Workflows

Een workflow is een benoemde, herbruikbare procedure. Het leert Okou hoe jouw team een bepaald soort werk doet, zodat de volgende persoon die het nodig heeft de prompt niet opnieuw hoeft te schrijven.

De eerste keer dat je Okou vraagt iets te doen, schrijf je een prompt. De tweede keer plak je dezelfde prompt met kleine aanpassingen. Tegen de derde keer kopieer je een lange prompt uit een Notion-document dat iemand de "team prompt library" heeft genoemd. Op dat moment is het tijd om een workflow op te slaan.

Het probleem dat workflows oplossen

Een eenmalige chat is prima voor een eenmalige taak. Maar bijna elk team heeft een achterstand aan werk dat terugkeert — andere inputs, dezelfde vorm:

• Een klant schrijft in → zoek hun geschiedenis op → stel een antwoord op in hun taal → log het ticket
• Er verschijnt een bugrapport → haal de repro-stappen eruit → classificeer de ernst → dien een gestructureerd issue in
• Maandagochtend → haal de cijfers van vorige week op → vergelijk met de week ervoor → plaats een samenvatting

Zonder workflows is elk hiervan een prompt van 200 woorden die iedereen moet onthouden. Met workflows is elk hiervan een naam: triage-bug-report, weekly-metrics, customer-reply.

Een workflow op zichzelf heeft geen schema en geen trigger — het is de procedure. Om hem vanzelf te laten draaien, koppel je er een automatisering aan.

Wat zit er in een workflow

Geen nodegrafiek, geen YAML-configuratie, geen sectie voor triggers. De instructie lijkt meestal sterk op de chatprompt die de eerste keer werkte.

Een goede beschrijving is het verschil tussen een workflow die afgaat wanneer dat moet en een die nooit afgaat: "triage a customer-facing bug report and file it to GitHub with severity" is beter dan "do bug stuff."

Eigendom en zichtbaarheid

My Okou: Workflows leven in de huidige werkruimte. Een Privéworkflow behoort toe aan de huidige gebruiker. Een Openbare workflow wordt gedeeld met leden van de werkruimte; openbaar betekent niet gepubliceerd op internet. Elke uitvoering gebruikt de persoonlijke instructies (Instructions), het geheugen, de verbonden accounts en de machtigingen van de uitvoerende gebruiker. Het delen van de procedure deelt die persoonlijke bronnen of privéresultaten niet.

Je privéworkflow met dezelfde naam heeft voorrang op een openbare workflow. Gebruik de expliciete workflow-ID wanneer je een bepaalde gedeelde definitie wilt identificeren. Met Maak een privékopie krijg je een aparte versie om aan te passen; latere wijzigingen worden niet gesynchroniseerd met het origineel. Automatiseringen van een ander lid worden niet gekopieerd. Het maken van een privéworkflow geeft je geen toestemming om openbare workflows te publiceren of te beheren; de bestaande regels voor publicatie in de werkruimte blijven gelden.

Legacy Agents: elke workflow behoort toe aan één agent. Teamgenoten hebben ook toegang nodig tot de bijbehorende agent. Copy workflow selecteert een doel-agent en maakt een privéafsplitsing. De agent levert zijn profiel en instructies, terwijl de uitvoering nog steeds gebruikmaakt van de geautoriseerde accounttoegang van het lid dat uitvoert.

Zie My Okou en legacy Agents voor vaste instructies.

Welke ervaring gebruik je?

Deze documentatie behandelt beide ervaringen. Als Settings → Personal → My Okou beschikbaar is, volg dan de stappen voor My Okou. Als je een Agents-pagina met New agent gebruikt, volg dan de stappen voor Legacy Agents. Beschikbaarheid kan verschillen per lid; deze documentatie verandert je ervaring niet.

In beide ervaringen kun je meerdere chats of taken tegelijk uitvoeren, workflows hergebruiken en beoordeeld werk delen met je team. Een runtime-subagent is een uitvoeringshulpmiddel, geen apart productprofiel dat je moet aanmaken.

Een workflow maken

Start vanaf de Workflows-pagina

1. Open Workflows. My Okou: kies Create in chat. Legacy Agents: kies waar getoond New workflow.
2. My Okou: ga verder in je eigen chat; er is geen agentselectie nodig. Legacy Agents: selecteer de agent die eigenaar van de workflow moet zijn.
3. Okou opent een chat met een begeleide prompt voor workflowcreatie. Beschrijf het resultaat, de verwachte inputs, tools, output en eventuele goedkeuringsgrens.
4. Controleer de voorgestelde naam, beschrijving, instructie, bestanden en zichtbaarheid voordat Okou het aanmaakt.

Je kunt ook starten in een bestaande chat en Okou vragen om een taak die al werkte om te zetten in een workflow. Als je de eerste geslaagde uitvoering in dezelfde chat houdt, krijgt Okou concrete inputs, correcties en output om vast te leggen.

My Okou-voorbeeld: de instructies van de workflow beschrijven de herhaalbare taak.

Wat je in de instructie zet

Laat inloggegevens buiten de instructie en bestanden. Koppel de service via Connectors, bekijk daarna het verbonden account en geef alleen de machtigingen die de workflow nodig heeft; in Legacy Agents autoriseer je ook de bijbehorende agent.

Testen vóór automatiseren

1. Voer de workflow handmatig uit met een representatieve input.
2. Bevestig dat het uitvoerende lid de vereiste accounttoegang en machtigingen heeft; controleer in Legacy Agents ook de autorisatie van de bijbehorende agent.
3. Inspecteer de resulterende chat op ontbrekende context, onverwachte schrijfacties en de vorm van de eindoutput.
4. Bewerk de Instructions of bijgevoegde bestanden en voer het opnieuw uit totdat het resultaat herhaalbaar is.
5. Voeg pas een automatisering toe nadat de handmatige uitvoering correct is. Begin met smalle eventfilters of een schema met lage frequentie en inspecteer daarna de eerste paar uitvoeringen.

Handmatige verificatie scheidt workflowproblemen van triggerproblemen: als Run now mislukt, los dan eerst de workflow of de toegang ertoe op; als Run now slaagt maar een event nooit afgaat, inspecteer dan de automatiseringsconfiguratie.

Hoe Okou een workflow kiest

Je hoeft een workflow niet per naam aan te roepen. Okou laadt er automatisch een wanneer een binnenkomend verzoek overeenkomt met de beschrijving. Een workflow genaamd customer-reply-draft met de beschrijving "schrijf een antwoord op een klant-e-mail in onze tone of voice en met onze docs" wordt geactiveerd wanneer je een klant-e-mail doorstuurt — geen naam nodig.

Om een specifieke te forceren, zeg het expliciet: "Gebruik de workflow customer-reply-draft op deze e-mail."

Ingebouwde workflows

Okou bevat een reeks cross-functionele workflows die door Okou worden onderhouden — onderzoek en analyse, finance en accounting, juridisch en compliance, product, marketing, customer support en teamcommunicatie. Het zijn domeinprocedures, geen connector-infrastructuur: elk leert Okou hoe een terugkerend soort werk moet worden afgehandeld.

Een selectie:

• deep-dive — gestructureerd onderzoek en oplossingsontwerp; verzamel feiten en onderzoek daarna opties
• prd-writing — productvereisten met gestructureerde probleemkadering en acceptatiecriteria
• copywriting — marketingteksten via verschillende kanalen (blogs, e-mails, social, landingspagina's)
• competitor-matrix — matrices voor functievergelijking, positioneringsanalyses, win/loss-analyse
• customer-reply — empathische, on-brand antwoorden afgestemd op kanaal en urgentie
• nda-screening — classificeer binnenkomende NDA's als GREEN / YELLOW / RED en routeer ze
• status-updates — voortgangsrapporten en stakeholderupdates afgestemd op elk publiek

Je eigen workflows staan naast deze en krijgen voorrang wanneer hun beschrijvingen beter overeenkomen.

Wanneer je er een maakt

De eerlijke regel: als je substantieel dezelfde prompt meer dan twee keer hebt geschreven — of je je kunt voorstellen dat een teamgenoot die schrijft — sla hem op.

Concrete signalen:

• Het werk heeft een naam die je team al gebruikt ("morning brief," "competitor scan")
• De prompt noemt specifieke tools, kanalen of sjablonen die niet bij elke uitvoering zouden moeten veranderen
• De output heeft een vaste vorm (een samenvatting, een concept, een aangemaakt issue)
• Meer dan één persoon moet hem kunnen starten
• Je wilt dat hij volgens een schema of op een event draait — zie Automatiseringen

Veelvoorkomende patronen

• Het intakeformulier. Neemt een stuk input (een e-mail, een bugrapport, een thread) en produceert een gestructureerd artefact (een issue, een concept, een rij).
• De cadansbrief. Een workflow gekoppeld aan een geplande automatisering die dagelijks of wekelijks draait en iets op een zichtbare plek plaatst.
• De helper tijdens het gesprek. Geactiveerd door @Okou in een kanaal om één gerichte subtaken uit te voeren — opzoeken, samenvatten, classificeren.
• De samensteller. Produceert in één uitvoering een bundel in meerdere formaten — blogconcept plus social posts plus kaarten.
• De event-responder. Gekoppeld aan een eventautomatisering: een nieuwe e-mail, een samengevoegde PR of een nieuwe Notion-pagina start de uitvoering. Zie Automatiseringen.

Valkuilen om te vermijden

• Te specifiek. Een workflow die slechts op één specifieke input past, is fragiel. Richt je op de vorm van het werk, niet op de details van één voorbeeld.
• Te vaag. "Help with marketing" is zo breed dat Okou niet weet wanneer het moet worden toegepast. Wees specifiek in de beschrijving.
• Inloggegevens hardcoded. Plak nooit API-sleutels in een instructie. Gebruik in plaats daarvan custom connectors — de credential blijft op het platform, buiten het bereik van het model.
• Verborgen outputvorm. Geef aan hoe het artefact eruit moet zien: "een genummerde lijst van drie items" of "een conceptantwoord van minder dan 150 woorden."
• Toegang vergeten. Een gedeelde workflow verleent geen toegang tot connectors. Controleer je verbonden account, gevraagde machtigingen en eventuele chataccountcontroles die voor jou beschikbaar zijn. Controleer in Legacy Agents ook de autorisatie-instellingen van de bijbehorende agent.

Wat nu

• Koppel een trigger met Automatiseringen zodat een workflow zonder jou draait.
• Zie Agents voor wie een workflow uitvoert en met welke machtigingen.
• Zie Machtigingen voor het beperken waartoe een workflow toegang heeft.
• Zie Voorbeeldworkflows voor vijf volledig uitgewerkte voorbeelden.