Invitez des personnes une fois qu’un Public Workflow testé est prêt pour elles. Dans Legacy Agents, l’Agent propriétaire doit aussi être Public. Cela donne à un nouveau membre un point de départ immédiat au lieu d’un espace de travail vide.
Les invitations à l’espace de travail se gèrent depuis Settings → People.
Préparer l’espace de travail
Avant d’envoyer des invitations :
- Préparez un workflow relu ; dans Legacy Agents, rendez aussi son agent propriétaire Public.
- Publiez le workflow qu’ils doivent utiliser en premier.
- Supprimez les identifiants et les données sensibles ponctuelles de ses instructions et de ses fichiers.
- Déterminez qui a besoin du rôle Admin et qui n’a besoin que d’un accès Member.
- Si l’équipe travaillera dans Slack, demandez à un Admin d’installer l’intégration de l’espace de travail.
- Notez la première tâche, l’entrée requise et la destination attendue pour l’exécution d’intégration.
Vous n’avez pas besoin de connecter à l’avance tous les services personnels de chaque coéquipier. Chaque membre connecte son propre compte après avoir rejoint.
Envoyer une invitation
- Ouvrez Settings.
- Sélectionnez People. Cette page indique qui a accès à l’espace de travail et affiche les invitations en attente.
- Sélectionnez Add member.
- Saisissez l’adresse e-mail du coéquipier.
- Choisissez un rôle : Admin ou Member.
- Sélectionnez Send invitation.
L’invitation reste en attente jusqu’à ce que le destinataire l’accepte. Vous pouvez revenir à Settings → People pour examiner ou révoquer une invitation en attente.
Si Add member ouvre une invite de mise à niveau, le plan actuel n’inclut pas les invitations à l’espace de travail. Suivez le parcours de mise à niveau dans le produit avant de réessayer.
Choisir le bon rôle
| Rôle | Utilisation | Responsabilités habituelles |
|---|---|---|
| Admin | Les personnes qui gèrent l’espace de travail lui-même | Inviter des membres, gérer les paramètres et la facturation de l’espace de travail, installer les intégrations au niveau de l’espace de travail et administrer les accès partagés |
| Member | Les personnes qui utilisent Okou dans leur travail quotidien | Exécuter des workflows partagés (et des Public Agents dans l’expérience héritée), créer leur propre travail, connecter des services personnels et publier les ressources d’équipe autorisées |
Utilisez Member par défaut. N’accordez l’accès Admin qu’aux personnes qui doivent gérer les membres, la facturation, les intégrations ou les paramètres à l’échelle de l’organisation.
Ce qu’un nouveau membre reçoit
Après avoir rejoint, un membre peut accéder aux ressources publiques dans cet espace de travail, notamment :
- les Public Workflows de l’espace de travail ;
- dans Legacy Agents, les Public Agents et les Workflows accessibles via ceux-ci ;
- les fichiers de référence de workflow partagés via ces workflows publics ;
- les canaux et intégrations installés dans l’espace de travail qui prennent en charge la connexion des membres.
Une invitation ne transfère pas :
- les agents ou workflows privés d’un autre membre ;
- l’historique de chat privé ;
- les identifiants des connecteurs personnels ;
- l’autorisation ou les droits d’accès d’un coéquipier ;
- la propriété des automatismes d’une autre personne.
Cette frontière permet à une équipe de standardiser la façon de travailler sans transformer le compte d’une personne en identifiant partagé.
Envoyer un contexte utile avec l’invitation
L’invitation envoyée via le produit permet au coéquipier d’entrer dans l’espace de travail. Un court message lui indique quoi faire ensuite :
I invited you to our team workspace.
After you join:
1. Switch to [workspace name].
2. Open a new Chat (Legacy Agents: choose the public [agent name] Agent).
3. Connect [service] with your own account if prompted.
4. Run /[workflow-slug] with [example input].
5. Put the result in [shared destination] and send feedback in the same thread.
Utilisez un seul workflow pour l’intégration. Un long catalogue sans première tâche rend plus difficile pour les membres de comprendre le schéma d’équipe attendu.
Gérer les invitations en attente
Dans Settings → People, les invitations en attente sont affichées séparément des membres actifs. Si quelqu’un n’a pas reçu une invitation ou ne peut pas l’utiliser :
- vérifiez que l’adresse e-mail invitée est correcte ;
- demandez-lui de se connecter avec le même compte e-mail ;
- révoquez une invitation incorrecte et envoyez-en une nouvelle ;
- vérifiez si son organisation exige une politique d’identité ou d’e-mail qui bloque le compte invité.
Si l’invitation a été acceptée par un autre compte connecté, le destinataire peut voir un message de non-correspondance de compte et une action Switch account.
Départ
Avant de supprimer un membre, examinez les ressources et les tâches récurrentes qui dépendent de lui :
- les automatismes détenus par ce membre ;
- les services connectés utilisés par ces automatismes ;
- les workflows privés dont l’équipe a encore besoin ;
- les livrables partagés qui ont besoin d’un nouveau propriétaire.
Déplacez ou recréez les processus d’équipe nécessaires avant de retirer l’accès. Le fait de partager un workflow ne transfère pas automatiquement la propriété ni les identifiants derrière un automatisme détenu par un membre.
Envoyez au destinataire le guide Rejoindre un espace de travail d’équipe avec l’invitation. Pour l’intégration Slack, poursuivez avec Utiliser des workflows partagés dans Slack.
