Sử dụng quy trình làm việc chia sẻ trong Slack

Slack cho phép một nhóm chạy cùng các quy trình làm việc công khai ở nơi các yêu cầu và quyết định vốn đã diễn ra. Nhắc đến Okou trong một kênh cho công việc công khai, hoặc dùng tin nhắn trực tiếp cho các bản nháp riêng tư và phân tích nhạy cảm.

Trong My Okou, một Public Workflow là phương thức được chia sẻ trong workspace; mỗi thành viên chạy nó bằng Instructions, bộ nhớ, tài khoản đã kết nối và quyền của riêng họ. Trong Legacy Agents, Workflow cũng thuộc về một Agent. Slack quyết định cuộc trò chuyện diễn ra ở đâu; nó không cấp quyền truy cập vào tài khoản của đồng đội.

1. Cài đặt Okou cho workspace Slack

Quản trị viên của workspace thiết lập tích hợp được chia sẻ:

1. Mở trang nơi các kênh của Okou hoặc khu vực làm việc được quản lý.
2. Tìm Slack và chọn Install to Slack.
3. Chọn workspace Slack dự định.
4. Xem lại và phê duyệt các quyền Slack được yêu cầu.
5. Hoàn tất cài đặt và quay lại Okou.

Nếu bạn không phải là Quản trị viên của workspace, sản phẩm sẽ hiển thị Ask your admin to install the Slack integration. Tổ chức Slack của bạn cũng có thể yêu cầu một Slack Admin phê duyệt ứng dụng.

Cài đặt ứng dụng một lần cho workspace. Sau đó, mỗi thành viên kết nối danh tính Okou của riêng mình để tin nhắn và lượt chạy được gán cho đúng người.

2. Kết nối từng thành viên

Sau khi cài đặt cho workspace:

1. Mở tích hợp Slack trong Okou.
2. Chọn Connect.
3. Hoàn tất kết nối tài khoản Slack.
4. Trong Slack, mở trang chủ ứng dụng Okou hoặc dùng /okou connect nếu Slack yêu cầu bạn liên kết tài khoản.

Lệnh slash chính hiện tại là /okou.

3. Thêm Okou vào một kênh

Mời @Okou vào từng kênh nơi nhóm muốn nó hoạt động. Okou chỉ có thể đọc và trả lời trong các kênh mà nó đã được thêm vào.

Hãy dùng tập kênh nhỏ nhất còn hữu ích. Một quy trình hỗ trợ có thể chỉ cần #support-triage; một quy trình ra mắt có thể chỉ cần #launch-room.

Với công việc riêng tư, hãy mở một tin nhắn trực tiếp với Okou thay vì thêm nó vào một kênh dùng chung.

4. Kiểm tra trải nghiệm của bạn

My Okou: sau khi kết nối, hãy dùng Okou của riêng bạn. Bạn không cần chọn một Agent để chạy một Workflow chia sẻ. Dùng /okou help để xem các lệnh có sẵn cho bạn.

Legacy Agents: chọn đúng Agent

Agent được chọn xác định vai trò, quy trình làm việc công khai, kết nối và quyền nào sẽ có sẵn cho một cuộc trò chuyện Slack mới.

Dùng:

• /okou switch để chọn agent cho cuộc trò chuyện tiếp theo;
• /okou model để chọn model khi tùy chọn đó khả dụng;
• các điều khiển trên trang chủ ứng dụng Okou khi bạn muốn dùng bộ chọn trực quan.

Các lựa chọn Agent và model được khóa khi một luồng Slack được tạo. Việc thay đổi chúng sẽ không viết lại một luồng hiện có. Hãy bắt đầu một nhắc cấp cao nhất mới khi bạn cần một agent khác cho công việc không liên quan.

5. Gọi một quy trình làm việc chia sẻ

Nhắc đến Okou và nêu tên quy trình làm việc hoặc kết quả mong muốn. Bao gồm đầu vào và mọi ràng buộc về đích đến hoặc phê duyệt mà lượt chạy cần.

Tên quy trình làm việc rõ ràng:

Okou chạy qualify-inbound-lead cho tin nhắn này.

Tạo bản tóm tắt ngắn và một bản nháp trả lời. Đừng gửi nó.

Yêu cầu bằng ngôn ngữ tự nhiên:

Okou hãy sàng lọc lead inbound này bằng quy trình chung của chúng tôi.

Đăng bản tóm tắt trong luồng này và tạo một bản nháp email để xem xét.

Khi một yêu cầu phụ thuộc vào cuộc trò chuyện Slack hiện tại, hãy nhắc đến Okou từ tin nhắn hoặc luồng đó để bối cảnh liên quan vẫn được đính kèm.

6. Giữ các lượt theo dõi trong cùng một luồng

Okou trả lời một lượt nhắc trong kênh bằng một luồng. Hãy tiếp tục các chỉnh sửa và yêu cầu theo dõi liên quan ở đó. Luồng đó là một cuộc trò chuyện với bối cảnh riêng của nó.

Hãy bắt đầu một nhắc cấp đầu mới khi:

• tác vụ không liên quan;
• trong Legacy Agents, một Agent khác nên sở hữu nó;
• luồng hiện tại chứa bối cảnh không nên được chuyển tiếp;
• nhóm muốn có một dấu vết xem xét riêng biệt.

Điều này giúp lưu lượng trong kênh dễ đọc và ngăn các hướng dẫn từ những tác vụ không liên quan bị trộn lẫn với nhau.

Kênh, luồng hay DM?

Đừng đưa đầu vào bí mật vào một kênh công khai chỉ vì quy trình làm việc là công khai. Tính hiển thị của quy trình làm việc và tính hiển thị của tin nhắn là hai thứ khác nhau.

Ví dụ: một quy trình triage lỗi chia sẻ

Giả sử workspace có một Quy trình làm việc công khai triage-bug-report. Trong Legacy Agents, Agent sản phẩm của nó cũng phải là công khai.

1. Một đồng đội đăng một ảnh chụp màn hình và mô tả trong #bug-report.
2. Họ viết: @Okou run triage-bug-report on this message. Draft the GitHub issue, but ask before creating it.
3. Okou áp dụng các quy tắc chung về tái tạo, mức độ nghiêm trọng, kiểm tra trùng lặp và định dạng issue.
4. Đồng đội xem lại bản nháp trong luồng Slack.
5. Sau khi được phê duyệt, Okou tạo issue bằng quyền truy cập GitHub đã được ủy quyền của thành viên đó và trả lời kèm liên kết.
6. Nếu cùng một trường bị thiếu lặp lại nhiều lần, chủ sở hữu quy trình làm việc sẽ cập nhật hướng dẫn công khai cho các báo cáo trong tương lai.

Nhóm chia sẻ phương pháp triage và dấu vết xem xét. Thành viên phê duyệt hành động vẫn dùng danh tính của riêng họ và các quyền đã được cấp.

Khắc phục sự cố

Okou không phản hồi

• Xác nhận ứng dụng đã được cài đặt trong workspace Slack dự định.
• Xác nhận @Okou là thành viên của kênh.
• Kết nối tài khoản Okou của bạn.
• Thử /okou help để kiểm tra các lệnh có sẵn.

Legacy Agents: Okou dùng nhầm Agent

Trong My Okou, không cần chuyển đổi Agent. Trong Legacy Agents, chạy /okou switch, chọn agent dự định, rồi bắt đầu một nhắc cấp đầu mới. Một luồng hiện có sẽ giữ agent đã được chọn khi nó được tạo.

Không tìm thấy quy trình làm việc

Xác nhận Workflow là Public và nằm trong workspace dự định. Trong Legacy Agents, cũng xác nhận Agent sở hữu của nó là Public và cuộc trò chuyện được định tuyến tới Agent đó. Xem Chia sẻ workflow với nhóm của bạn.

Thiếu quyền của connector

Mở lời nhắc ủy quyền, xác nhận tài khoản và chỉ cấp quyền bắt buộc. Các quy trình làm việc chia sẻ không kế thừa quyền truy cập Gmail, GitHub, Notion hoặc dịch vụ khác của thành viên khác.

Kết quả đã đi đến nơi không đúng

Nêu đích đến trong yêu cầu hoặc hướng dẫn quy trình làm việc, chẳng hạn như “trả lời trong luồng này,” “DM tôi,” hoặc “chỉ tạo bản nháp.” Cập nhật quy trình làm việc công khai nếu đích đến nên giống nhau cho mọi lần chạy.

Để biết hành vi tích hợp Slack đầy đủ, xem Slack. Đối với lịch trình và việc phân phối Slack dựa trên sự kiện, xem Tự động hóa.