günlük veya haftalık çalışan ve görünür bir yere gönderilen zamanlanmış bir otomasyonla eşleştirilmiş bir iş akışı.
• Sohbet içi yardımcı. Bir kanalda @Okou tarafından, tek odaklı bir alt görevi yapmak için tetiklenir — bul, özetle, sınıflandır.
• Besteci. Tek bir çalıştırmada çok biçimli bir paket üretir — blog taslağı artı sosyal gönderiler artı kartlar.
• Olay yanıtlayıcısı. Bir olay otomasyonuyla eşleştirilir: yeni bir e-posta, birleştirilmiş bir PR veya yeni bir Notion sayfası çalıştırmayı başlatır. Bkz. Otomasyonlar.

Kaçınılması gereken tuzaklar

• Aşırı dar. Yalnızca tek bir belirli girdiye uyan bir iş akışı kırılgandır. Bir örneğin ayrıntılarını değil, işin yapısını hedefleyin.
• Aşırı belirsiz. "Pazarlamaya yardım et" o kadar geniştir ki Okou onu ne zaman uygulayacağını bilemez. Açıklamada spesifik olun.
• Sabitlenmiş kimlik bilgileri. API anahtarlarını asla bir talimata yapıştırmayın. Bunun yerine özel bağlayıcılar kullanın — kimlik bilgisi platformda kalır, modelin erişemeyeceği yerde.
• Gömülü çıktı biçimi. Ortaya çıkacak öğenin nasıl görünmesi gerektiğini belirtin: "üç maddelik numaralandırılmış bir liste" veya "150 kelimenin altında bir taslak yanıt".
• Erişimi unutmak. Paylaşılan bir iş akışı, bağlayıcı erişimi vermez. Bağlı hesabınızı, istenen izinleri ve sizin için kullanılabilen herhangi bir sohbet hesabı kontrolünü denetleyin. Legacy Agents’ta ayrıca sahibi olan Aracının Yetkilendirme ayarlarını da kontrol edin.

Sırada ne var

• Bir iş akışının sizin olmadan çalışması için Otomasyonlar ile bir tetikleyici ekleyin.
• Bir iş akışını kimin, hangi izinlerle çalıştırdığını görmek için Aracılar bölümüne bakın.
• Bir iş akışının neleri kullanabileceğini kısıtlamak için İzinler bölümüne bakın.
• Baştan sona yazılmış beş örnek için Örnek iş akışları bölümüne bakın.