Atur alur kerja menjadi Publik jika anggota lain di ruang kerja yang sama harus dapat menemukan dan menjalankan prosedur yang sama. Pertahankan sebagai Pribadi selama masih bersifat pribadi, eksperimen, atau berisi materi yang tidak boleh dibagikan ke ruang kerja.
Mempublikasikan alur kerja membagikan instruksinya dan file referensi yang dilampirkan. Ini tidak membagikan obrolan pribadi pembuatnya, akun yang terhubung, kredensial, atau pemberian izin pribadi.
Sebelum memublikasikan
Pastikan bahwa:
- alur kerja menghasilkan hasil yang berguna dengan lebih dari satu input yang realistis;
- deskripsinya dengan jelas menjelaskan kapan harus menggunakannya;
- instruksi tidak berisi token, kata sandi, rahasia pelanggan, atau data pribadi yang tidak perlu;
- file yang dilampirkan aman untuk dilihat oleh setiap anggota ruang kerja;
- di Legacy Agents, Agen pemilik bersifat Publik dan tersedia bagi anggota yang dituju;
- aturan persetujuan dijelaskan secara eksplisit untuk mengirim, memublikasikan, menghapus, membeli, atau mengubah data eksternal.
My Okou: Public Workflows adalah metode ruang kerja, dan Private Workflows milik pengguna saat ini. Legacy Agents: alur kerja dimiliki oleh sebuah Agen; Public Workflow juga memerlukan Agen pemilik yang dapat diakses oleh rekan satu tim.
Pengalaman mana yang Anda gunakan?
Dokumen ini mencakup kedua pengalaman. Jika Settings → Personal → My Okou tersedia, ikuti langkah My Okou. Jika Anda menggunakan halaman Agents dengan New agent, ikuti langkah Legacy Agents. Ketersediaan dapat berbeda antaranggota; dokumen ini tidak mengubah pengalaman Anda.
Dalam kedua pengalaman tersebut, Anda dapat menjalankan beberapa obrolan atau tugas sekaligus, menggunakan kembali alur kerja, dan membagikan pekerjaan yang sudah ditinjau dengan tim Anda. Subagen runtime adalah alat eksekusi, bukan profil produk terpisah yang perlu Anda buat.
Jadikan alur kerja publik
- Buka Workflows.
- Pilih alur kerja yang ingin Anda bagikan.
- Tinjau Name, Description, Instructions, dan file yang dilampirkan.
- Di bawah Visibility, pilih Public atau pilih Make workflow public.
- Konfirmasikan perubahan.
Alur kerja sekarang menjadi bagian dari pustaka alur kerja bersama di ruang kerja.
Contoh My Okou: tab Settings pada Workflow mencakup Make workflow public dan Make private copy.
Publikasi dan pemeliharaan tetap mengikuti izin ruang kerja yang sudah ada. Membuat Private Workflow tidak memberikan hak publikasi Public. Di Legacy Agents, Admin mungkin perlu memublikasikan pekerjaan pada Agen yang bukan milik Anda.
Public versus private
| Visibilitas | Siapa yang dapat melihat dan menggunakannya | Paling cocok untuk |
|---|---|---|
| Private | Pengguna saat ini di My Okou; pemilik dalam konteks Agen di Legacy Agents | Draf, metode pribadi, eksperimen, dan materi referensi sensitif |
| Public | Anggota ruang kerja; di Legacy Agents, juga tunduk pada akses Agen pemilik | Prosedur tim yang sudah ditinjau, templat yang disetujui, dan pekerjaan lintas-fungsi yang berulang |
Public berarti publik di dalam ruang kerja. Ini tidak membuat halaman web tanpa autentikasi atau memublikasikan alur kerja ke internet terbuka.
Cara rekan tim menjalankannya
Di My Okou, anggota menggunakan Public Workflow di Obrolan mereka sendiri dalam ruang kerja saat ini. Di Legacy Agents, buka Obrolan dari Agen pemiliknya. Dalam kedua pengalaman:
- masukkan perintah garis miringnya, seperti
/qualify-inbound-lead; - minta tugasnya dengan bahasa alami ketika deskripsi alur kerja dengan jelas cocok dengan permintaan.
Di Slack, sebut Okou dan sertakan nama alur kerja atau tugas yang dimaksud. Lihat Gunakan alur kerja bersama di Slack.
Anggota yang menjalankan alur kerja menyediakan input khusus untuk permintaan tersebut. Okou menggunakan instruksi, memori, akun yang terhubung, dan izin milik anggota yang mengeksekusi (ditambah konteks Agen di Legacy Agents); Okou tidak meminjam akses akun pribadi pembuat alur kerja.
Bagikan metodenya, bukan akunnya
Hal-hal berikut bersifat independen:
- Visibilitas alur kerja menentukan siapa yang dapat melihat dan menjalankan prosedur.
- Instruksi bersifat pribadi di My Okou. Visibilitas Agen tetap menjadi batas akses yang terpisah di Legacy Agents.
- Koneksi mengidentifikasi akun layanan yang telah dihubungkan oleh anggota.
- Otorisasi dan izin bernama menentukan apa yang dapat dilakukan Okou dengan koneksi tersebut. Kontrol tambahan apa pun atas akun Obrolan bersifat independen dari berbagi alur kerja.
Itulah sebabnya dua rekan tim dapat menjalankan alur kerja publik yang sama dan tetap menerima permintaan otorisasi untuk layanan yang berbeda. Setiap orang memberikan akses untuk batas kerja mereka sendiri.
Salin Workflow
Gunakan salinan ketika Anda memerlukan versi yang dapat berkembang secara independen. My Okou: pilih Make private copy untuk membuat versi Anda sendiri di ruang kerja ini. Workflow Pribadi dengan nama yang sama akan didahulukan daripada versi Publik; gunakan Workflow ID yang eksplisit untuk mengidentifikasi definisi bersama tertentu. Otomatisasi anggota lain tidak disalin.
Legacy Agents: alur penyalinan yang ada adalah:
- Buka alur kerja.
- Pilih Copy workflow.
- Pilih agen tujuan.
- Buka salinan baru dan tinjau instruksi, file, dan izinnya.
- Publikasikan salinan hanya setelah diuji di agen tujuan.
Salinan dimulai sebagai alur kerja pribadi baru. Perubahan pada salinan tidak memperbarui yang asli, dan perubahan pada yang asli tidak memperbarui salinan. Perlakukan ini sebagai fork, bukan sinkronisasi langsung.
Penyalinan berguna ketika Sales dan Customer Success berbagi metode riset tetapi memerlukan format output atau batas persetujuan yang berbeda. Jika semua orang harus menerima pembaruan mendatang ke satu standar, pertahankan satu alur kerja publik alih-alih membuat salinan.
Perbarui alur kerja publik dengan aman
Alur kerja publik mungkin sudah digunakan oleh rekan tim atau otomatisasi. Sebelum perubahan materi:
- Identifikasi perilaku atau output apa yang akan berubah.
- Uji instruksi yang direvisi dengan input yang representatif.
- Beri tahu anggota yang terdampak saat input, field, tujuan, atau aturan persetujuan berubah.
- Periksa otomatisasi apa pun yang menjalankan alur kerja tersebut.
- Pertahankan slug yang sama ketika perubahan kompatibel ke belakang; gunakan alur kerja baru ketika kontraknya berubah secara substansial.
Peningkatan kecil seperti sitasi yang lebih jelas atau pemeriksaan kualitas yang lebih kuat biasanya dapat tetap berada di alur kerja yang sama. Alur kerja baru lebih aman ketika audiens, input yang diperlukan, atau tindakan hasilnya pada dasarnya berbeda.
Jadikan alur kerja private lagi
Mengubah alur kerja publik menjadi Privat menghapus akses tim. Anggota lain mungkin kehilangan kemampuan untuk menjalankannya, dan otomatisasi mereka yang bergantung padanya dapat berhenti.
Sebelum menjadikannya privat:
- tinjau orang dan otomatisasi mana yang menggunakannya;
- buat atau salin pengganti jika tim masih membutuhkan metode tersebut;
- beri tahu pemilik yang terdampak;
- pastikan tidak ada file referensi bersama yang menjadi tidak tersedia secara tak terduga.
Daftar periksa publikasi ringan
- Nama yang jelas dan slug yang mudah diingat
- Deskripsi menjelaskan kapan harus menggunakannya
- Instruksi mendefinisikan input, langkah, output, dan batas persetujuan
- File mutakhir dan aman untuk dibagikan
- Di Legacy Agents, Agen pemilik bersifat Publik
- Diuji oleh seseorang selain penulis
- Tidak ada kredensial pribadi atau konten obrolan privat
- Otomatisasi yang diketahui sudah ditinjau
Selanjutnya, undang rekan tim atau bantu anggota yang sudah ada bergabung ke ruang kerja.
