Créer des instructions de workflow avec Okou

Vous n’avez pas besoin de rédiger une instruction de workflow à partir d’une page blanche. Commencez par réaliser une vraie tâche avec votre agent. Une fois que le résultat est utile, demandez à l’agent de transformer la méthode que vous avez mise au point ensemble en workflow réutilisable.

L’agent crée le premier brouillon. Votre rôle consiste à examiner ses hypothèses et à décider où le workflow a besoin de contraintes plus claires afin qu’un autre membre de l’équipe puisse obtenir un résultat fiable.

Avec My Okou, les Instructions personnelles regroupent les préférences de chaque membre ; un workflow de l’espace de travail regroupe la procédure répétable et les normes de l’équipe. Les workflows privés appartiennent à l’utilisateur actuel, et les workflows publics sont partagés dans l’espace de travail. L’exécution utilise les Instructions, la mémoire, les comptes et les autorisations du membre qui exécute. Dans Legacy Agents, les workflows restent attachés à un seul agent. Voir Instructions et modes d’expérience.

Commencez par une exécution réussie

Il est plus facile de créer un workflow après que l’agent a vu la tâche, le matériel source, vos retours et un résultat acceptable.

1. Donnez à l’agent une vraie tâche et la véritable entrée dont il a besoin.
2. Examinez le résultat et corrigez le contexte manquant, le raisonnement fragile ou le mauvais format.
3. Lorsque le résultat est bon, demandez à l’agent d’extraire la méthode répétable.
4. Demandez à l’agent de rédiger le nom du workflow, la description, l’instruction et tous les fichiers de référence qu’il recommande.
5. Passez le brouillon en revue ensemble avant de rendre le workflow public.

Vous pouvez demander :

Transforme ce que nous venons de faire en workflow réutilisable pour l’équipe. Rédige le nom, la description et l’instruction. Sépare la méthode réutilisable des détails qui ne s’appliquent qu’à ce cas. Avant que nous le finalisions, liste les hypothèses et les contraintes que je dois examiner.

Cela donne à l’agent la tâche de rédiger. Cela vous donne la tâche de décider quelles parties doivent être contrôlées.

L’instruction est un endroit courant pour les contraintes

L’instruction du workflow accompagne le workflow et s’applique à chaque exécution. Cela en fait l’un des emplacements les plus courants pour définir des contraintes telles que les entrées requises, les sources approuvées, le format de sortie, les normes de qualité et les actions qui nécessitent une confirmation.

Ce n’est pas la seule couche de contrôle :

Ne comptez pas sur le texte de l’instruction pour remplacer les contrôles d’accès. Si une action doit être techniquement restreinte, utilisez également l’autorisation réelle du connecteur et les permissions nommées, ainsi qu’une instruction claire.

Examinez le premier brouillon de l’agent

Vous n’avez pas besoin de réécrire chaque phrase. Concentrez votre examen sur les décisions qui comptent pour l’équipe.

Quand doit-il être utilisé ?

• Quelle demande ou quelle situation doit sélectionner ce workflow ?
• Quand l’agent ne doit-il pas l’utiliser ?
• La description est-elle assez précise pour le distinguer des workflows similaires ?

Quelle entrée est requise ?

• Que doit fournir un coéquipier avant que le travail commence ?
• Quelles entrées manquantes doivent amener l’agent à poser une question ?
• Quels détails relèvent de chaque exécution plutôt que de l’instruction permanente ?

Quelles sources et quelles règles priment ?

• Quelle est la source de référence ?
• Quel fichier joint contient le barème ou le modèle approuvé ?
• Si deux sources sont en conflit, laquelle est prioritaire ?
• Comment l’agent doit-il étiqueter les faits qu’il ne peut pas vérifier ?

À quoi la sortie doit-elle ressembler ?

• Quelles sections ou quels champs sont obligatoires ?
• Quel niveau de détail est utile ?
• La sortie a-t-elle besoin de citations, de liens ou d’un indicateur de confiance ?
• Où le résultat doit-il aller lorsqu’une destination est fournie ?

Où l’agent doit-il s’arrêter ?

• Quelles actions nécessitent une confirmation ?
• L’agent doit-il créer un brouillon au lieu d’envoyer ou de publier ?
• Quelles données ne doivent pas apparaître dans un workflow public ou un résultat partagé ?

Ce sont les contraintes qui valent la peine d’être explicitées. Laissez l’agent s’occuper de la formulation, puis confirmez que cette formulation reflète votre décision.

Une structure à examiner ensemble

L’agent peut utiliser la structure suivante pour son premier brouillon. Traitez-la comme un cadre d’examen, et non comme un formulaire que vous devez remplir vous-même :

# Goal
State the single outcome this workflow must produce.

# Use this workflow when
Describe when to use it and any important exclusions.

# Required inputs
- List the information needed for a reliable result.
- Explain what to do when an input is missing.

# Sources and tools
- Name authoritative systems, documents, or attached files.
- Explain which source wins if information conflicts.
- Define how to handle facts that cannot be verified.

# Procedure
1. Verify the inputs and scope.
2. Gather the required evidence.
3. Apply the team's rules or rubric.
4. Produce the deliverable.
5. Check it against the quality bar.

# Output
Define the required sections, fields, format, and destination.

# Quality bar
- State what must be accurate, cited, complete, or consistent.
- Define what counts as done.

# Approval boundaries
- List actions that require confirmation.
- Specify when to create a draft instead of taking the final action.

Un workflow simple peut n’avoir besoin que de quelques sections. Un workflow à fort enjeu peut nécessiter des règles plus explicites sur les sources, la validation et l’approbation. Demandez à l’agent de garder l’instruction aussi courte que possible sans masquer une décision dont l’équipe dépend.

Exemple : co-créer un workflow de qualification de leads

Supposons que vous demandiez à l’agent d’étudier un lead entrant et de rédiger une réponse. Pendant l’exécution, vous corrigez la taille de l’entreprise, expliquez que le CRM est la source de référence, appliquez le barème ICP de l’équipe et demandez un e-mail plus court.

Après approbation du résultat, demandez à l’agent de transformer la conversation en workflow. L’agent rédige la procédure. Vous ajoutez ensuite les contraintes qui doivent survivre au-delà de ce lead :

• vérifier le CRM avant toute recherche publique ;
• utiliser le barème ICP joint pour l’évaluation ;
• citer les sources pour la taille de l’entreprise, l’emplacement et le rôle actuel ;
• étiqueter un fait requis non vérifié comme Inconnu ;
• renvoyer le résumé du compte, les preuves, le score ICP, les risques, la prochaine étape recommandée et le brouillon de réponse ;
• créer un brouillon d’e-mail et ne jamais l’envoyer sans confirmation.

L’agent peut désormais intégrer ces décisions dans l’instruction. Vous n’avez pas besoin de prescrire chaque étape de recherche. Vous devez rendre les sources de l’équipe, le contrat de sortie et la limite d’approbation sans ambiguïté.

Donnez un retour sur les contraintes en langage simple

Vous pouvez resserrer le brouillon en indiquant à l’agent ce qui doit changer :

• « Demande l’enregistrement CRM avant de commencer s’il manque. »
• « Traite le CRM comme source de référence lorsque les noms d’entreprise sont en conflit. »
• « Chaque affirmation factuelle dans le résumé a besoin d’un lien source. »
• « Garde la réponse sous 150 mots, mais adapte son ton au message entrant. »
• « Crée l’e-mail en tant que brouillon. Ne l’envoie jamais automatiquement. »
• « Ce workflow ne doit pas s’exécuter pour les opportunités existantes. »

Demandez à l’agent de mettre à jour le workflow et de résumer quelle contrainte chaque modification traite. Cela facilite la détection d’une règle qui a été mal comprise ou placée dans la mauvaise section.

Gardez les bonnes choses hors de l’instruction

Certaines informations ne devraient pas devenir du texte permanent de workflow :

• les noms de clients, les délais ponctuels et les destinations propres au cas appartiennent à la demande d’exécution ;
• les mots de passe, les jetons et les identifiants privés n’ont pas leur place dans une instruction ni dans un fichier joint ;
• les calendriers et les événements appartiennent à une automatisation ;
• les limites d’accès techniques appartiennent à l’autorisation du connecteur et aux permissions nommées ;
• les retours personnels qui ne s’appliquent qu’à un seul résultat peuvent rester dans cette conversation.

L’instruction doit contenir la méthode réutilisable et les contraintes de comportement, pas chaque détail entourant le travail.

Testez et affinez ensemble

Exécutez le workflow avec au moins deux entrées réalistes, de préférence avec un second coéquipier. Après chaque exécution, demandez :

• Le workflow s’est-il déclenché pour la bonne tâche ?
• A-t-il demandé les entrées dont il avait besoin ?
• A-t-il suivi la priorité de source prévue ?
• La sortie était-elle cohérente sans devenir rigide ?
• S’est-il arrêté à la limite d’approbation requise ?
• Le problème est-il répétable, ou ne s’applique-t-il qu’à ce cas ?

Demandez à l’agent de réviser l’instruction pour les écarts répétables. Gardez les corrections ponctuelles dans l’exécution. Quand la méthode fonctionne pour quelqu’un d’autre que son créateur d’origine, partagez le workflow avec votre équipe.