Aseta työnkulku Julkiseksi, kun muiden saman työtilan jäsenten pitäisi voida löytää ja suorittaa sama menettely. Pidä se Yksityisenä, kun se on henkilökohtainen, kokeellinen tai sisältää materiaalia, jota työtilan ei pitäisi jakaa.
Työnkulun julkaiseminen jakaa sen ohjeen ja liitetyt viitetiedostot. Se ei jaa luojan yksityisiä keskusteluja, yhdistettyjä tilejä, tunnistetietoja tai henkilökohtaisia käyttöoikeuksia.
Ennen julkaisua
Varmista, että:
- työnkulku tuottaa hyödyllisen tuloksen useammalla kuin yhdellä realistisella syötteellä;
- sen kuvaus kertoo selkeästi, milloin sitä käytetään;
- ohje ei sisällä tunnusta, salasanaa, asiakkaan salaisuutta tai tarpeettomia henkilötietoja;
- liitetyt tiedostot ovat turvallisia kaikkien työtilan jäsenten katseltaviksi;
- Legacy Agents -ympäristössä omistava Agent on Julkinen ja tarkoitettujen jäsenten käytettävissä;
- hyväksyntäsäännöt ovat selkeät, kun lähetetään, julkaistaan, poistetaan, ostetaan tai muutetaan ulkoista dataa.
My Okou: Julkiset työnkulut ovat työtilan menetelmiä, ja Yksityiset työnkulut kuuluvat nykyiselle käyttäjälle. Legacy Agents: työnkulut kuuluvat Agentille; Julkinen työnkulku edellyttää myös omistavaa Agentia, johon tiimikavereilla on pääsy.
Mitä käyttöliittymää käytät?
Nämä ohjeet kattavat molemmat käyttökokemukset. Jos Asetukset → Henkilökohtainen → My Okou on käytettävissä, noudata My Okou -vaiheita. Jos käytät Agents-sivua, jossa on New agent, noudata Legacy Agents -vaiheita. Saatavuus voi vaihdella jäsenten välillä; nämä ohjeet eivät muuta käyttökokemustasi.
Kummassakin käyttökokemuksessa voit ajaa useita keskusteluja tai tehtäviä samanaikaisesti, käyttää työnkulkuja uudelleen ja jakaa tarkastettua työtä tiimisi kanssa. Ajonaikainen aliagentti on suorituskykytyökalu, ei erillinen tuoteprofiili, jota sinun täytyy luoda.
Tee työnkulusta julkinen
- Avaa Workflows.
- Valitse työnkulku, jonka haluat jakaa.
- Tarkista sen Name, Description, Instructions ja liitetyt tiedostot.
- Valitse Visibility-kohdasta Public tai valitse Make workflow public.
- Vahvista muutos.
Työnkulusta tulee nyt osa työtilan jaettua työnkulkujen kirjastoa.
My Okou -esimerkki: työnkulun Settings-välilehdessä on Make workflow public ja Make private copy.
Julkaiseminen ja ylläpito noudattavat edelleen olemassa olevia työtilan käyttöoikeuksia. Yksityisen työnkulun luominen ei anna oikeutta julkaista sitä julkisesti. Legacy Agents -ympäristössä Adminin voi olla tarpeen julkaista työ Agentilla, jota et omista.
Julkinen vs. yksityinen
| Näkyvyys | Kuka voi nähdä ja käyttää sitä | Paras käyttökohde |
|---|---|---|
| Yksityinen | Nykyinen käyttäjä My Okou -ympäristössä; omistaja Agent-kontekstissa Legacy Agents -ympäristössä | Luonnokset, henkilökohtaiset menetelmät, kokeilut ja arkaluonteinen viitemateriaali |
| Julkinen | Työtilan jäsenet; Legacy Agents -ympäristössä lisäksi omistavan Agentin käyttöoikeuksien alainen | Tarkastetut tiimimenettelyt, hyväksytyt pohjat ja toistuva osastorajat ylittävä työ |
Julkinen tarkoittaa julkista työtilan sisällä. Se ei luo todennusta vaativaa verkkosivua eikä julkaise työnkulkua avoimeen internetiin.
Miten tiimikaverit ajavat sitä
My Okou -ympäristössä jäsenet käyttävät Julkista työnkulkua omassa Chatissaan nykyisessä työtilassa. Legacy Agents -ympäristössä avaa sen omistavan Agentin Chat. Kummassakin käyttökokemuksessa:
- kirjoita sen slash-komento, esimerkiksi
/qualify-inbound-lead; - pyydä tehtävää luonnollisella kielellä, kun työnkulun kuvaus vastaa selvästi pyyntöä.
Slackissa mainitse Okou ja lisää työnkulun nimi tai tarkoitettu tehtävä. Katso Käytä jaettuja työnkulkuja Slackissa.
Työnkulkua ajava jäsen syöttää tehtäväkohtaiset syötteet. Okou käyttää suoritettavan jäsenen Instructionsia, muistia, yhdistettyjä tilejä ja käyttöoikeuksia (sekä Legacy Agents -ympäristössä Agent-kontekstia); se ei käytä työnkulun luojan henkilökohtaista tilikäyttöoikeutta.
Jaa menetelmä, älä tiliä
Seuraavat ovat toisistaan riippumattomia:
- Työnkulun näkyvyys määrittää, kuka voi nähdä menettelyn ja kutsua sen.
- Instructions on henkilökohtainen My Okou -ympäristössä. Agentin näkyvyys pysyy erillisenä käyttörajana Legacy Agents -ympäristössä.
- Yhteys yksilöi palvelutilin, jonka jäsen on yhdistänyt.
- Valtuutus ja nimettyjen oikeuksien hallinta määrittävät, mitä Okou voi tehdä tällä yhteydellä. Kaikki lisä-Chat-tilien hallintakontrollit ovat erillisiä työnkulun jakamisesta.
Siksi kaksi tiimikaveria voi ajaa samaa julkista työnkulkua ja silti saada valtuutuspyynnön eri palveluihin. Jokainen antaa käyttöoikeuden oman työrajansa puitteissa.
Tee työnkulusta kopio
Käytä kopiota, kun tarvitset version, jota voi kehittää itsenäisesti. My Okou: valitse Make private copy luodaksesi oman version tähän työtilaan. Samanniminen yksityinen työnkulkusi syrjäyttää julkisen version; käytä täsmällistä Workflow ID:tä tunnistaaksesi tietyn jaetun määritelmän. Toisen jäsenen automaatioita ei kopioida.
Legacy Agents: olemassa oleva kopiointipolku on:
- Avaa työnkulku.
- Valitse Copy workflow.
- Valitse kohde-Agent.
- Avaa uusi kopio ja tarkista sen ohje, tiedostot ja käyttöoikeudet.
- Julkaise kopio vasta sen jälkeen, kun sitä on testattu kohde-Agentilla.
Kopio alkaa uutena yksityisenä työnkulkuna. Siihen tehdyt muutokset eivät päivitä alkuperäistä, eikä alkuperäiseen tehdyt muutokset päivitä kopiota. Käsittele tätä haarautumisena, ei reaaliaikaisena synkronointina.
Kopiointi on hyödyllistä, kun Sales ja Customer Success jakavat tutkimusmenetelmän mutta tarvitsevat eri tulostusmuodot tai hyväksyntärajaehdot. Jos kaikkien pitäisi saada tulevat päivitykset yhteen standardiin, pidä yksi julkinen työnkulku sen sijaan, että loisit kopioita.
Päivitä julkinen työnkulku turvallisesti
Julkista työnkulkua voivat jo käyttää tiimikaverit tai automaatiot. Ennen merkittävää muutosta:
- Tunnista, mikä käyttäytyminen tai tuloste muuttuu.
- Testaa tarkistettu ohje edustavilla syötteillä.
- Kerro vaikuttuneille jäsenille, kun syötteet, kentät, kohteet tai hyväksyntäsäännöt muuttuvat.
- Tarkista mahdolliset automaatiot, jotka ajavat työnkulun.
- Säilytä sama slug, kun muutos on taaksepäin yhteensopiva; käytä uutta työnkulkua, kun sopimus muuttuu olennaisesti.
Pienet parannukset, kuten selkeämmät viittaukset tai vahvempi laaduntarkistus, voivat yleensä pysyä samassa työnkulussa. Uusi työnkulku on turvallisempi, kun kohdeyleisö, vaaditut syötteet tai syntyvä toiminto on pohjimmiltaan erilainen.
Tee työnkulusta taas yksityinen
Julkisen työnkulun muuttaminen yksityiseksi poistaa tiimin pääsyn. Muut jäsenet voivat menettää mahdollisuuden ajaa sitä, ja heidän automaationsa, jotka riippuvat siitä, voivat pysähtyä.
Ennen kuin teet siitä yksityisen:
- tarkista, ketkä henkilöt ja automaatiot käyttävät sitä;
- luo tai kopioi korvaava versio, jos tiimi tarvitsee menetelmää edelleen;
- ilmoita asiaankuuluville omistajille;
- varmista, ettei mikään jaettu viitetiedosto tule odottamatta saavuttamattomaksi.
Kevyt julkaisun tarkistuslista
- Selkeä nimi ja mieleenpainuva slug
- Kuvaus selittää, milloin sitä käytetään
- Ohje määrittää syötteet, vaiheet, tuloksen ja hyväksyntärajaehdot
- Tiedostot ovat ajan tasalla ja turvallisia jaettaviksi
- Legacy Agents -ympäristössä omistava Agent on Julkinen
- Jonkun muun kuin tekijän testaama
- Ei henkilökohtaisia tunnistetietoja tai yksityisen chatin sisältöä
- Tunnetut automaatiot tarkistettu
Seuraavaksi kutsu tiimikavereita tai auta nykyisiä jäseniä liittymään työtilaan.
