Invita le persone dopo aver preparato per loro un flusso di lavoro pubblico testato. In Legacy Agents, anche il relativo agente proprietario deve essere pubblico. In questo modo un nuovo membro ha subito un punto di partenza, invece di uno spazio di lavoro vuoto.
Gli inviti dello spazio di lavoro si gestiscono da Impostazioni → Persone.
Prepara lo spazio di lavoro
Prima di inviare gli inviti:
- Prepara un flusso di lavoro revisionato; in Legacy Agents, rendi anche pubblico il relativo agente proprietario.
- Pubblica il flusso di lavoro che dovranno usare per primo.
- Rimuovi le credenziali e i dati sensibili una tantum dalle istruzioni e dai file.
- Decidi chi ha bisogno del ruolo Admin e chi invece ha solo bisogno dell’accesso Member.
- Se il team lavorerà in Slack, fai installare a un Admin l’integrazione dello spazio di lavoro.
- Annota il primo task, l’input richiesto e la destinazione prevista per l’esecuzione di onboarding.
Non è necessario connettere in anticipo i servizi personali di ogni collega. Ogni membro collega il proprio account dopo l’accesso.
Invia un invito
- Apri Impostazioni.
- Seleziona Persone. Questa pagina mostra chi ha accesso allo spazio di lavoro e gli eventuali inviti in sospeso.
- Seleziona Aggiungi membro.
- Inserisci l’indirizzo email del collega.
- Scegli un ruolo: Admin o Member.
- Seleziona Invia invito.
L’invito rimane in sospeso finché il destinatario non lo accetta. Puoi tornare a Impostazioni → Persone per rivedere o revocare un invito in sospeso.
Se Aggiungi membro apre un prompt di upgrade, il piano attuale non include gli inviti allo spazio di lavoro. Segui il percorso di upgrade del prodotto prima di riprovare.
Scegli il ruolo giusto
| Ruolo | Quando usarlo | Responsabilità tipiche |
|---|---|---|
| Admin | Persone che gestiscono lo spazio di lavoro stesso | Invitare membri, gestire le impostazioni e la fatturazione dello spazio di lavoro, installare integrazioni a livello di spazio di lavoro e governare l’accesso condiviso |
| Member | Persone che usano Okou nel loro lavoro quotidiano | Eseguire flussi di lavoro condivisi (e agenti pubblici nell’esperienza legacy), creare il proprio lavoro, connettere servizi personali e pubblicare le risorse di team consentite |
Usa Member come impostazione predefinita. Concedi l’accesso Admin solo alle persone che devono gestire appartenenza, fatturazione, integrazioni o impostazioni a livello di organizzazione.
Cosa riceve un nuovo membro
Dopo l’ingresso, un membro può accedere alle risorse pubbliche in quello spazio di lavoro, tra cui:
- flussi di lavoro pubblici nello spazio di lavoro;
- in Legacy Agents, gli agenti pubblici e i flussi di lavoro disponibili tramite essi;
- i file di riferimento dei flussi di lavoro condivisi tramite quei flussi di lavoro pubblici;
- canali e integrazioni installati nello spazio di lavoro che supportano la connessione del membro.
Un invito non trasferisce:
- gli agenti o i flussi di lavoro privati di un altro membro;
- la cronologia delle chat private;
- le credenziali dei connettori personali;
- l’autorizzazione o le concessioni di permesso di un collega;
- la proprietà delle automazioni di un’altra persona.
Questo confine permette a un team di standardizzare il modo in cui si lavora senza trasformare l’account di una persona in una credenziale condivisa.
Invia un contesto utile con l’invito
L’invito del prodotto porta il collega nello spazio di lavoro. Un breve messaggio gli dice cosa fare dopo:
I invited you to our team workspace.
After you join:
1. Switch to [workspace name].
2. Open a new Chat (Legacy Agents: choose the public [agent name] Agent).
3. Connect [service] with your own account if prompted.
4. Run /[workflow-slug] with [example input].
5. Put the result in [shared destination] and send feedback in the same thread.
Usa un solo flusso di lavoro per l’onboarding. Un catalogo lungo senza un primo task rende più difficile per i membri capire il modello di team previsto.
Gestisci gli inviti in sospeso
In Impostazioni → Persone, gli inviti in sospeso vengono mostrati separatamente dai membri attivi. Se qualcuno non ha ricevuto un invito o non riesce a usarlo:
- verifica che l’indirizzo email invitato sia corretto;
- chiedi alla persona di accedere con lo stesso account email;
- revoca un invito errato e inviane uno nuovo;
- verifica se l’organizzazione richiede una policy di identità o email che blocca l’account invitato.
Se l’invito è stato accettato da un account connesso diverso, il destinatario potrebbe vedere un messaggio di mancata corrispondenza dell’account e un’azione Switch account.
Offboarding
Prima di rimuovere un membro, rivedi le risorse e il lavoro ricorrente che dipendono da lui:
- automazioni di proprietà di quel membro;
- servizi connessi usati da quelle automazioni;
- flussi di lavoro privati di cui il team ha ancora bisogno;
- deliverable condivisi che richiedono un nuovo proprietario.
Sposta o ricrea i processi di team necessari prima che l’accesso venga rimosso. La condivisione di un flusso di lavoro non trasferisce automaticamente la proprietà e le credenziali dietro un’automazione di proprietà di un membro.
Invia al destinatario la guida Unirsi a uno spazio di lavoro di team insieme all’invito. Per l’onboarding in Slack, continua con Usa i flussi di lavoro condivisi in Slack.
