チームでワークフローを共有する

同じワークスペースの他のメンバーが同じ手順を見つけて実行できるようにするには、ワークフローを Public に設定します。個人的な用途、試験的な用途、またはワークスペースで共有すべきでない内容を含む間は Private のままにしてください。

ワークフローを公開すると、指示内容と添付の参照ファイルが共有されます。作成者のプライベートチャット、接続済みアカウント、認証情報、または個人的な権限付与は共有されません。

公開する前に

次の点を確認してください:

• ワークフローが、現実的な複数の入力に対して有用な結果を出すこと
• 説明に、いつ使うべきかが明確に書かれていること
• 指示内容にトークン、パスワード、顧客の秘密情報、または不要な個人データが含まれていないこと
• 添付ファイルが、ワークスペースのすべてのメンバーに見せても安全であること
• Legacy Agents では、所有する Agent が Public で、対象メンバーがアクセス可能であること
• 外部データの送信、公開、削除、購入、または変更に関する承認ルールが明確であること。

My Okou: Public Workflows はワークスペースの手順であり、Private Workflows は現在のユーザーに属します。Legacy Agents: ワークフローは Agent に属します。Public Workflow には、チームメイトがアクセスできる所有元の Agent も必要です。

どの体験を使っていますか?

このドキュメントは両方の体験を対象にしています。Settings → Personal → My Okou が利用できる場合は、My Okou の手順に従ってください。New agent がある Agents ページを使う場合は、Legacy Agents の手順に従ってください。利用可否はメンバーによって異なる場合があります。これらのドキュメントは、あなたの体験を変更しません。

どちらの体験でも、複数のチャットやタスクを同時に実行し、ワークフローを再利用し、確認済みの作業をチームと共有できます。runtime subagent は実行ツールであり、作成すべき別の製品プロフィールではありません。

ワークフローを公開する

1. Workflows を開きます。
2. 共有したいワークフローを選択します。
3. Name、Description、Instructions、および添付ファイルを確認します。
4. Visibility の下で、Public を選ぶか、Make workflow public を選択します。
5. 変更を確定します。

これで、そのワークフローはワークスペースの共有ワークフローライブラリの一部になります。

My Okou の例: Workflow の Settings タブには、Make workflow public と Make private copy が含まれています。

公開と管理は、これまでどおり既存のワークスペース権限に従います。Private Workflow を作成しても、Public に公開する権限は付与されません。Legacy Agents では、所有していない Agent 上の作業を Admin が公開する必要がある場合があります。

Public と Private の違い

Public は、ワークスペース内での Public を意味します。認証なしの Web ページを作成したり、ワークフローを公開インターネットに公開したりするものではありません。

チームメイトが実行する方法

My Okou では、メンバーは現在のワークスペース内の自分のチャットで Public Workflow を使用します。Legacy Agents では、その所有 Agent のチャットを開きます。どちらの体験でも:

• /qualify-inbound-lead などのスラッシュコマンドを入力する
• ワークフローの説明が依頼内容に明確に合致している場合は、自然言語でタスクを依頼する。

Slack では、Okou をメンションし、ワークフロー名または実行したいタスクを含めます。Slack で共有ワークフローを使う を参照してください。

ワークフローを実行するメンバーが、その依頼固有の入力を提供します。Okou は、実行中のメンバーの Instructions、memory、接続済みアカウント、権限（Legacy Agents では Agent コンテキストも）を使用します。ワークフロー作成者の個人的なアカウントアクセスを借用することはありません。

方法を共有し、アカウントは共有しない

以下はそれぞれ独立しています:

1. ワークフローの公開範囲 は、だれがその手順を見て呼び出せるかを決定します。
2. Instructions は My Okou では個人用です。Agent の公開範囲 は Legacy Agents でも別のアクセス境界のままです。
3. 接続 は、メンバーが接続したサービスアカウントを示します。
4. 認可 と 名前付き権限 は、その接続で Okou が何をできるかを決定します。追加の Chat アカウント制御は、ワークフローの共有とは独立しています。

そのため、2 人のチームメイトが同じ public workflow を実行しても、それぞれ別のサービスについて認可要求を受けることがあります。各人が、自分の作業範囲に対してアクセスを付与します。

Workflow をコピーする

独立して発展できるバージョンが必要な場合は、コピーを使用します。My Okou: Make private copy を選択すると、このワークスペース内に自分専用のバージョンを作成できます。同じ名前の Private Workflow がある場合は、それが Public バージョンより優先されます。特定の共有定義を識別するには、明示的な Workflow ID を使用してください。他のメンバーの Automations はコピーされません。

Legacy Agents: 既存のコピーの流れは次のとおりです:

1. ワークフローを開きます。
2. Copy workflow を選択します。
3. コピー先の agent を選択します。
4. 新しいコピーを開き、その instruction、ファイル、権限を確認します。
5. コピー先の agent でテストしてから、そのコピーを公開します。

コピーは新しい private workflow として開始されます。そこへの変更は元のワークフローを更新せず、元のワークフローへの変更もコピーを更新しません。これを live sync ではなく fork として扱ってください。

営業と Customer Success が同じ調査手法を共有しつつ、異なる出力形式や承認境界が必要な場合に、コピーは有用です。全員が 1 つの標準に対する将来の更新を受け取るべきなら、コピーを作成するのではなく 1 つの public workflow を維持してください。

Public ワークフローを安全に更新する

public workflow は、すでにチームメイトや automations によって使用されている場合があります。重大な変更を行う前に:

1. どの動作や出力が変わるかを特定します。
2. 代表的な入力で改訂した instruction をテストします。
3. 入力、フィールド、送信先、または承認ルールが変わる場合は、影響を受けるメンバーに知らせます。
4. そのワークフローを実行する automations を確認します。
5. 変更が後方互換である場合は同じ slug を維持し、契約が大きく変わる場合は新しいワークフローを使用します。

より明確な引用やより強力な品質チェックのような小さな改善は、通常、同じワークフローのままで問題ありません。対象ユーザー、必要な入力、または結果として生じるアクションが根本的に異なる場合は、新しいワークフローの方が安全です。

ワークフローを再び Private にする

public workflow を Private に変更すると、チームアクセスが削除されます。他のメンバーは実行できなくなる場合があり、それに依存する automations は停止することがあります。

Private にする前に:

• どの人と automations がそれを使用しているか確認する
• チームが引き続きその方法を必要とする場合は、代替を作成するかコピーする
• 影響を受ける所有者に通知する
• 共有参照ファイルが予期せず利用できなくならないことを確認する

軽量な公開チェックリスト

• 明確な名前と覚えやすい slug
• 説明に、いつ使うかが書かれている
• instruction が入力、手順、出力、および承認の境界を定義している
• ファイルが最新で、共有しても安全である
• Legacy Agents では、所有 Agent が Public である
• 作成者以外の誰かがテストしている
• 個人の資格情報やプライベートチャットの内容がない
• 既知の automations を確認済み

次に、チームメイトを招待する か、既存メンバーの ワークスペースへの参加 を手伝ってください。