जब आप किसी कार्यक्षेत्र में शामिल होते हैं, तो आपको उन वर्कफ़्लो तक पहुँच मिलती है जिन्हें आपकी टीम ने Public किया है। Legacy Agents में, Public Agents भी साझा सेटअप का हिस्सा होते हैं। आपकी व्यक्तिगत चैट, जुड़े हुए खाते और अनुमति-अनुदान अन्य सदस्यों से अलग रहते हैं।
निमंत्रण स्वीकार करें
आप इन दो तरीकों में से किसी एक से शामिल हो सकते हैं:
निमंत्रण ईमेल से
- कार्यक्षेत्र का निमंत्रण खोलें।
- आमंत्रित ईमेल पते से साइन इन करें या अपना खाता बनाएँ।
- निमंत्रण स्वीकार करें।
- जब आपको Invitation accepted दिखाई दे, तो यदि आमंत्रित कार्यक्षेत्र पहले से सक्रिय नहीं है, तो Switch workspace चुनें।
कार्यक्षेत्र स्विचर से
यदि आप पहले से साइन इन हैं, तो कार्यक्षेत्र स्विचर खोलें। लंबित निमंत्रण Join क्रिया के साथ दिखाई देते हैं। उस कार्यक्षेत्र को स्वीकार करने और सक्रिय करने के लिए Join चुनें।
यदि Okou बताता है कि निमंत्रण किसी दूसरे खाते से संबंधित है, तो Switch account चुनें और उसी ईमेल पते से साइन इन करें जिस पर निमंत्रण प्राप्त हुआ था। इस असंगति से बचने के लिए डुप्लिकेट खाता न बनाएँ।
सक्रिय कार्यक्षेत्र की पुष्टि करें
सक्रिय कार्यक्षेत्र यह निर्धारित करता है कि आपको कौन-से साझा वर्कफ़्लो, सदस्य और कार्यक्षेत्र सेटिंग्स दिखाई देंगी। अपने पहले रन से पहले:
- कार्यक्षेत्र स्विचर खोलें।
- निमंत्रण में दिए गए टीम कार्यक्षेत्र को चुनें।
- My Okou: अपनी स्वयं की चैट खोलें। Legacy Agents: Agents खोलें और अपने टीम-साथी द्वारा बताए गए Public Agent को चुनें।
- Workflows खोलें और पुष्टि करें कि साझा वर्कफ़्लो दिखाई दे रहा है।
यदि वर्कफ़्लो दिखाई नहीं दे रहा है, तो उसके स्वामी से उसकी Public दृश्यता जाँचने को कहें। Legacy Agents में, यह भी जाँचें कि उसका स्वामी Agent भी Public है।
अपनी सेवाएँ कनेक्ट करें
कोई साझा वर्कफ़्लो किसी दूसरे सदस्य के व्यक्तिगत क्रेडेंशियल्स का उपयोग नहीं करता। यदि वर्कफ़्लो को Gmail, Notion, GitHub, HubSpot या किसी अन्य सेवा की आवश्यकता है, तो संकेत मिलने पर अपना स्वयं का खाता कनेक्ट करें।
इसके दो अलग-अलग चरण होते हैं:
- सेवा कनेक्ट करें। इससे उस खाते की पहचान होती है जिसके साथ Okou काम कर सकता है।
- प्राधिकरण और अनुरोधित अनुमतियों की समीक्षा करें। इससे नियंत्रित होता है कि Okou कौन-कौन सी निर्दिष्ट क्रियाएँ कर सकता है। Legacy Agents में इच्छित Agent का अधिकृत होना भी आवश्यक है। अतिरिक्त Chat खाता नियंत्रण अलग से भी उपलब्ध हो सकते हैं।
स्वीकृति देने से पहले खाते और दायरे की समीक्षा करें। यदि आपकी टीम साझा सेवा खाते का उपयोग करती है, तो अपने संगठन की खाता-नीति का पालन करें; किसी टीम-साथी का टोकन किसी वर्कफ़्लो निर्देश या चैट में कॉपी न करें।
पहला साझा वर्कफ़्लो चलाएँ
My Okou में, टीम कार्यक्षेत्र के भीतर अपनी स्वयं की चैट खोलें। Legacy Agents में, उस Public Agent को खोलें जो वर्कफ़्लो का स्वामी है। फिर इनमें से कोई एक करें:
- उसका स्लैश कमांड दर्ज करें, जैसे
/qualify-inbound-lead; या - कार्य का प्राकृतिक भाषा में वर्णन करें और अनुरोधित इनपुट दें।
पहले रन के लिए कम-जोखिम वाला उदाहरण चुनें और बाहरी क्रियाओं को ऐसा रखें कि उनकी समीक्षा की जा सके। एक अच्छा ऑनबोर्डिंग अनुरोध कुछ ऐसा होता है:
/qualify-inbound-lead
Input: [lead email or CRM link]
Create the qualification brief and a reply draft. Do not send the email.
Return the brief in this chat so I can review it first.
जाँचें कि परिणाम:
- साझा आउटपुट प्रारूप का पालन करता हो;
- आवश्यक स्रोतों का उल्लेख या उनकी पहचान करता हो;
- आपके इच्छित कनेक्टेड खाते का उपयोग करता हो;
- जहाँ निर्देश में आवश्यक हो, वहाँ स्वीकृति के लिए रुकता हो;
- समीक्षा के बाद ही सही साझा गंतव्य तक पहुँचता हो।
लाइब्रेरी को बेहतर बनाने वाली प्रतिक्रिया दें
साझा विधि पर प्रतिक्रिया को किसी एक रन पर प्रतिक्रिया से अलग रखें:
- बार-बार आने वाली कमी: “हर संक्षिप्त विवरण में कर्मचारी संख्या का स्रोत दिखना चाहिए।” वर्कफ़्लो के स्वामी से Public वर्कफ़्लो अपडेट करने को कहें।
- एक बार का सुधार: “यह लीड किसी सहायक कंपनी के नाम का उपयोग करती है।” इसे मौजूदा चैट या स्रोत रिकॉर्ड में ही रखें।
- अलग टीम की आवश्यकता: “Customer Success को अलग अंतिम प्रारूप चाहिए।” किसी Private प्रति पर विचार करें; Legacy Agents में, आप इसे किसी दूसरे Agent में कॉपी कर सकते हैं।
उद्देश्य यह नहीं है कि हर टिप्पणी को एक नया नियम बना दिया जाए। वर्कफ़्लो तभी अपडेट करें जब वह सीख अगले टीम-साथी और अगले इनपुट पर भी लागू होनी चाहिए।
इसे Slack में उपयोग करें
यदि आपके कार्यक्षेत्र में Slack इंटीग्रेशन इंस्टॉल है:
- संकेत मिलने पर अपने Okou खाते को Slack से कनेक्ट करें।
- सुनिश्चित करें कि
@Okouको चैनल में आमंत्रित किया गया है। @Okouका उल्लेख करें और वर्कफ़्लो का नाम तथा कार्य इनपुट शामिल करें।- आगे की बातचीत उसी Slack थ्रेड में जारी रखें।
निजी ड्राफ़्ट या संवेदनशील विश्लेषण के लिए डायरेक्ट मैसेज का उपयोग करें। सेटअप और उदाहरणों के लिए Slack में साझा वर्कफ़्लो उपयोग करें देखें।
समस्या निवारण
मैं शामिल हो गया हूँ, लेकिन वर्कफ़्लो नहीं मिल रहा
पुष्टि करें कि आप सही कार्यक्षेत्र में हैं। फिर स्वामी से यह सत्यापित करने को कहें कि वर्कफ़्लो Public है; Legacy Agents में, उसके स्वामी Agent की उपलब्धता भी जाँचें।
वर्कफ़्लो मुझसे किसी सेवा को कनेक्ट या अधिकृत करने के लिए कहता है
जब कार्य के लिए ऐसी पहुँच की आवश्यकता होती है जो आपने अभी तक प्रदान नहीं की है, तब यह अपेक्षित है। अपना खाता कनेक्ट करें, अनुरोधित अनुमति की समीक्षा करें और रन जारी रखें। आपके टीम-साथी का प्राधिकरण आपको स्वतः प्राप्त नहीं होता।
मैंने गलत खाते से स्वीकार कर लिया
Switch account का उपयोग करें और आमंत्रित ईमेल से साइन इन करें। यदि ईमेल पता ही गलत था, तो किसी Admin से निमंत्रण रद्द करके दोबारा भेजने को कहें।
मेरा परिणाम मेरे टीम-साथी के परिणाम से अलग है
इनपुट, व्यक्तिगत निर्देश (Instructions), कनेक्टेड खाता, स्रोत डेटा और वर्कफ़्लो संस्करण जाँचें; Legacy Agents में, सक्रिय Agent भी जाँचें। साझा प्रक्रिया भिन्नता को कम करती है, लेकिन अलग स्रोत रिकॉर्ड या अनुमतियाँ फिर भी अलग परिणाम दे सकती हैं।
कार्यक्षेत्र सेटअप से संबंधित जानकारी के लिए टीम-साथियों को आमंत्रित करें देखें। पहुँच की सीमाएँ समझने के लिए अनुमतियाँ देखें।
