Sinun ei tarvitse kirjoittaa työnkulkuohjetta tyhjältä pohjalta. Aloita suorittamalla todellinen tehtävä agenttisi kanssa. Kun tulos on hyödyllinen, pyydä agenttia muuttamaan yhdessä kehittämänne menetelmä uudelleenkäytettäväksi työnkuluksi.
Agentti luo ensimmäisen luonnoksen. Sinun tehtäväsi on tarkistaa sen oletukset ja päättää, missä työnkulku tarvitsee selkeämmät rajoitukset, jotta toinen tiimiläinen saa luotettavan tuloksen.
My Okou -toiminnossa henkilökohtaiset Instructions sisältävät kunkin jäsenen mieltymykset; työtilan työnkulku sisältää toistettavan menettelyn ja tiimin standardit. Yksityiset työnkulut kuuluvat nykyiselle käyttäjälle, ja julkiset työnkulut ovat jaettuja työtilassa. Suoritus käyttää suorittavan jäsenen henkilökohtaisia ohjeita (Instructions), muistia, tilejä ja käyttöoikeuksia. Legacy Agents -tilassa työnkulut pysyvät liitettyinä yhteen agenttiin. Katso Instructions and experience modes.
Aloita onnistuneesta ajosta
Työnkulku on helpompi luoda sen jälkeen, kun agentti on nähnyt tehtävän, lähdemateriaalin, palautteesi ja hyväksyttävän lopputuloksen.
- Anna agentille todellinen tehtävä ja todellinen syöte, jota se tarvitsee.
- Tarkista tulos ja korjaa puuttuva konteksti, heikko päättely tai väärä muoto.
- Kun tulos on hyvä, pyydä agenttia poimimaan toistettava menetelmä.
- Pyydä agenttia laatimaan työnkulun nimi, kuvaus, ohjeistus ja kaikki suositellut viitetiedostot.
- Tarkista luonnos yhdessä ennen kuin teet työnkulusta julkisen.
Voit kysyä:
Muunna juuri tekemämme uudelleenkäytettäväksi työnkuluksi tiimille. Laadi nimi, kuvaus ja ohjeistus. Erottele uudelleenkäytettävä menetelmä yksityiskohdista, jotka koskevat vain tätä tapausta. Ennen kuin viimeistelemme sen, listaa oletukset ja rajoitukset, jotka minun pitäisi tarkistaa.
Tämä antaa agentille tehtäväksi luonnostelun. Sinulle se antaa tehtäväksi päättää, mitkä osat on ohjattava tarkasti.
Ohjeistus on yleinen paikka rajoituksille
Työnkulun ohjeistus kulkee työnkulun mukana ja sovelletaan joka kerta, kun se suoritetaan. Siksi se on yksi yleisimmistä paikoista määritellä rajoituksia, kuten vaaditut syötteet, hyväksytyt lähteet, tulostusmuoto, laatustandardit ja toiminnot, jotka vaativat vahvistuksen.
Se ei ole ainoa ohjaustaso:
| Taso | Mitä se rajoittaa | Esimerkki |
|---|---|---|
| Description | Milloin työnkulku kannattaa valita | Käytä uusille saapuville liideille, jotka tarvitsevat tutkimista ja kelpuutusta; älä käytä olemassa oleviin mahdollisuuksiin. |
| Instruction | Miten tehtävä tulisi suorittaa | Tarkista ensin CRM, viittaa julkisiin väitteisiin, noudata ICP-arviointia ja luo luonnos lähettämisen sijaan. |
| Files | Pysyvät viitteet, joita menetelmän tulisi noudattaa | ICP-arviointi, hyväksytyt esimerkit, raporttipohja, tuotesanasto |
| Connector permissions | Mitä ulkoisia toimia agentti saa itse asiassa tehdä | Lue CRM-tietueita, luo sähköpostiluonnos, mutta älä lähetä sähköpostia |
| Run request | Tämän yhden tapauksen syöte ja laajuus | Kelpuuta tämä liidi, käytä tätä CRM-tietuetta ja palauta tulos tässä keskustelussa. |
| Automation | Milloin työnkulku ajetaan ja kuka vastaa ajosta | Aja joka arkipäivä klo 09:00 ja julkaise tulos nimetyssä kanavassa. |
Älä luota ohjetekstiin käyttöoikeusrajoitusten korvikkeena. Jos toiminto on teknisesti rajoitettava, käytä varsinaista liittimen valtuutusta ja nimettyjä käyttöoikeuksia sekä selkeää ohjetta.
Tarkista agentin ensimmäinen luonnos
Sinun ei tarvitse kirjoittaa jokaista lausetta uudelleen. Keskity tarkistuksessasi tiimille tärkeisiin päätöksiin.
Milloin sitä pitäisi käyttää?
- Mikä pyyntö tai tilanne valitsee tämän työnkulun?
- Milloin agentin ei pitäisi käyttää sitä?
- Onko kuvaus riittävän tarkka erottamaan sen samankaltaisista työnkuluista?
Mitä syötettä vaaditaan?
- Mitä tiimiläisen täytyy antaa ennen työn aloitusta?
- Mitkä puuttuvat syötteet saavat agentin esittämään kysymyksen?
- Mitkä tiedot kuuluvat jokaiseen ajoon eivätkä pysyvään ohjeistukseen?
Mitkä lähteet ja säännöt voittavat?
- Mikä on totuuden lähde?
- Mikä liitetty tiedosto sisältää hyväksytyn arviointirungon tai pohjan?
- Jos kaksi lähdettä on ristiriidassa, kumpi on ensisijainen?
- Miten agentin tulisi merkitä faktat, joita se ei voi varmistaa?
Miltä ulostulon pitää näyttää?
- Mitkä osiot tai kentät vaaditaan?
- Mikä yksityiskohtaisuuden taso on hyödyllinen?
- Tarvitseeko ulostulo lähdeviitteitä, linkkejä tai luottamusmerkinnän?
- Minne tulos pitäisi mennä, kun kohde on annettu?
Missä kohdin agentin on pysähdyttävä?
- Mitkä toiminnot vaativat vahvistuksen?
- Pitäisikö agentin luoda luonnos lähettämisen tai julkaisemisen sijaan?
- Mitkä tiedot eivät saa näkyä julkisessa työnkulussa tai jaetussa tuloksessa?
Nämä ovat rajoitukset, jotka kannattaa tehdä selviksi. Anna agentin hoitaa sanamuoto, ja vahvista sitten, että sanamuoto vastaa päätöstäsi.
Rakenne, jonka voitte tarkistaa yhdessä
Agentti voi käyttää seuraavaa rakennetta ensimmäiseen luonnokseensa. Käsittele sitä tarkistuskehyksenä, ei lomakkeena, jonka sinun täytyy täyttää itse:
# Goal
State the single outcome this workflow must produce.
# Use this workflow when
Describe when to use it and any important exclusions.
# Required inputs
- List the information needed for a reliable result.
- Explain what to do when an input is missing.
# Sources and tools
- Name authoritative systems, documents, or attached files.
- Explain which source wins if information conflicts.
- Define how to handle facts that cannot be verified.
# Procedure
1. Verify the inputs and scope.
2. Gather the required evidence.
3. Apply the team's rules or rubric.
4. Produce the deliverable.
5. Check it against the quality bar.
# Output
Define the required sections, fields, format, and destination.
# Quality bar
- State what must be accurate, cited, complete, or consistent.
- Define what counts as done.
# Approval boundaries
- List actions that require confirmation.
- Specify when to create a draft instead of taking the final action.
Yksinkertainen työnkulku saattaa tarvita vain muutaman osion. Korkean riskin työnkulku saattaa tarvita tarkemmat säännöt lähteille, validoinnille ja hyväksynnälle. Pyydä agenttia pitämään ohjeistus niin lyhyenä kuin mahdollista ilman, että se peittää päätöksen, johon tiimi nojaa.
Esimerkki: luokaa liidin kelpuutus -työnkulku yhdessä
Oletetaan, että pyydät agenttia tutkimaan yhden saapuvan liidin ja laatimaan vastauksen. Ajon aikana korjaat yrityksen koon, selität että CRM on totuuden lähde, sovellat tiimin ICP-arviointia ja pyydät lyhyempää sähköpostia.
Kun tulos on hyväksytty, pyydä agenttia muuttamaan keskustelu työnkuluksi. Agentti laatii menettelyn. Sen jälkeen lisäät rajoitukset, joiden pitäisi säilyä tämän liidin ulkopuolella:
- tarkista CRM ennen kuin teet julkista tutkimusta;
- käytä liitteenä olevaa ICP-arviointia pisteytykseen;
- viittaa lähteisiin yrityksen koon, sijainnin ja nykyisen roolin osalta;
- merkitse varmentamaton vaadittu fakta muodossa Unknown;
- palauta Account summary, Evidence, ICP score, Risks, Recommended next step ja Reply draft;
- luo sähköpostiluonnos äläkä koskaan lähetä sitä ilman vahvistusta.
Nyt agentti voi sisällyttää nämä päätökset ohjeistukseen. Sinun ei tarvitse määrätä jokaista tutkimusvaihetta. Sinun täytyy tehdä tiimin lähteistä, ulostulosopimuksesta ja hyväksyntärajasta yksiselitteiset.
Anna rajoituspalautetta selkokielellä
Voit tiukentaa luonnosta kertomalla agentille, mitä on muutettava:
- “Pyydä CRM-tietuetta ennen aloittamista, jos se puuttuu.”
- “Käsittele CRM:ää totuuden lähteenä, kun yritysten nimet ovat ristiriidassa.”
- “Jokainen tiivistelmän faktaväittämä tarvitsee lähdelinkin.”
- “Pidä vastaus alle 150 sanaa, mutta sovita sen sävy saapuvaan viestiin.”
- “Luo sähköposti luonnoksena. Älä koskaan lähetä sitä automaattisesti.”
- “Tätä työnkulkua ei pitäisi käyttää olemassa oleviin mahdollisuuksiin.”
Pyydä agenttia päivittämään työnkulku ja tiivistämään, mitä rajoitusta kukin muutos käsittelee. Se helpottaa huomaamaan säännön, joka ymmärrettiin väärin tai sijoitettiin väärään osioon.
Pidä oikeat asiat poissa ohjeistuksesta
Joidenkin tietojen ei pitäisi muuttua pysyväksi työnkulkutekstiksi:
- asiakasnimet, kertaluonteiset määräajat ja tapauskohtaiset kohteet kuuluvat ajopyyntöön;
- salasanat, tokenit ja yksityiset tunnistetiedot eivät kuulu ohjeistukseen tai liitettyyn tiedostoon;
- aikataulut ja tapahtumat kuuluvat automaatioon;
- tekniset käyttöoikeusrajat kuuluvat liittimen valtuutukseen ja nimettyihin käyttöoikeuksiin;
- henkilökohtainen palaute, joka koskee vain yhtä tulosta, voi jäädä siihen keskusteluun.
Ohjeistuksen tulisi sisältää uudelleenkäytettävä menetelmä ja käyttäytymisrajoitukset, ei jokaista työn ympärillä olevaa yksityiskohtaa.
Testaa ja hienosäädä yhdessä
Aja työnkulku vähintään kahdella realistisella syötteellä, mieluiten toisen tiimiläisen kanssa. Kunkin ajon jälkeen kysy:
- Aktiviko työnkulku oikeaan tehtävään?
- Pyysikö se tarvitsemansa syötteet?
- Noudattiko se aiottua lähteiden prioriteettia?
- Oliko tulos johdonmukainen ilman että siitä tuli jäykkä?
- Pysähtyikö se vaadittuun hyväksyntärajaan?
- Onko ongelma toistettava, vai koskeeko se vain tätä tapausta?
Pyydä agenttia tarkistamaan ohjeistus toistuvien aukkojen osalta. Pidä kertaluonteiset korjaukset ajossa. Kun menetelmä toimii myös muulle kuin alkuperäiselle tekijälleen, jaa työnkulku tiimillesi.
