Un’automazione è un trigger collegato a un workflow. Il workflow dice cosa fare; l’automazione dice quando avviare un’altra esecuzione.
Un’automazione usa:
- Un workflow, con la sua procedura attuale
- Un proprietario, la cui chat dell’automazione e gli accessi connessi vengono usati
- Un trigger, come una pianificazione, un evento da un servizio connesso o un webhook in entrata
Cosa viene eseguito a ogni attivazione
Ogni attivazione avvia una nuova run nella chat dell’automazione per quel workflow e quel proprietario. Non crea una chat completamente nuova a ogni attivazione. Le automazioni possedute dallo stesso membro per lo stesso workflow riutilizzano quella chat dell’automazione.
La run usa l’istruzione corrente del workflow e il payload del trigger. Poiché la chat viene riutilizzata, le run precedenti restano nella cronologia del thread. Se un task deve comportarsi in modo stateless, dillo nell’istruzione del workflow e indica di usare solo l’evento corrente o una finestra temporale esplicita.
Il modello viene selezionato nel thread della chat dell’automazione, non nell’agente o nel workflow. Quando la chat dell’automazione viene creata per la prima volta, il suo modello parte dal default del membro e poi dal default dello spazio di lavoro. Le attivazioni successive riutilizzano il modello selezionato per quel thread.
Apri la chat dell’automazione per ispezionare le sue run, gli output e gli errori visibili. Un’attivazione fallita resta visibile lì, così puoi correggere il workflow, l’accesso del connettore o il trigger ed eseguirla di nuovo.
Riferimento dei trigger
Il selettore delle automazioni in un workflow è la fonte di verità per ciò che lo spazio di lavoro attuale può creare. Alcuni tipi di evento vengono rilasciati dietro interruttori di funzionalità dello spazio di lavoro e quindi potrebbero non apparire ovunque.
Pianificazioni
| Tipo | Comportamento |
|---|---|
| Programmato | Esegue in orari di calendario usando una pianificazione cron e un fuso orario IANA. |
| Intervallo | Attende l’intervallo configurato dopo il completamento di una run, poi pianifica la run successiva. Le run non si sovrappongono tra loro. |
| Una volta | Esegue alla data e ora selezionate, poi si disattiva. |
Conferma il fuso orario mostrato nell’automazione prima di salvare. Usa un’automazione programmata per il timing basato sull’orologio e un’automazione a intervallo per il polling quando conta l’intervallo dopo il completamento.
Gmail
| Evento | Filtri |
|---|---|
| Nuovo messaggio | Filtri opzionali per Da, A, Cc, Oggetto e testo del corpo. Senza filtri, ogni nuovo messaggio è idoneo. |
| Etichetta applicata | Un nome di etichetta Gmail. |
Inizia con filtri ristretti per i nuovi messaggi, così una casella di posta occupata non crea un numero inatteso di run.
GitHub
Gli eventi di GitHub richiedono che l’App GitHub di Okou sia installata nella tua organizzazione GitHub. Se non lo è, la schermata di configurazione dell’automazione lo indica: un admin dell’organizzazione vede lì un pulsante Installa app GitHub, mentre a tutti gli altri viene detto di chiedere a un admin. Installala una volta e ogni trigger GitHub qui sotto diventa disponibile.
| Evento | Filtri comuni |
|---|---|
| Pull request | Un repository e un'azione: aperta, riaperta, chiusa, pronta per la revisione, convertita in bozza, sincronizzata, aggiunta o rimossa dalla merge queue, etichettata o con etichetta rimossa. Puoi restringere in base al ramo di base, all'autore, al numero della PR o all'etichetta. Per closed, puoi distinguere una PR unita da una chiusa senza merge. |
| Esecuzione del workflow completata | Repository, workflow, esito, ramo, evento di attivazione e autore dell'azione. |
| Job del workflow completato | Repository, workflow, job, esito, ramo, etichetta del runner e gruppo di runner. |
| Revisione della pull request inviata | Repository, stato della revisione, ramo di base, ramo head e autore attendibile. |
| Stato di distribuzione creato | Repository, ambiente, stato, ref, autore della creazione, app e flag dell'ambiente di produzione. |
| Commento a issue o pull request creato | Repository, ambito issue/PR, autore attendibile e prefisso del commento. |
Non esiste un evento separato GitHub etichetta applicata. Per reagire a un’etichetta su una PR, scegli Pull request, seleziona l’azione Labeled e aggiungi un filtro per etichetta.
Google Calendar e Meet
- Evento del calendario creato, aggiornato o annullato, limitato all’ID del calendario che scegli
- Trascrizione di Google Meet generata, per riunioni organizzate dal membro connesso
Chat e altre integrazioni
- Run della chat terminata osserva uno dei tuoi thread di chat. Può filtrare per stato completed, failed o cancelled e, per le run completed, un
*con wildcard senza distinzione tra maiuscole e minuscole abbinato alla risposta finale. - Webhook received crea un URL in entrata firmato ed è disponibile quando il piano dello spazio di lavoro include automazioni webhook.
- Google Forms response submitted, Notion page/database events, Strapi entry published e Stripe invoice paid compaiono solo negli spazi di lavoro in cui quelle funzionalità di automazione sono abilitate.
Le automazioni di evento richiedono anche che il connettore o l’integrazione pertinente sia connesso e pronto per il proprietario dell’automazione.
I messaggi di automazione descrivono ciò che è accaduto in linguaggio semplice, e una run avviata da un trigger chat run finished rimanda al thread di origine.
Creare un’automazione
Da una chat che funziona. Esegui prima il task come attività una tantum. Quando produce ciò che vuoi, dì:
"Esegui questo ogni giorno feriale alle 8 a.m. ora di Los Angeles e inviami il risultato in DM."
Okou conferma il workflow, la cadenza e la destinazione, salva il workflow se ancora non esiste e collega l’automazione.
Esplicitamente. Apri un workflow nel tuo workspace, fai clic su Aggiungi automazione e scegli il tipo di trigger e i suoi filtri. Utile quando conosci già la forma e non vuoi una prova a vuoto.
La procedura proviene dal Workflow. In My Okou, la run usa le istruzioni personali (Instructions), la memoria, gli account connessi e le autorizzazioni del proprietario dell’automazione in quello spazio di lavoro. In Legacy Agents, l’agent proprietario fornisce il contesto dell’agent. Un trigger di pianificazione chiede quando eseguire e in quale fuso orario.
Un Workflow pubblico condivide un metodo, non le Automazioni o gli accessi del suo creatore. Ogni membro crea e gestisce le proprie Automazioni. Non dare per scontato che copiare un Workflow trasferisca i trigger, le credenziali o la chat dell’automazione di un altro membro.
Le automazioni possono essere abilitate e disabilitate singolarmente senza eliminarle — la scelta giusta prima di una vacanza o mentre debuggi un trigger troppo rumoroso.
Destinazioni
Un’automazione deve sapere dove va il risultato. Specificalo nell’istruzione del workflow:
- Canale o DM di Slack — il caso più comune; arriva nel canale come messaggio o thread
- Feishu o Microsoft Teams — la stessa idea per i team che lavorano lì
- Telegram o messaggio di testo — per avvisi personali, orientati al mobile
- Una pagina o un database di Notion — per elementi che devono essere archiviati invece che diffusi
- Un Google Doc o un foglio — aggiunti in coda o sovrascritti
- Un issue o un commento a una PR su GitHub — per i workflow di engineering
- Una bozza Gmail — preparata nel tuo account perché tu la possa rivedere e inviare
- Una pagina ospitata — vedi Siti ospitati
- Un file dello spazio di lavoro — quando l’artefatto è un video, un’immagine o una risorsa scaricabile
"Pubblica su #engineering" o "mandami un DM" è più chiaro di "invialo da qualche parte."
Suggerimenti operativi
Questi vengono dall’esecuzione di automazioni in produzione:
- Osserva le prime tre run. Le automazioni sono facili da configurare; sono ancora più facili da perfezionare una volta che vedi cosa produce davvero Okou nel tuo ambiente.
- Mantieni piccolo ogni task. Le automazioni lunghe e multi-step sono più fragili. Se una sola deve aggiornare cinque sistemi, valuta di dividerla in due.
- Fissa la destinazione. I canali vengono rinominati e le persone se ne vanno. Nomina esplicitamente la destinazione nell’istruzione del workflow; Okou avviserà se non riesce a trovarla alla run successiva.
- Metti un limite temporale alle query lunghe. Se il prompt chiede "gli ultimi 30 giorni", ripetilo a ogni run così la finestra resta aggiornata.
- Conferma il fuso orario. Le automazioni programmate e una tantum salvano un fuso orario esplicito; controlla il valore mostrato prima di salvare.
- Metti in pausa prima delle vacanze. Soprattutto per le automazioni che ti inviano DM — tornare a 14 DM brevi non è utile. Disabilita l’automazione e riabilitala quando torni; il workflow rimane intatto.
Costi e volume
Un’attivazione di automazione avvia una run normale e può consumare crediti in base al percorso del modello e ai servizi che usa. Rivedi la chat dell’automazione e Fatturazione quando stimi il costo.
Gli intervalli brevi si moltiplicano rapidamente: un intervallo di 15 minuti può eseguire fino a 96 volte in un giorno se ogni run termina prima che scada l’intervallo successivo. Anche i filtri sugli eventi ampi possono essere altrettanto rumorosi. Parti in modo restrittivo, ispeziona le prime attivazioni, poi amplia il filtro o la cadenza deliberatamente.
Disabilita un’automazione quando vuoi fermare nuove attivazioni senza eliminare il suo workflow o la sua cronologia.
Prossimi passi
- Vedi Workflow per la procedura che un’automazione esegue.
- Vedi Chat per ciò che accade all’interno di ogni run.
- Vedi Esempi di workflow per cinque combinazioni complete di workflow + automazione.
