Un workflow est une procédure nommée et réutilisable. Il apprend à Okou comment votre équipe effectue un type de travail précis, afin que la prochaine personne qui en a besoin n’ait pas à réécrire le prompt.
La première fois que vous demandez à Okou de faire quelque chose, vous rédigez un prompt. La deuxième fois, vous collez le même prompt avec de légères modifications. À la troisième fois, vous copiez un long prompt depuis un document Notion que quelqu’un a appelé la « bibliothèque de prompts de l’équipe ». C’est le moment d’enregistrer un workflow.
Le problème que résolvent les workflows
Un chat ponctuel convient pour une tâche ponctuelle. Mais presque chaque équipe a un ensemble de travaux en attente qui se répètent — entrées différentes, même forme :
- Un client écrit → consulter son historique → rédiger une réponse dans sa langue → consigner le ticket
- Un rapport de bug apparaît → extraire les étapes de reproduction → classer la gravité → créer un ticket structuré
- Lundi matin → récupérer les chiffres de la semaine dernière → les comparer à ceux de la semaine précédente → publier un récapitulatif
Sans workflows, chacun de ces éléments est un prompt de 200 mots que tout le monde doit retenir. Avec des workflows, chacun devient un nom : triage-bug-report, weekly-metrics, customer-reply.
Un workflow, à lui seul, n’a ni planification ni déclencheur — c’est la procédure. Pour le faire s’exécuter tout seul, attachez-y une automation.
Ce qu’il y a dans un workflow
| Champ | Ce qu’il fait |
|---|---|
| Name | Un slug en minuscules de 2 à 64 caractères, utilisant des lettres, des chiffres et des tirets internes — triage-bug-report. Utilisez /triage-bug-report pour l’invoquer explicitement dans un chat où le workflow est disponible. |
| Display name | Le libellé lisible par l’humain affiché dans l’espace de travail. |
| Description | Une ligne indiquant à Okou quand ce workflow s’applique. Okou fait correspondre les requêtes entrantes aux descriptions, donc la formulation compte. |
| Instruction | La procédure elle-même. Une prose simple suffit — mentionnez les outils à utiliser, la forme de la sortie et les éventuelles contraintes. |
| Files | Fichiers supplémentaires facultatifs — modèles, check-lists, chartes de marque, données de référence — fournis avec le workflow. |
| Visibility | private (vous seul) ou public (tout le monde dans l’espace de travail). |
Pas de graphe de nœuds, pas de configuration YAML, pas de section de déclencheurs. L’instruction ressemble généralement beaucoup au prompt de chat qui a fonctionné la première fois.
Une bonne description fait la différence entre un workflow qui se déclenche quand il le faut et un workflow qui ne se déclenche jamais : "triage a customer-facing bug report and file it to GitHub with severity" est mieux que "do bug stuff."
Propriété et visibilité
My Okou : les workflows vivent dans l’espace de travail actuel. Un Private Workflow appartient à l’utilisateur actuel. Un Public Workflow est partagé avec les membres de l’espace de travail ; Public ne veut pas dire publié sur Internet. Chaque exécution utilise les instructions personnelles (Instructions), la mémoire, les comptes connectés et les permissions de l’utilisateur qui exécute. Le partage de la procédure ne partage pas ces ressources personnelles ni les résultats privés.
Votre Private Workflow portant le même nom a priorité sur un Public Workflow. Utilisez l’ID explicite du Workflow lorsque vous devez identifier une définition partagée particulière. Make private copy vous donne une version distincte à adapter ; les modifications ultérieures ne se synchronisent pas avec l’original. Les Automations d’un autre membre ne sont pas copiées. Créer un Private Workflow ne vous donne pas l’autorisation de publier ou de maintenir des Public Workflows ; les règles de publication du workspace existantes continuent de s’appliquer.
Legacy Agents : chaque workflow appartient à un agent. Les coéquipiers doivent aussi avoir accès à l’agent propriétaire. Copy workflow sélectionne un agent de destination et crée une bifurcation privée. L’agent fournit son profil et ses instructions, tandis que l’exécution utilise toujours l’accès au compte autorisé du membre qui lance le workflow.
Voir My Okou et les agents hérités pour les Instructions permanentes.
Quelle expérience utilisez-vous ?
Ces docs couvrent les deux expériences. Si Settings → Personal → My Okou est disponible, suivez les étapes My Okou. Si vous utilisez une page Agents avec New agent, suivez les étapes Legacy Agents. La disponibilité peut varier selon les membres ; ces docs ne modifient pas votre expérience.
Dans l’une ou l’autre expérience, vous pouvez lancer plusieurs chats ou tâches à la fois, réutiliser des workflows et partager avec votre équipe le travail relu. Un sous-agent d’exécution est un outil d’exécution, pas un profil de produit distinct que vous devez créer.
Créer un workflow
Commencer depuis la page Workflows
- Ouvrez Workflows. My Okou : choisissez Create in chat. Legacy Agents : choisissez New workflow là où c’est affiché.
- My Okou : continuez dans votre propre chat ; aucune sélection d’Agent n’est nécessaire. Legacy Agents : sélectionnez l’Agent qui doit posséder le workflow.
- Okou ouvre un chat avec une invite guidée de création de workflow. Décrivez le résultat, les entrées attendues, les outils, la sortie et toute limite d’approbation.
- Examinez le nom proposé, la description, l’instruction, les fichiers et la visibilité avant qu’Okou ne le crée.
Vous pouvez aussi commencer dans un chat existant et demander à Okou de transformer en workflow une tâche qui a déjà fonctionné. Conserver la première exécution réussie dans le même chat donne à Okou des entrées concrètes, des corrections et une sortie à capturer.
Exemple My Okou : les Instructions du Workflow décrivent le travail répétable.
Que mettre dans l’instruction
| Partie | À inclure |
|---|---|
| Goal | Le résultat que le workflow doit produire. |
| Inputs | Ce que le demandeur ou l’automatisation fournit, et quels inputs sont requis. |
| Procedure | Les étapes ordonnées, y compris quels services connectés lire ou mettre à jour. |
| Output | Le format, la destination et les règles de nommage requis. |
| Boundaries | Les actions à éviter, les cas nécessitant des clarifications et quand s’arrêter. |
| References | Modèles, check-lists ou exemples facultatifs joints en tant que fichiers du workflow. |
Gardez les identifiants hors de l’instruction et des fichiers. Connectez le service via Connecteurs, puis vérifiez le compte connecté et n’accordez que les permissions nécessaires au workflow ; dans Legacy Agents, autorisez aussi son agent propriétaire.
Tester avant d’automatiser
- Exécutez le workflow manuellement avec une entrée représentative.
- Confirmez que le membre qui exécute dispose de l’accès au compte et des permissions requis ; dans Legacy Agents, vérifiez aussi l’autorisation de l’agent propriétaire.
- Inspectez le chat obtenu pour détecter les contextes manquants, les écritures inattendues et la forme de la sortie finale.
- Modifiez les Instructions ou les fichiers joints et relancez-le jusqu’à obtenir un résultat reproductible.
- N’ajoutez une automation qu’une fois l’exécution manuelle correcte. Commencez par des filtres d’événement étroits ou une planification à faible fréquence, puis inspectez les premières exécutions.
La vérification manuelle sépare les problèmes de workflow des problèmes de déclencheur : si Run now échoue, corrigez d’abord le workflow ou son accès ; si Run now réussit mais qu’un événement ne se déclenche jamais, inspectez la configuration de l’automation.
Comment Okou choisit un workflow
Vous n’avez pas besoin d’invoquer un workflow par son nom. Okou en charge un automatiquement lorsqu’une requête entrante correspond à sa description. Un workflow appelé customer-reply-draft, décrit comme « rédiger une réponse à un e-mail client en utilisant notre ton et nos docs », se déclenche lorsque vous transférez un e-mail client — aucun nom n’est requis.
Pour en imposer un en particulier, dites-le : « Utilise le flux de travail customer-reply-draft pour cet e-mail. »
Workflows intégrés
Okou inclut une liste de workflows transverses maintenus par Okou — recherche et analyse, finance et comptabilité, juridique et conformité, produit, marketing, support client et communication d’équipe. Ce sont des procédures métier, pas de la plomberie de connecteurs : chacun apprend à Okou comment traiter un type de travail récurrent.
Un aperçu :
deep-dive— recherche structurée et conception de solution ; recueillir les faits, puis explorer les optionsprd-writing— exigences produit avec cadrage structuré du problème et critères d’acceptationcopywriting— textes marketing sur plusieurs canaux (blogs, e-mails, réseaux sociaux, landing pages)competitor-matrix— matrices de comparaison de fonctionnalités, analyses de positionnement, analyse des gains/pertescustomer-reply— réponses empathiques, cohérentes avec la marque, adaptées au canal et à l’urgencenda-screening— classer les NDA entrants en GREEN / YELLOW / RED et les acheminerstatus-updates— rapports d’avancement et mises à jour des parties prenantes adaptés à n’importe quel public
Vos propres workflows se placent à côté de ceux-ci et priment lorsque leurs descriptions correspondent plus étroitement.
Quand en créer un
La règle honnête : si vous avez rédigé à peu près le même prompt plus de deux fois — ou si vous pouvez imaginer un coéquipier le rédiger — enregistrez-le.
Signaux concrets :
- Le travail porte déjà un nom utilisé par votre équipe (« morning brief », « competitor scan »)
- Le prompt nomme des outils, canaux ou modèles spécifiques qui ne devraient pas changer à chaque exécution
- La sortie a une forme fixe (un récapitulatif, un brouillon, un ticket créé)
- Plus d’une personne doit pouvoir le déclencher
- Vous voulez qu’il s’exécute selon un planning ou un événement — voir Automatisations
Schémas courants
- Le formulaire d’intake. Prend un élément d’entrée (un e-mail, un rapport de bug, un fil) et produit un artefact structuré (un ticket, un brouillon, une ligne).
- Le brief de cadence. Un workflow associé à une automation planifiée qui s’exécute quotidiennement ou hebdomadairement et publie quelque chose dans un endroit visible.
- L’assistant en cours de conversation. Déclenché par
@Okoudans un canal pour effectuer une sous-tâche ciblée — rechercher, résumer, classer. - Le compositeur. Produit en une seule exécution un ensemble multi-format — brouillon de blog, puis publications sociales, puis cartes.
- Le répondant aux événements. Associé à une automation d’événement : un nouvel e-mail, une PR fusionnée ou une nouvelle page Notion lance l’exécution. Voir Automatisations.
Pièges à éviter
- Trop étroit. Un workflow qui ne convient qu’à une seule entrée précise est fragile. Visez la forme du travail, pas les détails d’un seul exemple.
- Trop vague. « Aider avec le marketing » est tellement large qu’Okou ne saura pas quand l’appliquer. Soyez précis dans la description.
- Identifiants codés en dur. Ne collez jamais de clés API dans une instruction. Utilisez plutôt des custom connectors — l’identifiant reste sur la plateforme, hors de portée du modèle.
- Forme de sortie enfouie. Indiquez à quoi l’artefact doit ressembler : « une liste numérotée de trois éléments » ou « une réponse brouillon de moins de 150 mots ».
- Oublier les accès. Un Workflow partagé n’accorde pas l’accès aux connecteurs. Vérifiez votre compte connecté, les permissions demandées et les éventuels contrôles de compte Chat à votre disposition. Dans Legacy Agents, vérifiez aussi les paramètres d’Authorization de l’Agent propriétaire.
Et ensuite
- Ajoutez un déclencheur avec Automatisations pour qu’un workflow s’exécute sans vous.
- Voir Agents pour savoir qui exécute un workflow et avec quelles permissions.
- Voir Autorisations pour restreindre ce qu’un workflow peut toucher.
- Voir Exemples de workflows pour cinq exemples rédigés de bout en bout.
