Olet luonut tilin, eikä mitään ole vielä yhdistetty. Juuri siinä tilanteessa pitääkin olla.
Ensimmäinen vaihe kestää noin viisi minuuttia eikä vaadi lainkaan käyttöönottoa. Seuraavat viisi rakentavat jotain, jota koko tiimisi voi käyttää. Pysähdy siihen, missä siitä on jo hyötyä — monet eivät koskaan mene vaihetta 2. pidemmälle
Jos käytät jo Claude Codea tai Codexia päivittäin, aloita mieluummin kohdasta Claude Code- ja Codex-käyttäjille ja palaa sitten tänne vaiheisiin 3–6.
Mitä käyttökokemusta käytät?
Nämä ohjeet kattavat molemmat käyttökokemukset. Jos Asetukset → Henkilökohtainen → My Okou on käytettävissä, noudata My Okou -vaiheita. Jos käytät Agents-sivua, jossa on New agent, noudata Legacy Agents -vaiheita. Saatavuus voi vaihdella jäsenten välillä; nämä ohjeet eivät muuta käyttökokemustasi.
Molemmissa käyttökokemuksissa voit ajaa useita keskusteluja tai tehtäviä yhtä aikaa, käyttää työnkulkuja uudelleen ja jakaa tarkistettua työtä tiimillesi. Ajonaikainen aliagentti on suorituskyökalu, ei erillinen tuoteprofiili, jota sinun täytyy luoda.
1. Lähetä muutama kehotus
Avaa uusi keskustelu sivupalkista. Älä mieti liikaa — Okou ymmärtää luonnollista kieltä, eikä mitään syntaksia tarvitse opetella. Nämä neljä eivät vaadi mitään yhdistettyä, joten ne toimivat aivan uudella tilillä:
"Kerro minulle lyhyesti [Company]:stä ennen iltapäivän klo 3 aikaa — mitä he tekevät, viimeaikaiset uutiset ja mitä minun pitäisi välttää sanomasta."
"Muunna nämä raakamuistiinpanot selkeäksi päivitykseksi tiimilleni: [liitä muistiinpanot]."
"Laadi kohtelias seurantaviesti henkilölle, joka ei ole vastannut viikkoon. Ystävällinen, kolme lausetta, ei painostusta."
"Tee 5-diaa sisältävä esitys, jossa selität hinnoittelumme teknistä taustaa tuntemattomalle ostajalle."
Näet Okoun suunnitelman, työkalut, jotka se valitsee, ja reaaliaikaisen lokin jokaisesta sen tekemästä vaiheesta.
Kokeile nyt sellaista, joka ulottuu johonkin omaan oikeaan tiliisi — "Tiivistä lukemattomat Slack-viestini ja kerro, mihin tarvitaan vastaus tänään." Okou pysähtyy ja kertoo, ettei sillä ole vielä pääsyä Slackiin. Se ei ole virhe; se on siirtymä vaiheeseen 2.
Tässä ensimmäisessä keskustelussa kannattaa omaksua kaksi tapaa, koska käytät niitä jatkuvasti:
- Korjaa paikan päällä. Vastaa korjauksella — "Sama, mutta jätä markkinointikanava pois," tai "Kaksi lausetta lyhyempi ja lopuksi selkeä pyyntö." Säädät työn alla olevaa versiota, et aloita alusta.
- Lue, mitä se teki. Tuloksen alla on merkintä kaikesta, mitä Okou katsoi ja mitä se muutti. Kun vastaus menee pieleen, tuo loki näyttää yleensä, mikä yksittäinen vaihe pitää korjata — nopeammin kuin koko pyynnön kirjoittaminen uudelleen.
2. Kokeile työnkulun mallia ja yhdistä tarvitsemansa työkalu
Ohjeiden kirjoittaminen alusta asti on hidas tapa aloittaa. Okou toimittaa valmiiden workflow templates -työnkulkujen mallien luettelon. Avaa keskustelun kirjoituskentässä Template-painike ja valitse Workflow-kategoria, suodata sitten sen mukaan, millaista työtä teet — Sales, Marketing, Support, Operations, Product, Data, Engineering tai CEO.
Jokaisessa kortissa kerrotaan, mitä se tekee, ja näytetään, mitä palveluja se koskee, joten tiedät etukäteen, mitä se tarvitsee:
- Highlight key emails in Gmail — nosta esiin viestit, jotka oikeasti tarvitsevat huomiotasi
- Prep for Google Calendar meetings — lyhyt briiffi ennen jokaista ulkoista tapaamista
- Get meeting recaps in Slack — päätökset ja toimenpiteet jaettuna puhelun jälkeen
- Catch leads from Gmail — tunnista ostosignaalit ja kirjaa kelpuutetut liidit
- File Gmail invoices to Google Drive — arkistoi laskusähköpostit ja kirjaa ne niiden saapuessa
Valitse Käytä siitä, joka koskee työkalua, jota käytät jo. Okou tarvitsee luvan kyseiseen työkaluun ja pysähtyy kysymään:
- Napauta keskustelun kirjoituskentässä Connectors ja valitse Add connectors, tai seuraa vain Okoun kehotetta keskustelussa.
- Etsi palvelu ja lisää se.
- Kirjaudu kyseiseen palveluun ponnahdusikkunassa samalla tavalla kuin kirjautuisit minne tahansa muuallekin.
Jos Okou pyysi yhteyttä kesken tehtävän, se jatkaa siitä, mihin jäi, heti kun olet valmis. Tarkista ennen hyväksymistä näkyvistä tiedoista tili, pyydetyt toiminnot, laajuus ja kesto. My Okou ei vaadi erikoistuneen Agentin valitsemista. Legacy Agents voi kysyä, mikä Agent on valtuutettu yhteyteen. Chat-tilin valinta on käytettävissä vain siellä, missä tuo erillinen ominaisuus on otettu käyttöön; pelkkä My Okou ei ota sitä käyttöön. Tilin yhdistäminen ja toiminnon salliminen ovat erillisiä vaiheita. Jotkin myönnöt vanhenevat ja ne on uusittava.
Suosittuja aloituspaikkoja: Gmail ja Google Calendar postilaatikolle ja aikataululle, Slack tiimikeskusteluun, Google Drive, Google Sheets tai Notion asiakirjoille, HubSpot asiakkaille.
Kaikkea ei tarvitse valtuuttaa etukäteen. Yhdistä se, mitä työ vaatii, silloin kun sitä tarvitaan. Työtilasi sisällä oleva Connectors-sivu on virallinen luettelo siitä, mikä on käytettävissäsi — katso connector catalog, jos haluat ryhmitellyn hakemiston käytetyimmistä.
Okou ei koskaan näe salasanojasi: kirjaudut itse palveluun, ja alusta säilyttää ainoastaan siitä syntyneen tunnistetiedon, jota ei koskaan luovuteta tekoälymallille. Aina kun Okou käyttää jotain työkaluistasi, se näkyy lokissa: mikä tili, mitä se luki, mitä se muutti, milloin. Voit milloin tahansa irrottaa palvelun tai rajata sen oikeuksia. Katso täydellinen tietoturvamalli kohdasta Oikeudet.
3. Määritä pysyvät asetuksesi
My Okou: muokkaa henkilökohtaisia ohjeitasi
Avaa Settings → Personal → My Okou. Lisää tähän työtilaan ne asetukset, joita haluat oman Okoutesi noudattavan, ja valitse sitten Save. Esimerkiksi:
Käytä tiivistä englantia. Viittaa lähteisiin faktojen osalta. Valmistele sähköpostiluonnokset tarkistettavakseni.
Voit myös pyytää Okoua keskustelussa päivittämään nämä henkilökohtaiset ohjeet (Instructions). Tarkista tallennettu sisältö; muutokset tulevat voimaan seuraavan kerran, kun Okou aloittaa työn. Ne eivät muuta jo käynnissä olevaa työtä, muiden jäsenten henkilökohtaisia ohjeita, työtilan sääntöjä tai käyttöoikeuksia. Okoun tuoteidentiteetti on kiinteä; et luo agenttia etkä muokkaa profiilia.
Tallenna tehtäväkohtainen toimintatapa työnkuluksi vaiheessa 4. Katso Instructions and experience modes.
Legacy Agents: luo ja muokkaa Agentia
Malli opettaa työn muodon. Agent on se, missä teet siitä oman.
Agent on pysyvä tiimikaveri: sillä on omat ohjeensa, oma sävynsä, oma pääsy, omat tallennetut toimintatapansa. Avaa Agents → New agent ja luo yksi sinulle tärkeää työtä varten — tuki, tutkimus, markkinointi, rekrytointi. Valintaikkunan oletus on Public; vaihda se Private-tilaan niin kauan kuin saat sitä vielä oikein.
Agentin omalla sivulla sitä muokataan. Profile sisältää nimen, kuvauksen, jonka tiimikaverit näkevät, ja äänen, jolla se vastaa. Instructions näyttää pysyvät ohjeet, joita se tällä hetkellä noudattaa. Authorization hallitsee, mihin työkaluihisi se pääsee käsiksi.
Sitten hienosäädä sitä kuin uutta työntekijää perehdyttäessäsi:
- Anna sille oikea tehtävä.
- Kun tulos on väärä, sano se keskustelussa ja pyydä Okoua muistamaan se: "Tästä lähtien viittaa aina lähdedokumenttiin, äläkä koskaan lähetä sähköpostia näyttämättä ensin luonnosta minulle."
- Yritä uudelleen. Toista, kunnes sen oletuskäyttäytyminen on haluamasi käyttäytyminen.
Hyvät pysyvät ohjeet kattavat yleisön, sävyn, tuotoksen rakenteen, mitkä työkalut kannattaa suosia sekä rajat — mitä sen ei saa koskaan tehdä ja milloin sen pitäisi pysähtyä ja kysyä sinulta. Tuo viimeinen osa on tärkeämpi kuin miltä se kuulostaa: sen avulla päätät, mitä agenttisi saa tehdä silloin, kun et seuraa sitä.
Vastusta houkutusta kirjoittaa täydelliset ohjeet ennen ensimmäistä tehtävää. Ne kehittyvät hyviksi, kun niitä korjataan todellisen työn perusteella, eivätkä sillä, että ne laaditaan huolellisesti etukäteen.
4. Tallenna toimiva käytäntö työnkuluksi
Vaiheessa 2 lainasit jonkun toisen menettelyä. Tässä kohtaa talletat oman.
Oikea hetki tehdä se on silloin, kun olet pyytänyt samaa asiaa kahdesti ja säätänyt sitä samalla tavalla molemmilla kerroilla. Pyydä samassa keskustelussa: "Muunna tämä uudelleenkäytettäväksi työnkuluksi nimeltä morning brief."
Keskustelussa pysyminen on tärkeää — se antaa Okoulle oikeat syötteet, korjauksesi ja sen tuotoksen, jonka todella hyväksyit.
Okou lukee keskustelun, luonnostelee toimintatavan ja tallentaa sen puolestasi — et koskaan poistu keskustelusta, ja se näyttää sinulle täsmälleen, mitä se loi.
Se ehdottaa nimeä, kuvausta, ohjeita, mahdollisia liitetiedostoja ja sitä, kuka sen voi nähdä. Tarkista kaikki viisi ja kiinnitä erityistä huomiota kahteen:
- Kuvaus ratkaisee, milloin tätä työnkulkua käytetään myöhemmin. "Laadi vastaus asiakassähköpostiin käyttäen meidän ääntämme ja ohjeartikkeleitamme" otetaan käyttöön oikeassa viestissä; "tee sähköpostijuttuja" ei koskaan.
- Kuka voi nähdä sen. Uudet työnkulut ovat sinulle yksityisiä. Niiden jakaminen työtilan kanssa on tietoinen vaihe, ei jotain, joka tapahtuu automaattisesti tallennettaessa. Legacy Agents -tilassa tarkista erikseen omistavan Agentin näkyvyys.
Sen jälkeen työnkululle tulee oma sivu Workflows-kohdan alle. Sinne menet myöhemmin tarkistamaan tai muuttamaan sitä, et paikkaan, jossa sinun piti käydä luodaksesi sen. Instructions on menettely, jota Okou seuraa joka kerta; lue se kerran takaisin, koska tätä muokkaat, kun tulokset alkavat ajautua sivuun. Otsikon alla oleva lyhyt nimi on se, jonka kirjoitat kutsuaksesi sen suoraan keskustelussa.
My Okou: Private Workflow kuuluu sinulle tässä työtilassa; Public Workflow on jaettu työtilan jäsenille. Se suoritetaan suorittavan jäsenen henkilökohtaisilla ohjeilla, muistilla, yhdistetyillä tileillä ja käyttöoikeuksilla. Jos sinulla on Private Workflow, jolla on sama nimi kuin Publicilla, Private-versiosi menee edelle.
Legacy Agents: työnkulku kuuluu yhdelle Agentille ja käyttää kyseisen Agentin kontekstia yhdessä suorittavan jäsenen valtuutetun pääsyn kanssa. Katso koko kokonaisuus kohdasta Työnkulut.
5. Aseta sille aikataulu
Nyt tee siitä sellainen, että se toimii ilman sinua:
"Suorita tämä joka arkipäivä aamulla klo 8 ja lähetä tulos minulle Slackiin."
Jälleen et koskaan poistu keskustelusta: Okou vahvistaa ajoituksen ja sen, minne tuloksen pitäisi päätyä, asettaa sen kuntoon, ja tehtävä alkaa toimia itsenäisesti.
Se lukee takaisin toistuvuuden, käyttämänsä aikavyöhykkeen ja seuraavan ajon, jotta voit huomata väärän oletuksen ennen ensimmäistä käynnistystä. Anna kohde, johon se oikeasti pääsee — jos tuloksen pitäisi tulla Slackiin tai sähköpostitse, kyseinen palvelu täytyy ensin yhdistää. Jos haluat asettaa sen mieluummin käsin, sama asia löytyy työnkulun Automations-välilehdeltä kohdasta Add automation.
Jokaisessa näkyy, milloin se ajettiin viimeksi, milloin se ajetaan seuraavaksi, ja kytkin, jolla sen voi keskeyttää ilman poistamista. ▷-painike ajaa työnkulun heti.
Kello on vain yksi tapa käynnistää työnkulku. Se voi myös odottaa, että jotain tapahtuu — uusi sähköposti saapuu, kokous varataan, lomake tulee sisään, asiakirja muuttuu. Automaatiot kuuluvat sen luoneelle jäsenelle ja toimivat omistajan käyttöoikeuksilla. Työnkulun jakaminen ei jaa sen automaatio-omistajuutta. Katso Automaatiot.
Yksi sääntö kannattaa pitää mielessä: aja se käsin ennen kuin annat sen toimia itsenäisesti. Jos ▷-painike epäonnistuu, ongelma on työnkulussa tai sen käyttöoikeuksissa. Jos ▷ toimii mutta aikataulu ei koskaan tuota mitään, ongelma on ajoitusasetuksissa. Molempien jahtaaminen yhtä aikaa on se, miten kymmenen minuutin käyttöönotosta tulee iltapäivän mittainen urakka.
Aloita myös pienestä. Päivittäinen tai viikoittainen ajo, jota tarkistat ensimmäisten päivien ajan, on parempi kuin tunnin välein ajettava, jonka kanssa joudut myöhemmin taistelemaan.
6. Kutsu tiimisi ja käytä sitä yhdessä
Kutsu ihmisiä mukaan, kun heillä on jo jotain, mihin tulla sisään. Tyhjä työtila on huonompi tervetulotoivotus kuin yksi hyvä työnkulku, jossa on heidän nimensä.
Ennen kutsujen lähettämistä:
- My Okou: valmistele testattu Public Workflow. Legacy Agents: tee myös sen omistavasta Agentista Public.
- Jaa työnkulku, jonka haluat heidän ensin ajavan.
- Poista kaikki salasanat, avaimet tai kertaluonteiset henkilökohtaiset tiedot sen ohjeista ja tiedostoista.
- Päätä, kuka tarvitsee Admin-oikeudet ja kuka tarvitsee vain Member-oikeudet. Käytä oletuksena Memberiä — Admin on ihmisille, jotka hallinnoivat jäsenyyttä, laskutusta ja työtilan asetuksia.
Avaa sitten Settings → People → Add member, syötä sähköpostiosoite, valitse rooli ja lähetä. Kutsu jää odottamaan, kunnes se hyväksytään, ja voit tarkastella tai peruuttaa sen samalla sivulla. Katso Kutsu tiimikavereita.
Kun he ovat mukana, ero henkilökohtaisen tuottavuusvinkin ja sellaisen asian välillä, johon tiimi luottaa, perustuu muutamaan tapaan:
- Luovuta ensimmäinen tehtävä selkeästi. Kerro uudelle jäsenelle, mitä ajaa, mitä siihen liitetään ja minne tulos ilmestyy.
- Jokainen käyttää omia tilejään. Jokainen yhdistää oman Gmailinsa, oman Slackinsa. Kukaan ei jaa kirjautumistietoja.
- Jaa se, mikä toimii, pidä muu yksityisenä. Henkilökohtaiset kokeilut pysyvät yksityisinä; menettely, johon tiimi luottaa, jaetaan ja sitä hoidetaan kuten mitä tahansa muuta jaettua asiakirjaa.
- Sijoita se sinne, missä työ jo tapahtuu. Lisää Okou Slackiin ja yhdistä jokainen jäsen ennen kuin ajat jaettuja menetelmiä kanavassa. Katso Slack.
- Kopioi, kun tarvitset itsenäisen version. My Okoussa käytä Make private copy -toimintoa. Legacy Agentsissa valitse kopioitaessa kohde-Agent.
Katso Tiimeille, niin näet miltä tämä näyttää, kun se on käytössä.
Mitä kokeilla seuraavaksi
Kehotteita, jotka näyttävät laajuuden — valitse mikä tahansa, joka sopii päivääsi:
- "Käy läpi tämän viikon asiakassähköpostit, ryhmittele valitukset teeman mukaan ja kerro minulle kolme tärkeintä."
- "Lue tämä asiakassähköposti [paste] ja laadi vastaus koreaksi. Viittaa soveltuvaan ohjeartikkeliin."
- "Nouda viime viikon rekisteröitymiset analytiikastamme, vertaa niitä edelliseen viikkoon ja kirjoita minulle yksi kappale, jonka voin lähettää tiimille."
- "Tee 5-diaa sisältävä esitys hinnoittelustamme käyttäen vakiobrändipohjaa."
- "Kirjoita neljä sosiaalisen median julkaisua, joissa ilmoitetaan uudesta Slack-integraatiostamme, ja tee niihin sopivat neliönmuotoiset kuvat brändiväreillämme."
- "Ennen torstain uusimiskeskustelua kokoa kaikki, mitä tiedämme tästä tilistä, ja listaa kolme riskiä, joihin minun kannattaa varautua."
Mihin seuraavaksi
- Työnkulut — tallenna menettely kerran ja käytä sitä ikuisesti uudelleen.
- Automaatiot — aja työtä aikataululla tai kun jotain tapahtuu.
- Instructions and experience modes — henkilökohtaiset ohjeet My Okoossa, vanhan Agentin käyttöönotto säilytettynä.
- Liitinkatalogi — ryhmitelty hakemisto työkaluista, joihin Okou pääsee käsiksi.
- Mallit — mikä tekoälymalli vastaa keskusteluusi ja mitä sen ajaminen maksaa.
