Käytä jaettuja työnkulkuja Slackissa

Slackin avulla tiimi voi käyttää samoja julkisia työnkulkuja siellä, missä pyynnöt ja päätökset jo tapahtuvat. Mainitse Okou kanavassa näkyvää työtä varten tai käytä suoraa viestiä yksityisiin luonnoksiin ja arkaluontoiseen analyysiin.

My Okou -ympäristössä Public Workflow on jaettu menetelmä työtilassa; kukin jäsen suorittaa sen omilla henkilökohtaisilla ohjeillaan (Instructions), muistillaan, yhdistetyillä tileillään ja käyttöoikeuksillaan. Legacy Agents -mallissa Workflow kuuluu myös yhdelle Agentille. Slack määrittää, missä keskustelu tapahtuu; se ei myönnä pääsyä tiimikaverin tiliin.

1. Asenna Okou Slack-työtilaan

Työtilan Admin ottaa jaetun integraation käyttöön:

1. Avaa sivu, jossa Okoun kanavia tai työskentelyalueita hallitaan.
2. Etsi Slack ja valitse Install to Slack.
3. Valitse tarkoitettu Slack-työtila.
4. Tarkista ja hyväksy pyydetyt Slack-käyttöoikeudet.
5. Viimeistele asennus ja palaa Okouhun.

Jos et ole työtilan Admin, tuote näyttää viestin Ask your admin to install the Slack integration. Myös Slack-organisaatiosi saattaa edellyttää, että Slack Admin hyväksyy sovelluksen.

Asenna sovellus kerran työtilaa varten. Sen jälkeen jokainen jäsen yhdistää oman Okou-identiteettinsä, jotta viestit ja ajot kohdistuvat oikealle henkilölle.

2. Yhdistä jokainen jäsen

Työtilan asennuksen jälkeen:

1. Avaa Slack-integraatio Okoussa.
2. Valitse Connect.
3. Viimeistele Slack-tilin yhdistäminen.
4. Avaa Slackissa Okou-sovelluksen aloitussivu tai käytä /okou connect, jos Slack pyytää sinua yhdistämään tilin.

Nykyinen ensisijainen slash-komento on /okou.

3. Lisää Okou kanavaan

Kutsu @Okou jokaiseen kanavaan, jossa tiimin halutaan käyttävän sitä. Okou voi lukea ja vastata vain kanavissa, joihin se on lisätty.

Käytä mahdollisimman pientä mutta tarkoituksenmukaista kanavien joukkoa. Tukityönkulku voi tarvita vain #support-triage; julkaisun työnkulku voi tarvita vain #launch-room.

Yksityistä työtä varten avaa suora viesti Okoun kanssa sen sijaan, että lisäisit sen jaettuun kanavaan.

4. Tarkista käyttökokemuksesi

My Okou: yhdistämisen jälkeen käytä omaa Okou-tasi. Sinun ei tarvitse valita agenttia jaetun työnkulun suorittamiseen. Käytä /okou help nähdäksesi käytettävissä olevat komennot.

Legacy Agents: valitse oikea Agent

Valittu agentti määrittää, mikä rooli, julkiset työnkulut, yhteydet ja käyttöoikeudet ovat käytettävissä uutta Slack-keskustelua varten.

Käytä:

• /okou switch valitaksesi agentin seuraavaa keskustelua varten;
• /okou model valitaksesi mallin, kun tuo vaihtoehto on käytettävissä;
• Okou-sovelluksen aloitussivun ohjaimia, kun haluat mieluummin visuaalisen valitsimen.

Agentti- ja mallit valitaan, kun Slack-ketju luodaan. Niiden vaihtaminen ei kirjoita olemassa olevaa ketjua uudelleen. Aloita uusi ylimmän tason maininta, kun tarvitset toisen agentin toisistaan riippumattomaan työhön.

5. Käynnistä jaettu työnkulku

Mainitse Okou ja nimeä joko työnkulku tai lopputulos. Sisällytä syöte sekä kaikki ajoon tarvittavat kohde- tai hyväksymisehdot.

Selkeä työnkulun nimi:

Okou suorita qualify-inbound-lead tälle viestille.

Luo tiivistelmä ja vastausluonnos. Älä lähetä sitä.

Luonnollisen kielen pyyntö:

Okou kvalifioi tämä saapuva liidi käyttäen yhteistä prosessiamme.

Julkaise tiivistelmä tässä viestiketjussa ja luo sähköpostiluonnos tarkistettavaksi.

Kun pyyntö riippuu nykyisestä Slack-keskustelusta, mainitse Okou tuosta viestistä tai ketjusta, jotta olennainen konteksti pysyy mukana.

6. Pidä jatkotoimet samassa ketjussa

Okou vastaa kanavamainintaan ketjussa. Jatka siellä siihen liittyviä korjauksia ja jatkopyyntöjä. Tuo ketju on yksi keskustelu, jolla on oma kontekstinsa.

Aloita uusi ylimmän tason maininta, kun:

• tehtävä ei liity aiheeseen;
• Legacy Agents -mallissa eri Agentin tulisi omistaa se;
• nykyinen ketju sisältää kontekstia, jonka ei pitäisi siirtyä eteenpäin;
• tiimi haluaa erillisen tarkastelupolun.

Tämä pitää kanavan liikenteen luettavana ja estää toisiinsa liittymättömien tehtävien ohjeita sekoittumasta.

Kanava, ketju vai DM?

Älä laita luottamuksellisia syötteitä julkiseen kanavaan vain siksi, että työnkulku on julkinen. Työnkulun näkyvyys ja viestin näkyvyys ovat eri asioita.

Esimerkki: jaettu bugien käsittelyn työnkulku

Oletetaan, että työtilassa on Public triage-bug-report Workflow. Legacy Agents -mallissa sen Product Agentin on myös oltava Public.

1. Tiimikaveri julkaisee kuvakaappauksen ja kuvauksen kanavassa #bug-report.
2. Hän kirjoittaa: @Okou run triage-bug-report on this message. Draft the GitHub issue, but ask before creating it.
3. Okou soveltaa jaettuja uudelleentoisto-, vakavuus-, duplikaattitarkistus- ja ongelmanmuotoilusääntöjä.
4. Tiimikaveri tarkastaa luonnoksen Slack-ketjussa.
5. Hyväksynnän jälkeen Okou luo ongelman käyttäen kyseisen jäsenen valtuutettua GitHub-käyttöä ja vastaa linkillä.
6. Jos sama puuttuva kenttä toistuu useasti, työnkulun omistaja päivittää julkisen ohjeen tulevia raportteja varten.

Tiimi jakaa triage-menetelmän ja tarkastelupolun. Jäsen, joka hyväksyy toimenpiteen, käyttää silti omaa identiteettiään ja hänelle myönnettyjä käyttöoikeuksia.

Vianmääritys

Okou ei vastaa

• Varmista, että sovellus on asennettu tarkoitettuun Slack-työtilaan.
• Varmista, että @Okou on kanavan jäsen.
• Yhdistä Okou-tilisi.
• Kokeile /okou help nähdäksesi käytettävissä olevat komennot.

Legacy Agents: Okou käyttää väärää Agenttia

My Okou -ympäristössä Agentin vaihtaminen ei ole tarpeen. Legacy Agents -mallissa suorita /okou switch, valitse tarkoitettu agentti ja aloita sitten uusi ylimmän tason maininta. Olemassa oleva ketju säilyttää agentin, joka oli valittuna ketjua luotaessa.

Työnkulkua ei löydy

Varmista, että Workflow on Public ja tarkoitetussa työtilassa. Legacy Agents -mallissa varmista myös, että sen omistava Agent on Public ja että keskustelu reitittyy kyseiselle Agentille. Katso Jaa työnkulkuja tiimisi kanssa.

Yhdistäjän käyttöoikeus puuttuu

Avaa valtuutuskysely, vahvista tili ja myönnä vain tarvittava käyttöoikeus. Jaetut työnkulut eivät peri toisen jäsenen Gmail-, GitHub-, Notion- tai muuta palvelupääsyä.

Tulos meni väärään paikkaan

Nimeä kohde pyynnössä tai työnkulun ohjeessa, esimerkiksi “vastaa tässä ketjussa”, “lähetä minulle yksityisviesti” tai “luo vain luonnos”. Päivitä julkinen työnkulku, jos kohteen pitäisi olla sama jokaisella ajolla.

Täydellinen Slack-integraation toiminta on kuvattu kohdassa Slack. Aikatauluja ja tapahtumapohjaista Slack-toimitusta varten katso Automaatiot.