अपनी टीम के साथ वर्कफ़्लो साझा करें

जब उसी कार्यक्षेत्र के अन्य सदस्यों को वही प्रक्रिया खोजने और चलाने में सक्षम होना चाहिए, तब किसी वर्कफ़्लो को Public पर सेट करें। जब वह व्यक्तिगत, प्रायोगिक हो, या उसमें ऐसी सामग्री हो जिसे कार्यक्षेत्र के भीतर साझा नहीं किया जाना चाहिए, तब उसे Private रखें।

किसी वर्कफ़्लो को प्रकाशित करने से उसके निर्देश और संलग्न संदर्भ फ़ाइलें साझा होती हैं। इससे निर्माता की निजी चैट, जुड़े हुए खाते, क्रेडेंशियल या व्यक्तिगत अनुमति-अनुदान साझा नहीं होते।

प्रकाशित करने से पहले

यह सुनिश्चित करें कि:

• वर्कफ़्लो एक से अधिक यथार्थवादी इनपुट के साथ उपयोगी परिणाम देता हो;
• उसके विवरण में स्पष्ट रूप से लिखा हो कि इसका उपयोग कब करना है;
• निर्देश में कोई टोकन, पासवर्ड, ग्राहक-गोपनीय जानकारी या अनावश्यक व्यक्तिगत डेटा न हो;
• संलग्न फ़ाइलें कार्यक्षेत्र के हर सदस्य के देखने के लिए सुरक्षित हों;
• Legacy Agents में, स्वामी Agent Public हो और इच्छित सदस्यों के लिए उपलब्ध हो;
• भेजने, प्रकाशित करने, हटाने, खरीदने या बाहरी डेटा बदलने के लिए अनुमोदन नियम स्पष्ट हों।

My Okou: Public Workflows कार्यक्षेत्र की विधियाँ हैं, और Private Workflows वर्तमान उपयोगकर्ता के होते हैं। Legacy Agents: वर्कफ़्लो किसी Agent के अंतर्गत होते हैं; किसी Public Workflow के लिए ऐसा स्वामी Agent भी आवश्यक है, जिसे टीम के सदस्य एक्सेस कर सकें।

आप कौन-सा अनुभव उपयोग कर रहे हैं?

ये दस्तावेज़ दोनों अनुभवों को कवर करते हैं। यदि Settings → Personal → My Okou उपलब्ध है, तो My Okou वाले चरणों का पालन करें। यदि आप New agent वाले Agents पेज का उपयोग करते हैं, तो Legacy Agents वाले चरणों का पालन करें। उपलब्धता अलग-अलग सदस्यों के लिए भिन्न हो सकती है; ये दस्तावेज़ आपका अनुभव नहीं बदलते।

दोनों ही अनुभवों में, आप एक साथ कई चैट या कार्य चला सकते हैं, वर्कफ़्लो का पुनः उपयोग कर सकते हैं, और समीक्षा किया गया काम अपनी टीम के साथ साझा कर सकते हैं। रनटाइम सबएजेंट एक निष्पादन उपकरण है, कोई अलग उत्पाद-प्रोफ़ाइल नहीं जिसे आपको बनाना पड़े।

किसी वर्कफ़्लो को Public बनाना

1. Workflows खोलें.
2. वह वर्कफ़्लो चुनें जिसे आप साझा करना चाहते हैं.
3. उसके Name, Description, Instructions, और संलग्न फ़ाइलों की समीक्षा करें.
4. Visibility के अंतर्गत, Public चुनें या Make workflow public चुनें.
5. परिवर्तन की पुष्टि करें.

अब यह वर्कफ़्लो कार्यक्षेत्र की साझा वर्कफ़्लो लाइब्रेरी का हिस्सा बन जाता है।

My Okou उदाहरण: वर्कफ़्लो के Settings टैब में Make workflow public और Make private copy शामिल होते हैं।

प्रकाशन और रखरखाव फिर भी कार्यक्षेत्र की मौजूदा अनुमतियों के अनुसार ही होते हैं। Private Workflow बनाना आपको Public प्रकाशन के अधिकार नहीं देता। Legacy Agents में, ऐसे Agent पर काम प्रकाशित करने के लिए किसी Admin की आवश्यकता हो सकती है, जिसका स्वामित्व आपके पास नहीं है।

Public बनाम Private

Public का अर्थ कार्यक्षेत्र के भीतर Public होना है। इससे कोई बिना प्रमाणीकरण वाला वेब पेज नहीं बनता और न ही वर्कफ़्लो खुले इंटरनेट पर प्रकाशित होता है।

टीम के सदस्य इसे कैसे चलाते हैं

My Okou में, सदस्य वर्तमान कार्यक्षेत्र के भीतर अपनी Chat में किसी Public Workflow का उपयोग करते हैं। Legacy Agents में, उसके स्वामी Agent की Chat खोलें। दोनों ही अनुभवों में:

• उसका slash command दर्ज करें, जैसे /qualify-inbound-lead;
• जब वर्कफ़्लो का विवरण अनुरोध से स्पष्ट रूप से मेल खाता हो, तब कार्य को प्राकृतिक भाषा में कहें।

Slack में, Okou को उल्लेखित करें और वर्कफ़्लो का नाम या इच्छित कार्य शामिल करें। Slack में साझा वर्कफ़्लो का उपयोग करें देखें।

वर्कफ़्लो चलाने वाला सदस्य अनुरोध-विशिष्ट इनपुट प्रदान करता है। Okou निष्पादन करने वाले सदस्य के Instructions, memory, connected accounts और permissions का उपयोग करता है (और Legacy Agents में Agent संदर्भ का भी); यह वर्कफ़्लो के निर्माता की व्यक्तिगत खाता-पहुँच उधार नहीं लेता।

विधि साझा करें, खाता नहीं

निम्नलिखित चीज़ें एक-दूसरे से स्वतंत्र हैं:

1. Workflow visibility यह निर्धारित करती है कि प्रक्रिया को कौन देख और चला सकता है.
2. Instructions My Okou में व्यक्तिगत होती हैं। Legacy Agents में Agent visibility एक अलग पहुँच-सीमा बनी रहती है.
3. Connection उस सेवा-खाते की पहचान करता है जिसे किसी सदस्य ने जोड़ा है.
4. Authorization and named permissions यह निर्धारित करते हैं कि उस connection के साथ Okou क्या कर सकता है। Chat खाते के कोई भी अतिरिक्त नियंत्रण Workflow sharing से स्वतंत्र होते हैं.

इसीलिए दो टीम सदस्य एक ही public workflow चला सकते हैं और फिर भी अलग-अलग सेवाओं के लिए authorization request प्राप्त कर सकते हैं। प्रत्येक व्यक्ति अपनी ही कार्य-सीमा के लिए पहुँच प्रदान करता है।

किसी Workflow की प्रति बनाएँ

जब आपको ऐसा संस्करण चाहिए जो स्वतंत्र रूप से विकसित हो सके, तब प्रति का उपयोग करें। My Okou: इस कार्यक्षेत्र में अपना स्वयं का संस्करण बनाने के लिए Make private copy चुनें। आपके समान-नाम वाले Private Workflow को Public संस्करण पर प्राथमिकता मिलती है; किसी विशेष साझा परिभाषा की पहचान के लिए स्पष्ट Workflow ID का उपयोग करें। किसी अन्य सदस्य की Automations कॉपी नहीं होतीं।

Legacy Agents: मौजूदा कॉपी प्रक्रिया यह है:

1. वर्कफ़्लो खोलें.
2. Copy workflow चुनें.
3. गंतव्य Agent चुनें.
4. नई कॉपी खोलें और उसके निर्देश, फ़ाइलों और अनुमतियों की समीक्षा करें.
5. कॉपी को केवल तब प्रकाशित करें, जब उसका गंतव्य Agent में परीक्षण हो चुका हो.

कॉपी एक नए private workflow के रूप में शुरू होती है। उसमें किए गए परिवर्तन मूल को अपडेट नहीं करते, और मूल में किए गए परिवर्तन कॉपी को अपडेट नहीं करते। इसे live sync नहीं, बल्कि एक fork की तरह समझें।

कॉपी करना तब उपयोगी होता है जब Sales और Customer Success एक शोध-विधि साझा करते हों, लेकिन उन्हें अलग आउटपुट प्रारूप या अनुमोदन-सीमाएँ चाहिए हों। यदि सभी को एक ही मानक के भविष्य के अपडेट मिलने चाहिए, तो कॉपियाँ बनाने के बजाय एक Public Workflow बनाए रखें।

किसी Public Workflow को सुरक्षित रूप से अपडेट करें

हो सकता है कि कोई Public Workflow पहले से ही टीम के सदस्यों या automations द्वारा उपयोग किया जा रहा हो। किसी महत्वपूर्ण परिवर्तन से पहले:

1. पहचानें कि कौन-सा व्यवहार या आउटपुट बदलेगा.
2. संशोधित निर्देश का प्रतिनिधि इनपुट के साथ परीक्षण करें.
3. जब इनपुट, फ़ील्ड, गंतव्य या अनुमोदन नियम बदलें, तो प्रभावित सदस्यों को बताएँ.
4. उन automations की जाँच करें जो इस वर्कफ़्लो को चलाती हैं.
5. जब परिवर्तन backward-compatible हो, तब वही slug रखें; जब अनुबंध में बड़ा बदलाव हो, तब नया वर्कफ़्लो उपयोग करें.

छोटे सुधार, जैसे अधिक स्पष्ट citations या बेहतर quality check, आम तौर पर उसी वर्कफ़्लो में रखे जा सकते हैं। जब लक्षित समूह, आवश्यक इनपुट या परिणामी कार्रवाई मूल रूप से अलग हो, तब नया वर्कफ़्लो अधिक सुरक्षित होता है।

किसी वर्कफ़्लो को फिर से Private बनाना

किसी public workflow को Private में बदलने से टीम की पहुँच हट जाती है। अन्य सदस्य इसे चलाने की क्षमता खो सकते हैं, और उस पर निर्भर उनकी automations रुक सकती हैं।

इसे Private बनाने से पहले:

• देखें कि कौन-से लोग और कौन-सी automations इसका उपयोग करती हैं;
• यदि टीम को अभी भी इस विधि की आवश्यकता है, तो उसका प्रतिस्थापन बनाएँ या कॉपी करें;
• प्रभावित स्वामियों को सूचित करें;
• यह सुनिश्चित करें कि कोई साझा संदर्भ फ़ाइल अप्रत्याशित रूप से अनुपलब्ध न हो जाए।

एक संक्षिप्त प्रकाशन जाँच-सूची

• स्पष्ट नाम और याद रखने योग्य slug
• विवरण यह बताता हो कि इसका उपयोग कब करना है
• निर्देश इनपुट, चरण, आउटपुट और अनुमोदन-सीमाएँ परिभाषित करता हो
• फ़ाइलें अद्यतन हों और साझा करने के लिए सुरक्षित हों
• Legacy Agents में, स्वामी Agent Public हो
• लेखक के अलावा किसी और ने परीक्षण किया हो
• कोई व्यक्तिगत क्रेडेंशियल या निजी चैट सामग्री न हो
• ज्ञात automations की समीक्षा की गई हो

अगले चरण में, टीम सदस्यों को आमंत्रित करें या मौजूदा सदस्यों को कार्यस्थल से जुड़ने में सहायता दें।