Một workspace của nhóm biến công việc cá nhân hữu ích thành một hệ điều hành dùng chung. Đồng đội chia sẻ Workflows đã được rà soát và kết quả, đồng thời vẫn giữ Chats, tài khoản đã kết nối và các quyền cấp riêng của mình tách biệt. Với My Okou, mọi người cũng có Instructions cá nhân trong workspace này. Legacy Agents vẫn giữ thiết lập Agent dùng chung của họ.
Nếu hiện tại nhóm bạn đang lưu prompt trong tài liệu, hãy xem workflow như phiên bản có thể thực thi của thư viện prompt đó: nó bao gồm hướng dẫn, tệp hỗ trợ, thời điểm sử dụng và tiêu chuẩn đầu ra. Workflow luôn không có trigger sẵn. Chỉ thêm automation khi nhóm muốn nó chạy theo lịch hoặc theo sự kiện.
Xây dựng thư viện workflow dùng chung
Lộ trình thực tế để đi từ một kết quả hữu ích đến một quy trình nhóm có thể lặp lại là:
- Tự mình thực hiện tác vụ. Bắt đầu bằng một công việc thực tế và đảm bảo kết quả hữu ích trước khi chuẩn hóa nó.
- Chuyển phương pháp thành workflow. Giữ lại quy trình có thể lặp lại, đầu vào bắt buộc, tài liệu tham chiếu, định dạng đầu ra và quy tắc rà soát.
- Đặt workflow ở chế độ Public. Workflow Public có thể được những thành viên khác trong cùng workspace tìm thấy và sử dụng.
- Mời đồng đội. Thêm thành viên từ Settings → People và cấp cho từng người vai trò phù hợp.
- Để mỗi thành viên tự kết nối tài khoản của họ. Chia sẻ workflow không có nghĩa là chia sẻ hộp thư đến, token, chat riêng hoặc các phê duyệt cá nhân của người tạo.
- Chạy nó từ Web Chat hoặc Slack. Cùng một workflow Public có thể được gọi theo tên trong workspace hiện tại; trong Legacy Agents, cũng có thể dùng Agent sở hữu nó.
Một workflow Public cho workspace một phương pháp đã được rà soát mà không buộc mọi người phải dùng chung một tài khoản.
Hướng dẫn thiết lập cho nhóm
Hãy dùng các hướng dẫn này theo thứ tự khi triển khai lần đầu, hoặc đi thẳng đến phần bạn cần:
Tạo hướng dẫn Workflow với Okou
Biến một lần chạy thành công thành một quy trình bền vững cùng với agent của bạn. Hãy để agent soạn thảo workflow, rồi rà soát những chỗ nhóm bạn cần ràng buộc rõ ràng.
Chia sẻ workflows với nhóm của bạn
Hiểu sự khác nhau giữa hiển thị Private và Public, xuất bản một workflow trong workspace, gọi nó theo tên, và tạo một bản sao Private khi bạn cần một phiên bản độc lập.
Mời đồng đội
Chuẩn bị Workflow dùng chung (và Agent sở hữu trong Legacy Agents), mời thành viên từ Settings → People, gán quyền Admin hoặc Member, và quản lý các lời mời đang chờ.
Tham gia một workspace của nhóm
Chấp nhận lời mời, chuyển sang đúng workspace, tìm Workflows dùng chung, kết nối các dịch vụ của riêng bạn, và hoàn tất lần chạy đầu tiên một cách an toàn.
Sử dụng workflows dùng chung trong Slack
Cài ứng dụng Slack, kết nối từng thành viên, thêm Okou vào một kênh, gọi một workflow bằng @Okou, và giữ công việc tiếp theo trong một chuỗi hội thoại.
Những gì được chia sẻ và những gì vẫn là cá nhân
| Dùng chung trong không gian làm việc | Cá nhân hoặc được chia sẻ rõ ràng |
|---|---|
| Quy trình làm việc công khai và các tệp tham chiếu của chúng | Quy trình làm việc riêng tư; hướng dẫn cá nhân (Instructions) và bộ nhớ trong My Okou |
| Phương pháp, tiêu chuẩn đầu ra và mức chất lượng | Các tài khoản đã kết nối và quyền của bạn |
| Kết quả bạn chủ động chia sẻ | Các cuộc trò chuyện riêng tư và các tạo tác không được chia sẻ |
| Tích hợp và cài đặt của không gian làm việc, khi được hỗ trợ | Việc liên kết tài khoản và quyền sở hữu tự động hóa của từng thành viên |
Public không có nghĩa là được công bố trên internet. Việc chia sẻ một Workflow không đồng nghĩa với việc chia sẻ tài khoản, ngữ cảnh riêng tư hoặc quyền truy cập. Mỗi lần thực thi đều dùng Instructions, bộ nhớ, tài khoản và quyền của thành viên đang thực thi. Private Workflow cùng tên của một thành viên sẽ được ưu tiên hơn một Public Workflow trong My Okou.
Hướng dẫn cá nhân, quy trình làm việc và tự động hóa
- Hướng dẫn cá nhân của My Okou: các tùy chọn cá nhân được lưu dưới Settings → Personal → My Okou, dùng cho lần làm việc tiếp theo mà Okou bắt đầu trong không gian làm việc này.
- Quy trình làm việc: một phương pháp có thể tái sử dụng. Bản riêng tư thuộc về bạn; bản công khai được chia sẻ trong không gian làm việc. Việc xuất bản và duy trì vẫn tuân theo các quy tắc của không gian làm việc.
- Tự động hóa: một trình kích hoạt do thành viên sở hữu dành cho một quy trình làm việc. Các lần chạy dùng ngữ cảnh và quyền truy cập của chủ sở hữu. Chia sẻ một quy trình làm việc không chia sẻ các tự động hóa của thành viên khác.
Legacy Agents: hồ sơ tác nhân và hướng dẫn vẫn có sẵn. Quy trình làm việc thuộc về một tác nhân, và đồng đội cần quyền truy cập vào tác nhân đó cũng như quy trình làm việc. Xem My Okou và các Agent cũ.
Một workflow nhóm tốt để bắt đầu
Chọn một tác vụ vốn đã đi qua một bước bàn giao, chẳng hạn như đánh giá một khách hàng tiềm năng đến, xem xét một trường hợp khách hàng leo thang, chuẩn bị bản tóm tắt chỉ số hằng tuần, phân loại báo cáo lỗi, hoặc soạn thảo một bản rà soát nội dung.
Một workflow đầu tiên mạnh nên có:
- một kết quả rõ ràng;
- đầu vào mà mọi đồng đội đều có thể nhận diện;
- các nguồn đã được phê duyệt hoặc tài liệu tham chiếu đính kèm;
- một định dạng đầu ra có thể dự đoán;
- các quy tắc rõ ràng cho những hành động cần con người phê duyệt;
- một nơi nhận kết quả dùng chung.
Bắt đầu bằng cách chạy thủ công với hai người. Cập nhật hướng dẫn sau khi người thứ hai phát hiện ngữ cảnh còn thiếu. Khi quy trình làm việc tạo ra kết quả nhất quán, hãy quyết định xem nó có cần thêm tự động hóa hay không.
Hướng dẫn liên quan
- Agents giải thích các tác nhân công khai và riêng tư.
- Quy trình làm việc bao gồm việc tạo và gọi quy trình làm việc.
- Tự động hóa bổ sung lịch và trình kích hoạt theo sự kiện.
- Quyền truy cập giải thích kết nối, ủy quyền và quyền cấp.
- Slack bao quát toàn bộ tích hợp Slack.
