Mời mọi người sau khi bạn đã có một Public Workflow đã được kiểm thử sẵn cho họ. Trong Legacy Agents, Agent sở hữu workflow đó cũng phải là Public. Điều này giúp thành viên mới có ngay một điểm bắt đầu thay vì một workspace trống.
Các lời mời vào workspace được quản lý từ Settings → People.
Chuẩn bị workspace
Trước khi gửi lời mời:
- Chuẩn bị một Quy trình làm việc đã được rà soát; trong Legacy Agents, cũng đặt Agent sở hữu nó thành Public.
- Xuất bản quy trình làm việc mà họ sẽ dùng đầu tiên.
- Xóa thông tin đăng nhập và dữ liệu nhạy cảm chỉ dùng một lần khỏi hướng dẫn và tệp của nó.
- Quyết định ai cần vai trò Admin và ai chỉ cần quyền Member.
- Nếu nhóm sẽ làm việc trong Slack, hãy để một Admin cài đặt tích hợp của không gian làm việc.
- Ghi lại nhiệm vụ đầu tiên, đầu vào bắt buộc và đích đến dự kiến cho lần chạy onboarding.
Bạn không cần kết nối sẵn mọi dịch vụ cá nhân của đồng đội. Mỗi thành viên tự kết nối tài khoản của mình sau khi tham gia.
Gửi lời mời
- Mở Settings.
- Chọn People. Trang này cho biết ai có quyền truy cập workspace và các lời mời đang chờ.
- Chọn Add member.
- Nhập địa chỉ email của đồng đội.
- Chọn một vai trò: Admin hoặc Member.
- Chọn Send invitation.
Lời mời vẫn ở trạng thái chờ cho đến khi người nhận chấp nhận. Bạn có thể quay lại Settings → People để xem lại hoặc thu hồi một lời mời đang chờ.
Nếu Add member mở ra lời nhắc nâng cấp, gói hiện tại không bao gồm lời mời vào workspace. Hãy làm theo quy trình nâng cấp trong sản phẩm trước khi thử lại.
Chọn vai trò phù hợp
| Vai trò | Dành cho | Trách nhiệm điển hình |
|---|---|---|
| Admin | Những người quản lý không gian làm việc | Mời thành viên, quản lý cài đặt và thanh toán của không gian làm việc, cài đặt các tích hợp ở cấp không gian làm việc, và quản trị quyền truy cập được chia sẻ |
| Member | Những người dùng Okou trong công việc hằng ngày | Chạy các quy trình làm việc được chia sẻ (và các tác nhân công khai trong trải nghiệm cũ), tạo công việc của riêng họ, kết nối các dịch vụ cá nhân, và xuất bản các tài nguyên nhóm được phép |
Mặc định hãy dùng Member. Chỉ cấp quyền Admin cho những người cần quản lý thành viên, thanh toán, tích hợp hoặc các cài đặt áp dụng toàn tổ chức.
Những gì một thành viên mới nhận được
Sau khi tham gia, một thành viên có thể truy cập các tài nguyên công khai trong workspace đó, bao gồm:
- Các quy trình làm việc công khai trong không gian làm việc;
- trong Legacy Agents, các tác nhân công khai và các quy trình làm việc có sẵn thông qua chúng;
- các tệp tham chiếu quy trình làm việc được chia sẻ qua những quy trình làm việc công khai đó;
- các kênh và tích hợp được cài đặt ở cấp không gian làm việc hỗ trợ thành viên kết nối.
Một lời mời không chuyển giao:
- các tác nhân hoặc quy trình làm việc riêng tư của thành viên khác;
- lịch sử chat riêng tư;
- thông tin xác thực của trình kết nối cá nhân;
- quyền ủy quyền hoặc các quyền được cấp của đồng đội;
- quyền sở hữu các tự động hóa của người khác.
Ranh giới này giúp một nhóm chuẩn hóa cách làm việc mà không biến tài khoản của một người thành thông tin xác thực dùng chung.
Gửi ngữ cảnh hữu ích kèm theo lời mời
Lời mời của sản phẩm đưa đồng đội vào workspace. Một tin nhắn ngắn sẽ cho họ biết cần làm gì tiếp theo:
I invited you to our team workspace.
After you join:
1. Switch to [workspace name].
2. Open a new Chat (Legacy Agents: choose the public [agent name] Agent).
3. Connect [service] with your own account if prompted.
4. Run /[workflow-slug] with [example input].
5. Put the result in [shared destination] and send feedback in the same thread.
Chỉ dùng một workflow cho onboarding. Một danh mục dài mà không có nhiệm vụ đầu tiên sẽ khiến thành viên khó hiểu được mẫu làm việc dự định của nhóm.
Quản lý các lời mời đang chờ
Trong Settings → People, các lời mời đang chờ được hiển thị riêng với thành viên đang hoạt động. Nếu ai đó không nhận được hoặc không thể dùng lời mời:
- xác nhận địa chỉ email được mời là chính xác;
- yêu cầu họ đăng nhập bằng cùng một tài khoản email;
- thu hồi lời mời sai và gửi lại lời mời mới;
- kiểm tra xem tổ chức của họ có yêu cầu chính sách danh tính hoặc email chặn tài khoản được mời hay không.
Nếu lời mời đã được chấp nhận bằng một tài khoản đang đăng nhập khác, người nhận có thể thấy thông báo không khớp tài khoản và hành động Switch account.
Xử lý khi thành viên rời đi
Trước khi xóa một thành viên, hãy rà soát các tài nguyên và công việc định kỳ phụ thuộc vào họ:
- các tự động hóa do thành viên đó sở hữu;
- các dịch vụ được kết nối mà những tự động hóa đó dùng;
- các quy trình làm việc riêng tư mà nhóm vẫn cần;
- các đầu ra được chia sẻ cần một chủ sở hữu mới.
Di chuyển hoặc tạo lại các quy trình nhóm bắt buộc trước khi quyền truy cập bị xóa. Việc chia sẻ một workflow không tự động chuyển quyền sở hữu và thông tin xác thực đằng sau một automation do thành viên sở hữu.
Gửi cho người nhận hướng dẫn Tham gia một không gian làm việc của nhóm kèm theo lời mời. Với onboarding Slack, tiếp tục đến Sử dụng các quy trình làm việc được chia sẻ trong Slack.
