Je hebt een account aangemaakt en nog is er niets gekoppeld. Daar zit je precies goed.
De eerste stap kost ongeveer vijf minuten en vereist helemaal geen setup. De vijf stappen daarna bouwen op tot iets dat je hele team kan gebruiken. Stop waar het al nuttig is — veel mensen komen nooit verder dan stap 2.
Als je Claude Code of Codex al dagelijks gebruikt, begin dan in plaats daarvan bij Voor Claude Code- en Codex-gebruikers en kom daarna hier terug voor stappen 3 tot 6.
Welke ervaring gebruik je?
Deze documentatie behandelt beide ervaringen. Als Instellingen → Persoonlijk → My Okou beschikbaar is, volg dan de stappen voor My Okou. Als je een Agents-pagina gebruikt met Nieuwe agent, volg dan de stappen voor Legacy Agents. Beschikbaarheid kan verschillen tussen leden; deze documentatie verandert je ervaring niet.
In beide ervaringen kun je meerdere chats of taken tegelijk uitvoeren, workflows hergebruiken en gecontroleerd werk met je team delen. Een runtime-subagent is een uitvoeringshulpmiddel, niet een apart productprofiel dat je moet aanmaken.
1. Stuur een paar prompts
Open een nieuwe chat vanuit de zijbalk. Denk er niet te veel over na — Okou verwerkt gewone taal en er is geen syntaxis om te leren. Deze vier hebben niets gekoppeld nodig, dus ze werken op een gloednieuw account:
"Brief me over [Bedrijf] vóór mijn afspraak om 3 uur 's middags — wat ze doen, recent nieuws en alles wat ik beter niet kan zeggen."
"Zet deze ruwe notities om in een duidelijke update voor mijn team: [plak notities]."
"Maak een beleefde follow-up voor iemand die al een week niet heeft gereageerd. Vriendelijk, drie zinnen, geen druk."
"Maak een 5-slide deck dat onze prijzen uitlegt aan een niet-technische koper."
Je ziet het plan van Okou, de tools die het kiest en een live overzicht van elke stap die het zet.
Probeer nu een prompt die een echt account van jou aanspreekt — "Vat mijn ongelezen Slack-berichten samen en vertel me waar ik vandaag nog op moet antwoorden." Okou stopt dan en meldt dat het nog geen toegang heeft tot Slack. Dat is geen fout; het is de overdracht naar stap 2.
Twee gewoontes zijn de moeite waard om in deze eerste chat aan te leren, omdat je ze constant zult gebruiken:
- Corrigeer het op dezelfde plek. Antwoord met een correctie — "Hetzelfde, maar laat het marketingkanaal weg," of "Twee zinnen korter, en eindig met een duidelijke vraag." Je past het werk in uitvoering aan, je begint niet opnieuw.
- Lees wat het heeft gedaan. Onder het resultaat staat een overzicht van alles wat Okou heeft bekeken en alles wat het heeft gewijzigd. Als het antwoord fout uitvalt, laat dat overzicht meestal zien welke ene stap je moet corrigeren — sneller dan de hele opdracht herschrijven.
2. Probeer een workflowsjabloon en verbind de tool die het nodig heeft
Procedures vanaf nul schrijven is de trage manier om te beginnen. Okou levert een catalogus met direct uitvoerbare workflowsjablonen. Open de knop Template in de chatcomposer en kies de categorie Workflow; filter daarna op het soort werk dat je doet — Sales, Marketing, Support, Operations, Product, Data, Engineering of CEO.
Elke kaart vertelt wat die doet en laat zien welke services hij aanraakt, zodat je weet wat nodig is voordat je ermee doorgaat:
- Belangrijke e-mails in Gmail markeren — de berichten naar voren halen die echt aandacht van je vragen
- Voorbereiden op Google Calendar-vergaderingen — een korte briefing vóór elke externe vergadering
- Vergaderingssamenvattingen in Slack ontvangen — beslissingen en actiepunten delen na het gesprek
- Leads uit Gmail herkennen — koopsignalen spotten en de gekwalificeerde leads vastleggen
- Gmail-facturen naar Google Drive archiveren — factuurmails archiveren en vastleggen zodra ze binnenkomen
Kies Gebruik bij een sjabloon dat een tool aanraakt waarmee je al werkt. Okou heeft dan je toestemming voor die tool nodig en stopt om te vragen:
- Tik op Connectors in de chatcomposer en kies Connectors toevoegen, of volg gewoon de prompt van Okou in het gesprek.
- Zoek de service op en voeg die toe.
- Meld je in de pop-up aan bij die service, op dezelfde manier als je elders zou inloggen.
Als Okou tijdens een taak om de verbinding vraagt, gaat het verder waar het gebleven was zodra je klaar bent. Controleer het account, de gevraagde acties, de scope en de duur die vóór goedkeuring worden getoond. My Okou vereist niet dat je een specialistische Agent kiest. Legacy Agents kunnen vragen welke Agent gemachtigd is voor de verbinding. Het kiezen van een chataccount is alleen beschikbaar waar die afzonderlijke functie is ingeschakeld; My Okou alleen schakelt dit niet in. Een account verbinden en een actie toestaan zijn aparte stappen. Sommige machtigingen verlopen en moeten worden vernieuwd.
Populaire plekken om te beginnen: Gmail en Google Calendar voor je inbox en agenda, Slack voor teamgesprekken, Google Drive, Google Sheets of Notion voor documenten, HubSpot voor klanten.
Je hoeft niet alles vooraf te autoriseren. Verbind wat het werk nodig heeft, wanneer het dat nodig heeft. De pagina Connectors binnen je werkruimte is de gezaghebbende lijst van wat voor jou beschikbaar is — zie de connectorcatalogus voor een gegroepeerde index van de meest gebruikte connectors.
Okou ziet nooit je wachtwoorden: je meldt je aan bij de service zelf, en wat het platform bewaart is de resulterende referentie, nooit doorgegeven aan het AI-model. Elke keer dat Okou een van je tools gebruikt, verschijnt dat in het overzicht: welk account, wat het heeft gelezen, wat het heeft gewijzigd, wanneer. Je kunt een service op elk moment loskoppelen of beperken wat die mag doen. Zie Machtigingen voor het volledige beveiligingsmodel.
3. Stel je vaste voorkeuren in
My Okou: bewerk je persoonlijke Instructions
Open Instellingen → Persoonlijk → My Okou. Voeg de voorkeuren toe die je eigen Okou in deze werkruimte moet volgen en klik daarna op Opslaan. Bijvoorbeeld:
Gebruik beknopt Engels. Verwijs naar bronnen voor feitelijke claims. Maak e-mailconcepten klaar zodat ik ze kan beoordelen.
Je kunt Okou in de chat ook vragen om deze Instructions bij te werken. Controleer de opgeslagen inhoud; wijzigingen gelden de volgende keer dat Okou aan het werk gaat. Ze veranderen niets aan werk dat al bezig is, aan de Instructions van andere leden, aan werkruimteregels of aan toegangsrechten. De productidentiteit van Okou staat vast; je maakt geen Agent aan en bewerkt geen profiel.
Sla in stap 4. een taakspecifieke methode op als een workflow. Zie Instructions en ervaringsmodi.
Legacy Agents: maak en vorm een Agent
Een sjabloon leert je de vorm van het werk. Een agent is waar je het van jezelf maakt.
Een agent is een blijvende teamgenoot: eigen instructions, eigen toon, eigen toegang, eigen opgeslagen procedures. Open Agents → Nieuwe agent en maak er een voor een taak die voor jou belangrijk is — support, onderzoek, marketing, werving. Het dialoogvenster staat standaard op Public; zet het op Private terwijl je nog bezig bent met het uitproberen.
Op de pagina van de agent zelf geef je hem vorm. Profiel bevat de naam, de beschrijving die teamgenoten zien, en de toon waarin hij antwoordt. Instructions toont de vaste aanwijzingen die hij momenteel volgt. Autorisatie bepaalt tot welke van je tools hij toegang heeft.
Stem het daarna af zoals je een nieuwe medewerker inwerkt:
- Geef het een echte taak.
- Als het resultaat niet klopt, zeg dat dan in de chat en vraag Okou het te onthouden: "Verwijs vanaf nu altijd naar het brondocument en stuur nooit een e-mail zonder eerst het concept aan mij te laten zien."
- Probeer het opnieuw. Herhaal totdat het standaardgedrag het gedrag is dat je wilt.
Goede vaste instructies beschrijven het publiek, de toon, de vorm van de output, welke tools de voorkeur hebben en de grenzen — wat het nooit mag doen en wanneer het moet stoppen en jou om bevestiging moet vragen. Dat laatste is belangrijker dan het klinkt: zo bepaal je wat je agent mag doen terwijl je niet meekijkt.
Weersta de neiging om vóór de eerste taak de perfecte instructies te schrijven. Ze worden goed door correcties op echt werk, niet door ze vooraf zorgvuldig uit te werken.
4. Sla op wat werkte als een workflow
In stap 2 heb je iemands procedure geleend. Hier leg je je eigen vast.
Het moment om dat te doen is wanneer je twee keer om hetzelfde hebt gevraagd en het op beide momenten op dezelfde manier hebt bijgesteld. Vraag in hetzelfde gesprek: "Maak hier een herbruikbare workflow van met de naam morning brief."
In het gesprek blijven is belangrijk — het geeft Okou de echte invoer, je correcties en de uitvoer die je daadwerkelijk hebt geaccepteerd.
Okou leest het gesprek, stelt de procedure op en slaat die voor je op — je verlaat de chat nooit, en het laat precies zien wat het heeft gemaakt.
Het stelt een naam, een beschrijving, de instructions, eventuele bijgevoegde bestanden en wie het kan zien voor. Bekijk alle vijf en let vooral op twee zaken:
- De beschrijving bepaalt wanneer deze workflow later wordt gebruikt. "Maak een antwoord op een e-mail van een klant in onze tone of voice en met onze helpdocumentatie" wordt op het juiste bericht opgepakt; "doe iets met e-mail" nooit.
- Wie het kan zien. Nieuwe workflows zijn voor jou privé. Een workflow delen met de werkruimte is een bewuste stap, geen iets dat automatisch gebeurt wanneer je opslaat. In Legacy Agents controleer je de zichtbaarheid van de owning Agent apart.
Daarna krijgt de workflow zijn eigen pagina onder Workflows. Daar ga je later naartoe om hem te bekijken of te wijzigen, niet naar een plek waar je heen moest om hem te maken. Instructions is de procedure die Okou elke keer volgt; lees die nog eens terug, want dit is wat je gaat bewerken zodra de resultaten afwijken. De korte naam onder de titel is wat je typt om hem rechtstreeks in een chat op te roepen.
My Okou: een Private Workflow behoort jou toe binnen deze werkruimte; een Public Workflow wordt gedeeld met werkruimteleden. Hij draait met de Instructions, het geheugen, de verbonden accounts en de machtigingen van het uitvoerende lid. Als je een Private Workflow hebt met dezelfde naam als een Public Workflow, krijgt jouw Private versie voorrang.
Legacy Agents: een workflow behoort toe aan één Agent en gebruikt de context van die Agent, samen met de geautoriseerde toegang van het uitvoerende lid. Zie Workflows voor het volledige beeld.
5. Geef het een schema
Laat het nu zonder jou draaien:
"Voer dit elke werkdag uit om 8 a.m. en stuur me het resultaat in Slack."
Ook hier verlaat je de chat nooit: Okou bevestigt de timing en waar het resultaat terecht moet komen, stelt het in en de taak begint zelfstandig te draaien.
Het leest de frequentie, de tijdzone die het gebruikte en de volgende uitvoering terug, zodat je een verkeerde aanname kunt ontdekken vóór de eerste run. Geef een bestemming op die het echt kan bereiken — als het resultaat in Slack of per e-mail moet aankomen, moet die service eerst verbonden zijn. Als je het liever handmatig instelt, staat hetzelfde op het tabblad Automations van de workflow onder Automation toevoegen.
Bij elk item staat wanneer het voor het laatst draaide, wanneer het de volgende keer draait en een schakelaar om het te pauzeren zonder het te verwijderen. De ▷-knop voert de workflow meteen uit.
Een klok is maar één manier om een workflow te starten. Het kan ook wachten tot er iets gebeurt — een nieuwe e-mail komt binnen, een vergadering wordt geboekt, een formulier wordt ingestuurd, een document verandert. Automatiseringen behoren toe aan het lid dat ze aanmaakt en draaien met de toegang van die eigenaar. Het delen van de workflow deelt de eigendom van de automatisering niet mee. Zie Automatiseringen.
Eén regel die de moeite waard is om te onthouden: voer het handmatig uit voordat je het zelfstandig laat draaien. Als de ▷-knop mislukt, ligt het probleem bij de workflow of de toegang ervan. Als ▷ werkt maar het schema nooit iets oplevert, ligt het probleem bij de timinginstelling. Met beide tegelijk bezig zijn is hoe een setup van tien minuten een middagtaak wordt.
Begin ook klein. Een dagelijkse of wekelijkse run die je de eerste paar dagen controleert, is beter dan een uurlijkse run die je later moet ontwarren.
6. Nodig je team uit en werk er samen mee
Nodig mensen uit zodra er iets is waar ze in kunnen stappen. Een lege werkruimte is een slechter welkom dan één goede workflow met hun naam erop.
Voordat je uitnodigingen verstuurt:
- My Okou: bereid een geteste Public Workflow voor. Legacy Agents: maak ook de owning Agent Public.
- Deel de workflow die je wilt dat zij eerst uitvoeren.
- Haal wachtwoorden, sleutels of eenmalige persoonlijke details uit de instructions en bestanden.
- Bepaal wie Admin nodig heeft en wie alleen Member nodig heeft. Gebruik Member standaard — Admin is voor de mensen die lidmaatschap, facturering en werkruimte-instellingen beheren.
Open daarna Instellingen → Mensen → Lid toevoegen, vul het e-mailadres in, kies de rol en verstuur de uitnodiging. De uitnodiging blijft in afwachting totdat die wordt geaccepteerd, en je kunt die vanaf dezelfde pagina bekijken of annuleren. Zie Teamleden uitnodigen.
Zodra ze erin zitten, komt het verschil tussen een persoonlijke productiviteitstip en iets waar het team op vertrouwt neer op een paar gewoonten:
- Draag de eerste taak expliciet over. Vertel een nieuw lid wat het moet uitvoeren, wat het moet meegeven en waar het resultaat te zien zal zijn.
- Iedereen houdt zijn eigen accounts. Iedereen verbindt zijn eigen Gmail, zijn eigen Slack. Niemand deelt een login.
- Deel wat werkt, houd de rest privé. Persoonlijke experimenten blijven privé; de procedure waar het team op vertrouwt wordt gedeeld en onderhouden als elk ander gedeeld document.
- Zet het neer waar het werk al gebeurt. Voeg Okou toe aan Slack en koppel elk lid voordat je gedeelde methoden in een kanaal uitvoert. Zie Slack.
- Kopieer wanneer je een onafhankelijke versie nodig hebt. Gebruik in My Okou Maak een privékopie. In Legacy Agents selecteer je bij het kopiëren van een workflow een bestemmings-Agent.
Zie Voor teams voor hoe dit eruitziet zodra het draait.
Wat je hierna kunt proberen
Prompts die de mogelijkheden laten zien — kies er een die bij je dag past:
- "Neem de klantmails van deze week door, groepeer de klachten per thema en vertel me de top drie."
- "Lees deze klantmail [plak] en maak een antwoord in het Koreaans. Verwijs naar het helpartikel dat van toepassing is."
- "Haal de aanmeldingen van vorige week uit onze analytics, vergelijk ze met de week ervoor en schrijf één alinea die ik naar het team kan sturen."
- "Maak een 5-slide deck over onze prijzen met behulp van de standaard merksjabloon."
- "Schrijf vier social posts waarin we onze nieuwe Slack-integratie aankondigen, en maak bijpassende vierkante afbeeldingen in onze merkkleuren."
- "Haal vóór de verlengingsoverleg op donderdag alles op wat we over dit account weten en noem de drie risico's waar ik op voorbereid moet zijn."
Waar je hierna heen kunt
- Workflows — leg een procedure één keer vast en hergebruik die voor altijd.
- Automatiseringen — laat werk volgens een schema draaien, of wanneer er iets gebeurt.
- Instructions and experience modes — persoonlijke Instructions in My Okou, met behoud van de legacy Agent-instelling.
- Connectorcatalogus — een gegroepeerde index van de tools die Okou kan bereiken.
- Modellen — welk AI-model je chat beantwoordt en wat het kost om te draaien.
