לצוותים

סביבת עבודה לצוות הופכת עבודה אישית מועילה למערכת הפעלה משותפת. חברי הצוות חולקים תהליכי עבודה ותוצאות שנבדקו, תוך שמירה על הפרדה בין הצ'אטים, החשבונות המחוברים וההרשאות שלהם. עם My Okou, לכל אחד יש גם הוראות אישיות (Instructions) בסביבת עבודה זו. Legacy Agents שומרים על הגדרת הסוכן המשותפת שלהם.

אם הצוות שלכם שומר כיום הנחיות במסמך, חשבו על התהליך כעל הגרסה הניתנת להרצה של ספריית ההנחיות הזו: היא כוללת את ההנחיה, הקבצים התומכים, מתי להשתמש בה ותקן הפלט. התהליך נשאר ללא טריגר. הוסיפו automation רק כשהצוות רוצה שהוא ירוץ לפי לוח זמנים או אירוע.

בנו את ספריית תהליכי העבודה המשותפת שלכם

המסלול המעשי מתוצאה אחת שימושית לתהליך צוותי חוזר הוא:

1. הריצו את המשימה בעצמכם. התחילו במשימה אמיתית וודאו שהתוצאה שימושית לפני שאתם מגדירים אותה כסטנדרט.
2. הפכו את השיטה לתהליך עבודה. שמרו את ההליך החוזר, את הקלטים הנדרשים, את ההפניות, את תבנית הפלט ואת כללי הבדיקה.
3. הפכו את התהליך לציבורי. תהליכי עבודה ציבוריים ניתנים לגילוי ולשימוש על ידי חברים אחרים באותה סביבת עבודה.
4. הזמינו חברי צוות. הוסיפו חברים דרך Settings → People ותנו לכל אדם את התפקיד המתאים.
5. אפשרו לכל חבר לחבר את החשבונות שלו. שיתוף של תהליך עבודה אינו משתף את תיבת הדואר הנכנס, ה-tokens, הצ'אטים הפרטיים או האישורים האישיים של היוצר.
6. הריצו אותו מ‑Web Chat או מ‑Slack. אפשר לקרוא לאותו תהליך עבודה ציבורי לפי שמו בסביבת העבודה הנוכחית; ב‑Legacy Agents משתמשים גם בסוכן שבבעלותו.

תהליך עבודה ציבורי נותן לסביבת העבודה שיטה אחת שנבדקה בלי להכריח את כולם לשתף חשבון אחד.

מדריכי הקמה לצוות

השתמשו במדריכים האלה לפי הסדר בהטמעה ראשונה, או עברו ישירות לחלק שאתם צריכים:

יצירת הוראות לתהליך עבודה עם Okou

הפכו הרצה מוצלחת להליך יציב יחד עם הסוכן שלכם. תנו לסוכן לנסח את תהליך העבודה, ואז עברו על המקומות שבהם הצוות שלכם צריך מגבלות ברורות.

שיתוף תהליכי עבודה עם הצוות שלכם

הבינו את ההבדל בין נראות פרטית לציבורית, פרסמו תהליך עבודה בתוך סביבת העבודה, קראו לו לפי שמו, וצרו עותק פרטי כשאתם צריכים גרסה עצמאית.

הזמנת חברי צוות

הכינו את תהליך העבודה המשותף (ואת הסוכן שבבעלותו ב‑Legacy Agents), הזמינו חברים דרך Settings → People, הקצו גישת Admin או Member, ונַהֲלו הזמנות ממתינות.

הצטרפות לסביבת עבודה צוותית

קבלו הזמנה, עברו אל סביבת העבודה הנכונה, מצאו תהליכי עבודה משותפים, חברו את השירותים שלכם, והשלימו הרצה ראשונה בטוחה.

שימוש בתהליכי עבודה משותפים ב‑Slack

התקינו את אפליקציית Slack, חברו כל חבר, הוסיפו את Okou לערוץ, קראו לתהליך העבודה עם @Okou, ושמרו את עבודת ההמשך בשרשור אחד.

מה משותף ומה נשאר אישי

ציבורי לא אומר שפורסם לאינטרנט. שיתוף של תהליך עבודה אינו משתף חשבון, הקשר פרטי או הענקת גישה. כל הרצה משתמשת בהוראות האישיות (Instructions), בזיכרון, בחשבונות ובהרשאות של החבר שמבצע אותה. תהליך עבודה פרטי של חבר בעל אותו שם גובר על תהליך עבודה ציבורי ב‑My Okou.

הוראות אישיות (Instructions), תהליכי עבודה ואוטומציות

• הוראות אישיות (Instructions) ב‑My Okou: העדפות אישיות שנשמרו תחת Settings → Personal → My Okou, ומשמשות להרצת העבודה הבאה ש‑Okou מתחיל בסביבת העבודה הזו.
• תהליך עבודה: שיטה לשימוש חוזר. Private שייך לכם; Public משותף בתוך סביבת העבודה. הפרסום והתחזוקה עדיין כפופים לכללי סביבת העבודה.
• Automation: טריגר שבבעלות חבר עבור תהליך עבודה. הרצות משתמשות בהקשר ובגישה של הבעלים. שיתוף תהליך עבודה אינו משתף את האוטומציות של חבר אחר.

Legacy Agents: פרופילי סוכן והוראות אישיות (Instructions) נשארים זמינים. תהליכי עבודה שייכים לסוכן, וחברי הצוות צריכים גישה גם לסוכן הזה וגם לתהליך העבודה. ראו My Okou וסוכנים ישנים.

תהליך עבודה צוותי ראשון טוב

בחרו משימה שכבר עוברת לידיים אחרות, כגון סיווג ליד נכנס, סקירת הסלמה של לקוח, הכנת תקציר מדדים שבועי, מיון דוח באג, או ניסוח סקירת תוכן.

לתהליך עבודה ראשון חזק יש:

• תוצאה אחת ברורה;
• קלטים שכל חבר צוות יכול לזהות;
• מקורות מאושרים או הפניות מצורפות;
• תבנית פלט צפויה;
• כללים מפורשים לפעולות שדורשות אישור אנושי;
• יעד משותף לתוצאה.

התחילו בהרצה ידנית עם שני אנשים. עדכנו את ההנחיה אחרי שהאדם השני מזהה הקשר חסר. ברגע שתהליך העבודה מפיק תוצאות עקביות, החליטו אם הוא צריך גם אוטומציה.

מדריכים קשורים

• Agents מסביר סוכנים ציבוריים ופרטיים.
• תהליכי עבודה עוסק ביצירה ובהפעלה של תהליכי עבודה.
• אוטומציות מוסיף לוחות זמנים וטריגרים לאירועים.
• הרשאות מסביר חיבורים, אימות הרשאה ומתן הרשאות.
• Slack עוסק באינטגרציה המלאה עם Slack.