एक ऑटोमेशन ऐसा ट्रिगर है जो किसी वर्कफ़्लो से जुड़ा होता है। वर्कफ़्लो बताता है कि क्या करना है; ऑटोमेशन बताता है कि अगला रन कब शुरू करना है।
एक ऑटोमेशन में ये शामिल होते हैं:
- एक वर्कफ़्लो, अपनी वर्तमान प्रक्रिया के साथ
- एक स्वामी, जिसकी ऑटोमेशन चैट और जुड़ी हुई पहुँच का उपयोग किया जाता है
- एक ट्रिगर, जैसे कोई शेड्यूल, किसी जुड़ी हुई सेवा से आया इवेंट, या इनबाउंड वेबहुक
हर बार क्या चलता है
हर बार ट्रिगर होने पर उस वर्कफ़्लो और स्वामी के लिए ऑटोमेशन चैट में एक नया रन शुरू होता है। हर फायरिंग पर बिल्कुल नई चैट नहीं बनती। उसी सदस्य के लिए उसी वर्कफ़्लो के ऑटोमेशन उसी ऑटोमेशन चैट का पुनः उपयोग करते हैं।
रन वर्कफ़्लो के वर्तमान निर्देश और ट्रिगर पेलोड का उपयोग करता है। क्योंकि चैट का पुनः उपयोग होता है, पहले के रन उसके थ्रेड इतिहास में बने रहते हैं। यदि किसी कार्य को बिना अवस्था (stateless) के चलना है, तो वर्कफ़्लो निर्देश में यह स्पष्ट लिखें और उसे केवल वर्तमान इवेंट या किसी स्पष्ट समय-सीमा का ही उपयोग करने को कहें।
मॉडल का चयन ऑटोमेशन चैट थ्रेड पर किया जाता है, एजेंट या वर्कफ़्लो पर नहीं। जब ऑटोमेशन चैट पहली बार बनती है, तो उसका मॉडल पहले सदस्य डिफ़ॉल्ट से और फिर वर्कस्पेस डिफ़ॉल्ट से निर्धारित होता है। बाद की फायरिंग्स उसी थ्रेड के लिए चुने गए मॉडल का पुनः उपयोग करती हैं।
ऑटोमेशन चैट खोलकर उसके रन, आउटपुट और दिखाई देने वाली त्रुटियाँ देखें। कोई विफल फायरिंग वहीं दिखाई देती रहती है, ताकि आप वर्कफ़्लो, कनेक्टर पहुँच या ट्रिगर को ठीक करके उसे फिर से चला सकें।
ट्रिगर संदर्भ
वर्कफ़्लो पर मौजूद ऑटोमेशन पिकर इस बात का आधिकारिक स्रोत है कि वर्तमान वर्कस्पेस में क्या बनाया जा सकता है। कुछ इवेंट प्रकार वर्कस्पेस फ़ीचर स्विच के पीछे जारी किए जाते हैं, इसलिए वे हर जगह दिखाई नहीं भी दे सकते।
शेड्यूल
| प्रकार | व्यवहार |
|---|---|
| Scheduled | cron शेड्यूल और IANA समय-क्षेत्र का उपयोग करके घड़ी के समय के अनुसार चलता है। |
| Interval | किसी रन के पूरा होने के बाद कॉन्फ़िगर किया गया अंतराल प्रतीक्षा करता है, फिर अगला रन शेड्यूल करता है। रन अपने आपस में ओवरलैप नहीं होते। |
| Once | चुनी गई तारीख और समय पर चलता है, फिर स्वयं को निष्क्रिय कर देता है। |
सहेजने से पहले ऑटोमेशन में दिखाया गया समय-क्षेत्र अवश्य जाँच लें। घड़ी के समय के अनुसार चलाने के लिए scheduled automation का उपयोग करें, और ऐसी polling के लिए interval automation का, जहाँ पूरा होने के बाद का अंतराल महत्वपूर्ण हो।
Gmail
| इवेंट | फ़िल्टर |
|---|---|
| New message | वैकल्पिक From, To, Cc, Subject और संदेश के मुख्य पाठ के मिलानकर्ता। कोई मिलानकर्ता न होने पर, हर नया संदेश योग्य होता है। |
| Label applied | एक Gmail लेबल नाम। |
शुरुआत में new-message फ़िल्टर संकीर्ण रखें, ताकि व्यस्त इनबॉक्स अप्रत्याशित संख्या में रन न बना दे।
GitHub
GitHub इवेंट्स के लिए आपके GitHub संगठन पर Okou का GitHub App इंस्टॉल होना आवश्यक है। यदि यह इंस्टॉल नहीं है, तो ऑटोमेशन सेटअप स्क्रीन यह बताती है — वहाँ संगठन के एडमिन को Install GitHub App बटन दिखाई देता है, और बाकी सभी को किसी एडमिन से कहने के लिए बताया जाता है। इसे एक बार इंस्टॉल कर दें, फिर नीचे दिए गए सभी GitHub ट्रिगर उपलब्ध हो जाते हैं।
| इवेंट | सामान्य फ़िल्टर |
|---|---|
| Pull request | एक रिपॉज़िटरी और एक क्रिया: opened, reopened, closed, ready for review, converted to draft, synchronized, merge queue में जोड़ा गया या उससे हटाया गया, labeled, या unlabeled। इसे base branch, author, PR number, या label के आधार पर और संकीर्ण किया जा सकता है। closed के लिए, आप merged और केवल बंद किए गए closed PR में अंतर कर सकते हैं। |
| Workflow run completed | रिपॉज़िटरी, workflow, conclusion, branch, triggering event और actor। |
| Workflow job completed | रिपॉज़िटरी, workflow, job, conclusion, branch, runner label और runner group। |
| Pull request review submitted | रिपॉज़िटरी, review state, base branch, head branch और trusted author। |
| Deployment status created | रिपॉज़िटरी, environment, state, ref, creator, app और production-environment फ़्लैग। |
| Issue or pull-request comment created | रिपॉज़िटरी, issue/PR scope, trusted author और comment prefix। |
अलग से GitHub label applied नाम का कोई इवेंट नहीं है। किसी PR label पर प्रतिक्रिया देने के लिए Pull request चुनें, Labeled क्रिया चुनें, और एक label फ़िल्टर जोड़ें।
Google Calendar और Meet
- Calendar event created, updated, या cancelled, आपके चुने हुए calendar ID के दायरे में
- Google Meet transcript generated, उन मीटिंगों के लिए जिनका आयोजन जुड़े हुए सदस्य ने किया हो
Chat और अन्य इंटीग्रेशन
- Chat run finished आपकी किसी एक चैट थ्रेड पर नज़र रखता है। यह completed, failed, या cancelled status के आधार पर फ़िल्टर कर सकता है और completed runs के लिए अंतिम उत्तर के विरुद्ध case-insensitive
*wildcard मिलान भी कर सकता है। - Webhook received एक हस्ताक्षरित इनबाउंड URL बनाता है और तब उपलब्ध होता है जब वर्कस्पेस योजना में webhook automations शामिल हों।
- Google Forms response submitted, Notion page/database events, Strapi entry published, और Stripe invoice paid केवल उन्हीं वर्कस्पेसों में दिखाई देते हैं जहाँ ये ऑटोमेशन सुविधाएँ सक्षम की गई हैं।
इवेंट ऑटोमेशन के लिए यह भी आवश्यक है कि संबंधित कनेक्टर या इंटीग्रेशन जुड़ा हुआ हो और ऑटोमेशन के स्वामी के लिए तैयार हो।
ऑटोमेशन संदेश साधारण भाषा में बताते हैं कि क्या हुआ, और chat run finished ट्रिगर से शुरू हुआ रन मूल थ्रेड की ओर वापस संकेत करता है।
ऑटोमेशन बनाना
ऐसी चैट से जो काम करती हो। पहले कार्य को एक बार के रूप में चलाएँ। जब वह आपकी अपेक्षा के अनुसार परिणाम दे, तो कहें:
"इसे हर कार्यदिवस 8 a.m. पर Los Angeles समयानुसार चलाइए और परिणाम मुझे DM कर दीजिए।"
Okou वर्कफ़्लो, उसकी आवृत्ति और गंतव्य की पुष्टि करता है, यदि वर्कफ़्लो अभी तक मौजूद नहीं है तो उसे सहेजता है, और फिर ऑटोमेशन जोड़ देता है।
स्पष्ट रूप से। अपने वर्कस्पेस में कोई वर्कफ़्लो खोलें, Add automation पर क्लिक करें, और ट्रिगर का प्रकार तथा उसके फ़िल्टर चुनें। यह तब उपयोगी है जब आपको पहले से उसकी रूपरेखा पता हो और आप dry run नहीं करना चाहते।
प्रक्रिया Workflow से आती है। My Okou में, रन ऑटोमेशन स्वामी के व्यक्तिगत Instructions, memory, connected accounts, और उस वर्कस्पेस में उसकी permissions का उपयोग करता है। Legacy Agents में, स्वामी Agent ही Agent context उपलब्ध कराता है। schedule trigger यह पूछता है कि इसे कब चलाना है और किस समय-क्षेत्र में।
कोई Public Workflow केवल विधि साझा करता है, अपने निर्माता के Automations या उसकी पहुँच नहीं। हर सदस्य अपने Automations स्वयं बनाता और प्रबंधित करता है। यह न मानें कि किसी Workflow की प्रति बनाने से दूसरे सदस्य के triggers, credentials, या automation chat भी स्थानांतरित हो जाते हैं।
ऑटोमेशन को मिटाए बिना अलग-अलग enabled और disabled किया जा सकता है — छुट्टी पर जाने से पहले, या जब आप किसी शोरगुल वाले ट्रिगर को डीबग कर रहे हों, तब यही सही कदम है।
गंतव्य
किसी ऑटोमेशन को यह पता होना चाहिए कि परिणाम कहाँ भेजना है। इसे workflow instruction में स्पष्ट लिखें:
- Slack channel या DM — सबसे सामान्य; संदेश या थ्रेड के रूप में चैनल में पहुँचता है
- Feishu या Microsoft Teams — वहाँ काम करने वाली टीमों के लिए यही विचार
- Telegram या टेक्स्ट संदेश — निजी, mobile-first alerts के लिए
- कोई Notion page या database — उन चीज़ों के लिए जिन्हें प्रसारित करने के बजाय संग्रहित करना हो
- कोई Google Doc या Sheet — जिसमें सामग्री जोड़ी जाए या उसे अधिलेखित किया जाए
- कोई GitHub issue या PR comment — इंजीनियरिंग वर्कफ़्लो के लिए
- कोई Gmail draft — आपके खाते में आपकी समीक्षा और भेजने के लिए तैयार किया गया
- कोई hosted page — देखें होस्टेड साइट
- कोई workspace file — जब आउटपुट वीडियो, चित्र या डाउनलोड की जा सकने वाली फ़ाइल हो
"#engineering पर पोस्ट करें" या "मुझे DM करें", "इसे कहीं भेज दें" की तुलना में अधिक स्पष्ट है।
संचालन संबंधी सुझाव
ये सुझाव प्रोडक्शन में ऑटोमेशन चलाने के अनुभव से आए हैं:
- पहले तीन रन पर नज़र रखें। ऑटोमेशन सेट करना आसान है; लेकिन जब आप देखते हैं कि Okou आपके वातावरण में वास्तव में क्या उत्पन्न करता है, तब उन्हें बेहतर बनाना और आसान हो जाता है।
- हर कार्य छोटा रखें। लंबे, बहु-चरणीय ऑटोमेशन अधिक नाज़ुक होते हैं। यदि एक ही ऑटोमेशन को पाँच सिस्टम अपडेट करने हों, तो उसे दो भागों में बाँटने पर विचार करें।
- गंतव्य तय करके रखें। चैनलों के नाम बदलते हैं और लोग टीम छोड़ते हैं। workflow instruction में गंतव्य का नाम स्पष्ट रूप से लिखें; अगली बार रन के समय यदि Okou उसे नहीं ढूँढ पाता, तो वह चेतावनी देगा।
- लंबे समय तक चलने वाली queries को समय-सीमा में बाँधें। यदि prompt में "the last 30 days" कहा गया है, तो हर रन में इसे फिर से स्पष्ट करें ताकि समय-खिड़की ताज़ा बनी रहे।
- समय-क्षेत्र की पुष्टि करें। Scheduled और one-time automations एक स्पष्ट समय-क्षेत्र सहेजते हैं; सहेजने से पहले दिखाई गई value अवश्य जाँच लें।
- छुट्टियों से पहले रोक दें। विशेष रूप से उन automations के लिए जो आपको DM करती हैं — लौटकर 14 संक्षिप्त DMs देखना उपयोगी नहीं होता। ऑटोमेशन को disable करें और वापस आने पर फिर से enable करें; workflow जस का तस बना रहता है।
लागत और मात्रा
किसी ऑटोमेशन की फायरिंग एक सामान्य रन शुरू करती है और उपयोग किए गए model route तथा सेवाओं के अनुसार credits खर्च कर सकती है। लागत का अनुमान लगाते समय automation chat और Billing देखें।
छोटे अंतराल बहुत जल्दी बढ़ जाते हैं: 15 मिनट का interval एक दिन में अधिकतम 96 बार चल सकता है, यदि हर रन अगला interval समाप्त होने से पहले पूरा हो जाए। व्यापक event filters भी उतने ही शोरगुल वाले हो सकते हैं। शुरुआत संकीर्ण रूप से करें, शुरुआती कुछ firings की जाँच करें, फिर फ़िल्टर या cadence को सोच-समझकर बढ़ाएँ।
जब आप उसके workflow या इतिहास को हटाए बिना नई फायरिंग्स रोकना चाहते हों, तो ऑटोमेशन को disable कर दें।
आगे क्या
- उस प्रक्रिया के लिए वर्कफ़्लो देखें जिसे कोई ऑटोमेशन चलाता है।
- प्रत्येक रन के भीतर क्या होता है, इसके लिए चैट देखें।
- पाँच पूर्ण workflow-plus-automation संयोजनों के लिए उदाहरण वर्कफ़्लो देखें।
