Đặt một quy trình làm việc ở chế độ Public khi các thành viên khác trong cùng không gian làm việc cần có thể tìm thấy và chạy cùng một quy trình. Giữ ở Private khi nó còn mang tính cá nhân, thử nghiệm, hoặc chứa nội dung mà không gian làm việc không nên chia sẻ.
Việc xuất bản một quy trình làm việc sẽ chia sẻ hướng dẫn của nó và các tệp tham chiếu đính kèm. Nó không chia sẻ các cuộc trò chuyện riêng tư của người tạo, các tài khoản đã kết nối, thông tin xác thực, hay các quyền cá nhân được cấp của người tạo.
Trước khi bạn xuất bản
Xác nhận rằng:
- quy trình làm việc tạo ra kết quả hữu ích với hơn một đầu vào thực tế;
- phần mô tả của nó nói rõ khi nào nên dùng;
- hướng dẫn không chứa token, mật khẩu, bí mật của khách hàng, hoặc dữ liệu cá nhân không cần thiết;
- các tệp đính kèm an toàn để mọi thành viên trong không gian làm việc xem;
- trong Legacy Agents, tác nhân sở hữu là Public và có sẵn cho các thành viên dự định;
- các quy tắc phê duyệt là rõ ràng đối với việc gửi, xuất bản, xóa, mua, hoặc thay đổi dữ liệu bên ngoài.
My Okou: Public Workflows là các phương pháp của không gian làm việc, còn Private Workflows thuộc về người dùng hiện tại. Legacy Agents: workflows thuộc về một tác nhân; một Public Workflow cũng cần một tác nhân sở hữu mà đồng đội có thể truy cập.
Bạn đang dùng trải nghiệm nào?
Tài liệu này bao gồm cả hai trải nghiệm. Nếu Settings → Personal → My Okou khả dụng, hãy làm theo các bước My Okou. Nếu bạn dùng trang Agents với New agent, hãy làm theo các bước Legacy Agents. Tính khả dụng có thể khác nhau giữa các thành viên; các tài liệu này không thay đổi trải nghiệm của bạn.
Dù ở trải nghiệm nào, bạn cũng có thể chạy nhiều trò chuyện hoặc tác vụ cùng lúc, tái sử dụng các quy trình làm việc, và chia sẻ công việc đã được xem xét với nhóm của bạn. Một runtime subagent là một công cụ thực thi, không phải một hồ sơ sản phẩm riêng mà bạn cần tạo.
Đặt quy trình làm việc ở chế độ public
- Mở Workflows.
- Chọn quy trình làm việc bạn muốn chia sẻ.
- Xem lại Name, Description, Instructions, và các tệp đính kèm.
- Trong Visibility, chọn Public hoặc chọn Make workflow public.
- Xác nhận thay đổi.
Quy trình làm việc giờ đây trở thành một phần của thư viện quy trình làm việc dùng chung của không gian làm việc.
Ví dụ My Okou: tab Settings của Workflow có các tùy chọn Make workflow public và Make private copy.
Việc xuất bản và bảo trì vẫn tuân theo các quyền hiện có của không gian làm việc. Tạo một Private Workflow không cấp quyền xuất bản Public. Trong Legacy Agents, một Admin có thể cần xuất bản công việc trên một tác nhân mà bạn không sở hữu.
Public và private
| Visibility | Ai có thể xem và dùng nó | Phù hợp nhất cho |
|---|---|---|
| Private | Người dùng hiện tại trong My Okou; chủ sở hữu trong ngữ cảnh tác nhân ở Legacy Agents | Bản nháp, phương pháp cá nhân, thử nghiệm, và tài liệu tham khảo nhạy cảm |
| Public | Các thành viên không gian làm việc; trong Legacy Agents, còn phụ thuộc vào quyền truy cập của tác nhân sở hữu | Các quy trình nhóm đã được xem xét, mẫu đã phê duyệt, và công việc lặp lại liên phòng ban |
Public có nghĩa là public bên trong không gian làm việc. Nó không tạo ra một trang web không cần xác thực hay xuất bản quy trình làm việc ra internet công cộng.
Đồng đội chạy nó như thế nào
Trong My Okou, các thành viên sử dụng một Public Workflow trong Trò chuyện của chính họ ở không gian làm việc hiện tại. Trong Legacy Agents, hãy mở Trò chuyện của tác nhân sở hữu nó. Ở cả hai trải nghiệm:
- nhập lệnh slash của nó, chẳng hạn như
/qualify-inbound-lead; - yêu cầu tác vụ bằng ngôn ngữ tự nhiên khi mô tả quy trình làm việc khớp rõ ràng với yêu cầu.
Trong Slack, hãy nhắc Okou và bao gồm tên quy trình làm việc hoặc tác vụ dự định. Xem Dùng các quy trình làm việc được chia sẻ trong Slack.
Thành viên đang chạy quy trình làm việc sẽ cung cấp các đầu vào cụ thể cho yêu cầu. Okou sử dụng hướng dẫn, bộ nhớ, tài khoản đã kết nối, và quyền của thành viên đang thực thi (cộng với ngữ cảnh tác nhân trong Legacy Agents); nó không mượn quyền truy cập tài khoản cá nhân của người tạo quy trình làm việc.
Chia sẻ phương pháp, không phải tài khoản
Những mục sau đây là độc lập với nhau:
- Độ hiển thị của quy trình làm việc quyết định ai có thể xem và gọi quy trình.
- Hướng dẫn là cá nhân trong My Okou. Độ hiển thị của tác nhân vẫn là một ranh giới truy cập riêng trong Legacy Agents.
- Kết nối xác định tài khoản dịch vụ mà một thành viên đã kết nối.
- Ủy quyền và các quyền được đặt tên xác định những gì Okou có thể làm với kết nối đó. Bất kỳ điều khiển bổ sung nào của tài khoản Trò chuyện đều độc lập với việc chia sẻ quy trình làm việc.
Đó là lý do hai đồng đội có thể chạy cùng một quy trình làm việc công khai nhưng vẫn nhận được yêu cầu ủy quyền cho các dịch vụ khác nhau. Mỗi người cấp quyền truy cập cho ranh giới công việc của riêng mình.
Sao chép một quy trình làm việc
Hãy dùng bản sao khi bạn cần một phiên bản có thể phát triển độc lập. My Okou: chọn Make private copy để tạo phiên bản của riêng bạn trong không gian làm việc này. Quy trình làm việc riêng tư cùng tên của bạn sẽ được ưu tiên hơn phiên bản Public; hãy dùng một Workflow ID rõ ràng để xác định một định nghĩa được chia sẻ cụ thể. Tự động hóa của thành viên khác sẽ không được sao chép.
Legacy Agents: luồng sao chép hiện có là:
- Mở quy trình làm việc.
- Chọn Copy workflow.
- Chọn tác nhân đích.
- Mở bản sao mới và xem lại hướng dẫn, tệp, và quyền của nó.
- Chỉ xuất bản bản sao sau khi nó đã được kiểm thử trong tác nhân đích.
Bản sao bắt đầu như một quy trình làm việc riêng tư mới. Các thay đổi đối với nó không cập nhật bản gốc, và các thay đổi đối với bản gốc không cập nhật bản sao. Hãy xem đây là một nhánh tách ra, không phải một đồng bộ trực tiếp.
Việc sao chép hữu ích khi Sales và Customer Success cùng chia sẻ một phương pháp nghiên cứu nhưng cần các định dạng đầu ra hoặc ranh giới phê duyệt khác nhau. Nếu mọi người đều nên nhận các cập nhật tương lai cho một chuẩn chung, hãy giữ một quy trình làm việc công khai thay vì tạo bản sao.
Cập nhật an toàn một quy trình làm việc công khai
Một quy trình làm việc công khai có thể đã được đồng đội hoặc tự động hóa sử dụng. Trước khi thay đổi đáng kể:
- Xác định hành vi hoặc đầu ra nào sẽ thay đổi.
- Kiểm thử hướng dẫn đã sửa với các đầu vào đại diện.
- Thông báo cho các thành viên bị ảnh hưởng khi đầu vào, trường, đích đến, hoặc quy tắc phê duyệt thay đổi.
- Kiểm tra mọi tự động hóa đang chạy quy trình làm việc đó.
- Giữ cùng slug khi thay đổi tương thích ngược; dùng quy trình làm việc mới khi hợp đồng thay đổi đáng kể.
Những cải tiến nhỏ như trích dẫn rõ ràng hơn hoặc kiểm tra chất lượng chặt chẽ hơn thường có thể vẫn nằm trong cùng một quy trình làm việc. Một quy trình làm việc mới sẽ an toàn hơn khi đối tượng sử dụng, đầu vào bắt buộc, hoặc hành động kết quả khác đi một cách căn bản.
Đặt quy trình làm việc lại thành private
Việc đổi một quy trình làm việc công khai sang Private sẽ xóa quyền truy cập của nhóm. Các thành viên khác có thể mất khả năng chạy nó, và các tự động hóa của họ phụ thuộc vào nó có thể dừng lại.
Trước khi đặt nó thành private:
- xem xét những người và tự động hóa nào đang dùng nó;
- tạo hoặc sao chép một giải pháp thay thế nếu nhóm vẫn cần phương pháp đó;
- thông báo cho các chủ sở hữu bị ảnh hưởng;
- xác nhận rằng không có tệp tham chiếu dùng chung nào bất ngờ trở nên không khả dụng.
Danh sách kiểm tra xuất bản gọn nhẹ
- Tên rõ ràng và slug dễ nhớ
- Description giải thích khi nào nên dùng
- Hướng dẫn xác định đầu vào, các bước, đầu ra, và ranh giới phê duyệt
- Tệp hiện hành và an toàn để chia sẻ
- Trong Legacy Agents, tác nhân sở hữu là Public
- Được kiểm thử bởi người khác với tác giả
- Không có thông tin xác thực cá nhân hoặc nội dung trò chuyện riêng tư
- Các tự động hóa đã biết được xem xét
Tiếp theo, mời đồng đội hoặc giúp các thành viên hiện có tham gia không gian làm việc.
