הצטרפות לסביבת עבודה צוותית

כאשר מצטרפים לסביבת עבודה, מקבלים גישה לתהליכי העבודה שהצוות שלכם הפך לציבוריים. ב-Legacy Agents, גם הסוכנים הציבוריים הם חלק מההגדרה המשותפת. הצ'אטים האישיים שלכם, החשבונות המחוברים והרשאות הגישה שלכם נשארים נפרדים משאר החברים.

קבלת ההזמנה

אפשר להצטרף באחת משתי הדרכים הבאות:

מתוך הודעת ההזמנה בדוא"ל

1. פתחו את הזמנת סביבת העבודה.
2. היכנסו או צרו את החשבון שלכם עם כתובת הדוא"ל שהוזמנה.
3. אשרו את ההזמנה.
4. כאשר מופיע Invitation accepted, בחרו Switch workspace אם סביבת העבודה שהוזמנה עדיין לא פעילה.

מתוך מחליף המרחבים

אם כבר התחברתם, פתחו את מחליף המרחבים. הזמנות ממתינות מופיעות עם הפעולה Join. בחרו Join כדי לקבל אותן ולהפעיל את סביבת העבודה הזו.

אם Okou אומר שההזמנה שייכת לחשבון אחר, בחרו Switch account והיכנסו עם כתובת הדוא"ל שקיבלה את ההזמנה. אל תיצרו חשבון כפול כדי לעקוף את חוסר ההתאמה.

אישור המרחב הפעיל

סביבת העבודה הפעילה קובעת אילו תהליכי עבודה משותפים, חברים והגדרות סביבת עבודה תראו. לפני ההרצה הראשונה שלכם:

1. פתחו את מחליף המרחבים.
2. בחרו את סביבת העבודה הצוותית ששמה מופיע בהזמנה.
3. My Okou: פתחו את הצ'אט שלכם. Legacy Agents: פתחו Agents ובחרו את ה-Public Agent שחבר הצוות שלכם ציין.
4. פתחו Workflows ואשרו שתהליך העבודה המשותף גלוי.

אם תהליך העבודה חסר, בקשו מהבעלים שלו לבדוק שהוא גלוי לציבור. ב-Legacy Agents, בדקו גם שה-Agent שבבעלותו הוא Public.

חיבור השירותים שלכם

תהליך עבודה משותף אינו משתמש באישורי הגישה האישיים של חבר אחר. אם תהליך העבודה צריך Gmail, Notion, GitHub, HubSpot, או שירות אחר, חברו את החשבון שלכם כאשר תתבקשו.

יש שני שלבים נפרדים:

1. חיבור השירות. זה מזהה את החשבון ש-Okou יכול לעבוד איתו.
2. בדיקת האימות וההרשאות המבוקשות. זה קובע אילו פעולות בעלות שם Okou יכול לבצע. ב-Legacy Agents נדרש גם שה-Agent המיועד יאושר. ייתכן שפקדי חשבון Chat נוספים יהיו זמינים בנפרד.

עברו על החשבון ועל ההיקף לפני האישור. אם הצוות שלכם משתמש בחשבון שירות משותף, פעלו לפי מדיניות החשבונות של הארגון; אל תעתיקו אסימון של חבר צוות אל תוך הוראת תהליך עבודה או צ'אט.

הרצת ה-workflow המשותף הראשון

ב-My Okou, פתחו את הצ'אט שלכם בסביבת העבודה הצוותית. ב-Legacy Agents, פתחו את ה-Public Agent שבבעלותו ה-Workflow. לאחר מכן, או:

• הקלידו את פקודת ה-slash שלו, למשל /qualify-inbound-lead; או
• תארו את המשימה בשפה טבעית וספקו את הקלט המבוקש.

להרצה הראשונה, השתמשו בדוגמה בסיכון נמוך ושמרו על פעולות חיצוניות שניתן לסקור. בקשת קליטה טובה נראית כך:

/qualify-inbound-lead

Input: [lead email or CRM link]
Create the qualification brief and a reply draft. Do not send the email.
Return the brief in this chat so I can review it first.

בדקו שהתוצאה:

• פועלת לפי תבנית הפלט המשותפת;
• מצטטת או מזהה את המקורות הנדרשים;
• משתמשת בחשבון המחובר שהתכוונתם אליו;
• עוצרת לאישור במקום שבו ההוראה דורשת זאת;
• מגיעה ליעד המשותף הנכון רק לאחר סקירה.

תנו משוב שמשפר את הספרייה

הפרידו בין משוב על השיטה המשותפת לבין משוב על הרצה אחת:

• פער חוזר: "כל תקציר צריך להציג את המקור למספר העובדים." בקשו מבעל תזרים העבודה לעדכן את תזרים העבודה הציבורי.
• תיקון חד-פעמי: "הליד הזה משתמש בשם של חברת בת." השאירו זאת בצ'אט הנוכחי או ברשומת המקור.
• צורך שונה של צוות אחר: "צוות הצלחת הלקוחות צריך פורמט סופי שונה." שקלו עותק פרטי; ב-Legacy Agents אפשר להעתיק לסוכן אחר.

המטרה היא לא להפוך כל הערה לכלל חדש. עדכנו את ה-workflow כאשר הלקח צריך לחול על חבר הצוות הבא ועל הקלט הבא.

שימוש ב-Slack

אם במרחב העבודה שלכם מותקנת אינטגרציית Slack:

1. חברו את חשבון Okou שלכם ל-Slack כאשר תתבקשו.
2. ודאו ש-@Okou הוזמן לערוץ.
3. הזכירו את @Okou וכוללו את שם ה-workflow ואת קלט המשימה.
4. המשיכו במעקבים באותו שרשור Slack.

השתמשו ב-DM לטיוטות פרטיות או לניתוח רגיש. ראו שימוש בתהליכי עבודה משותפים ב-Slack להגדרה ודוגמאות.

פתרון בעיות

הצטרפתי אבל איני מוצא את ה-workflow

אשרו שאתם נמצאים בסביבת העבודה הנכונה. לאחר מכן בקשו מהבעלים לאמת שתהליך העבודה ציבורי; ב-Legacy Agents, בדקו גם את זמינותו של ה-Agent שבבעלותו.

ה-workflow מבקש ממני לחבר או לאשר שירות

זה צפוי כשהמשימה צריכה גישה שלא הענקתם. חברו את החשבון שלכם, עברו על ההרשאה המבוקשת, והמשיכו בהרצה. האישור של חבר הצוות שלכם לא עובר בירושה.

אישרתי עם החשבון הלא נכון

השתמשו ב-Switch account והיכנסו עם הדוא"ל שהוזמן. בקשו מ-Admin לבטל ולשלוח מחדש את ההזמנה אם הכתובת עצמה הייתה שגויה.

התוצאה שלי שונה מזו של חבר צוות

בדקו את הקלט, את ההוראות האישיות, את החשבון המחובר, את נתוני המקור ואת גרסת ה-Workflow; ב-Legacy Agents, בדקו גם את ה-Agent הפעיל. הליך משותף מפחית שונות, אבל רשומות מקור או הרשאות שונות עדיין יכולות להפיק תוצאות שונות.

להגדרת סביבת העבודה, ראו הזמנת חברי צוות. כדי להבין את גבולות הגישה, ראו הרשאות.