Zet een workflow op Public wanneer andere leden van dezelfde workspace dezelfde procedure moeten kunnen ontdekken en uitvoeren. Houd deze Private zolang hij persoonlijk, experimenteel is of materiaal bevat dat de workspace niet mag delen.
Het publiceren van een workflow deelt de instructie en de gekoppelde referentiebestanden. Het deelt niet de privéchats, verbonden accounts, referenties of persoonlijke permissieverleningen van de maker.
Voordat u publiceert
Controleer dat:
- de workflow een bruikbaar resultaat oplevert met meer dan één realistische invoer;
- de beschrijving duidelijk aangeeft wanneer deze gebruikt moet worden;
- de instructie geen token, wachtwoord, klantgeheim of onnodige persoonlijke gegevens bevat;
- gekoppelde bestanden veilig zijn voor elk workspace-lid om te bekijken;
- in Legacy Agents de eigenaar-Agent Public is en beschikbaar voor de beoogde leden;
- goedkeuringsregels expliciet zijn voor verzenden, publiceren, verwijderen, aankopen of wijzigen van externe gegevens.
My Okou: openbare workflows zijn werkruimtemethoden en privéworkflows behoren toe aan de huidige gebruiker. Legacy Agents: workflows behoren toe aan een agent; een openbare workflow heeft ook een eigenaar-agent nodig waartoe teamgenoten toegang hebben.
Welke ervaring gebruikt u?
Deze documentatie behandelt beide ervaringen. Als Settings → Personal → My Okou beschikbaar is, volg dan de stappen voor My Okou. Als u een Agents-pagina met New agent gebruikt, volg dan de stappen voor Legacy Agents. Beschikbaarheid kan per lid verschillen; deze documentatie wijzigt uw ervaring niet.
In beide ervaringen kunt u meerdere chats of taken tegelijk uitvoeren, workflows hergebruiken en beoordeeld werk met uw team delen. Een runtime-subagent is een uitvoeringshulpmiddel, geen apart productprofiel dat u moet aanmaken.
Maak een workflow openbaar
- Open Workflows.
- Selecteer de workflow die u wilt delen.
- Controleer de Name, Description, Instructions en gekoppelde bestanden.
- Kies onder Visibility Public of selecteer Make workflow public.
- Bevestig de wijziging.
De workflow wordt nu onderdeel van de gedeelde workflowbibliotheek van de workspace.
My Okou-voorbeeld: het tabblad Instellingen van de workflow bevat de opties Make workflow public en Make private copy.
Publicatie en beheer blijven nog steeds onder de bestaande workspace-machtigingen vallen. Het aanmaken van een Private Workflow geeft geen rechten om deze Public te publiceren. In Legacy Agents moet een Admin mogelijk werk op een Agent publiceren die u niet bezit.
Public versus private
| Zichtbaarheid | Wie kan deze zien en gebruiken | Geschikt voor |
|---|---|---|
| Private | De huidige gebruiker in My Okou; de eigenaar binnen de agentcontext in Legacy Agents | Concepten, persoonlijke methoden, experimenten en gevoelig referentiemateriaal |
| Public | Werkruimtelleden; in Legacy Agents ook onderhevig aan toegang van de eigenaar-agent | Beoordeelde teamprocedures, goedgekeurde sjablonen en terugkerend crossfunctioneel werk |
Public betekent openbaar binnen de workspace. Het creëert geen ongeauthenticeerde webpagina en publiceert de workflow niet op het open internet.
Hoe teamgenoten het uitvoeren
In My Okou gebruiken leden een Public Workflow in hun eigen Chat in de huidige workspace. In Legacy Agents opent u de Chat van de bijbehorende eigenaar-Agent. In beide ervaringen:
- voer de slashopdracht in, zoals
/qualify-inbound-lead; - vraag in natuurlijke taal om de taak wanneer de workflowbeschrijving duidelijk overeenkomt met het verzoek.
Noem in Slack Okou en vermeld de workflownaam of beoogde taak. Zie Gedeelde workflows gebruiken in Slack.
Het lid dat de workflow uitvoert, levert de invoer die specifiek is voor het verzoek. Okou gebruikt de Instructions, het geheugen, de verbonden accounts en de machtigingen van het uitvoerende lid (plus de agentcontext in Legacy Agents); het gebruikt niet de persoonlijke accounttoegang van de maker van de workflow.
De methode delen, niet het account
De volgende zaken zijn onafhankelijk van elkaar:
- Workflowzichtbaarheid bepaalt wie de procedure kan zien en aanroepen.
- Instructions zijn persoonlijk in My Okou. Agentzichtbaarheid blijft een afzonderlijke toegangsgrens in Legacy Agents.
- Verbinding identificeert het serviceaccount dat een lid heeft verbonden.
- Autorisatie en benoemde machtigingen bepalen wat Okou met die verbinding kan doen. Eventuele extra bedieningsopties voor het chataccount staan los van het delen van de workflow.
Daarom kunnen twee teamgenoten dezelfde openbare workflow uitvoeren en toch een autorisatieverzoek krijgen voor verschillende services. Iedereen verleent toegang voor zijn of haar eigen werkgrens.
Een Workflow kopiëren
Gebruik een kopie wanneer u een versie nodig hebt die zich onafhankelijk kan ontwikkelen. My Okou: kies Make private copy om uw eigen versie in deze werkruimte te maken. Uw privéworkflow met dezelfde naam heeft voorrang op de openbare versie; gebruik een expliciete Workflow-ID om een specifieke gedeelde definitie te identificeren. Automations van een ander lid worden niet gekopieerd.
Legacy Agents: het bestaande kopieerproces is:
- Open de workflow.
- Selecteer Copy workflow.
- Kies de doelagent.
- Open de nieuwe kopie en controleer de instructie, bestanden en machtigingen.
- Publiceer de kopie pas nadat deze in de doelagent is getest.
De kopie begint als een nieuwe private workflow. Wijzigingen daarin werken het origineel niet bij, en wijzigingen in het origineel werken de kopie niet bij. Beschouw dit als een fork, niet als een live synchronisatie.
Kopiëren is handig wanneer Sales en Customer Success een onderzoeksmethode delen maar verschillende uitvoerformaten of goedkeuringsgrenzen nodig hebben. Als iedereen toekomstige updates voor één standaard moet ontvangen, houd dan één openbare workflow in plaats van kopieën te maken.
Werk een openbare workflow veilig bij
Een openbare workflow kan al worden gebruikt door teamgenoten of automations. Voordat u een materiële wijziging doorvoert:
- Bepaal welk gedrag of welke uitvoer zal veranderen.
- Test de herziene instructie met representatieve invoer.
- Informeer betrokken leden wanneer invoer, velden, bestemmingen of goedkeuringsregels veranderen.
- Controleer eventuele automations die de workflow uitvoeren.
- Houd dezelfde slug aan wanneer de wijziging achterwaarts compatibel is; gebruik een nieuwe workflow wanneer het contract aanzienlijk verandert.
Kleine verbeteringen zoals duidelijkere citaties of een sterkere kwaliteitscontrole kunnen meestal in dezelfde workflow blijven. Een nieuwe workflow is veiliger wanneer het publiek, de vereiste invoer of de resulterende actie fundamenteel anders is.
Maak een workflow weer privé
Als u een openbare workflow wijzigt naar Private, vervalt de toegang voor het team. Andere leden kunnen deze mogelijk niet meer uitvoeren, en hun automations die ervan afhangen kunnen stoppen.
Voordat u deze privé maakt:
- bekijk welke mensen en automations deze gebruiken;
- maak of kopieer een vervanging als het team de methode nog steeds nodig heeft;
- informeer de betrokken eigenaren;
- bevestig dat geen enkel gedeeld referentiebestand onverwacht onbeschikbaar wordt.
Een lichte publicatiechecklist
- Duidelijke naam en memorabele slug
- Beschrijving legt uit wanneer deze te gebruiken is
- Instructie definieert invoer, stappen, uitvoer en goedkeuringsgrenzen
- Bestanden zijn actueel en veilig om te delen
- In Legacy Agents is de eigenaar-agent openbaar
- Getest door iemand anders dan de auteur
- Geen persoonlijke inloggegevens of inhoud van privéchats
- Bekende automations gecontroleerd
Volgend: teamgenoten uitnodigen of bestaande leden helpen de werkruimte te joinen.
