Tiimityötila muuttaa hyödyllisen yksilötyön jaetuksi toimintajärjestelmäksi. Tiimikaverit jakavat tarkistetut työnkulut ja tulokset, mutta pitävät omat keskustelunsa, yhdistetyt tilinsä ja käyttöoikeutensa erillään. My Okoun avulla kaikilla on myös henkilökohtaiset ohjeet (Instructions) tässä työtilassa. Legacy Agents säilyttävät jaetun agenttiasetuksensa.
Jos tiimisi säilyttää kehotteita tällä hetkellä dokumentissa, ajattele työnkulkua tuon kehotekirjaston suoritettavana versiona: se sisältää ohjeen, tukitiedostot, käyttötarkoituksen ja tulosteen standardin. Työnkulku pysyy ilman käynnistimiä. Lisää automaatio vain silloin, kun tiimi haluaa sen ajastettavan tai käynnistyvän tapahtumasta.
Rakenna jaettu työnkulkujen kirjastosi
Käytännöllinen polku yhdestä hyödyllisestä tuloksesta toistettavaan tiimiprosessiin on:
- Suorita tehtävä itse. Aloita oikealla työllä ja varmista, että tuloksesta on hyötyä ennen kuin standardoit sen.
- Muunna menetelmä työnkuluksi. Säilytä toistettava menettely, vaaditut syötteet, viitteet, tulostemuoto ja tarkistussäännöt.
- Tee työnkulusta julkinen. Julkiset työnkulut voidaan löytää ja niitä voivat käyttää saman työtilan muut jäsenet.
- Kutsu tiimikaverit mukaan. Lisää jäseniä kohdasta Settings → People ja anna kullekin sopiva rooli.
- Anna jokaisen jäsenen yhdistää omat tilinsä. Työnkulun jakaminen ei jaa tekijän saapuneita viestejä, tokeneita, yksityisiä keskusteluja tai henkilökohtaisia hyväksyntöjä.
- Aja se Web Chatista tai Slackista. Samaa julkista työnkulkua voidaan kutsua nimellä nykyisessä työtilassa; Legacy Agents -tilassa käytä myös sen omistavaa agenttia.
Julkinen työnkulku antaa työtilalle yhden tarkistetun menetelmän pakottamatta kaikkia jakamaan yhtä tiliä.
Tiimin käyttöönotto-oppaat
Käytä näitä oppaita järjestyksessä ensimmäisessä käyttöönotossa tai siirry suoraan tarvitsemaasi kohtaan:
Luo työnkulkuohjeet Okoun avulla
Muunna onnistunut ajo kestäväksi menettelyksi yhdessä agenttisi kanssa. Anna agentin luonnostella työnkulku, ja tarkista sitten kohdat, joissa tiimisi tarvitsee selkeitä rajoituksia.
Jaa työnkulut tiimisi kanssa
Ymmärrä yksityisen ja julkisen näkyvyyden ero, julkaise työnkulku työtilan sisällä, kutsu se nimellä ja tee Private-kopio, kun tarvitset itsenäisen version.
Kutsu tiimikaverit mukaan
Valmistele jaettu työnkulku (ja Legacy Agents -tilassa omistava agentti), kutsu jäseniä kohdasta Settings → People, määritä Admin- tai Member-käyttöoikeus ja hallitse odottavia kutsuja.
Liity tiimityötilaan
Hyväksy kutsu, vaihda oikeaan työtilaan, löydä jaetut työnkulut, yhdistä omat palvelusi ja tee turvallinen ensimmäinen ajo.
Käytä jaettuja työnkulkuja Slackissa
Asenna Slack-sovellus, yhdistä jokainen jäsen, lisää Okou kanavaan, kutsu työnkulku @Okou:lla ja pidä jatkotyö yhdessä ketjussa.
Mikä on jaettua ja mikä pysyy henkilökohtaisena
| Jaettu työtilan sisällä | Henkilökohtainen tai nimenomaisesti jaettu |
|---|---|
| Julkiset työnkulut ja niiden viitetiedostot | Yksityiset työnkulut; My Okoun henkilökohtaiset ohjeet (Instructions) ja muisti |
| Menetelmä, tulosteen standardi ja laatutaso | Yhdistetyt tilisi ja käyttöoikeutesi |
| Tulokset, jotka jaat tarkoituksella | Yksityiset keskustelut ja jakamattomat artefaktit |
| Työtilan integraatiot ja asetukset, jos tuettu | Kunkin jäsenen tilien yhdistämiset ja automaatioiden omistus |
Julkinen ei tarkoita internetiin julkaistua. Työnkulun jakaminen ei jaa tiliä, yksityistä kontekstia tai käyttöoikeutta. Jokainen suoritus käyttää suorittavan jäsenen henkilökohtaisia ohjeita (Instructions), muistia, tilejä ja käyttöoikeuksia. Jäsenen samanniminen yksityinen työnkulku menee My Okoussa julkisen työnkulun edelle.
Instructionsit, työnkulut ja automaatiot
- My Okou Instructionsit: henkilökohtaiset asetukset, jotka on tallennettu kohtaan Settings → Personal → My Okou, ja joita käytetään seuraavaan työhön, jonka Okou aloittaa tässä työtilassa.
- Työnkulku: uudelleenkäytettävä menetelmä. Yksityinen kuuluu sinulle; julkinen on jaettu työtilan sisällä. Julkaiseminen ja ylläpito noudattavat silti työtilan sääntöjä.
- Automaatio: jäsenen omistama käynnistin työnkululle. Suoritukset käyttävät omistajan kontekstia ja käyttöoikeuksia. Työnkulun jakaminen ei jaa toisen jäsenen automaatioita.
Legacy Agents: Agent-profiilit ja Instructionsit ovat edelleen käytettävissä. Työnkulut kuuluvat agentille, ja tiimikavereiden on saatava pääsy sekä siihen agenttiin että työnkulkuun. Katso My Okou ja vanhat agentit.
Hyvä ensimmäinen tiimin työnkulku
Valitse tehtävä, joka jo ylittää luovutuksen, kuten saapuvan liidin arviointi, asiakaseskalaation tarkistaminen, viikoittaisen mittarikatsauksen valmistelu, bugiraportin triage tai sisältöarvion luonnostelu.
Vahvassa ensimmäisessä työnkulussa on:
- yksi selkeä lopputulos;
- syötteet, jotka jokainen tiimikaveri osaa tunnistaa;
- hyväksytyt lähteet tai liitetyt viitteet;
- ennustettava tulostemuoto;
- selkeät säännöt toimille, jotka vaativat ihmisen hyväksynnän;
- jaettu kohde tulokselle.
Aloita ajamalla se käsin kahden ihmisen kanssa. Päivitä ohjetta sen jälkeen, kun toinen henkilö löytää puuttuvan kontekstin. Kun työnkulku tuottaa yhdenmukaisia tuloksia, päätä, tarvitseeko se myös automaation.
Aiheeseen liittyvät oppaat
- Agents selittää julkiset ja yksityiset agentit.
- Työnkulut kattaa työnkulun luonnin ja kutsumisen.
- Automaatiot lisää aikataulut ja tapahtumakäynnistimet.
- Oikeudet selittää yhteydet, valtuutuksen ja käyttöoikeudet.
- Slack kattaa koko Slack-integraation.
