Okou ile Çalışma akışı talimatları oluşturun

Sıfırdan bir çalışma akışı talimatı yazmanız gerekmez. Önce ajanınızla gerçek bir görevi tamamlayın. Sonuç işe yarar hale geldiğinde, ajandanızdan birlikte geliştirdiğiniz yöntemi yeniden kullanılabilir bir çalışma akışına dönüştürmesini isteyin.

İlk taslağı ajan oluşturur. Sizin rolünüz, varsayımlarını gözden geçirmek ve çalışma akışının başka bir ekip arkadaşının güvenilir sonuç alabilmesi için nerelerde daha net kısıtlamalara ihtiyaç duyduğunu belirlemektir.

My Okou ile kişisel Instructions, her üyenin tercihlerini taşır; bir çalışma alanı çalışma akışı ise tekrarlanabilir prosedürü ve ekip standartlarını barındırır. Özel çalışma akışları mevcut kullanıcıya aittir ve genel çalışma akışları çalışma alanı içinde paylaşılır. Yürütme, yürütmeyi yapan üyenin Instructions, memory, accounts ve permissions öğelerini kullanır. Legacy Agents içinde çalışma akışları hâlâ tek bir Agent’e bağlı kalır. Instructions and experience modes sayfasına bakın.

Başarılı bir çalıştırmadan başlayın

Ajan görevi, kaynak materyali, geri bildiriminizi ve kabul edilebilir bir sonucu gördükten sonra bir çalışma akışı oluşturmak daha kolaydır.

1. Ajana gerçek bir görev ve ihtiyaç duyduğu gerçek girdiyi verin.
2. Sonucu gözden geçirin ve eksik bağlamı, zayıf akıl yürütmeyi veya yanlış biçimi düzeltin.
3. Sonuç iyi olduğunda, ajandanızdan tekrarlanabilir yöntemi çıkarmasını isteyin.
4. Ajandanızdan çalışma akışı adını, açıklamasını, talimatını ve önerdiği varsa tüm referans dosyalarını taslak olarak hazırlamasını isteyin.
5. Çalışma akışını herkese açmadan önce taslağı birlikte gözden geçirin.

Şunu sorabilirsiniz:

Az önce yaptığımız şeyi ekip için yeniden kullanılabilir bir çalışma akışına dönüştür. Adı, açıklaması ve talimatı taslak olarak hazırla. Yeniden kullanılabilir yöntemi, yalnızca bu duruma uygulanan ayrıntılardan ayır. Son hâle getirmeden önce, gözden geçirmem gereken varsayımları ve kısıtları listele.

Bu, ajana taslak hazırlama görevini verir. Size de hangi bölümlerin denetlenmesi gerektiğine karar verme görevini verir.

Kısıtlar için yaygın bir yer: Talimat

Çalışma akışı talimatı, çalışma akışıyla birlikte taşınır ve her çalıştırıldığında uygulanır. Bu da onu zorunlu girdiler, onaylı kaynaklar, çıktı biçimi, kalite standartları ve onay gerektiren eylemler gibi kısıtları tanımlamak için en yaygın yerlerden biri hâline getirir.

Bu tek kontrol katmanı değildir:

Talimat metnini erişim denetimlerinin yerine koymayın. Bir eylemin teknik olarak kısıtlanması gerekiyorsa, açık bir talimatın yanı sıra gerçek bağlayıcı yetkilendirmesini ve adlandırılmış izinleri de kullanın.

Ajanın ilk taslağını gözden geçirin

Her cümleyi yeniden yazmanız gerekmez. Gözden geçirmenizi, ekip için önemli olan kararlara odaklayın.

Ne zaman kullanılmalı?

• Hangi istek veya durum bu workflow’u seçmeli?
• Ajan ne zaman bunu kullanmamalı?
• Açıklama, onu benzer workflow’lardan ayıracak kadar belirli mi?

Hangi girdi gerekir?

• Çalışma başlamadan önce bir ekip arkadaşı ne sağlamalı?
• Hangi eksik girdiler ajanın soru sormasına yol açmalı?
• Hangi ayrıntılar kalıcı talimat yerine her çalıştırmaya ait olmalı?

Hangi kaynaklar ve kurallar öncelikli?

• Kayıt sistemi hangisi?
• Onaylı rubriği veya şablonu hangi ekli dosya içeriyor?
• İki kaynak çelişirse hangisi önceliklidir?
• Ajan doğrulayamadığı gerçekleri nasıl etiketlemeli?

Çıktı nasıl görünmeli?

• Hangi bölümler veya alanlar zorunlu?
• Hangi ayrıntı düzeyi faydalıdır?
• Çıktı için alıntılar, bağlantılar veya bir güven etiketi gerekiyor mu?
• Bir hedef belirtildiğinde sonuç nereye gitmeli?

Ajan nerede durmalı?

• Hangi eylemler onay gerektirir?
• Ajan gönderme veya yayımlama yerine bir taslak mı oluşturmalı?
• Hangi veriler kamuya açık bir workflow’da veya paylaşılan sonuçta görünmemeli?

Açıkça belirtilmeye değer kısıtlar bunlardır. Sözcükleri ajanın hazırlamasına izin verin, ardından bu sözcüklerin sizin kararınızı yansıttığını doğrulayın.

Birlikte gözden geçirilecek bir yapı

Ajan, ilk taslağı için aşağıdaki yapıyı kullanabilir. Bunu, kendiniz doldurmanız gereken bir form olarak değil, bir gözden geçirme çerçevesi olarak ele alın:

# Goal
State the single outcome this workflow must produce.

# Use this workflow when
Describe when to use it and any important exclusions.

# Required inputs
- List the information needed for a reliable result.
- Explain what to do when an input is missing.

# Sources and tools
- Name authoritative systems, documents, or attached files.
- Explain which source wins if information conflicts.
- Define how to handle facts that cannot be verified.

# Procedure
1. Verify the inputs and scope.
2. Gather the required evidence.
3. Apply the team's rules or rubric.
4. Produce the deliverable.
5. Check it against the quality bar.

# Output
Define the required sections, fields, format, and destination.

# Quality bar
- State what must be accurate, cited, complete, or consistent.
- Define what counts as done.

# Approval boundaries
- List actions that require confirmation.
- Specify when to create a draft instead of taking the final action.

Basit bir workflow yalnızca birkaç bölüme ihtiyaç duyabilir. Risk seviyesi yüksek bir workflow ise daha açık kaynak, doğrulama ve onay kurallarına ihtiyaç duyabilir. Ajandanızdan, ekibin bağlı olduğu bir kararı gizlemeden talimatı olabildiğince kısa tutmasını isteyin.

Örnek: bir lead nitelendirme workflow’u birlikte oluşturun

Diyelim ki ajandanızdan bir gelen lead’i araştırmasını ve bir yanıt taslağı hazırlamasını istiyorsunuz. Çalışma sırasında şirket büyüklüğünü düzeltir, CRM’in kayıt sistemi olduğunu açıklarsınız, ekibin ICP rubriğini uygular ve daha kısa bir e-posta istersiniz.

Sonuç onaylandıktan sonra, ajandanızdan bu konuşmayı bir workflow’a dönüştürmesini isteyin. Ajan prosedürü taslak olarak hazırlar. Siz ardından bu lead’in ötesinde de geçerli olması gereken kısıtları eklersiniz:

• kamuya açık araştırma yapmadan önce CRM’i kontrol edin;
• puanlama için ekli ICP rubriğini kullanın;
• şirket büyüklüğü, konum ve mevcut rol için kaynakları alıntılayın;
• doğrulanmamış zorunlu bir gerçeği Unknown olarak etiketleyin;
• Account summary, Evidence, ICP score, Risks, Recommended next step ve Reply draft bölümlerini döndürün;
• bir e-posta taslağı oluşturun ve onay olmadan asla göndermeyin.

Ajan artık bu kararları talimat içine dahil edebilir. Her araştırma adımını siz tanımlamak zorunda değilsiniz. Ekibin kaynaklarını, çıktı sözleşmesini ve onay sınırını netleştirmeniz gerekir.

Kısıtlama geri bildirimini sade bir dille verin

Ajanın neyi değiştirmesi gerektiğini söyleyerek taslağı sıkılaştırabilirsiniz:

• “Eksikse başlamadan önce CRM kaydını iste.”
• “Şirket adları çeliştiğinde CRM’i kayıt sistemi olarak kabul et.”
• “Brifingdeki her gerçek iddia için bir kaynak bağlantısı gerekir.”
• “Yanıtı 150 kelimenin altında tut, ama tonunu gelen mesaja uyarlamayı unutma.”
• “E-postayı taslak olarak oluştur. Asla otomatik gönderme.”
• “Bu çalışma akışı mevcut fırsatlar için çalışmamalı.”

Ajan’dan workflow’u güncellemesini ve her değişikliğin hangi kısıtı ele aldığını özetlemesini isteyin. Bu, yanlış anlaşılan veya yanlış bölüme yerleştirilen bir kuralı fark etmeyi kolaylaştırır.

Doğru şeyleri talimatın dışında tutun

Bazı bilgiler kalıcı workflow metni hâline gelmemelidir:

• müşteri adları, tek seferlik son tarihler ve duruma özel hedefler çalıştırma isteğinde yer alır;
• parolalar, belirteçler ve özel kimlik bilgileri bir talimatta veya ekli dosyada yer almaz;
• zamanlamalar ve etkinlikler bir automation içinde yer alır;
• teknik erişim sınırları bağlayıcı yetkilendirmeye ve adlandırılmış izinlere aittir;
• yalnızca bir sonuca uygulanan kişisel geri bildirim o sohbette kalabilir.

Talimat, yeniden kullanılabilir yöntemi ve davranışsal kısıtları taşımalıdır; işin etrafındaki her ayrıntıyı değil.

Birlikte test edin ve iyileştirin

Workflow’u en az iki gerçekçi girdiyle, tercihen ikinci bir ekip arkadaşıyla çalıştırın. Her çalıştırmadan sonra şunu sorun:

• Workflow doğru görev için etkinleşti mi?
• İhtiyaç duyduğu girdileri istedi mi?
• Amaçlanan kaynak önceliğini izledi mi?
• Çıktı, katılaşmadan tutarlı kaldı mı?
• Gerekli onay sınırında durdu mu?
• Sorun tekrarlanabilir mi, yoksa yalnızca bu duruma mı uygulanıyor?

Ajan’dan, tekrarlanabilir boşluklar için talimatı gözden geçirmesini isteyin. Tek seferlik düzeltmeleri çalıştırma içinde bırakın. Yöntem, ilk oluşturucusundan başka biri için de çalıştığında çalışma akışını ekibinizle paylaşın.