Imposta un workflow su Public quando gli altri membri dello stesso workspace devono poter scoprire ed eseguire la stessa procedura. Mantienilo Private finché è personale, sperimentale o contiene materiale che il workspace non dovrebbe condividere.
Pubblicare un workflow condivide le sue istruzioni e i file di riferimento allegati. Non condivide le chat private del creatore, gli account collegati, le credenziali o le concessioni di autorizzazione personali.
Prima di pubblicarlo
Verifica che:
- il workflow produca un risultato utile con più di un input realistico;
- la descrizione dica chiaramente quando usarlo;
- l'istruzione non contenga token, password, segreti del cliente o dati personali non necessari;
- i file allegati siano sicuri da visualizzare per ogni membro del workspace;
- in Legacy Agents, l'Agent proprietario sia Public e disponibile per i membri previsti;
- le regole di approvazione siano esplicite per inviare, pubblicare, eliminare, acquistare o modificare dati esterni.
My Okou: i Public Workflows sono metodi del workspace e i Private Workflows appartengono all'utente corrente. Legacy Agents: i workflow appartengono a un Agent; un Public Workflow richiede anche un Agent proprietario a cui i compagni di team possano accedere.
Quale esperienza stai usando?
Questa documentazione copre entrambe le esperienze. Se Settings → Personal → My Okou è disponibile, segui i passaggi di My Okou. Se usi una pagina Agents con New agent, segui i passaggi di Legacy Agents. La disponibilità può variare tra i membri; questa documentazione non modifica la tua esperienza.
In entrambe le esperienze, puoi eseguire più chat o attività contemporaneamente, riutilizzare workflow e condividere con il team il lavoro verificato. Un subagent di runtime è uno strumento di esecuzione, non un profilo di prodotto separato che devi creare.
Rendi pubblico un workflow
- Apri Workflows.
- Seleziona il workflow che vuoi condividere.
- Rivedi Name, Description, Instructions e i file allegati.
- In Visibility, scegli Public oppure seleziona Make workflow public.
- Conferma la modifica.
Il workflow entra ora a far parte della libreria condivisa dei workflow del workspace.
Esempio My Okou: la scheda Settings del Workflow include Make workflow public e Make private copy.
La pubblicazione e la manutenzione seguono comunque le autorizzazioni esistenti del workspace. La creazione di un Private Workflow non concede diritti di pubblicazione Public. In Legacy Agents, a un Admin potrebbe essere richiesto di pubblicare il lavoro su un Agent che non possiedi.
Public versus private
| Visibilità | Chi può vederlo e usarlo | Ideale per |
|---|---|---|
| Private | L'utente corrente in My Okou; il proprietario nel contesto dell'Agent in Legacy Agents | Bozze, metodi personali, esperimenti e materiale di riferimento sensibile |
| Public | I membri del workspace; in Legacy Agents, anche soggetto all'accesso dell'Agent proprietario | Procedure di team verificate, modelli approvati e lavoro ricorrente interfunzionale |
Public significa pubblico all'interno del workspace. Non crea una pagina web senza autenticazione né pubblica il workflow su Internet aperto.
Come lo eseguono i compagni di team
In My Okou, i membri usano un Public Workflow nella propria chat nel workspace corrente. In Legacy Agents, apri la chat dell'agent proprietario. In entrambe le esperienze:
- inserisci il suo comando slash, ad esempio
/qualify-inbound-lead; - chiedi l'attività in linguaggio naturale quando la descrizione del workflow corrisponde chiaramente alla richiesta.
In Slack, menziona Okou e includi il nome del workflow o l'attività prevista. Vedi Usa i workflow condivisi in Slack.
Il membro che esegue il workflow fornisce gli input specifici per la richiesta. Okou usa le Instructions, la memoria, gli account collegati e le autorizzazioni del membro che esegue (più il contesto dell'Agent in Legacy Agents); non prende in prestito l'accesso all'account personale del creatore del workflow.
Condividi il metodo, non l'account
I seguenti elementi sono indipendenti:
- La visibilità del workflow determina chi può vedere e invocare la procedura.
- Le istruzioni sono personali in My Okou. La visibilità dell'agent resta un confine di accesso separato in Legacy Agents.
- La connessione identifica l'account del servizio che un membro ha collegato.
- Autorizzazione e permessi nominati determinano ciò che Okou può fare con quella connessione. Eventuali controlli aggiuntivi sugli account Chat sono indipendenti dalla condivisione del workflow.
Ecco perché due compagni di team possono eseguire lo stesso workflow pubblico e ricevere comunque una richiesta di autorizzazione per servizi diversi. Ognuno concede l'accesso per il proprio perimetro di lavoro.
Crea una copia di un Workflow
Usa una copia quando ti serve una versione che possa evolvere in modo indipendente. My Okou: scegli Make private copy per creare la tua versione in questo workspace. Il tuo Private Workflow con lo stesso nome ha la precedenza sulla versione Public; usa un Workflow ID esplicito per identificare una definizione condivisa specifica. Le Automations di un altro membro non vengono copiate.
Legacy Agents: il flusso di copia esistente è:
- Apri il workflow.
- Seleziona Copy workflow.
- Scegli l'agent di destinazione.
- Apri la nuova copia e rivedi le sue istruzioni, i file e i permessi.
- Pubblica la copia solo dopo averla testata nell'agent di destinazione.
La copia inizia come un nuovo workflow privato. Le modifiche apportate non aggiornano l'originale, e le modifiche all'originale non aggiornano la copia. Consideralo un fork, non una sincronizzazione live.
La copia è utile quando Sales e Customer Success condividono un metodo di ricerca ma hanno bisogno di formati di output o confini di approvazione diversi. Se tutti devono ricevere in futuro gli aggiornamenti a uno standard unico, mantieni un solo workflow pubblico invece di creare copie.
Aggiorna in sicurezza un workflow pubblico
Un workflow pubblico può già essere usato da compagni di team o automazioni. Prima di una modifica sostanziale:
- Identifica quale comportamento o output cambierà.
- Testa l'istruzione rivista con input rappresentativi.
- Avvisa i membri interessati quando cambiano input, campi, destinazioni o regole di approvazione.
- Controlla eventuali automazioni che eseguono il workflow.
- Mantieni lo stesso slug quando la modifica è compatibile con le versioni precedenti; usa un nuovo workflow quando il contratto cambia in modo sostanziale.
Miglioramenti piccoli come citazioni più chiare o un controllo qualità più rigoroso possono di solito rimanere nello stesso workflow. Un nuovo workflow è più sicuro quando il pubblico, gli input richiesti o l'azione risultante sono fondamentalmente diversi.
Rendi di nuovo privato un workflow
Cambiare un workflow pubblico in Private rimuove l'accesso del team. Altri membri possono perdere la possibilità di eseguirlo e le loro automazioni che dipendono da esso possono interrompersi.
Prima di renderlo privato:
- verifica quali persone e automazioni lo usano;
- crea o copia un sostituto se il team ha ancora bisogno del metodo;
- avvisa i proprietari interessati;
- conferma che nessun file di riferimento condiviso diventi inaspettatamente non disponibile.
Una checklist di pubblicazione leggera
- Nome chiaro e slug memorabile
- La descrizione spiega quando usarlo
- L'istruzione definisce input, passaggi, output e confini di approvazione
- I file sono aggiornati e sicuri da condividere
- In Legacy Agents, l'agent proprietario è Public
- Testato da qualcuno diverso dall'autore
- Nessuna credenziale personale o contenuto di chat privata
- Automazioni note verificate
Successivamente, invita i compagni di team oppure aiuta i membri esistenti a unirsi al workspace.
