שימוש בתהליכי עבודה משותפים ב-Slack

Slack מאפשר לצוות להריץ את אותם תהליכי העבודה הציבוריים במקום שבו כבר מתרחשות בקשות והחלטות. ציינו את Okou בערוץ לעבודה גלויה, או השתמשו בהודעה ישירה לטיוטות פרטיות ולניתוח רגיש.

ב-My Okou, תהליך עבודה ציבורי (Public Workflow) הוא שיטה משותפת בסביבת העבודה; כל חבר מריץ אותו עם ההוראות האישיות (Instructions), הזיכרון, החשבונות המקושרים וההרשאות שלו. ב-Legacy Agents, ה-Workflow שייך גם לסוכן אחד. Slack קובע היכן מתקיימת השיחה; הוא אינו מעניק גישה לחשבון של חבר צוות אחר.

1. התקנת Okou עבור סביבת העבודה ב-Slack

מנהל סביבת העבודה מגדיר את האינטגרציה המשותפת:

1. פתחו את הדף שבו מנוהלים הערוצים או משטחי העבודה של Okou.
2. מצאו את Slack ובחרו Install to Slack.
3. בחרו את סביבת העבודה הייעודית ב-Slack.
4. עברו על הרשאות Slack המבוקשות ואשרו אותן.
5. השלימו את ההתקנה וחזרו ל-Okou.

אם אינכם מנהלי סביבת העבודה, המוצר מציג Ask your admin to install the Slack integration. ייתכן שגם ארגון ה-Slack שלכם ידרוש ממנהל Slack לאשר את האפליקציה.

התקינו את האפליקציה פעם אחת עבור סביבת העבודה. לאחר מכן כל חבר מחבר את זהות ה-Okou שלו, כך שהודעות והרצות מיוחסות לאדם הנכון.

2. חיבור כל חבר

לאחר התקנת סביבת העבודה:

1. פתחו את אינטגרציית Slack ב-Okou.
2. בחרו Connect.
3. השלימו את חיבור חשבון ה-Slack.
4. ב-Slack, פתחו את דף הבית של אפליקציית Okou או השתמשו ב-/okou connect אם Slack מבקש מכם לקשר את החשבון.

פקודת ה-slash הראשית הנוכחית היא /okou.

3. הוספת Okou לערוץ

הזמינו את @Okou לכל ערוץ שבו הצוות רוצה שהוא יעבוד. Okou יכול לקרוא ולהגיב רק בערוצים שאליהם נוסף.

השתמשו במינימום הערוצים הנחוץ. תהליך תמיכה עשוי להזדקק רק ל-#support-triage; תהליך השקה עשוי להזדקק רק ל-#launch-room.

לעבודה פרטית, פתחו הודעה ישירה עם Okou במקום להוסיף אותו לערוץ משותף.

4. בדקו את החוויה שלכם

My Okou: לאחר החיבור, השתמשו ב-Okou שלכם. אינכם צריכים לבחור סוכן כדי להריץ תהליך עבודה משותף. השתמשו ב-/okou help כדי לראות אילו פקודות זמינות לכם.

Legacy Agents: בחירת הסוכן המתאים

הסוכן שנבחר קובע אילו תפקיד, תהליכי עבודה ציבוריים, חיבורים והרשאות יהיו זמינים לשיחת Slack חדשה.

השתמשו ב:

• /okou switch כדי לבחור את הסוכן לשיחה הבאה;
• /okou model כדי לבחור את המודל כאשר האפשרות הזו זמינה;
• פקדי דף הבית של אפליקציית Okou כאשר אתם מעדיפים בורר חזותי.

בחירות הסוכן והמודל נקבעות כאשר נוצר שרשור Slack. שינוי שלהן אינו כותב מחדש שרשור קיים. התחילו אזכור חדש ברמה העליונה כשאתם זקוקים לסוכן אחר עבור עבודה שאינה קשורה.

5. הפעלת תהליך עבודה משותף

תייגו את Okou ותנו את שם התהליך או התוצאה. כללו את הקלט ואת היעד או מגבלת האישור שההרצה צריכה.

שם מפורש של תהליך העבודה:

Okou הרץ את qualify-inbound-lead עבור ההודעה הזו.

צור תקציר וטיוטת תשובה. אל תשלח אותה.

בקשה בשפה טבעית:

Okou בצע סיווג לליד הנכנס הזה באמצעות התהליך המשותף שלנו.

פרסם את התקציר בשרשור הזה וצור טיוטת אימייל לסקירה.

כאשר בקשה תלויה בשיחת ה-Slack הנוכחית, תייגו את Okou מתוך אותה הודעה או שרשור כדי שההקשר הרלוונטי יישאר מצורף.

6. שמירה על המשך השיחה באותו שרשור

Okou משיב לאזכור בערוץ בתוך שרשור. המשיכו שם בתיקונים קשורים ובבקשות המשך. השרשור הזה הוא שיחה אחת עם הקשר משלה.

התחילו אזכור חדש ברמה העליונה כאשר:

• המשימה אינה קשורה;
• ב-Legacy Agents, סוכן אחר צריך להיות הבעלים שלה;
• השרשור הנוכחי מכיל הקשר שלא צריך לעבור הלאה;
• הצוות רוצה מסלול בדיקה נפרד.

כך נשמרת קריאות התעבורה בערוץ ומונעים ערבוב של הוראות ממשימות לא קשורות.

ערוץ, שרשור או הודעה ישירה?

אל תכניסו קלטים סודיים לערוץ ציבורי רק משום שתהליך העבודה ציבורי. נראות תהליך העבודה ונראות ההודעה הן דברים שונים.

דוגמה: תהליך triage משותף לבאגים

נניח שבסביבת העבודה יש Workflow ציבורי triage-bug-report. ב-Legacy Agents, גם ה-Product Agent שלו חייב להיות Public.

1. חבר צוות מפרסם צילום מסך ותיאור ב-#bug-report.
2. הוא כותב: @Okou run triage-bug-report on this message. Draft the GitHub issue, but ask before creating it.
3. Okou מיישם את כללי השחזור, החומרה, בדיקת הכפילויות ותבנית הבעיה המשותפים.
4. חבר הצוות בודק את הטיוטה בשרשור ה-Slack.
5. לאחר האישור, Okou יוצר את הבעיה באמצעות גישת ה-GitHub המורשית של אותו חבר ומשיב עם הקישור.
6. אם אותו שדה חסר מופיע שוב ושוב, בעל תהליך העבודה מעדכן את ההוראה הציבורית לדיווחים עתידיים.

הצוות משתף את שיטת ה-triage ואת מסלול הבדיקה. החבר שמאשר את הפעולה עדיין משתמש בזהות שלו ובהרשאות שניתנו לו.

פתרון בעיות

Okou לא מגיב

• ודאו שהאפליקציה מותקנת בסביבת העבודה הייעודית ב-Slack.
• ודאו ש-@Okou הוא חבר בערוץ.
• חברו את חשבון ה-Okou שלכם.
• נסו את /okou help כדי לבדוק את הפקודות הזמינות.

Legacy Agents: Okou משתמש בסוכן הלא נכון

ב-My Okou, אין צורך בהחלפת סוכן. ב-Legacy Agents, הפעילו את /okou switch, בחרו את הסוכן המיועד, ואז התחילו אזכור חדש ברמה העליונה. שרשור קיים שומר את הסוכן שנבחר כאשר נוצר.

לא ניתן למצוא את התהליך

ודאו שתהליך העבודה הוא ציבורי ובסביבת העבודה המיועדת. ב-Legacy Agents, ודאו גם שהסוכן הבעלים שלו הוא ציבורי ושהשיחה מנותבת לאותו סוכן. ראו שיתוף תהליכי עבודה עם הצוות שלכם.

חסרה הרשאה של המחבר

פתחו את בקשת ההרשאה, אשרו את החשבון, והעניקו רק את ההרשאה הנדרשת. תהליכי עבודה משותפים אינם יורשים את הגישה של Gmail, GitHub, Notion או שירות אחר של חבר צוות אחר.

התוצאה נשלחה למקום הלא נכון

ציינו את היעד בבקשה או בהוראת תהליך העבודה, כגון “reply in this thread,” “DM me,” or “create a draft only.” עדכנו את תהליך העבודה הציבורי אם היעד צריך להיות זהה בכל הרצה.

להתנהגות המלאה של שילוב Slack, ראו Slack. ללוחות זמנים ולמסירה ל-Slack שמבוססת על אירועים, ראו אוטומציות.