Một tự động hóa là một trình kích hoạt gắn với một quy trình làm việc. Quy trình làm việc cho biết cần làm gì; tự động hóa cho biết khi nào bắt đầu một lần chạy khác.
Một tự động hóa sử dụng:
- Một quy trình làm việc, với quy trình hiện tại của nó
- Một chủ sở hữu, người có chat tự động hóa và quyền truy cập đã kết nối được sử dụng
- Một trình kích hoạt, chẳng hạn như lịch, một sự kiện từ dịch vụ đã kết nối, hoặc một webhook đến
Mỗi lần chạy làm gì
Mỗi lần kích hoạt sẽ bắt đầu một lần chạy mới trong chat tự động hóa cho quy trình làm việc và chủ sở hữu đó. Nó không tạo một chat hoàn toàn mới ở mỗi lần kích hoạt. Các tự động hóa do cùng một thành viên sở hữu cho cùng một quy trình làm việc sẽ dùng lại chat tự động hóa đó.
Lần chạy sử dụng hướng dẫn hiện tại của quy trình làm việc và payload của trình kích hoạt. Vì chat được dùng lại, các lần chạy trước đó vẫn nằm trong lịch sử chuỗi của nó. Nếu một tác vụ phải hoạt động không trạng thái, hãy nói rõ điều đó trong hướng dẫn của quy trình làm việc và bảo nó chỉ dùng sự kiện hiện tại hoặc một khoảng thời gian được chỉ định rõ.
Mô hình được chọn trên chuỗi chat tự động hóa, không phải trên tác nhân hay quy trình làm việc. Khi chat tự động hóa được tạo lần đầu, mô hình của nó bắt đầu từ mặc định của thành viên rồi đến mặc định của không gian làm việc. Những lần kích hoạt sau sẽ dùng lại mô hình đã chọn cho chuỗi đó.
Mở chat tự động hóa để xem các lần chạy, đầu ra và lỗi hiển thị của nó. Một lần kích hoạt thất bại vẫn hiển thị ở đó để bạn có thể sửa quy trình làm việc, quyền truy cập của trình kết nối hoặc trình kích hoạt rồi chạy lại.
Tham chiếu trình kích hoạt
Bộ chọn tự động hóa trên một quy trình làm việc là nguồn sự thật cho những gì không gian làm việc hiện tại có thể tạo. Một số loại sự kiện được phát hành sau các công tắc tính năng của không gian làm việc nên có thể không xuất hiện ở mọi nơi.
Lịch
| Loại | Hành vi |
|---|---|
| Scheduled | Chạy vào thời điểm theo đồng hồ thực bằng lịch cron và múi giờ IANA. |
| Interval | Chờ khoảng thời gian đã cấu hình sau khi một lần chạy hoàn tất, rồi lên lịch cho lần chạy tiếp theo. Các lần chạy không chồng lấn lên nhau. |
| Once | Chạy vào ngày và giờ đã chọn, rồi tự tắt. |
Xác nhận múi giờ hiển thị trong tự động hóa trước khi lưu. Dùng tự động hóa theo lịch cho thời gian theo đồng hồ thực và tự động hóa theo khoảng thời gian cho việc thăm dò khi khoảng cách sau khi hoàn tất là quan trọng.
Gmail
| Sự kiện | Bộ lọc |
|---|---|
| New message | Bộ khớp From, To, Cc, Subject và nội dung tùy chọn. Không có bộ khớp nào thì mọi thư mới đều đủ điều kiện. |
| Label applied | Một tên nhãn Gmail. |
Bắt đầu với các bộ lọc thư mới hẹp để hộp thư đến bận rộn không tạo ra số lượng lần chạy bất ngờ.
GitHub
Các sự kiện GitHub yêu cầu Okou's GitHub App được cài đặt trên tổ chức GitHub của bạn. Nếu chưa có, màn hình thiết lập tự động hóa sẽ nói rõ điều đó — một quản trị viên tổ chức sẽ thấy nút Install GitHub App ở đó, còn mọi người khác được bảo hãy hỏi quản trị viên. Cài một lần và mọi trình kích hoạt GitHub bên dưới sẽ khả dụng.
| Sự kiện | Bộ lọc thường dùng |
|---|---|
| Yêu cầu kéo | Một kho lưu trữ và một hành động: được mở, mở lại, đóng, sẵn sàng để xét duyệt, chuyển thành bản nháp, được đồng bộ hóa, được thêm vào hoặc bị xóa khỏi hàng đợi hợp nhất, được gắn nhãn hoặc bị bỏ nhãn. Có thể thu hẹp theo nhánh cơ sở, tác giả, số PR hoặc nhãn. Với closed, bạn có thể phân biệt đã hợp nhất với đã đóng mà không hợp nhất. |
| Lần chạy quy trình làm việc đã hoàn tất | Kho lưu trữ, quy trình làm việc, kết quả, nhánh, sự kiện kích hoạt và tác nhân. |
| Tác vụ quy trình làm việc đã hoàn tất | Kho lưu trữ, quy trình làm việc, tác vụ, kết quả, nhánh, nhãn runner và nhóm runner. |
| Bài xét duyệt yêu cầu kéo đã được gửi | Kho lưu trữ, trạng thái xét duyệt, nhánh cơ sở, nhánh đầu và tác giả đáng tin cậy. |
| Trạng thái triển khai đã được tạo | Kho lưu trữ, môi trường, trạng thái, ref, người tạo, ứng dụng và cờ môi trường sản xuất. |
| Đã tạo bình luận cho issue hoặc yêu cầu kéo | Kho lưu trữ, phạm vi issue/PR, tác giả đáng tin cậy và tiền tố bình luận. |
Không có sự kiện GitHub label applied riêng biệt. Để phản ứng với nhãn PR, hãy chọn Pull request, chọn hành động Labeled, rồi thêm bộ lọc nhãn.
Google Calendar và Meet
- Calendar event created, updated, hoặc cancelled, giới hạn trong calendar ID bạn chọn
- Google Meet transcript generated, dành cho các cuộc họp do thành viên được kết nối tổ chức
Chat và các tích hợp khác
- Chat run finished theo dõi một trong các chuỗi chat của bạn. Nó có thể lọc theo trạng thái completed, failed, hoặc cancelled và, với các lần chạy completed, một ký tự đại diện
*không phân biệt hoa thường được khớp với câu trả lời cuối. - Webhook received tạo một URL đi vào đã ký và khả dụng khi gói không gian làm việc bao gồm tự động hóa webhook.
- Google Forms response submitted, Notion page/database events, Strapi entry published, và Stripe invoice paid chỉ xuất hiện trong các không gian làm việc nơi các tính năng tự động hóa đó được bật.
Các tự động hóa sự kiện cũng yêu cầu trình kết nối hoặc tích hợp liên quan được kết nối và sẵn sàng cho chủ sở hữu tự động hóa.
Tin nhắn tự động hóa mô tả điều đã xảy ra bằng ngôn ngữ tự nhiên, và một lần chạy bắt đầu bởi trình kích hoạt chat run finished sẽ trỏ ngược về chuỗi ban đầu.
Tạo một tự động hóa
Từ một chat hoạt động tốt. Chạy tác vụ trước như một lần thử đơn lẻ. Khi nó tạo ra kết quả bạn muốn, hãy nói:
"Chạy việc này vào mỗi ngày trong tuần lúc 8 sáng theo giờ Los Angeles và nhắn tin trực tiếp cho tôi kết quả."
Okou xác nhận quy trình làm việc, tần suất, và đích đến, lưu quy trình làm việc nếu nó chưa tồn tại, và gắn tự động hóa vào.
Một cách tường minh. Mở một quy trình làm việc trong không gian làm việc của bạn, nhấp Add automation, rồi chọn loại trình kích hoạt và các bộ lọc của nó. Hữu ích khi bạn đã biết trước hình dạng và không muốn chạy thử khô.
Quy trình đến từ Workflow. Trong My Okou, lần chạy sử dụng hướng dẫn cá nhân, bộ nhớ, các tài khoản đã kết nối, và quyền của chủ sở hữu tự động hóa trong không gian làm việc đó. Trong Legacy Agents, tác nhân sở hữu cung cấp ngữ cảnh của tác nhân. Một trình kích hoạt lịch sẽ hỏi khi nào chạy và ở múi giờ nào.
Một Quy trình làm việc Công khai chia sẻ phương pháp, không phải các Tự động hóa hoặc quyền truy cập của người tạo. Mỗi thành viên tự tạo và quản lý các Tự động hóa của riêng mình. Đừng giả định việc sao chép một Quy trình làm việc sẽ chuyển các trình kích hoạt, thông tin xác thực, hoặc chat tự động hóa của thành viên khác.
Các Tự động hóa có thể được bật và tắt riêng lẻ mà không xóa chúng — lựa chọn đúng trước kỳ nghỉ, hoặc khi bạn gỡ lỗi một trình kích hoạt ồn ào.
Đích đến
Một tự động hóa cần biết kết quả sẽ đi đâu. Hãy nêu rõ điều đó trong hướng dẫn của quy trình làm việc:
- Kênh Slack hoặc DM — phổ biến nhất; đến kênh dưới dạng tin nhắn hoặc chuỗi
- Feishu hoặc Microsoft Teams — cùng ý tưởng cho các nhóm làm việc ở đó
- Telegram hoặc tin nhắn văn bản — cho cảnh báo cá nhân, ưu tiên di động
- Một trang hoặc cơ sở dữ liệu Notion — cho những thứ nên được lưu trữ thay vì phát đi rộng rãi
- Một Google Doc hoặc Sheet — được nối thêm hoặc ghi đè
- Một bình luận trên issue hoặc PR của GitHub — cho quy trình kỹ thuật
- Một bản nháp Gmail — được chuẩn bị trong tài khoản của bạn để bạn xem lại và gửi
- Một trang được lưu trữ — xem Trang web được lưu trữ
- Một tệp của không gian làm việc — khi sản phẩm là video, hình ảnh, hoặc tài nguyên có thể tải xuống
"Post to #engineering" hoặc "DM me" rõ ràng hơn "send it somewhere."
Mẹo vận hành
Những điều này rút ra từ việc chạy tự động hóa trong môi trường sản xuất:
- Theo dõi ba lần chạy đầu tiên. Tự động hóa dễ thiết lập; chúng còn dễ tinh chỉnh hơn sau khi bạn thấy Okou thực sự tạo ra gì trong môi trường của bạn.
- Giữ mỗi tác vụ nhỏ. Các tự động hóa dài, nhiều bước dễ hỏng hơn. Nếu một cái phải cập nhật năm hệ thống, hãy cân nhắc tách nó thành hai.
- Ghim đích đến. Các kênh có thể được đổi tên và người rời đi. Hãy nêu đích đến một cách tường minh trong hướng dẫn của quy trình làm việc; Okou sẽ cảnh báo nếu không tìm thấy nó ở lần chạy tiếp theo.
- Giới hạn thời gian cho các truy vấn chạy lâu. Nếu prompt yêu cầu "30 ngày gần nhất", hãy nhắc lại điều đó trong mỗi lần chạy để cửa sổ luôn mới.
- Xác nhận múi giờ. Các tự động hóa theo lịch và một lần lưu một múi giờ tường minh; hãy kiểm tra giá trị hiển thị trước khi lưu.
- Tạm dừng trước kỳ nghỉ. Đặc biệt với các tự động hóa DM cho bạn — quay lại và thấy 14 DM ngắn không hữu ích. Hãy tắt tự động hóa và bật lại khi bạn quay về; quy trình làm việc vẫn được giữ nguyên.
Chi phí và khối lượng
Một lần kích hoạt tự động hóa bắt đầu một lần chạy bình thường và có thể tiêu tốn credit tùy theo tuyến mô hình và các dịch vụ nó sử dụng. Hãy xem lại chat tự động hóa và Billing khi ước tính chi phí.
Các khoảng thời gian ngắn nhân lên rất nhanh: một khoảng 15 phút có thể chạy tối đa 96 lần trong một ngày nếu mỗi lần chạy hoàn tất trước khi khoảng tiếp theo trôi qua. Các bộ lọc sự kiện rộng cũng có thể ồn ào tương tự. Hãy bắt đầu hẹp, kiểm tra vài lần kích hoạt đầu tiên, rồi mở rộng bộ lọc hoặc tần suất một cách có chủ đích.
Tắt một tự động hóa khi bạn muốn ngừng các lần kích hoạt mới mà không xóa quy trình làm việc hoặc lịch sử của nó.
Tiếp theo là gì
- Xem Quy trình làm việc để biết quy trình mà một tự động hóa chạy.
- Xem Trò chuyện để biết điều gì xảy ra bên trong mỗi lần chạy.
- Xem Quy trình mẫu để xem năm tổ hợp quy trình làm việc và tự động hóa hoàn chỉnh.
