Lade Personen ein, nachdem du einen getesteten öffentlichen Workflow für sie bereitgestellt hast. In Legacy Agents muss der zugehörige Agent ebenfalls öffentlich sein. So erhält ein neues Mitglied direkt einen Startpunkt statt eines leeren Workspaces.
Workspace-Einladungen werden unter Einstellungen → Personen verwaltet.
Den Workspace vorbereiten
Vor dem Versenden von Einladungen:
- Bereite einen geprüften Workflow vor; in Legacy Agents mache außerdem den dazugehörigen Agent öffentlich.
- Veröffentliche den Workflow, den sie zuerst verwenden sollen.
- Entferne Anmeldedaten und sensible einmalige Daten aus den Anweisungen und Dateien.
- Entscheide, wer die Rolle „Admin“ benötigt und wer nur Mitgliedszugriff braucht.
- Wenn das Team in Slack arbeiten wird, lasse einen Admin die Workspace-Integration installieren.
- Notiere die erste Aufgabe, die erforderliche Eingabe und das erwartete Ziel für den Onboarding-Lauf.
Du musst nicht im Voraus die persönlichen Dienste aller Teammitglieder verbinden. Jedes Mitglied verbindet nach dem Beitritt sein eigenes Konto.
Eine Einladung senden
- Öffne Einstellungen.
- Wähle Personen. Auf dieser Seite wird angezeigt, wer Zugriff auf den Workspace hat und welche Einladungen noch ausstehen.
- Wähle Mitglied hinzufügen.
- Gib die E-Mail-Adresse des Teammitglieds ein.
- Wähle eine Rolle: Admin oder Mitglied.
- Wähle Einladung senden.
Die Einladung bleibt ausstehend, bis die empfangende Person sie annimmt. Du kannst jederzeit zu Einstellungen → Personen zurückkehren, um eine ausstehende Einladung zu prüfen oder zu widerrufen.
Wenn Mitglied hinzufügen eine Upgrade-Aufforderung öffnet, ist der aktuelle Tarif nicht für Workspace-Einladungen vorgesehen. Führe vor einem erneuten Versuch den Upgrade-Pfad in der App aus.
Die richtige Rolle wählen
| Rolle | Für wen geeignet | Typische Aufgaben |
|---|---|---|
| Admin | Personen, die den Workspace selbst verwalten | Mitglieder einladen, Workspace-Einstellungen und Abrechnung verwalten, Integrationen auf Workspace-Ebene installieren und den gemeinsamen Zugriff steuern |
| Mitglied | Personen, die Okou in ihrer täglichen Arbeit nutzen | Gemeinsame Workflows ausführen (und in der Legacy-Erfahrung öffentliche Agents), eigene Arbeit erstellen, persönliche Dienste verbinden und zulässige Teamressourcen veröffentlichen |
Verwende standardmäßig Mitglied. Gib Admin-Zugriff nur Personen, die Mitgliedschaften, Abrechnung, Integrationen oder organisationsweite Einstellungen verwalten müssen.
Was ein neues Mitglied erhält
Nach dem Beitritt kann ein Mitglied auf Ressourcen zugreifen, die in diesem Workspace öffentlich sind, darunter:
- Öffentliche Workflows im Workspace;
- in Legacy Agents die öffentlichen Agents und die darüber verfügbaren Workflows;
- Referenzdateien für Workflows, die über diese öffentlichen Workflows freigegeben werden;
- im Workspace installierte Kanäle und Integrationen, die die Verbindung durch Mitglieder unterstützen.
Eine Einladung überträgt nicht:
- private Agents oder Workflows eines anderen Mitglieds;
- privaten Chatverlauf;
- persönliche Connector-Anmeldedaten;
- Autorisierungen oder Berechtigungen eines Teammitglieds;
- die Eigentümerschaft an den Automationen einer anderen Person.
Diese Grenze ermöglicht es einem Team, die Arbeitsweise zu standardisieren, ohne das Konto einer Person in einen gemeinsam genutzten Zugang umzuwandeln.
Nützlichen Kontext mit der Einladung senden
Die Produkteinladung bringt das Teammitglied in den Workspace. Eine kurze Nachricht sagt ihnen, was als Nächstes zu tun ist:
I invited you to our team workspace.
After you join:
1. Switch to [workspace name].
2. Open a new Chat (Legacy Agents: choose the public [agent name] Agent).
3. Connect [service] with your own account if prompted.
4. Run /[workflow-slug] with [example input].
5. Put the result in [shared destination] and send feedback in the same thread.
Verwende einen Workflow für das Onboarding. Ein langer Katalog ohne erste Aufgabe erschwert es Mitgliedern, das vorgesehene Teammuster zu verstehen.
Ausstehende Einladungen verwalten
In Einstellungen → Personen werden ausstehende Einladungen getrennt von aktiven Mitgliedern angezeigt. Wenn jemand eine Einladung nicht erhalten hat oder nicht verwenden kann:
- bestätige, dass die eingeladene E-Mail-Adresse korrekt ist;
- bitte die Person, sich mit demselben E-Mail-Konto anzumelden;
- widerrufe eine falsche Einladung und sende eine neue;
- prüfe, ob die Organisation eine Identitäts- oder E-Mail-Richtlinie verlangt, die das eingeladene Konto blockiert.
Wenn die Einladung von einem anderen angemeldeten Konto angenommen wurde, kann der Empfänger eine Meldung über eine Kontenabweichung und die Aktion Konto wechseln sehen.
Offboarding
Bevor du ein Mitglied entfernst, prüfe Ressourcen und wiederkehrende Arbeiten, die von ihm abhängen:
- Automationen, die diesem Mitglied gehören;
- verbundene Dienste, die von diesen Automationen verwendet werden;
- private Workflows, die das Team weiterhin benötigt;
- gemeinsam genutzte Ergebnisse, die einen neuen Eigentümer brauchen.
Verschiebe oder erstelle die erforderlichen Teamprozesse neu, bevor der Zugriff entfernt wird. Das Teilen eines Workflows überträgt nicht automatisch das Eigentum und die Anmeldedaten hinter einer Automatisierung im Besitz eines Mitglieds.
Sende der empfangenden Person zusammen mit der Einladung den Leitfaden Einem Team-Workspace beitreten. Für das Slack-Onboarding fahre mit Gemeinsame Workflows in Slack verwenden fort.
