Työnkulut

Työnkulku on nimetty, uudelleenkäytettävä menettely. Se opettaa Okoulle, miten tiimisi tekee tietynlaista työtä, jotta seuraavan kerran sitä tarvitseva henkilö ei joudu kirjoittamaan kehotetta uudelleen.

Kun pyydät Okoulta jotakin ensimmäistä kertaa, kirjoitat kehotteen. Toisella kerralla liität saman kehotteen pienillä muutoksilla. Kolmannella kerralla kopioit pitkän kehotteen Notion-dokumentista, jota joku kutsui "tiimin promptikirjastoksi". Juuri silloin kannattaa tallentaa työnkulku.

Ongelma, jonka työnkulut ratkaisevat

Kertaluontoinen chat sopii kertaluonteiseen tehtävään. Mutta lähes jokaisella tiimillä on työjonoa, joka toistuu — eri syötteet, sama rakenne:

• Asiakas kirjoittaa sisään → hae hänen historiansa → luonnostele vastaus hänen kielellään → kirjaa tiketti
• Bugiraportti ilmestyy → poimi toistovaiheet → luokittele vakavuus → luo jäsennelty issue
• Maanantaiaamu → nouda viime viikon luvut → vertaa niitä edelliseen viikkoon → julkaise kooste

Ilman työnkulkuja jokainen näistä on 200 sanan pituinen kehote, joka kaikkien täytyy muistaa. Työnkulkujen kanssa jokainen on nimi: triage-bug-report, weekly-metrics, customer-reply.

Työnkululla itsellään ei ole aikataulua eikä käynnistintä — se on menettely. Jotta se voisi toimia itsenäisesti, liitä siihen automaatio.

Mitä työnkulku sisältää

Ei solmukaaviota, ei YAML-määritystä, ei käynnistysosiota. Ohje muistuttaa yleensä hyvin paljon sitä chat-kehotetta, joka toimi ensimmäisellä kerralla.

Hyvä kuvaus on ero sen välillä, että työnkulku käynnistyy silloin kun pitää, ja sen välillä, että se ei koskaan käynnisty: "triage a customer-facing bug report and file it to GitHub with severity" on parempi kuin "do bug stuff."

Omistajuus ja näkyvyys

My Okou: Työnkulut sijaitsevat nykyisessä työtilassa. Yksityinen työnkulku kuuluu nykyiselle käyttäjälle. Julkinen työnkulku jaetaan työtilan jäsenille; julkinen ei tarkoita internetissä julkaistua. Jokainen suoritus käyttää suorittavan käyttäjän henkilökohtaisia ohjeita, muistia, yhdistettyjä tilejä ja käyttöoikeuksia. Menettelyn jakaminen ei jaa näitä henkilökohtaisia resursseja eikä yksityisiä tuloksia.

Saman niminen yksityinen työnkulku menee julkisen työnkulun edelle. Käytä nimenomaista työnkulun tunnusta, kun sinun täytyy yksilöidä jokin tietty jaettu määritelmä. Tee yksityinen kopio antaa sinulle erillisen version muokattavaksi; myöhemmät muutokset eivät synkronoidu alkuperäisen kanssa. Toisen jäsenen automaatiot eivät kopioidu. Yksityisen työnkulun luominen ei anna sinulle lupaa julkaista tai ylläpitää julkisia työnkulkuja; työtilan olemassa olevat julkaisusäännöt pätevät edelleen.

Legacy Agents: jokainen työnkulku kuuluu yhdelle agentille. Tiimikavereiden on myös päästävä käsiksi sen omistavaan agenttiin. Kopioi työnkulku valitsee kohdeagentin ja luo yksityisen haaran. Agentti tarjoaa profiilinsa ja henkilökohtaiset ohjeensa, mutta suoritus käyttää silti käynnissä olevan jäsenen valtuutettua tilinkäyttöä.

Katso My Okou ja vanhat agentit pysyvistä ohjeista.

Mitä käyttökokemusta käytät?

Nämä ohjeet kattavat molemmat käyttökokemukset. Jos Settings → Personal → My Okou on käytettävissä, noudata My Okou -vaiheita. Jos käytät Agents-sivua, jossa on New agent, noudata Legacy Agents -vaiheita. Saatavuus voi vaihdella jäsenten välillä; nämä ohjeet eivät muuta käyttökokemustasi.

Kummassakin käyttökokemuksessa voit ajaa useita chatteja tai tehtäviä samanaikaisesti, käyttää työnkulkuja uudelleen ja jakaa tarkastettua työtä tiimisi kanssa. Ajonaikainen alialias on suoritustyökalu, ei erillinen tuoteprofiili, joka sinun täytyy luoda.

Työnkulun luominen

Aloita Workflows-sivulta

1. Avaa Workflows. My Okou: valitse Create in chat. Legacy Agents: valitse New workflow siellä missä se näkyy.
2. My Okou: jatka omassa chatissasi; agentin valintaa ei tarvita. Legacy Agents: valitse agentti, jonka tulee omistaa työnkulku.
3. Okou avaa chatin ohjatulla työnkulun luontikehotteella. Kuvaile lopputulos, odotetut syötteet, työkalut, tuotos ja mahdollinen hyväksymisraja.
4. Tarkista ehdotettu nimi, kuvaus, ohje, tiedostot ja näkyvyys ennen kuin Okou luo sen.

Voit myös aloittaa olemassa olevassa chatissa ja pyytää Okoua muuttamaan tehtävän, joka jo onnistui, työnkuluksi. Ensimmäisen onnistuneen ajon pitäminen samassa chatissa antaa Okoulle konkreettiset syötteet, korjaukset ja tuotoksen talteen otettavaksi.

My Okou -esimerkki: Workflown Instructions kuvaavat toistuvan työn.

Mitä ohjeeseen kannattaa laittaa

Pidä tunnistetiedot poissa ohjeesta ja tiedostoista. Yhdistä palvelu liitännöillä, tarkista sitten yhdistetty tili ja myönnä vain ne käyttöoikeudet, joita työnkulku tarvitsee; Legacy Agents -tilassa valtuuta myös sen omistava agentti.

Testaa ennen automaatiota

1. Aja työnkulku manuaalisesti edustavalla syötteellä.
2. Varmista, että suorittavalla jäsenellä on tarvittava tilin käyttöoikeus ja tarvittavat oikeudet; Legacy Agents -tilassa tarkista myös omistavan agentin valtuutus.
3. Tarkista syntynyt chat puuttuvan kontekstin, odottamattomien kirjoitusten ja lopullisen tuotosmuodon varalta.
4. Muokkaa ohjeita tai liitettyjä tiedostoja ja aja se uudelleen, kunnes tulos on toistettava.
5. Lisää automaatio vasta, kun manuaalinen ajo on oikein. Aloita kapeilla tapahtumasuodattimilla tai harvalle aikataululla ja tarkista sitten ensimmäiset muutamat käynnistymiset.

Manuaalinen varmistus erottaa työnkulun ongelmat käynnistimen ongelmista: jos Run now epäonnistuu, korjaa ensin työnkulku tai sen käyttöoikeus; jos Run now onnistuu mutta tapahtuma ei koskaan laukea, tarkista automaation määritys.

Miten Okou valitsee työnkulun

Sinun ei tarvitse kutsua työnkulkua nimellä. Okou lataa sen automaattisesti, kun saapuva pyyntö vastaa sen kuvausta. Työnkulku nimeltä customer-reply-draft, jota kuvaillaan "laadi vastaus asiakassähköpostiin käyttäen omaa äänensävyämme ja dokumentteja", käynnistyy, kun edelleenlähetät asiakassähköpostin — nimeä ei tarvita.

Pakottaaksesi tietyn, sano niin: "Käytä tämän sähköpostin kanssa työnkulkua customer-reply-draft."

Sisäänrakennetut työnkulut

Okou sisältää joukon Okoun ylläpitämiä monialaisia työnkulkuja — tutkimus ja analyysi, talous ja kirjanpito, laki ja vaatimustenmukaisuus, tuote, markkinointi, asiakastuki ja tiimiviestintä. Ne ovat toimialamenettelyjä, eivät liitännäisinfran putkitusta: jokainen opettaa Okoulle, miten käsitellä toistuvaa työtyyppiä.

Muutama esimerkki:

• deep-dive — jäsennelty tutkimus ja ratkaisusuunnittelu; kerää faktat, sitten tutki vaihtoehtoja
• prd-writing — tuotevaatimukset jäsennellyllä ongelman rajauksella ja hyväksymiskriteereillä
• copywriting — markkinointitekstit eri kanaviin (blogit, sähköpostit, sosiaalinen media, laskeutumissivut)
• competitor-matrix — ominaisuusvertailumatriisit, asemointipurkamiset, voitto-/häviöanalyysi
• customer-reply — empaattiset, brändin mukaiset vastaukset kanavaan ja kiireellisyyteen sovitettuna
• nda-screening — luokittele saapuvat NDA:t GREEN / YELLOW / RED -tasolle ja reititä ne
• status-updates — edistymisraportit ja sidosryhmäpäivitykset, jotka on sovitettu mille tahansa yleisölle

Omat työnkulkusi sijoittuvat näiden rinnalle ja menevät edelle, kun niiden kuvaukset vastaavat tarkemmin.

Milloin sellainen kannattaa tehdä

Rehellinen sääntö: jos olet kirjoittanut olennaisesti saman kehotteen useammin kuin kahdesti — tai voit kuvitella tiimikaverin kirjoittavan sen — tallenna se.

Tunnistettavia merkkejä:

• Työllä on nimi, jota tiimisi jo käyttää ("aamukatsaus", "kilpailijaseuranta")
• Kehote mainitsee tietyt työkalut, kanavat tai mallipohjat, joiden ei pitäisi muuttua jokaisella ajolla
• Tuotoksella on vakioitu muoto (kooste, luonnos, kirjattu issue)
• Useamman kuin yhden henkilön täytyy käynnistää se
• Haluat sen ajautuvan aikataululla tai tapahtumalla — katso Automaatiot

Yleiset mallit

• Syöttölomake. Ottaa vastaan syötteen osan (sähköposti, bugiraportti, ketju) ja tuottaa jäsennellyn artefaktin (issue, luonnos, rivi).
• Rytmikooste. Työnkulku yhdistettynä ajastettuun automaatioon, joka ajetaan päivittäin tai viikoittain ja julkaistaan näkyvään paikkaan.
• Keskustelun aikainen apuri. Käynnistyy @Okou-toiminnolla kanavassa tekemään yhden tarkasti rajatun alitehtävän — etsi, tiivistä, luokittele.
• Säveltäjä. Tuottaa yhden ajon aikana monimuotoisen kokonaisuuden — blogiluonnoksen sekä sosiaalisen median julkaisut sekä kortit.
• Tapahtumavastaaja. Yhdistetty tapahtuma-automaatioon: uusi sähköposti, yhdistetty PR tai uusi Notion-sivu käynnistää ajon. Katso Automaatiot.

Vältettävät sudenkuopat

• Liian kapea. Työnkulku, joka sopii vain yhteen tiettyyn syötteeseen, on hauras. Tavoittele työn rakenteen, älä yhden esimerkin yksityiskohtien, kattamista.
• Liian epämääräinen. "Auta markkinoinnissa" on niin laaja, ettei Okou tiedä, milloin sitä pitäisi soveltaa. Ole kuvausosassa täsmällinen.
• Kovakoodatut tunnistetiedot. Älä koskaan liitä API-avaimia ohjeeseen. Käytä sen sijaan custom connectors -toimintoa — tunnistetieto pysyy alustalla, poissa mallin ulottuvilta.
• Piilotettu tuotoksen muoto. Kerro, miltä artefaktin pitäisi näyttää: "numeroitu kolmen kohdan lista" tai "luonnosvastaus alle 150 sanan pituisena."
• Käyttöoikeuksien unohtaminen. Jaettu työnkulku ei myönnä liitännäiskäyttöoikeutta. Tarkista yhdistetty tilisi, pyydetyt käyttöoikeudet ja kaikki käytettävissäsi olevat chat-tilin hallintatoiminnot. Legacy Agents -tilassa tarkista myös omistavan agentin valtuutukset.

Mitä seuraavaksi

• Liitä käynnistin Automaatiot-toiminnolla, jotta työnkulku toimii ilman sinua.
• Katso Agents, kuka suorittaa työnkulun ja millä oikeuksilla.
• Katso Oikeudet, jos haluat rajoittaa sitä, mihin työnkulku voi koskea.
• Katso Esimerkkityönkulut, joissa on viisi alusta loppuun kirjoitettua esimerkkiä.