Une automatisation est un déclencheur associé à un workflow. Le workflow indique quoi faire ; l’automatisation indique quand lancer une autre exécution.
Une automatisation utilise :
- Un workflow, avec sa procédure actuelle
- Un propriétaire, dont le chat d’automatisation et l’accès connecté sont utilisés
- Un déclencheur, comme une planification, un événement d’un service connecté ou un webhook entrant
Ce qui s’exécute à chaque fois
Chaque déclenchement lance une nouvelle exécution dans le chat d’automatisation pour ce workflow et ce propriétaire. Cela ne crée pas un tout nouveau chat à chaque déclenchement. Les automatisations détenues par le même membre pour le même workflow réutilisent ce chat d’automatisation.
L’exécution utilise l’instruction actuelle du workflow et la charge utile du déclencheur. Comme le chat est réutilisé, les exécutions précédentes restent dans l’historique du fil. Si une tâche doit se comporter sans état, précisez-le dans l’instruction du workflow et demandez-lui d’utiliser uniquement l’événement actuel ou une fenêtre temporelle explicite.
Le modèle est sélectionné sur le fil du chat d’automatisation, et non sur l’agent ou le workflow. Quand le chat d’automatisation est créé pour la première fois, son modèle part du modèle par défaut du membre puis, ensuite, du modèle par défaut de l’espace de travail. Les déclenchements suivants réutilisent le modèle sélectionné pour ce fil.
Ouvrez le chat d’automatisation pour examiner ses exécutions, ses sorties et les erreurs visibles. Un déclenchement échoué reste visible là afin que vous puissiez corriger le workflow, l’accès au connecteur ou le déclencheur, puis l’exécuter à nouveau.
Référence des déclencheurs
Le sélecteur d’automatisation sur un workflow est la source de vérité pour ce que l’espace de travail actuel peut créer. Certains types d’événements sont publiés derrière des bascules de fonctionnalité de l’espace de travail et peuvent donc ne pas apparaître partout.
Planifications
| Type | Comportement |
|---|---|
| Planifiée | S’exécute aux heures murales à l’aide d’une planification cron et d’un fuseau horaire IANA. |
| Intervalle | Attend l’intervalle configuré après la fin d’une exécution, puis planifie la suivante. Les exécutions ne se chevauchent pas. |
| Une fois | S’exécute à la date et à l’heure sélectionnées, puis se désactive. |
Confirmez le fuseau horaire affiché dans l’automatisation avant d’enregistrer. Utilisez une automatisation planifiée pour un horaire en temps réel et une automatisation à intervalle pour l’interrogation lorsque l’espacement après l’achèvement est important.
Gmail
| Événement | Filtres |
|---|---|
| Nouveau message | Correspondances facultatives sur De, À, Cc, objet et texte du corps. Sans correspondances, chaque nouveau message est éligible. |
| Libellé appliqué | Un nom de libellé Gmail. |
Commencez avec des filtres étroits sur les nouveaux messages afin qu’une boîte de réception très active ne crée pas un nombre inattendu d’exécutions.
GitHub
Les événements GitHub nécessitent que l’application GitHub d’Okou soit installée sur votre organisation GitHub. Si ce n’est pas le cas, l’écran de configuration de l’automatisation l’indique — un administrateur de l’organisation y obtient un bouton Installer l’application GitHub, et tous les autres sont invités à demander à un administrateur. Installez-la une fois et chacun des déclencheurs GitHub ci-dessous devient disponible.
| Événement | Filtres courants |
|---|---|
| Demande de tirage (pull request) | Un dépôt et une action : ouverture, réouverture, fermeture, prête pour révision, conversion en brouillon, synchronisation, ajout à la file d’attente de fusion ou retrait de celle-ci, ajout d’un libellé ou suppression d’un libellé. Affinez par branche de base, auteur, numéro de la demande de tirage ou libellé. Pour closed, vous pouvez distinguer une fusion d’une fermeture sans fusion. |
| Exécution de workflow terminée | Dépôt, workflow, conclusion, branche, événement déclencheur et acteur. |
| Tâche de workflow terminée | Dépôt, workflow, tâche, conclusion, branche, étiquette d’exécuteur et groupe d’exécuteurs. |
| Révision de demande de tirage envoyée | Dépôt, état de la révision, branche de base, branche source et auteur de confiance. |
| Statut de déploiement créé | Dépôt, environnement, état, ref, créateur, application et indicateur d’environnement de production. |
| Commentaire sur une issue ou une demande de tirage créé | Dépôt, portée issue/demande de tirage, auteur de confiance et préfixe du commentaire. |
Il n’existe pas d’événement distinct GitHub label applied. Pour réagir à un libellé de PR, choisissez Pull request, sélectionnez l’action Labeled et ajoutez un filtre de libellé.
Google Calendar et Meet
- Événement de calendrier créé, mis à jour ou annulé, limité à l’ID de calendrier que vous choisissez
- Transcription Google Meet générée, pour les réunions organisées par le membre connecté
Chat et autres intégrations
- Chat run finished surveille l’un de vos fils de chat. Il peut filtrer par statut completed, failed ou cancelled et, pour les exécutions completed, par un caractère générique
*insensible à la casse correspondant à la réponse finale. - Webhook received crée une URL entrante signée et est disponible lorsque le forfait de l’espace de travail inclut les automatisations par webhook.
- Google Forms response submitted, Notion page/database events, Strapi entry published et Stripe invoice paid n’apparaissent que dans les espaces de travail où ces fonctionnalités d’automatisation sont activées.
Les automatisations d’événements nécessitent aussi que le connecteur ou l’intégration concerné soit connecté et prêt pour le propriétaire de l’automatisation.
Les messages d’automatisation décrivent ce qui s’est passé en langage courant, et une exécution lancée par un déclencheur chat run finished renvoie au fil d’origine.
Créer une automation
À partir d’un chat qui fonctionne. Exécutez d’abord la tâche une seule fois. Quand elle produit ce que vous voulez, dites :
« Exécute ceci tous les jours ouvrables à 8 h, heure de Los Angeles, et envoie-moi le résultat en DM. »
Okou confirme le workflow, la cadence et la destination, enregistre le workflow s’il n’existe pas encore et attache l’automatisation.
Explicitement. Ouvrez un workflow dans votre espace de travail, cliquez sur Add automation, puis choisissez le type de déclencheur et ses filtres. Utile lorsque vous connaissez déjà la forme attendue et ne voulez pas d’exécution à blanc.
La procédure vient du Workflow. Dans My Okou, l’exécution utilise les instructions personnelles (Instructions), la mémoire, les comptes connectés et les autorisations du propriétaire de l’automatisation dans cet espace de travail. Dans Legacy Agents, l’Agent propriétaire fournit le contexte de l’Agent. Un déclencheur de planification demande quand exécuter et dans quel fuseau horaire.
Un workflow public partage une méthode, pas les Automations ni l’accès de son créateur. Chaque membre crée et gère ses propres Automations. Ne partez pas du principe que la copie d’un workflow transfère les déclencheurs, identifiants ou le chat d’automatisation d’un autre membre.
Les automatisations peuvent être activées et désactivées individuellement sans les supprimer — le bon choix avant des vacances, ou pendant que vous déboguez un déclencheur bruyant.
Destinations
Une automatisation doit savoir où va le résultat. Indiquez-le dans l’instruction du workflow :
- Canal Slack ou DM — le plus courant ; arrive dans le canal sous forme de message ou de fil
- Feishu ou Microsoft Teams — même idée pour les équipes qui vivent là-bas
- Telegram ou message texte — pour des alertes personnelles, orientées mobile
- Une page ou base de données Notion — pour les éléments qui doivent être archivés plutôt que diffusés
- Un Google Doc ou Sheet — ajouté à la suite ou remplacé
- Un commentaire GitHub issue ou PR — pour les workflows d’ingénierie
- Un brouillon Gmail — préparé dans votre compte pour que vous le relisiez et l’envoyiez
- Une page hébergée — voir Sites hébergés
- Un fichier d’espace de travail — lorsque l’artefact est une vidéo, une image ou un élément téléchargeable
« Publie dans #engineering » ou « Envoie-moi un DM » est plus clair que « envoie-le quelque part ».
Conseils d’utilisation
Ils proviennent de l’exécution d’automatisations en production :
- Surveillez les trois premières exécutions. Les automatisations sont faciles à configurer ; elles sont plus faciles à affiner une fois que vous voyez ce qu’Okou produit réellement dans votre environnement.
- Gardez chaque tâche petite. Les automatisations longues et en plusieurs étapes sont plus fragiles. Si une seule doit mettre à jour cinq systèmes, envisagez de la scinder en deux.
- Épinglez la destination. Les canaux sont renommés et les personnes partent. Nommez explicitement la destination dans l’instruction du workflow ; Okou vous avertira s’il ne la trouve pas à la prochaine exécution.
- Limitez dans le temps les requêtes longues. Si le prompt demande « les 30 derniers jours », reformulez-le à chaque exécution afin que la fenêtre reste fraîche.
- Confirmez le fuseau horaire. Les automatisations planifiées et ponctuelles stockent un fuseau horaire explicite ; vérifiez la valeur affichée avant d’enregistrer.
- Mettez en pause avant les vacances. Surtout pour les automatisations qui vous envoient des DM — revenir à 14 DM brefs n’est pas utile. Désactivez l’automatisation et réactivez-la à votre retour ; le workflow reste intact.
Coûts et volume
Le déclenchement d’une automatisation lance une exécution normale et peut consommer des crédits selon l’itinéraire du modèle et les services utilisés. Consultez le chat d’automatisation et Billing pour estimer le coût.
Les intervalles courts s’accumulent vite : un intervalle de 15 minutes peut s’exécuter jusqu’à 96 fois par jour si chaque exécution se termine avant l’échéance de l’intervalle suivant. Les filtres d’événements larges peuvent être tout aussi bruyants. Commencez de façon étroite, examinez les premières exécutions, puis élargissez le filtre ou la cadence délibérément.
Désactivez une automatisation lorsque vous voulez arrêter de nouveaux déclenchements sans supprimer son workflow ni son historique.
Et ensuite
- Consultez Flux de travail pour la procédure qu’une automatisation exécute.
- Consultez Chat pour ce qui se passe dans chaque exécution.
- Consultez Exemples de workflows pour cinq combinaisons complètes workflow + automation.
