Workflow-Anweisungen mit Okou erstellen

Sie müssen eine Workflow-Anweisung nicht auf einer leeren Seite verfassen. Beginnen Sie damit, eine echte Aufgabe mit Ihrem Agenten auszuführen. Sobald das Ergebnis nützlich ist, bitten Sie den Agenten, die gemeinsam entwickelte Methode in einen wiederverwendbaren Workflow zu überführen.

Der Agent erstellt den ersten Entwurf. Ihre Aufgabe ist es, seine Annahmen zu prüfen und zu entscheiden, wo der Workflow klarere Einschränkungen braucht, damit ein anderes Teammitglied ein verlässliches Ergebnis erhält.

Mit My Okou enthalten persönliche Anweisungen die Präferenzen jedes Mitglieds; ein Arbeitsbereich-Workflow enthält das wiederholbare Verfahren und die Teamstandards. Private Workflows gehören dem aktuellen Benutzer, und öffentliche Workflows werden innerhalb des Arbeitsbereichs geteilt. Bei der Ausführung werden die persönlichen Anweisungen, das Gedächtnis, die Konten und die Berechtigungen des auszuführenden Mitglieds verwendet. In Legacy Agents bleiben Workflows an einen einzelnen Agenten gebunden. Siehe Instructions and experience modes.

Beginnen Sie mit einem erfolgreichen Durchlauf

Ein Workflow lässt sich leichter erstellen, nachdem der Agent die Aufgabe, das Quellmaterial, Ihr Feedback und ein akzeptables Ergebnis gesehen hat.

1. Geben Sie dem Agenten eine echte Aufgabe und die tatsächlichen Eingaben, die er benötigt.
2. Prüfen Sie das Ergebnis und korrigieren Sie fehlenden Kontext, schwache Schlussfolgerungen oder das falsche Format.
3. Wenn das Ergebnis gut ist, bitten Sie den Agenten, die wiederholbare Methode herauszuarbeiten.
4. Lassen Sie den Agenten den Workflow-Namen, die Beschreibung, die Anweisung und alle Referenzdateien entwerfen, die er empfiehlt.
5. Prüfen Sie den Entwurf gemeinsam, bevor Sie den Workflow öffentlich machen.

Sie können fragen:

Wandle das, was wir gerade gemacht haben, in einen wiederverwendbaren Workflow für das Team um. Entwirf den Namen, die Beschreibung und die Anweisung. Trenne die wiederverwendbare Methode von Details, die nur auf diesen Fall zutreffen. Bevor wir ihn finalisieren, liste die Annahmen und Einschränkungen auf, die ich prüfen sollte.

Damit bekommt der Agent die Aufgabe, den Entwurf zu erstellen. Sie bekommen die Aufgabe, zu entscheiden, welche Teile kontrolliert werden müssen.

Die Anweisung ist ein häufiger Ort für Einschränkungen

Die Workflow-Anweisung wird mit dem Workflow mitgeführt und gilt bei jedem Ausführen. Dadurch ist sie einer der häufigsten Orte, um Einschränkungen wie erforderliche Eingaben, freigegebene Quellen, Ausgabeformat, Qualitätsstandards und Aktionen festzulegen, die eine Bestätigung erfordern.

Sie ist nicht die einzige Kontrollschicht:

Verlassen Sie sich nicht auf Anweisungstext als Ersatz für Zugriffskontrollen. Wenn eine Aktion technisch eingeschränkt sein muss, verwenden Sie zusätzlich zur klaren Anweisung die tatsächliche Connector-Autorisierung und benannte Berechtigungen.

Prüfen Sie den ersten Entwurf des Agenten

Sie müssen nicht jeden Satz umschreiben. Konzentrieren Sie Ihre Prüfung auf die Entscheidungen, die für das Team wichtig sind.

Wann sollte er verwendet werden?

• Welche Anfrage oder Situation sollte diesen Workflow auswählen?
• Wann sollte der Agent ihn nicht verwenden?
• Ist die Beschreibung spezifisch genug, um ihn von ähnlichen Workflows zu unterscheiden?

Welche Eingaben sind erforderlich?

• Was muss ein Teammitglied bereitstellen, bevor die Arbeit beginnt?
• Welche fehlenden Eingaben sollten dazu führen, dass der Agent eine Frage stellt?
• Welche Details gehören zu jedem Lauf statt in die dauerhafte Anweisung?

Welche Quellen und Regeln haben Vorrang?

• Was ist die maßgebliche Quelle?
• Welche angehängte Datei enthält das freigegebene Raster oder die Vorlage?
• Wenn zwei Quellen widersprüchlich sind, welche hat Vorrang?
• Wie soll der Agent Fakten kennzeichnen, die er nicht verifizieren kann?

Wie muss die Ausgabe aussehen?

• Welche Abschnitte oder Felder sind erforderlich?
• Welcher Detaillierungsgrad ist nützlich?
• Muss die Ausgabe Zitate, Links oder ein Vertrauenslabel enthalten?
• Wohin soll das Ergebnis gehen, wenn ein Ziel angegeben ist?

Wo muss der Agent stoppen?

• Welche Aktionen erfordern eine Bestätigung?
• Sollte der Agent einen Entwurf erstellen statt zu senden oder zu veröffentlichen?
• Welche Daten dürfen nicht in einem öffentlichen Workflow oder einem freigegebenen Ergebnis erscheinen?

Dies sind die Einschränkungen, die es wert sind, ausdrücklich gemacht zu werden. Lassen Sie den Agenten die Formulierung übernehmen und bestätigen Sie dann, dass die Formulierung Ihrer Entscheidung entspricht.

Eine Struktur, die Sie gemeinsam prüfen können

Der Agent kann für seinen ersten Entwurf die folgende Struktur verwenden. Behandeln Sie sie als Prüfraster, nicht als Formular, das Sie selbst ausfüllen müssen:

# Goal
State the single outcome this workflow must produce.

# Use this workflow when
Describe when to use it and any important exclusions.

# Required inputs
- List the information needed for a reliable result.
- Explain what to do when an input is missing.

# Sources and tools
- Name authoritative systems, documents, or attached files.
- Explain which source wins if information conflicts.
- Define how to handle facts that cannot be verified.

# Procedure
1. Verify the inputs and scope.
2. Gather the required evidence.
3. Apply the team's rules or rubric.
4. Produce the deliverable.
5. Check it against the quality bar.

# Output
Define the required sections, fields, format, and destination.

# Quality bar
- State what must be accurate, cited, complete, or consistent.
- Define what counts as done.

# Approval boundaries
- List actions that require confirmation.
- Specify when to create a draft instead of taking the final action.

Ein einfacher Workflow benötigt möglicherweise nur wenige Abschnitte. Ein Workflow mit hohem Risiko kann explizitere Regeln für Quelle, Validierung und Freigabe erfordern. Bitten Sie den Agenten, die Anweisung so kurz wie möglich zu halten, ohne eine Entscheidung zu verbergen, von der das Team abhängt.

Beispiel: gemeinsam einen Workflow zur Lead-Qualifizierung erstellen

Angenommen, Sie bitten den Agenten, einen eingehenden Lead zu recherchieren und eine Antwort zu entwerfen. Während des Durchlaufs korrigieren Sie die Unternehmensgröße, erklären, dass das CRM die maßgebliche Quelle ist, wenden das ICP-Raster des Teams an und bitten um eine kürzere E-Mail.

Nachdem das Ergebnis freigegeben wurde, bitten Sie den Agenten, das Gespräch in einen Workflow zu überführen. Der Agent entwirft das Verfahren. Dann fügen Sie die Einschränkungen hinzu, die über diesen Lead hinaus Bestand haben sollen:

• prüfen Sie das CRM, bevor Sie öffentliche Recherchen durchführen;
• verwenden Sie das angehängte ICP-Raster für das Scoring;
• belegen Sie Unternehmensgröße, Standort und aktuelle Rolle mit Quellen;
• kennzeichnen Sie eine nicht verifizierte erforderliche Tatsache als Unbekannt;
• geben Sie Account summary, Evidence, ICP score, Risks, Recommended next step und Reply draft zurück;
• erstellen Sie einen E-Mail-Entwurf und senden Sie ihn niemals ohne Bestätigung.

Der Agent kann diese Entscheidungen nun in die Anweisung einarbeiten. Sie müssen nicht jeden einzelnen Rechercheschritt vorgeben. Sie müssen die Quellen des Teams, den Ausgabevertrag und die Freigabegrenze eindeutig machen.

Geben Sie Rückmeldungen zu Einschränkungen in einfacher Sprache

Sie können den Entwurf schärfen, indem Sie dem Agenten sagen, was geändert werden muss:

• „Bitte frage nach dem CRM-Datensatz, bevor du beginnst, wenn er fehlt.“
• „Behandle das CRM als maßgebliche Quelle, wenn sich Firmennamen widersprechen.“
• „Jede Tatsachenbehauptung im Brief braucht einen Quellenlink.“
• „Halte die Antwort unter 150 Wörtern, passe den Ton aber an die eingehende Nachricht an.“
• „Erstelle die E-Mail als Entwurf. Sende sie niemals automatisch.“
• „Dieser Workflow sollte nicht für bestehende Opportunities ausgeführt werden.“

Bitten Sie den Agenten, den Workflow zu aktualisieren und zusammenzufassen, welche Einschränkung jede Änderung adressiert. So lässt sich leichter erkennen, wenn eine Regel missverstanden oder im falschen Abschnitt platziert wurde.

Lassen Sie die richtigen Dinge außerhalb der Anweisung

Einige Informationen sollten nicht zu permanentem Workflow-Text werden:

• Kundennamen, einmalige Fristen und fallspezifische Ziele gehören in die Ausführungsanfrage;
• Passwörter, Tokens und private Zugangsdaten gehören nicht in eine Anweisung oder angehängte Datei;
• Zeitpläne und Ereignisse gehören zu einer Automatisierung;
• technische Zugriffsgrenzen gehören zur Connector-Autorisierung und zu benannten Berechtigungen;
• persönliches Feedback, das nur für ein Ergebnis gilt, kann in diesem Chat bleiben.

Die Anweisung sollte die wiederverwendbare Methode und Verhaltensbeschränkungen enthalten, nicht jedes Detail rund um die Arbeit.

Gemeinsam testen und verfeinern

Führen Sie den Workflow mit mindestens zwei realistischen Eingaben aus, vorzugsweise mit einem zweiten Teammitglied. Fragen Sie nach jedem Durchlauf:

• Hat der Workflow für die richtige Aufgabe ausgelöst?
• Hat er die benötigten Eingaben angefordert?
• Hat er die beabsichtigte Quellenpriorität eingehalten?
• War die Ausgabe konsistent, ohne starr zu werden?
• Hat er an der erforderlichen Freigabegrenze gestoppt?
• Ist das Problem wiederholbar, oder gilt es nur für diesen Fall?

Bitten Sie den Agenten, die Anweisung für wiederholbare Lücken zu überarbeiten. Behalten Sie einmalige Korrekturen im Lauf. Wenn die Methode für jemanden außer ihrem ursprünglichen Ersteller funktioniert, teilen Sie den Workflow mit Ihrem Team.