เวิร์กโฟลว์

เวิร์กโฟลว์ คือขั้นตอนที่มีชื่อและนำกลับมาใช้ซ้ำได้ มันสอน Okou ว่าทีมของคุณทำงานประเภทใดประเภทหนึ่งอย่างไร เพื่อให้คนถัดไปที่ต้องใช้ไม่ต้องเขียนพรอมต์ขึ้นมาใหม่

ครั้งแรกที่คุณขอให้ Okou ทำบางอย่าง คุณจะเขียนพรอมต์ขึ้นมา ครั้งที่สอง คุณจะวางพรอมต์เดิมพร้อมปรับเล็กน้อย พอถึงครั้งที่สาม คุณก็เริ่มคัดลอกพรอมต์ยาวๆ ออกมาจากเอกสาร Notion ที่มีคนเรียกว่า “คลังพรอมต์ของทีม” นั่นแหละคือจังหวะที่จะบันทึกเป็นเวิร์กโฟลว์

ปัญหาที่เวิร์กโฟลว์ช่วยแก้

แชตแบบครั้งเดียวเหมาะสำหรับงานครั้งเดียว แต่แทบทุกทีมมีงานค้างที่ เกิดซ้ำ อยู่เสมอ — อินพุตต่างกัน แต่โครงเหมือนเดิม:

• ลูกค้าส่งข้อความเข้ามา → ค้นประวัติของเขา → ร่างคำตอบในภาษาของเขา → บันทึกทิกเก็ต
• มีรายงานบั๊กปรากฏขึ้น → ดึงขั้นตอนที่ใช้ทำให้เกิดปัญหา → จัดระดับความรุนแรง → ยื่นอีชชูแบบมีโครงสร้าง
• เช้าวันจันทร์ → ดึงตัวเลขของสัปดาห์ที่แล้ว → เทียบกับสัปดาห์ก่อนหน้า → โพสต์สรุปย่อ

หากไม่มีเวิร์กโฟลว์ แต่ละอย่างเหล่านี้ก็คือพรอมต์ 200 คำที่ทุกคนต้องจำ แต่เมื่อมีเวิร์กโฟลว์ แต่ละอย่างก็จะกลายเป็นชื่อ: triage-bug-report, weekly-metrics, customer-reply

เวิร์กโฟลว์เพียงลำพังไม่มีตารางเวลาและไม่มีทริกเกอร์ — มันคือ ขั้นตอนการทำงาน หากต้องการให้มันทำงานเอง ให้แนบการทำงานอัตโนมัติ

มีอะไรอยู่ในเวิร์กโฟลว์

ไม่มีกราฟโหนด ไม่มีคอนฟิก YAML ไม่มีส่วนทริกเกอร์ โดยทั่วไป instruction จะดูคล้ายพรอมต์แชตที่ใช้ได้ผลในครั้งแรกมาก

คำอธิบายที่ดีคือความแตกต่างระหว่างเวิร์กโฟลว์ที่ทำงานเมื่อควรจะทำ กับเวิร์กโฟลว์ที่ไม่เคยทำงานเลย: "triage a customer-facing bug report and file it to GitHub with severity" ดีกว่า "do bug stuff."

ความเป็นเจ้าของและการมองเห็น

My Okou: เวิร์กโฟลว์อยู่ในเวิร์กสเปซปัจจุบัน Private Workflow เป็นของผู้ใช้ปัจจุบัน Public Workflow แชร์ให้สมาชิกของเวิร์กสเปซใช้ได้; Public ไม่ได้หมายถึงเผยแพร่สู่อินเทอร์เน็ต การรันแต่ละครั้งจะใช้ Instructions, memory, บัญชีที่เชื่อมต่อ และสิทธิ์ของผู้ใช้ที่กำลังรัน การแชร์ขั้นตอนการทำงานไม่ได้แชร์ทรัพยากรส่วนตัวเหล่านั้นหรือผลลัพธ์ส่วนตัว

เวิร์กโฟลว์ส่วนตัว (Private Workflow) ของคุณที่มีชื่อซ้ำกันจะมีลำดับความสำคัญเหนือเวิร์กโฟลว์สาธารณะ (Public Workflow) ใช้รหัสเวิร์กโฟลว์ (Workflow ID) ที่ระบุชัดเจนเมื่อคุณต้องการอ้างอิงคำจำกัดความที่ใช้ร่วมกันรายการใดรายการหนึ่งโดยเฉพาะ Make private copy จะสร้างเวอร์ชันแยกต่างหากให้คุณนำไปปรับใช้ได้ โดยการแก้ไขในภายหลังจะไม่ซิงก์กับต้นฉบับ ระบบจะไม่คัดลอกระบบอัตโนมัติ (Automations) ของสมาชิกคนอื่น การสร้างเวิร์กโฟลว์ส่วนตัวไม่ได้ทำให้คุณได้รับสิทธิ์ในการเผยแพร่หรือดูแลเวิร์กโฟลว์สาธารณะ โดยกฎการเผยแพร่ที่มีอยู่ของเวิร์กสเปซยังคงมีผลเช่นเดิม

Legacy Agents: เวิร์กโฟลว์แต่ละรายการเป็นของเอเจนต์หนึ่งตัว เพื่อนร่วมทีมก็ต้องมีสิทธิ์เข้าถึงเอเจนต์ที่เป็นเจ้าของมันด้วย Copy workflow จะเลือกเอเจนต์ปลายทางและสร้างกิ่งแยกส่วนตัวขึ้นมา เอเจนต์จะเป็นผู้ให้โปรไฟล์และ Instructions ของมัน ขณะที่การรันยังคงใช้การเข้าถึงบัญชีที่ได้รับอนุญาตของสมาชิกที่กำลังรันอยู่

ดู My Okou และเอเจนต์แบบเดิม สำหรับ Instructions ที่คงอยู่

คุณกำลังใช้ประสบการณ์แบบไหนอยู่?

เอกสารนี้ครอบคลุมทั้งสองประสบการณ์ หากมี Settings → Personal → My Okou ให้ทำตามขั้นตอนของ My Okou หากคุณใช้หน้า Agents ที่มี New agent ให้ทำตามขั้นตอนของ Legacy Agents ความพร้อมใช้งานอาจแตกต่างกันไปในแต่ละสมาชิก; เอกสารเหล่านี้ไม่ได้เปลี่ยนประสบการณ์ของคุณ

ไม่ว่าจะเป็นประสบการณ์แบบใด คุณก็สามารถรันหลายแชตหรืองานพร้อมกัน ใช้เวิร์กโฟลว์ซ้ำ และแชร์งานที่ตรวจทานแล้วกับทีมได้ ซับเอเจนต์ขณะรันเป็นเครื่องมือสำหรับการทำงาน ไม่ใช่โปรไฟล์ผลิตภัณฑ์แยกต่างหากที่คุณต้องสร้าง

การสร้างเวิร์กโฟลว์

เริ่มจากหน้า Workflows

1. เปิด Workflows. My Okou: เลือก Create in chat. Legacy Agents: เลือก New workflow ตรงที่มีให้เลือก
2. My Okou: ดำเนินการต่อในแชตของคุณเอง ไม่จำเป็นต้องเลือกเอเจนต์ Legacy Agents: เลือกเอเจนต์ที่ควรเป็นเจ้าของเวิร์กโฟลว์
3. Okou จะเปิดแชตพร้อมพรอมต์แนะนำสำหรับสร้างเวิร์กโฟลว์ อธิบายผลลัพธ์ อินพุตที่คาดหวัง เครื่องมือ เอาต์พุต และขอบเขตการอนุมัติใดๆ
4. ตรวจทานชื่อ คำอธิบาย instruction ไฟล์ และการมองเห็นที่เสนอ ก่อนที่ Okou จะสร้างมันขึ้นมา

คุณยังสามารถเริ่มในแชตที่มีอยู่แล้วและขอให้ Okou แปลงงานที่เคยได้ผลให้เป็นเวิร์กโฟลว์ได้ การเก็บการรันที่สำเร็จครั้งแรกไว้ในแชตเดียวกันจะทำให้ Okou มีอินพุตที่เป็นรูปธรรม การแก้ไข และเอาต์พุตให้จับไปใช้

My Okou example: Instructions ของเวิร์กโฟลว์อธิบายงานที่ทำซ้ำได้

สิ่งที่ควรใส่ใน instruction

เก็บข้อมูลรับรองออกจาก instruction และไฟล์ เชื่อมต่อบริการผ่าน Connectors จากนั้นตรวจสอบบัญชีที่เชื่อมต่อและให้เฉพาะสิทธิ์ที่เวิร์กโฟลว์ต้องใช้; ใน Legacy Agents ให้อนุญาตเอเจนต์ที่เป็นเจ้าของด้วย

ทดสอบก่อนทำให้เป็นอัตโนมัติ

1. รันเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเองด้วยอินพุตตัวอย่างที่แทนสถานการณ์จริง
2. ยืนยันว่าผู้ใช้ที่กำลังรันมีสิทธิ์เข้าถึงบัญชีและสิทธิ์ที่จำเป็น; ใน Legacy Agents ให้ตรวจสอบการอนุญาตของเอเจนต์ที่เป็นเจ้าของด้วย
3. ตรวจดูแชตผลลัพธ์ว่ามีบริบทที่ขาดหาย การเขียนที่ไม่คาดคิด และรูปแบบเอาต์พุตสุดท้ายหรือไม่
4. แก้ไข Instructions หรือไฟล์ที่แนบ แล้วรันอีกครั้งจนผลลัพธ์ทำซ้ำได้
5. เพิ่มการทำงานอัตโนมัติก็ต่อเมื่อการรันแบบแมนนวลถูกต้องแล้ว เริ่มด้วยฟิลเตอร์เหตุการณ์ที่แคบหรือตารางเวลาความถี่ต่ำ แล้วตรวจดูการทำงานช่วงแรกๆ

การตรวจยืนยันแบบแมนนวลช่วยแยกปัญหาของเวิร์กโฟลว์ออกจากปัญหาทริกเกอร์: ถ้า Run now ล้มเหลว ให้แก้เวิร์กโฟลว์หรือการเข้าถึงของมันก่อน; ถ้า Run now สำเร็จแต่เหตุการณ์ไม่เคยทำงาน ให้ตรวจสอบการกำหนดค่าการทำงานอัตโนมัติ

Okou เลือกเวิร์กโฟลว์อย่างไร

คุณไม่จำเป็นต้องเรียกเวิร์กโฟลว์ด้วยชื่อ Okou จะโหลดให้โดยอัตโนมัติเมื่อคำขอที่เข้ามาตรงกับคำอธิบาย เวิร์กโฟลว์ชื่อ customer-reply-draft ที่อธิบายว่า “ร่างคำตอบอีเมลลูกค้าโดยใช้โทนเสียงและเอกสารของเรา” จะทำงานเมื่อคุณส่งต่ออีเมลลูกค้า — ไม่ต้องใช้ชื่อ

หากต้องการบังคับให้ใช้รายการใดรายการหนึ่งโดยเฉพาะ ให้ระบุไปตรง ๆ ว่า: "ใช้เวิร์กโฟลว์ customer-reply-draft กับอีเมลนี้"

เวิร์กโฟลว์ในตัว

Okou มีรายการเวิร์กโฟลว์ข้ามสายงานที่ Okou ดูแลไว้ — การวิจัยและการวิเคราะห์ การเงินและบัญชี กฎหมายและการปฏิบัติตาม Product การตลาด การสนับสนุนลูกค้า และการสื่อสารภายในทีม เวิร์กโฟลว์เหล่านี้เป็นขั้นตอนเฉพาะโดเมน ไม่ใช่ท่อส่งคอนเน็กเตอร์: แต่ละรายการสอน Okou ว่าจะจัดการงานที่เกิดซ้ำประเภทหนึ่งอย่างไร

ตัวอย่างบางส่วน:

• deep-dive — การวิจัยแบบมีโครงสร้างและการออกแบบแนวทางแก้ไข; รวบรวมข้อเท็จจริงก่อน แล้วค่อยสำรวจตัวเลือก
• prd-writing — ข้อกำหนดผลิตภัณฑ์พร้อมการกำหนดกรอบปัญหาและเกณฑ์การยอมรับอย่างมีโครงสร้าง
• copywriting — งานเขียนการตลาดข้ามช่องทาง (บล็อก อีเมล โซเชียล แลนดิ้งเพจ)
• competitor-matrix — ตารางเปรียบเทียบฟีเจอร์ การวิเคราะห์การวางตำแหน่ง การวิเคราะห์ชัยชนะ/ความพ่ายแพ้
• customer-reply — คำตอบที่เห็นอกเห็นใจ สอดคล้องกับแบรนด์ ปรับให้เหมาะกับช่องทางและความเร่งด่วน
• nda-screening — จัดประเภท NDA ที่เข้ามาเป็น GREEN / YELLOW / RED และส่งต่อ
• status-updates — รายงานความคืบหน้าและอัปเดตผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ปรับให้เหมาะกับผู้รับทุกกลุ่ม

เวิร์กโฟลว์ของคุณเองจะอยู่เคียงข้างสิ่งเหล่านี้ และจะมีลำดับความสำคัญเมื่อคำอธิบายตรงกันมากกว่า

เมื่อควรสร้าง

กฎแบบตรงไปตรงมา: ถ้าคุณเขียนพรอมต์แทบเหมือนเดิมมากกว่าสองครั้ง — หรือคุณนึกออกว่าเพื่อนร่วมทีมก็น่าจะเขียนแบบนั้น — ก็ให้บันทึกมันไว้

สัญญาณที่ชัดเจน:

• งานนั้นมีชื่อที่ทีมของคุณใช้อยู่แล้ว ("morning brief," "competitor scan")
• พรอมต์ระบุเครื่องมือ ช่องทาง หรือเทมเพลตเฉพาะที่ไม่ควรเปลี่ยนทุกครั้งที่รัน
• เอาต์พุตมีรูปแบบตายตัว (สรุปย่อ ร่าง อีชชูที่ยื่นแล้ว)
• มีมากกว่าหนึ่งคนที่ต้องการทริกเกอร์มัน
• คุณต้องการให้มันทำงานตามตารางเวลาหรือเหตุการณ์ — ดูการทำงานอัตโนมัติ

รูปแบบที่พบบ่อย

• แบบฟอร์มรับเข้า รับอินพุตชิ้นหนึ่ง (อีเมล รายงานบั๊ก เธรด) และสร้างอาร์ติแฟกต์แบบมีโครงสร้าง (อีชชู ร่าง แถวข้อมูล)
• สรุปตามรอบเวลา เวิร์กโฟลว์ที่จับคู่กับการทำงานอัตโนมัติตามกำหนดเวลา ซึ่งรันทุกวันหรือทุกสัปดาห์แล้วโพสต์ไปยังที่ที่มองเห็นได้
• ผู้ช่วยระหว่างสนทนา ถูกทริกเกอร์โดย @Okou ในช่องทางเพื่อทำซับทาสก์ที่โฟกัสเพียงอย่างเดียว — ค้นหา สรุป จัดประเภท
• ตัวประกอบเนื้อหา สร้างชุดหลายรูปแบบ — ร่างบล็อกพร้อมโพสต์โซเชียลพร้อมการ์ด — ในการรันครั้งเดียว
• ตัวตอบสนองต่อเหตุการณ์ จับคู่กับการทำงานอัตโนมัติตามอีเวนต์: อีเมลใหม่ PR ที่ merge แล้ว หรือหน้า Notion ใหม่เป็นตัวเริ่มการรัน ดูการทำงานอัตโนมัติ

ข้อผิดพลาดที่ควรหลีกเลี่ยง

• แคบเกินไป เวิร์กโฟลว์ที่ใช้ได้กับอินพุตเฉพาะเจาะจงเพียงอย่างเดียวจะเปราะบาง ตั้งเป้าไปที่รูปแบบของงาน ไม่ใช่รายละเอียดของตัวอย่างหนึ่งตัวอย่าง
• กว้างเกินไป “ช่วยเรื่องการตลาด” กว้างจน Okou ไม่รู้ว่าจะใช้เมื่อใด ต้องระบุให้ชัดในคำอธิบาย
• ฮาร์ดโค้ดข้อมูลรับรอง อย่าวาง API key ลงใน instruction เด็ดขาด ใช้custom connectors แทน — ข้อมูลรับรองจะอยู่บนแพลตฟอร์ม ไม่อยู่ในมือของโมเดล
• ซ่อนรูปแบบเอาต์พุต ระบุว่าอาร์ติแฟกต์ควรมีหน้าตาอย่างไร: “รายการแบบลำดับเลขสามข้อ” หรือ “ร่างคำตอบไม่เกิน 150 คำ”
• ลืมการเข้าถึง เวิร์กโฟลว์ที่แชร์ไม่ได้ให้สิทธิ์เข้าถึงคอนเน็กเตอร์ ตรวจสอบบัญชีที่เชื่อมต่อ สิทธิ์ที่ขอ และการควบคุมบัญชีแชตใดๆ ที่คุณมีให้ใช้ได้ ใน Legacy Agents ให้ตรวจสอบการตั้งค่า Authorization ของเอเจนต์ที่เป็นเจ้าของด้วย

ต่อไปคืออะไร

• แนบทริกเกอร์ด้วยการทำงานอัตโนมัติ เพื่อให้เวิร์กโฟลว์ทำงานได้โดยไม่ต้องมีคุณ
• ดูAgents ว่าใครเป็นผู้รันเวิร์กโฟลว์และใช้สิทธิ์ใด
• ดูสิทธิ์การเข้าถึง สำหรับการจำกัดว่าเวิร์กโฟลว์แตะต้องอะไรได้บ้าง
• ดูตัวอย่างเวิร์กโฟลว์ สำหรับตัวอย่างที่เขียนครบตั้งแต่ต้นจนจบห้ารายการ